Realisering av gevinster i Bærum kommune. Anskaffelsessjef Heidi E. Rygg,

Transkript

1 Realisering av gevinster i Bærum kommune Anskaffelsessjef Heidi E. Rygg,

2 Bærum kommune Norges 5.største kommune innbyggere årsverk ansatte 10 milliarder brutto budsjett 1,5-2,5 milliarder i årlige investeringer 200 tjenestesteder

3 Anskaffelser er sentralisert 18 ansatte med tverrfaglig kompetanse. Ekspertkompetanse på offentlige anskaffelser. Prosessansvar for alle anskaffelser med verdi over kroner eks. mva. Anskaffelsesstrategi Anskaffelsesprosess Anskaffelsesstøtte Innkjøp i 2016: 2,3 mrd. kr. ISO 9001 og 14001

4 Bærum kommunes Reise Før 2012 Innkjøp har liten oppmerksomhet i ledelsen Rapportering av innkjøp på ad hoc basis Har en anskaffelsesstrategi, men den er ikke implementert Ingen klar målsetting Innkjøp er et sektoransvar Tydelig mandat fra politikere og toppledelsen Anskaffelsesstrategi samkjørt med overordnede mål Sentral innkjøpsfunksjon med klare roller og ansvar Rapporterer på måloppnåelse Tverrfaglig team ved strategisk viktige anskaffelser Helhetlig organisering, styring og kontroll med innkjøp Velfungerende innkjøpsorganisasjon Realiserer gevinster Rapporterer jevnlig på status av implementering av anskaffelsesstrategien Porteføljestyring er implementert Kategoristyring av viktige innkjøpskategorier

5 Realisering av gevinster Slik gjør vi det.

6 3 hovedtyper gevinster 1.Mere verdi for pengene Lavere innkjøpskostnader Gevinster Redusert bemanning Reduserte utgifter til drift 2.Bedre kvalitet Effektiviseringsgevinster Kvalitetsgevinster Gevinster for andre Færre avvik fra normal drift Bedre tjenester Bedre arbeidsmiljø Økt tillitt 3.Gevinster for andre aktører

7 Modell for gevinstrealisering Planlegge anskaffelsen Gjennomføre konkurranse Følge opp kontrakt Identifisere gevinster Planlegge Gjennomføre Dokumentere

8 Innføring av kategoristyring er en forutsetning for å ta ut de store kostnadsbesparelsene innenfor anskaffelse og innkjøp PRINSIPPER/GEVINSTER MED KATEGORISTYRING Alle produkt og tjeneste kategorier defineres på tvers av Bærum Kommune Alle produkt og tjeneste kategorier eies av en kategoriansvarlig støttet av et tverrfaglig team med spesialist kompetanse Utvikling av anskaffelsesstrategi tilpasset hver enkelt produkt/tjeneste kategori (kategoriplaner) Knytning mot overordnet anskaffelse strategi sikrer ledelsesforankring Etablering av prosesser med tydelig rolle og ansvarsbeskrivelser for merkantile- og fagressurser bidrar til arbeid mot felles mål Økt kompetanse om marked, produkter/tjenester og leverandører Gjør det mulig å se på leverandørers totalprestasjon på tvers av leveranser til ulike områder Fokus på enhetlige/korrekt leverandørporteføljer Enhetlig og strukturert samarbeid med fagmiljø Fokus på livssykluskostnader og innovative løsninger PLO SKOLE EIENDOM TEKNISK Behov TVERRFAGELIG ORGANISERING AV KATEGORITEAM Kategoriansvarlig Helhetlig, kommersielt ansvarlig Kategoristrategi Leverandørstrategi Vurdere nye behov Løpende leverandør oppfølgning Lede/ utvikle kategoriteam Behov Behov Behov Kategoriteam Roller i team Kommersiell kompetanse (inkl. forhandling) Juridiske/offentlige anskaffelser Behovshaver/fagansvarlig Leveranse-/avropsprosess Markeds-/produktkunnskap Inngåelse og oppfølging av kontrakt med leverandør

