INNKJØPSFORUM Statens innkjøpssenter. Drammen, 7. juni 2017 Kjetil Østgård

Transkript

1 INNKJØPSFORUM 2017 Statens innkjøpssenter Drammen, 7. juni 2017 Kjetil Østgård

2 SAMFUNNSOPPDRAG «Inngå og forvalte fellesavtaler for statlige virksomheter» - Den største forvaltningspolitiske nyheten i statsbudsjettet

3 Suksessfaktorer for Statens innkjøpssenter Dialog med virksomhetene Faglig nivå Treffe markedet Involvering Kommunikasjon og informasjon Godt håndverk i hele prosessen Ivareta samfunnsansvar Ivareta konkurranse Bygge tillit Dialogaktiviteter

4 Hva skjer på SI Rekruttering Videreutvikle rutiner særlig fokus på kommunikasjon og kontraktsoppfølging Analyse av fremtidige avtaleområder Kommersielle betingelser; når har vi en suksess og hvordan dokumentere den?

5 Forbruksmateriell Reisebyrå Mobiltelefoni Fasttelefoni Internrevisjon Hardware Anskaffelsesprosesser Tilbudsevaluering pågår Forhandlet prosedyre ( 13-3) Tilbudsevaluering pågår Kunngjøres i slutten av måneden Fravalg gjennomført Forhandlet prosedyre Veiledende kunngjøring gjennomført Kunngjøres senere (Q3) Kunngjøres i slutten av måneden. Fravalg gjennomført Veiledende kunngjøring gjennomført Planlegges kunngjort Q4. Påstartet

6 Måleindikatorer

7 Fremtidige statlige fellesavtaler Utredning framlegges for Statens innkjøpsråd årlig Kartlegging av behov Innledende analyser av marked og omfang Møte Statens innkjøpsråd Prioritering fra SI Innkjøpsrådets prioritering Innkjøpsgrupper oppnevnes Resultatmål defineres Overlevering prosjektleder Konkurransestrategier og gjennomføring Detaljert plan utarbeides Gjennomføring av konkurranse Utredning i regi av SI Prosjektplaner utarbeides

8 VERDIER GJENNOM BRUKERMEDVIRKNING Før konkurranse Analyser Brukerdialog Markedsdialog Konkurranse Evaluering Avtale Etter konkurranse Innkjøp Avtaleforvaltning Brukermedvirkning - Synergier gjennom samordnet innkjøp -

9 Kommunikasjonsbehov virksomhet/bestiller Formelt brev Webside Nyhetsbrev Seminarer/ foredrag Portefølje - underlag statens innkjøpsråd Beslutning fremtidige anskaffelser Prosjektplan/mandat - internt dok Konkurransestrategi - internt dok Veiledende kunngjøringer, dok ut Informasjon for fravalg (tidl. kalt "høring") Kunngjøring konkurranse (doffin/ted) Konkurransegrunnlag Spm/svar, avklaringer, supplering Innstilling - internt dokument Tildeling/avvisning - brev ut Innsyn - brev ut Klager - brev ut Anskaffelsesprotokoll Kontrakt Opsjonsvurdering - internt dokument Endringsbilag Erfaringsnotat - internt notat Kontraktsoppfølging - div brev

10 VERDISKAPNING, BRUKER OG MARKED Før konkurranse Analyser Brukerdialog Markedsdialog Konkurranse Evaluering Avtale Etter konkurranse Innkjøp Avtaleforvaltning BRUKERMEDVIRKNING MARKEDSINVOLVERING AVTALEFORVALTNING

11 Avtaleforvaltning Det er vårt ansvar å sikre god oppfølging av fellesavtalene Risiko SIs ansvar God kontraktsoppfølging Virksomhetenes ansvar Samhandling med leverandør

12 Rapport fra 2011 om kostnader og effektivitet i offentlige anskaffelser * Public procurement in Europe Cost and effectiveness, European Commission by PwC, London Economics and Ecorys,

13 Hva sier dette oss? Kartleggingen viser at det mottas i snitt 4,8 tilbud pr konkurranse i Norge. Både oppdragsgiver og leverandør bruker i følge kartleggingen 20 dager pr prosess, samlet 116 dager. Hvis vi legger til grunn kr 5000,- som samlet kostnad pr dagsverk koster hver prosess nær kr ,- i rene prosesskostnader 200 konkurranser innen ett avtaleområde representerer alene en prosesskostnad på om lag 116 millioner kroner, hvorav oppdragsgiverne står for ca 20 millioner kroner

14 Statlige fellesavtaler vil bidra til Prisgevinster Stort volum lavere pris Standardisering Prosessgevinster Færre prosesser Digitalisering Profesjonalisering Den enkelte virksomhet kan i større grad fokusere på det spesifikke

15 ammarkollegiet -

16