Anskaffelsesstrategi i praksis. Utarbeidelse, forankring og implementering Rita Endresen, Værnesregionen Innkjøp

Transkript

1 KS Innkjøpsforum Årssamling Bergen april 2018 Anskaffelsesstrategi i praksis. Utarbeidelse, forankring og implementering Rita Endresen, Værnesregionen Innkjøp

2 Værnesregionen Innkjøp Interkommunalt samarbeid mellom kommunene Stjørdal, Meråker, Selbu, Tydal og Frosta 5 ansatte Anskaffelser innenfor drift inkl. IT Rådgiving «styres «av Arbeidsutvalg ( AU) og regionråd (RR)

3

4 Strategi En strategi er lederens plan eller angrepsmåte for å nå et mål. Strategi handler mer om hva som skal gjøres enn om hvordan noe skal gjøres. Ordet kommer fra gresk «strategia» som har betydningen «generalkunst», eller «hærføring». I dag brukes begrepet om langsiktig planlegging generelt, særlig når det er snakk om planer for å oppnå bestemte mål, og det skiller seg dermed fra begrepet taktikk. Beskrivelsen strateg blir gjerne brukt om en person som har utført hensiktsmessige handlinger og valg for å nå et mål.

5 Anskaffelsesstrategi i Værnesregionen Startet arbeidet med dagens anskaffelsesstrategi høsten før det ingen anskaffelsesstrategi Anskaffelsesstrategi for perioden forlenget ut 2018

6 Basic Nåsituasjon Mål Plan Evaluering

7 Situasjonsanalyse / nåsituasjon Eksterne rammebetingelser Interne rammebetingelser Leverandører Kjøp Avtaler, avtalelojalitet Roller og fullmaktstrukturer Kompetanse Etikk Samfunnsansvar Leverandører System

8 Vi «ønsket» oss: Ledelsesforankring Fokus på kompetanse og ressurser Enhetlig anskaffelsesfunksjon Brukerinvolvering i avtaler Formalisering av roller og strukturer Færre leverandører, flere felles rammeavtaler Hele anskaffelsesprosessen skal gjennomføres elektronisk Kvalitetssystem, felles maler Fokus på samfunnsansvar Fokus på kontraktsoppfølging Internkontroll Lederansvar- konsekvenser

9 Dokumentet Anskaffelsesstrategien: Hovedmål Delmål ( politiske føringer) Strategiske føringer Tiltak Handlingsplaner ( ikke statiske) Grunnlag ( beskrivelse av nåsituasjon) ble presentert sammen med anskaffelsesstrategien. Etiske retningslinjer for anskaffelser ble utformet og presentert sammen med anskaffelsesstrategien

10 Hovedmål VR skal være en profesjonell innkjøpsorganisasjon som vektlegger økonomiske effektive anskaffelser med vekt på etiske normer, samfunnsansvar og miljø.

11 Delmål Delmål 1: Anskaffelser skal skje i henhold til gjeldene lover og regler. Delmål 2: Anskaffelser skal være organisert med klare ansvarslinjer og kontrollmekanismer. Delmål 3:VR skal ha en enhetlig, effektiv anskaffelsesfunksjon med fokus på kvalitet og etterprøvbarhet. Delmål 4: Teknologi utnyttes og utvikles for mest mulig effektiv anskaffelsesfunksjon. Delmål 5: Anskaffelser skal utføres med vekt på samfunnsansvar og innovasjon. Under hvert delmål følger strategiske føringer og hovedtiltak for regionens arbeid med å nå målene. Eget arbeidsverktøy for tiltak, ansvarlig og tidsbruk er utarbeidet.

12

13 Forankring «presenterte» situasjonsanalyse og anskaffelsesstrategi i Arbeidsutvalg, Regionråd og kommunestyrer og formannskap Informerte i rådmennenes ledermøter «ba oss inn «på enhetsledersamlinger Kompetanseheving hos mellomledere Etablerte Fagråd Innkjøp med deltakere fra alle kommuner Aktiv bruk av intranett Analyser legges fram for AU en gang pr. år- anskaffelser prioriteres.

14 Implementering - og videre forankring Innførte bruk av e-handel Gjennomførte anbudskonkurranser «på spreng» Hvor det tidligere ikke var avtaler Med fokus på standardisering og bruk av e-handel ved nyinngåelse av avtaler Næringslivsdag for leverandører Informasjon i næringsforeninger Fokus på brukergrupper Ansvarliggjorde Fagråd Innkjøp- tiltak i handlingsplan Fokus på kontraktsoppfølging «internt og eksternt» Opprettet egen «innkjøp support» på Intranett Så raskt RESULTATER

15 Gevinster Mellom % besparelser ved inngåelse av nye avtaler Gevinstrealisering Synliggjøre Realisere Forankring

16 Revideringsarbeidet Status handlingsplan Måling av avtalelojalitet Gjennomgang av regnskapstall Måle kategorisere henvendelser på support innkjøp

17 Hvor er vi nå? God forankring i alle kommuner Avtalelojalitet Antall avtaler på e-handel Økt bestillerkompetanse, færre bestillere Gode brukergrupper Vi er innovative Enhetlig fokus på anskaffelser- på tvers av kommunene Anerkjennelse i organisasjonen Tillit hos leverandørene

18 Anskaffelsesfunksjonen som strategisk styringspartner Dagens anskaffelsesstrategi i Værnesregionen; et politisk verktøy for å fremme samfunnsmessige hensyn?

19 Delvis Umodne organisasjoner: fokus på informasjon, kompetanse og holdningsendringer

20 Først nå er vi kommet i «posisjon» slik at vi ved en ny situasjonsanalyse og utarbeidelse av ny anskaffelsesstrategi kan bruke anskaffelser som et strategisk virkemiddel

21 Hva sier de? Stig Roald Amundsen, rådmann Selbu kommune: Anskaffelsesstrategien har bidratt til å få gode holdninger og god kultur vedrørende anskaffelser Anne Kathrine Slungård, rådmann Stjørdal kommune Anskaffelser er et av de viktigste områdene for å oppnå utvikling innen produkter, tjenester og prosesser Elin Wikmark Darell, leder Værnesregionen IT: Anskaffelsesstrategien og forankring av denne bidrar til muligheter for innovasjon og stor risikovillighet Ivar Vigdenes, ordfører Stjørdal kommune Oppsummert kan du si at jeg mener vi er for dårlig på å benytte anskaffelsesstrategi som strategisk politisk verktøy, og at man jevnt over heller havner i en diskusjon de gangene vi står oppe i konkrete enkeltanskaffelser som det er politisk oppmerksomhet rundt

22 «Denne anskaffelsen skapte igjen stor oppmerksomhet hos leverandørene som la seg i selene for å vinne kontrakten. Værnesregionen har vært i posisjon takket være høy kompetanse hos Værnesregionen Innkjøp»

23 Oppsummert Lag en god situasjonsanalyse Uform strategi. Lag mål, delmål og handlingsplaner IKKE legg anskaffelsesstrategien i en skuff, bruk den for det «den er verdt» ( implementering, forankring, forankring ) Pust og evaluer underveis- er vi på riktig vei? Sluttevaluer

24

25 Takk for meg