9 Identifisere gevinster Planlegge Gjennomføre Dokumentere

10 Analyser er avgjørende for å finne effektiviserings-mulighetene Skaffe oss innsikt i: 1. Antall leverandører innen kategorien 2. Hvilke produkter/tjenester som omfattes av kategorien 3. Hvilke kontrakter kommunen har 4. markedsforståelse 5. Kommunens behov, forbruk 6. Avtalejojalitet 7. Kostnadsdrivere, kritiske produkter 8. M.m. Analyser materialet Hvilke leverandører har vi ikke avtale med Hvilke tjenestesteder kjøper utenfor avtaler hvorfor? Er kommunen en viktig kunde i dette markedet? Forbruksanalyser, ABC-analyser, pareto tabell, etc. Interessentanalyaser

11 Identifiser potensielle gevinster Ved hjelp av analysene Eksempler på potensielle gevinster: Pris/kostnad Øke behovsdekningen innen kategorien Øke avtalelojalitet Optimalisere antall avtaler Standardisering av volumprodukter Samordne levering logistikk lager Tydeliggjøre roller og ansvar i kommunen Miljø Digitalisering M.m.m

12 Identifisere gevinster Planlegge Gjennomføre Dokumentere

13 Utarbeid plan/strategi For å realisere gevinstene (ref. anakaffelsesstrategi, kategoristrategi) Synliggjøre forutsetninger som må oppfylles for at gevinstene skal realiseres Forventede utfordringer Når skal gevinstene realiseres? Hvordan skal gevinstene realiseres? Risikoprofil: Er det lav, middels eller høy risiko for at gevinsten ikke vil bli realisert?

14 Nullpunktsmålinger Hva er det? Dvs. å måle tilstanden før tiltaket/prosjektet implementeres Sammenlignes senere med målinger etter at tiltaket har blitt implementert og fått virke en stund Hensikten er å finne effekten av tiltaket.

15 Identifisere gevinster Planlegge Gjennomføre Dokumentere Gjennomføre tiltakene i gevinstrealiseringsplanen Måle i hvilken grad de ulike gevinstene er realisert.

16 Eksempel

17 Ny avtale på mykpapir og renholdsprodukter Konkurranse på volumprodukter. Smalere sortiment enn i dag. Dagens avtale: 30 typer toalettpapir 17 typer håndsåpe Ny avtale: 20 typer toalettpapir 10 typer håndsåpe Dispensere kan byttes gratis hvis de ikke passer

18

19 Resultat Potensiale for besparelse: Inntil kr. 4,4 millioner pr. år kontra dagens forbruk Ca. 17 millioner i kontraktens levetid på 4 år. Forutsetning: Lojalitet til avtalen Kjøp av volumproduktene (på katalog på e-handel)

20 Gevinstene skal realiseres ved kutt i budsjettene Hvordan fordele kuttene? eks. fra mykpapir og renholdsavtalen Kommunalsjef Forbruk i 2015 Andel av forbruk Potensiell besparelse Påkrevd besparelse 2017 KS Pleie og omsorg % KS Skole % KS Barnehager % KS Eiendom % KS helse og sosial % KS tekniske tjenester % KS barne og ungdomstjenester % Revisjon og formannskap % KS Plan, miljø og kultur % Digitalisering og IT % Strategi og utvikling % Strategisk ledelse 80 0 % Sum % Forbruk 2015: Forbruk 2017 ny avtale: Potensiell besparelse i 2017: Påkrevd besparelse i 2017: Påkrevd besparelse = kutt

21 Plan for oppfølging av rammeavtalen Tiltak: Følge opp nøkkeltall knyttet til avtalelojalitet Informere kommunalsjef om status to ganger pr år. Følge opp ansvarssteder som ikke bruker e-handel og som kjøper mye utenom intern katalog.

22 Realiserte gevinster p.t Anskaffelser Ny avtale Årlig verdi Årlig besparelse Bespa relse i % Budsjettkutt Rest besparelse (av 20 mill.) Mykpapir og renholdsprodukter % Medisinske forbruksartikler % Telefonitjenester fast og mobil % Ansvarsforsikring % Grafiske førtrykkstjenester HP og årsrapport % I tillegg er potensielle gevinster for 2017 identifisert : 3,5 9 mill. kr. Da er ikke alle porteføljene gjennomgått.

23 Takk for oppmerksomheten! God sommer