Mal Gevinstplan Versjon (3.0)

Transkript

1 Gevinstplan

2 . Generelt ved bruk av maler Det er mange fordeler med å bruke maler. Når du benytter en mal baserer du deg på arbeid som tidligere er utført, og du kan spare tid. Malene er utarbeidet med grunnlag i beste praksis, velkjent metodikk og kvalitetssikret, det betyr at du slipper å kopiere feil andre har gjort. Ved å bruke en mal tar man utgangspunkt i vår samlede erfaring og maler revideres ved behov. Når dokumentene våre har et lett gjenkjennelig utseende og har fellestrekk fra prosjekt til prosjekt, kan tid spares for den som skal lese. Noe av teksten vil ikke være relevant for det konkrete prosjekt. Da er det praksis at man klipper bort den del av teksten som er overflødig, eventuelt kan man skrive ikke relevant. Denne malen tar utgangspunkt i Gevinstrealisering. En innføring i planlegging og oppfølging av gevinster (SSØ 2010 oktober).

3 Innholdsfortegnelse 1. Hva er gevinster og gevinstplan Når i prosjektet Hvorfor gevinstplan Hvem bør involveres Hvordan realisere gevinster Prosjektets resultatmål og virksomhetsledelsens gevinster Hvordan måle og følge opp Mal for gevinstplan... 6

4 1. HVA ER GEVINSTER OG GEVINSTPLAN Gevinster er nyttevirkninger eller positive effekter som kan forventes oppnådd med et prosjekt eller tiltak. Gevinstplan for e-handel er en oversikt over potensielle gevinster av et prosjekt, og sentrale forutsetninger for at disse realiseres Når i prosjektet Gevinstplanen utarbeides i planfasen av prosjektet og ideelt sett i forbindelse med en e-handelsanalyse (se veileder for e-handelsanalyse) Hvorfor gevinstplan Hensikten med gevinstplanen er å vise hvordan et e-handelsprosjekt kan sette mål for prosjektet og mål for virksomheten (gevinster). Mål og gevinster ved et prosjekt er gjerne sammenfallende, ettersom både mål og gevinster er noe man ønsker å oppnå og vurdere oppnåelse av i etterkant. Gode mål er en forutsetning for å måle resultater av innføring av e-handel, for deretter å vurdere nødvendige tiltak. Målene bør være avledet av den enkelte virksomhets innkjøpsstrategi dersom det foreligger, som igjen bør være avledet av virksomhetens formål eller visjon Hvem bør involveres E-handelsprosjektet dreier seg hele tiden om interessenter; hvem gjør vi dette for, hvem andre kan bli påvirket, hvem er beslutningstakerne, hvem kan bli eller er negative til innføring av e-handel. Ingen e-handelsprosjekter i et endringsperspektiv kommer utenom å ta stilling til spørsmålet om motivasjon. I e-handelssammenheng handler motivasjon om vilje til å ta i bruk e-handel med nye ansvarsoppgavefordeling det medfører. For å lykkes med hente ut gevinster av denne innføringen, bør man derfor gjennomføre en interessentanalyse og involvere interessentene i utarbeidelsen av planlagte gevinster for e- handel. Har man begrenset med ressurser vil det være hensiktsmessig at en person får hovedansvaret for å utføre arbeidet, men med bidrag fra andre Hvordan realisere gevinster Det er ikke nok å lage en gevinstplan for å realisere gevinster. På e-handelsområdet anbefaler vi at det utarbeides en operativ handlingsplan (gevinstrealiseringsplan) med tiltak på bakgrunn av e- handelsanalysen. Følgende områder bør håndteres i en gevinstrealiseringsplan: Interessenter kommunikasjon Anskaffelser prosess og rutiner E-handelsløsning kataloghåndtering Organisasjon roller og ansvarsfordeling 1.5. Prosjektets resultatmål og virksomhetsledelsens gevinster Et e-handelsprosjekt skal legge til rette for at virksomheten kan ta ut gevinster av innføring av e-handel. Prosjektet i seg selv skal ikke stå ansvarlig for å måle og følge opp gevinstene. Prosjektet skal en dag overlevere driften av e-handel og dermed overlate ansvaret til ledelsen for å ta ut gevinstene. Derfor er det viktig å skille mellom hva som er prosjektets resultatmål og ledelsens mål for gevinstuttak. Det kan gjøres

