Implementering av strategi og internkontroll

Transkript

1 Implementering av strategi og internkontroll Lederforankring (Petter) Interessenter og kommunikasjon (Mona) Kartlegging av nå situasjon Selvevalueringsverktøy (Petter) Selvevalueringsverktøy (Mona) Plan, gjennomføring og handlingsplan (Petter) Oppfølging og rapportering (Mona) 1

2 2

3 Aktiviteter: Utarbeide notat til ledermøtet Utarbeide forslag til agenda på ledermøtet og melde inn saken til ledermøtet Utarbeide forslag til mandat Gjennomføre interessentanalyse Ressurser: Beste praksis: Eksempel fra hvordan andre virksomheter har sikret ledelsesforankring Mal: Notat til ledermøte Mal: Mandat Verktøy: Interessentanalyse Direktoratet for forvaltning og IKT

4 Interessenter Interessenter er personer og grupper som har interesse av prosjektet (interne interessenter) Interessenter omfatter også andre som blir berørt av prosjektet En interessantanalyse omfatter å: 1. Identifisere prosjektets interessenter 2. Kartlegge interessentenes behov, forventninger og krav til prosjektet 3. Utarbeide en strategi for å styre interessentene Alle interessenter er ikke like viktige - interessentanalysen vil fortelle deg hvilke du skal prioritere 4

5 Interessentstyring Interessentstyring er en viktig del av større prosjekter og omhandler særlig kommunikasjon Interessentstyring innebærer implementering av strategi knyttet til interessenthåndtering og gjennomføring av aksjonspunkter fra interessentanalysen De viktigste interessentene må kontinuerlig følges opp gjennom prosjektet for å unngå forventningsgap og misforståelser 5

6 Utdrag fra interessentanalyse Interessent Interessentområde Viktighet i forhold til prosjektets resultat (H, M, L) Innflytelse på prosjektets arbeid/ leveranser (H, M, L) Vurdering/ rapportering modenhet, evne og forpliktelse til endring Metode/tiltak for forankring Nr Styret Utfordringsbildet på anskaffelsesområdet ift intern-kontroll. Rapporter om prosjektet til styret via adm. dir.el øk.-dir. Handlingsplan for å forbedre internkontrollen. H H H 1 Administrerende direktør Utfordringsbildet på anskaffelsesområdet ift intern-kontroll. Handlingsplan for å forbedre internkontrollen. H H H Legg frem prosjektet på ledermøte, få med en toppleder i styringsgruppen og rapporter jevnlig direkte til ledergruppen eller via styringsgruppen. 2 3 Økonomidirektør Innkjøpsdirektør/ innkjøpssjef Økonomiske konsekvenser ved prosjektgjennomføringen. Utfordringsbildet på anskaffelsesområdet ift internkontroll. H H H Inviter vedkommende til å delta i styringsgruppen. Prosjektleder Handlingsplan for å forbedre internkontrollen. H H H 4 6

7 Modenhet, evne og forpliktelse til endring endres over tid Grad av modenhet, evne og forpliktelse til endring hos interessenter Hørt om endringen Kjenner til hovedinnholdet i endringen Tid Forståelse for hvordan endringen vil påvirke egen arbeidshverdag Vurdering av hvordan endringen vil påvirke egen arbeidshverdag Visjon Tar initiativ og eierskap til å få innført og optimalisert endringen Mestrer/behersker innholdet i endringen, og oppfatter dette nå som normalen Er motivert/har en positiv holdning og er villig til å legge ned en innsats for å arbeide med og implementere endringene Er ikke motivert/har en negativ holdning til endringen, og vil ikke legge ned innsats for å arbeide med og implementere endringen Motsetter seg endringen Forpliktelse Opplæring Informasjon 7

8 informere opplære involvere motivere engasjere Kommunikasjon for forankring: planlegg det! webside E-post- forum newsletter elektronisk/web-basert weblogger metode/materiale q&a/feedback database interaktive undersøkelser ang medarbeideres holdninger web-møter/forum hotline; E-læring; delt database; audio/video Intranett; webcast; e-post; blogger Personlig brev høre om webside konferanse; personalmøter; kurs/workshop; chat rooms fokusgrupper fagekspertgrupper forstå workshop intervjuer med interessenter Operasjonelle og strategiske møter personalmøter konferanse Planleggingsworkshops evaluering/ Feedback-møter Spørreundersøkelser newsletter akseptere Ansikt til ansikt team events newsletter barometer Brukeranbefalinger Sukesshistorier handle roadshow Felles informasjonsmøte Forklarende brosjyre plakat newsletter manualer/ håndbøker papir transformere 8

