Arve Sandvoll Senior rådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte

Transkript

1 Prosjektveiviseren Mars 2013, Hvordan bruke prosjektveilederen i praktisk implementering av et e-handelsprosjekt Arve Sandvoll Senior rådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte

2 St.meld. nr. 36 Det gode innkjøp Avdeling for offentlige anskaffelser

3 Overordnet fokus offentlige anskaffelser Innkjøperrollen har vært og er i endring Det offentlige kan få mer utav de 400 milliardene som årlig brukes på anskaffelser - Regjeringen understreker et effektivitetsperspektiv. Godt strukturerte prosjekter Gjennomtenkte gjennomføringsmodeller Gode behovsanalyser Riktig bruk av rammeavtaler E-handel - Reglene skal sikre transparens og at det beste budet vinner - Gode etiske holdninger skal ligge i bunn - Det offentlige må bruke sin maktposisjon og tvinge leverandørene til å lever miljøvennlige løsninger og produkter samt implementere e-handelsløsninger i takt med det offentliges krav Anskaffelsesfaget må løftes på offentlige lederes agenda

4 FAD s tildelingsbrev for 2013 Styrke offentlige oppdragsgiveres kompetanse og evne til å sikre god organisering og styring samt effektive og kvalitetsrettede anskaffelser, herunder: - Organisering og styring av anskaffelsesområdet - Ta ut effektiviseringspotensialet gjennom bedre, enklere og sikrere innkjøp Øke utbredelsen av elektroniske verktøy i anskaffelsesprosessene, herunder: - Omfang av støtte, veiledning og tilrettelegging av elektronisk handel - Sentralfinansiering og støtteaktiviteter skal øke antall abonnenter og gi økt volum på E-handlelsplattformen - Øke utbredelsen av elektronisk faktura i form av økt andel av inn- kommende e-fakturaer til stat og kommune samt økt antall mottakere av EHF-dokumenter

5 Strategi, lederforankring og gevinster Virksomhetsstrategi Anskaffelsesstrategi E-handelsprosjekt Gevinster

6 STANDARDISERING Veien til disse gevinstene ligger i standardisering av anskaffelsesprosesser E-handelsplattformen er en felles kanal å kommunisere og handle gjennom

7 Hovedmål elektronisk handel Bedre innkjøp Utnytte økt kunnskap og styringsevne til å oppnå bedre betingelser Enklere innkjøp Effektiv arbeidsflyt Effektiv kommunikasjon Sikrere innkjøp Redusere feil / avvik Øke sporbarheten Forebygge uønsket adferd

8 Eller sagt på en annen måte: Enklere for brukerne Enklere for leverandørene Enklere vedlikehold Enklere å kommunisere Avtalefestede priser og vilkår Mer effektivt hverdag Bedre og sikrere kontroll og sporbarhet Forebygger uønsket adferd Reduserer feil og avvik

9 INNFØRING AV E-HANDEL ER KREVENDE For å lykkes kreves Samarbeid mellom en rekke personer Internt så vel som eksternt En bevissthet om hva som skal gjøres av hvem, i hvilken rekkefølge, hvordan og når Forutsetningene for å lykkes bedres hvis man har En god prosjektmetodikk Gode verktøy, hjelpemidler, maler Som et resultat av at noen har gjort dette før Derfor har Difi lansert Prosjektveiviseren Direktoratet for forvaltning og IKT

10

11 PROSJEKTVEIVISEREN 2.0 Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

12

13

14

15

16

17 HVA HAR DIFI LAGT VEKT PÅ I VERSJON 2.0? Bygge på anerkjent prosjektmetodikk (Prince2) Modellen har en klar struktur Faseinndelt Beskrivelse av aktiviteter i hver fase Innholde beslutningspunkter Maler Ledelsesprodukter Modellen har klart definerte roller og ansvar Beskrivelse av prosjektorganisasjon Rollebeskrivelser Tydelig relasjonen mellom linjeorganisasjon og prosjektet Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

18 VIDERE UTVIKLING Det skal utvikles en generisk prosjektplan Klargjøring av roller, rollebeskrivelser og ansvar mellom systemleverandører (Visma, Agresso, Basware etc.) Capgemeni og Difi) Det arbeides med forholdet mellom prosjektveiviseren, ankaffelser.no og SSAene Henvisning fra PV til anskaffelser.no hva angår innkjøp Innkjøpstrategi Utforming av konkurransegrunnlag Tildelingskriterier og vektingsmodeller Valg av avtaletype (SSAene) Direktoratet for forvaltning og IKT

19 Det gode innkjøp Konkurranse gjennomføring Faktura Strategiverktøy Maler Kontrakter Beste Praksis Planlegging Konkurransegjennomførings - verktøy Doffin E-handelsplattformen Innkjøpssystem Fakturaflytsystem Økonomisystem Elektronisk faktura EHF format Aksesspunkt Betaling Endringer Rapportering Anskaffelser.no Ordre og kontroll Historikk og meldinger Anskaffelser.no/ehandel og Prosjektveiviseren.no Direktoratet for forvaltning og IKT

20 Spørsmål? Hvis ikke, takk for meg! Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Department for Public Procurement Mobil: E post: ars@difi.no