Sesjon 2 Motiver dine medarbeidere gjennom internkontroll. Mona Stormo Andersen Kai Roger Jensen Hege Brinchmann

Transkript

1 Sesjon 2 Motiver dine medarbeidere gjennom internkontroll Mona Stormo Andersen Kai Roger Jensen Hege Brinchmann

2 Hvordan motivere gjennom internkontroll uvant å tenke, lettere å få til! 1. Hva er kontroll? 2. Hva skaper motivasjon? 3. Er internkontroll bare kontroll eller er det god ledelse og styring?

3 Metodisk rammeverk definisjon (COSO) Internkontroll er en kontinuerlig prosess - iverksatt, gjennomført og overvåket av institusjonens styre, ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig grad av sikkerhet for måloppnåelse innen tre områder: Målrettet, effektiv og hensiktsmessig drift Pålitelig intern og ekstern rapportering Overholdelse av lover og regler, samt interne retningslinjer

4 Hvordan motivere og legge til rette for arbeidet? Verdsetting/anerkjennelse J Respekt, ros, bli sett og bekreftet Mestring J Tilrettelegging, fremdrift og god kommunikasjon Mål som inspirerer J Tydelig ledelse, skape mening, visjon Vi-følelsen J Lagånd, felles prestasjoner og stammekultur, felles forståelse Humor og glede J Grip øyeblikket i hverdagen, lag arenaer for glede Melhus & Haugen, 2006 Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

5 Utfordringene: Ledelse i staten: Å forvalte fellesskapets ressurser Ledelse i dag: Å skape mer velferd for mindre penger i et komplekst landskap hvor politikernes visjoner, innbyggernes (leverandørenes) forventninger og ansattes fagkompetanser skal virke sammen. New Public Management (NPM), mål og resultatstyring, kontrakts - og markedsstyring har ført til økt krav til rapportering, dokumentasjon og kontroll - krever ressurser av alle i organisasjonen Alt blir like (strategisk) viktig!! Ledelsesforankring: Toppledelsens strategiske mål og visjoner oversettes, omfortolkes og endres underveis.

6 Internkontroll komponenter (COSO) Velfungerende internkontroll består av fem komponenter: Virksomhetens kontrollmiljø Risikoanalyse og -håndtering Kontrollaktiviteter Informasjon og kommunikasjon Ledelsesmessig oppfølging Coso - rammeverket

7 Oppstart Kartlegge status og fastsette mål Gjennomføre Oppfølging og realisering Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Forberede presentasjon av internkontroll for ledelsen Gjennomføre presentasjon Få godkjenning for analysefasen. Analyse Kartlegge status/selvevaluering Prioritere tiltak på bakgrunn av risikoanalyse Utarbeide mål Presentere analyse og anbefalinger Prosjekt Utarbeide prosjektplan Få godkjenning for prosjektplan Utarbeide detaljert handlingsplan Utvikle tiltak Innføre tiltak Få leveransene godkjent Formell overlevering til linjen Måling og rapportering Vedlikeholde (feilretting, justering, forbedring ) Forbedre Videreutvikle Resultat/Leveranser Resultat/Leveranser Resultat/Leveranser Resultat/Leveranser Godkjent mandat for analysefasen Få godkjent analyse og anbefalinger Godkjent prosjektplan Tiltak iverksatt. Organisasjon klar til å ta i bruk de nye tiltakene Få godkjent handlingsplan Godkjent rapportering Godkjent gevinstrealiseringsplan Verktøy Verktøy Verktøy Verktøy Mal for presentasjon om internkontroll Mal for analysemandat Veileder Selvevalueringsverktøy Mal for risikoanalyse Mal for interessentanalyse Mal for kommunikasjonsplan Mal for prosjektplan Mal for gevinstplan Mal for detaljert handlingsplan Eksempler på retningslinjer Eksempler på kontrollaktiviteter Mal for gevinstrealiseringsplan Mal for rapportering Eksempler på kontrollprogrammer

8 Direktoratet for forvaltning og IKT

9 Selvevaluering internkontroll Hensikt: Få bedre overblikk over situasjonsstatus før virksomheten setter seg ambisjonsnivå for internkontroll Identifisere innsatsområder Følge med sin egen utvikling over tid Går det fremover? Utførelse Gruppeøvelse tenk bredt tenk motivasjon! Utnevn en fasilitator som kan hjelpe gruppen videre i diskusjoner samt fylle inn skjema

10 Selvevalueringsverktøy Skalering Syv spørsmål med svar fra 1-3 (mest kompleks) Plasserer virksomheten inn som en kategori 1, 2 eller 3 virksomhet Spørsmål Antall spørsmål avgjøres ut ifra skaleringen ovenfor Vurdere egen virksomhet med score fra 1-5 på opptil 11 områder Score Status/score gis i forhold til internkontroll elementer i COSO og elementer i Difis anskaffelsesmodell for det gode innkjøp Sjekkliste Liste med forslag til aktiviteter virksomheten bør vurdere å fokusere på Opp til 137 forskjellige aktiviteter kommer opp, fordelt på 11 forskjellige områder. Virksomheten gjør et utvalg av disse.

11 Siste ord for i dag Kurs i internkontroll 25.november - Ta kontakt! - For å foreslå gode eksempler til inspirasjon Direktoratet for forvaltning og IKT