9 Utdrag fra kommunikasjonsplan Målgruppe Hovedbudskap Kanal Frekvens Frist Ansvarlig Styret Informere om prosjektmandat Styremøte 1 gang 1 gang Informere om målsettinger og handlingsplan for internkontroll Hvert kvartal Rapportere på fremdrift ift målsettinger og handlingsplan Adm.dir og toppledelsen Forankre prosjektet Ledermøte 1 gang Forankre prosjektmandat med prosjektplan 1 gang Rapportere på prosjektets fremdrift ift milepæler Forankre målsettinger og handlingsplan for internkontroll Rapportere på fremdrift ift målsettinger og handlingsplan Forankre nye retningslinjer og annet materiell ettersom dette blir utarbeidet av prosjektet Styrings-gruppen Prosjektetablering m/fremdriftsplan Styringsgruppemøte Rapportering ift prosjektets fremdrift Månedlig 1 gang Månedlig Ved behov Første gang Månedlig 9

10 Aktiviteter: Fylle ut mal for organisering av strategiarbeidet Fylle ut fremdriftsplan Utarbeide kommunikasjonsplan Ressurser: Mal: Organisering av strategiarbeidet Mal: Fremdriftsplan Mal: Kommunikasjonsplan Direktoratet for forvaltning

11 Kartlegging - selvevaluering Strategi 11

12 Aktiviteter: Gjennomfør kartlegging og analyse av innkjøpsdata Gjennomføre selvevaluering Dokumenter funn fra selvevaluering og innkjøpsanalysen Ressurser: Verktøy: Kartlegging av innkjøpsdata Verktøy: Selvevaluering av anskaffelsesområdet Mal: Dokumentasjon av funn fra kartleggingen Beste praksis: Eksempel på hvordan andre virksomheter har gått frem for å kartlegge nåværende situasjon Beste praksis: Kartlegging av småinnkjøps i kommunene i Hallingdal Beste praksis: Eksempel fra Virksomhet X Direktoratet for forvaltning

13 Difis anskaffelsesmodell Rammevilkår Ledelses og styringsprosesser Kjerne og støtteprosesser Formål Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører Det gode innkjøp IKT Anskaffelsesprosesser 13

14 En strategi for anskaffelser er også en strategi for hele anskaffelsesvirksomheten! Visjon, Mandat, Mål Analyse Strategi Policy Planer Budsjetter Organisasjon Ledelse: kommunikasjon og motivasjon Kontroll: måling og evaluering Rapportering Forbedring Utvikling? Leverandører Anskaffelsesprosessen Kunder Varer og tjenester Planlegging Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning Behov Kvalitet Økonomi Kontroll Kompetanse IKT Prosess Juridisk Økonomi/regnskap?

15 Kartlegge innkjøpsdata Erfaring viser at man i kartleggingen oppdager en del forhold som må tas på alvor, for eksempel: For virksomheter som ikke benytter et elektronisk bestillingssystem vet man ikke godt nok hvilke varer og/eller tjenester man kjøper fra hvilke leverandører. Man handler med leverandører uten skriftlig avtale eller man er usikker på om man har avtale med leverandøren. Man vet ikke om man handler kun avtaleprodukter fra en avtaleleverandør eller om man også handler produkter fra deres øvrige sortiment. Det eksisterer leverandører i leverandørreskontroen som ingen kan gjøre rede for. Det utføres småinnkjøp fra altfor mange leverandører (i spennet kr ). LOA/FOA følges ikke slik man er pålagt Direktoratet for 15 forvaltning

16 Aktiviteter: Prioritere forbedringsområder Sette realistisk ambisjonsnivå for strategiperioden Lage målsetninger med mål og eventuelt delmål Lage et utkast til anskaffelsesstrategi Lage sakssammendrag til ledermøtet Ressurser: Mal: Anskaffelsesstrategi Mal: Sakssammendrag til ledermøtet Verktøy: Prioriteringsprinsipper Beste praksis: Eksempel fra hvordan andre virksomheter har prioritert og utarbeidet målsetninger Beste praksis: Eksempel fra Virksomhet X Direktoratet for forvaltning

17 Selvevalueringsverktøy Skalering Syv spørsmål med svar fra 1-3 (mest kompleks) Plasserer virksomheten inn som en kategori 1, 2 eller 3 virksomhet Spørsmål Vurdere egen virksomhet fra 1-5 på rekke områder Antall spørsmål avgjøres ut ifra skaleringen ovenfor Score Status i forhold til COSO internkontroll elementer og Difis anskaffelsesmodell for det gode innkjøp Sjekkliste Forslag til aktiviteter virksomheten bør vurdere å fokusere på Opp til 137 forskjellige aktiviteter lagt inn i verktøyet fordelt på 11 forskjellige områder 17