5 ved å spørre seg hvorfor prosjektet er etablert (gevinster), og identifisere hva prosjektet skal oppnå (resultatmål). I tabellen nedenfor gis det eksempel på dette: Mål Forklaring Eksempel Gevinster Beskriver hva virksomhetsledelsen skal oppnå (tilrettelagt av prosjektet i prosjektperioden). Resultatmål Beskriver hva prosjektet skal oppnå. 15 prosent reduserte innkjøpskostnader. 100 prosent kompetente bestillere 1.6. Hvordan måle og følge opp Resultatindikator eller styringsparameter er størrelser som benyttes til å måle og følge opp i hvilken grad virksomheten oppnår sine mål. Etablering av resultatindikatorer (også kalt KPI--er) kan knyttes til flere dimensjoner av gevinstene og resultatmålene. Det må vurderes i hvert enkelt tilfelle hva som er hensiktsmessig å måle for å gi et riktig bilde avutviklingen. Hovedtyper av resultatindikatorer er volum, kroner, produktivitet, kvalitet og effektivitet. Eksempel på resultatindikator: Mål Eksempel på mål Eksempel på resultatindikator Gevinst 15 prosent reduserte Antall kroner. innkjøpskostnader. Resultatmål Kompetente bestillere Antall sertifiserte bestillere.

6 1.7. Mal for gevinstplan Nedenfor er det utarbeidet en mal for gevinstplan. Den inneholder mange forslag til prosjektets mål og virksomhetens potensielle gevinster. Det er ikke nødvendigvis hensiktsmessig at den enkelte virksomhet setter seg som mål å ivareta alle disse målene. Vi anbefaler at dere ut fra innkjøpsstrategi og andre overordnede mål i virksomheten plukker ut de mest relevante målene for deres virksomhet. Mål Resultat Resultatindikator Resultatmål (prosjektmål) Hva oppnås; beskrivelse av en ønsket tilstand eller et ønsket resultat Implementere e- handelsverktøy. Effektiv administrasjon, drift, vedlikehold og videreutvikling av e-handel. Kompetente medarbeidere i innkjøpsorganisasjonen Enklere innkjøpsprosesser som gir reduserte kostnader ved innkjøpsfunksjonen Bedre innkjøpsprosesser ved økt brukertilfredshet, avtalelojalitet og reduserte innkjøpskostnader Sikrere innkjøpsprosesser ved færre feil, bedre styringsinformasjon til ledelse, økt internkontroll og økt utnyttelse av kompetanse og ressurser i virksomheten. Attraktiv samarbeidspartner for leverandører Tillit til virksomhetens innkjøp Hva skal måles; størrelser som benyttes til å måle og følge opp om mål og gevinst er oppnådd (feks antall) Antall/andel avdelinger løsningen er implementert Felles funksjon for administrasjon, drift, vedlikehold og videreutvikling av e-handelsløsningen. - Antall sertifiserte bestillere - Antall bestillere (færre) - Tidsbruk ved avrop, varemottak, faktura og feil og avviksbehandling (besparelse på fakturabehandling) - Andel tilfredse brukere av e-handelsløsningen - Volum i kroner over Ehandelsplattformen* - Andel vare eller tjeneste kjøpt fra elektronisk katalog (og eventuelt over fritekst)avtalelojalitet)) - Økt budsjettkontroll (forhåndsanvisning og disposisjonsregnskap) - Antall dokumenterte innkjøp (økt sporbarhet) - Antall feilaktige bestillinger - Antall revisjonsmerknader(flere innkjøp i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser.) - - Antall tilbydere ved utlysning av konkurranse - Negativ eller positiv omtale i media *Volum i kroner bør måles i omsetning i kroner og prosent av beregningsgrunnlag over e-handelsløsning (25 prosent av driftskostnadene på Ehandelsplattformen)