Sesjon 3: AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Anskaffelsesstrategi med Difis nye mal

Transkript

1 Sesjon 3: Anskaffelsesstrategi med Difis nye Direktoratet mal for forvaltning og IKT

2 Hvorfor gode strategier og planer?

3 Hvorfor anskaffelsestrategi? Få anskaffelser relevant for ledelsen Bli en del av det strategiske bilde i din virksomhet «Essensen av strategi er å velge hva man ikke skal gjøre» - Michael E. Porter

4 Baseres på analyse av status Støtter kjerneoppgaver, mål og strategier Støttes med risikovurderinge r Prioriterer tydelig hva som skal og skal ikke gjøres Jevnlig måling og rapportering Vedtas og følges opp av toppledelsen Godt formulerte, relevante og realistiske mål Støttes med handlings-/ tiltaksplaner og styringsparametere (KPI) Gjelder og forplikter alle til forbedring

5 Et spørsmål Er det bedre med en dårlig enn ingen anskaffelsesstrategi i det hele tatt?

6 Kartlegging - funn

7 Kartlegging - innhold Nåsitusjonsanaly se 67% Innkjøpsdata 51% Rapporter e til ledelsen 40% Vedtatt av toppledelsen 74% Risikovurdering 19 % Innholdsanalyse 43 anskaffelsesstrategier Handlings-/ tiltaksplan 70% Gjelder ALLE 93% Ressurse r 35% Måler og rapporterer 49% KPI 21 %

8 Kartlegging - områder

9 Kartlegging - eksempler

10 SÅ TIL ERFARING MED ANSKAFFELSESSTRATEGI

11 Erfaringsbasert veiledning fra DIFI LAGE OG FØLGE OPP ANSKAFFELSESSTRATEGI

12 Kartlegging Veiledning - Maler Rapport - kartlegging Ny veiledning: Produktark Ny veiledning Web sider Veileder Maler

13 INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING Introduksjon Virksomheten anskaffer årlig varer og tjenester for X kr. Dette utgjør X % av vårt årlige budsjett. Vi har en avtaledekning på X % og X antall rammeavtaler per Avtalene som inngås er viktige både for virksomheten, brukerne og leverandørene. Med dette følger et ansvar om å opptre som en profesjonell innkjøper og sørge for å få mest mulig igjen for midlene, samtidig som virksomheten ønsker å bruke anskaffelsene strategisk i forhold til å bidra til den innovasjon og virksomhetsutvikling vi trenger. Anskaffelser er et strategisk viktig område for virksomheten og skal være med på å sikre at vi når våre mål. I noen tilfeller er det en direkte sammenheng mellom kvaliteten på de anskaffelsene virksomheten gjør og kvaliteten på de tjenester som vi leverer. Anskaffelsesstrategien skal understøtte virksomhetens hovedstrategi og beskrive en overordnet tenkning og adferd for anskaffelser. Anskaffelsesstrategien skal gi et felles grunnlag for gjennomføring av anskaffelser og sikre effektiv ressursbruk. Vi skal gjennomføre anskaffelsene i tråd med lov og forskrift og sikre kravene til konkurranse, likebehandling og åpenhet. Strategien gjelder for alt anskaffelsesarbeid som gjennomføres i virksomheten, på tvers av enheter og for alle faser i en anskaffelsesprosess; fra planlegging av anskaffelsen til kontraktens avslutning. Den berører alle deler av organisasjonen og alle ansatte har et felles ansvar for å bidra til at virksomheten lykkes med å nå målene. Våre 5 viktigste innkjøp 1. Konsulenttjenester 2. Leie av lokaler 3. Programvare for drift av X 4. Datamaskiner 5. Vikartjenester Virksomhet X anskaffelsesstrategi Virksomhetens forbruk i 2014 Selvevaluering Hvor vi er i dag Hvor vi ønsker å være Beste praksis Anskaffelsesprosesser Samarbeidspartnere Leverandørmarked Annet Tilskudd 9 % 12 % Lønn 35 % 3,5 4Lederskap 2,5 3 1,5 2 0,5 1 0 IKT og støttesystemer 14 Innkjøp 44 % Organisering Styring Medarbeidere

14 Veien videre! Anskaffelsesstrategi er: enkel å lage, må forankres, arbeides daglig med å realisere og er helt nødvendig for å lykkes med forbedring av virksomhetens innkjøp! Sjusjøfjellet, høsten 2015 Difi ser at du e innkjøpar, men Difi kan ikkje gå alle skrittå for deg. Du må gå de sjøl, men Difi vil gå de med deg, Difi vil gå de med deg. (Fritt etter «Eg ser» av Bjørn Eidsvåg)

15