18 Mål for prosjektet Mål Forklaring Beskrivelse av mål Effektmål Prosjektmål/ Resultatmål Hvorfor prosjektet skal etableres Hva prosjektet skal oppnå Effektive og lønnskomme innkjøp som etterlever LOA/FOA, Dette innebærer: 100% avtaledekning 100% avtalelojalitet Etterlevelse av LOA/FOA Virksomheten har etablert et tydelig internkontrollregime innenfor anskaffelsesområdet der kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter, informasjon og oppfølging er systematisert og integrert i virksomhetens kultur, retningslinjer og systemer 20

19 Plan og gjennomføring 21

20 Hvordan får vi virksomhetens anskaffelses vei til å bli slik vi ønsker? Direktoratet for forvaltning

21 Aktiviteter: Prioritere hvilke aktiviteter dere skal sette i gang med for å nå de ulike målsetningene. Etablere overordnede resultatmål for hver aktivitet. Ressurser: Beste praksis: Eksempel fra andre virksomheter hvordan de har prioritert aktiviteter og eksempler på resultatmål Beste praksis: Eksempel fra Virksomhet X Direktoratet for forvaltning

22 Aktiviteter: Utarbeide implementeringsplan med hovedaktiviteter overordnet for hele strategiperioden 3-4 år Utarbeide handlingsplan med detaljerte aktiviteter for perioden 6-24 måneder Lage en presentasjon av planen for forankring i ledelsen Ressurser: Mal: Spiderdiagram/ målbilde Mal: Handlingsplan Direktoratet for forvaltning

23 Aktiviteter: Avholde møte med ledelsen skape eierskap Ressurser: Mal: Presentasjon av handlingsplan til ledermøtet Verktøy: Tips til hvordan presentere handlingsplan for ledelsen Direktoratet for forvaltning

24 Hvordan sikrer vi virksomhetens anskaffelses vei blir slik vi har planlagt? Direktoratet for forvaltning

25 Aktiviteter: Iverksette aktiviteter i henhold til planene Fremdriftsrapportering Gevinst- og resultatmåling Måling av tilfredshet Internkontroll Utarbeide SART-rapportering til ledelsen Oppdatere handlingsplanen Ressurser: Mal: Syklusplan for oppdatering og revidering av anskaffelsesstrategien Mal: SART-rapport Direktoratet for forvaltning

26 OPPFØLGING 28

27 Overvåking / oppfølging Handlingsplan for strategi og internkontrollsystem må følges opp Vurdering av kvalitet over tid Oppnås ved kontinuerlig oppfølging eller separate evalueringer, eller en kombinasjon Avvik må rapporteres oppover i organisasjonen Alvorlige forhold må til ledelsen og styret 29

28 Oppfølging Hvordan sørge for fremdrift og kontinuerlig lederforankring? Behandle handlingsplanen i ledermøte Månedlig rapportering av handlingsplanen til ledelsen Kontinuerlig oppfølging av de ansvarlige i handlingsplanen på aktivitetene som skal gjennomføres Informasjon om fremdrift på Intranett Nyhetsbrev fra Innkjøpsavdelingen ut i virksomheten Ta i bruk kommunikasjonsplanen! 30

29 Informasjon og kommunikasjon Relevant informasjon må identifiseres, registreres og kommuniseres i riktig form og til riktig tid Effektiv kommunikasjon må også finne sted i et videre perspektiv, vertikalt og horisontalt i virksomheten Ekstern kommunikasjon må også være effektiv 31

30 La oppfølging inngå i den ordinære styringsprosessen årshjul: 4. Rapportering 4.1 Sign-off på etterlevelse fra enhetene 4.2 Konsolidering og sign-off på etterlevelse fra ledelsen 4.3 Rapportering til styret Des Jan 3 3 Febr 4 Mars 1 2 April 2 Mai 1. Risikovurdering 1.1 Riskovurdering og oppdatering av virkeområder 1.2 Beslutte oppfølgingsstrategi, herunder omfang og innretning på testingen 3. Oppfølging/ overvåkning 3.1 Testing av utvalgte kontroller 3.2 Utbedring av kontroller 3.3 Samlet vurdering av testresultat Nov 3 Okt 3 3 Sept 32 2 Aug 2 2 Juli Juni 2. Kontrollvurdering 2.1 Vurdering av eksisterende kontroller 2.2 Implementering av nye/endrede kontroller 2.3 Verifikasjon av nye/endrede kontroller

31 Takk for oss!