Presentasjon for EHF-seminar, «Styringsdata og analyse for endret og bedre innkjøpsadferd» Tori N. Sandlie Jacob M Landsvik

Transkript

1 Presentasjon for EHF-seminar, «Styringsdata og analyse for endret og bedre innkjøpsadferd» Tori N. Sandlie Jacob M Landsvik

2 Styrende dokumenter

3 Krav til styring Statens økonomireglement 5.3 Anskaffelser Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak som har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene

4 Årlig innkjøpsanalyse 19 porteføljer med tilhørende kategorier

5 Påvirkning av adferd Kompetanse80% Priskontroll 20% Kapasitet Regleverkskontroll Tilgjengelighet Fakturakontroll Rapportering Kvalitetskontroll Styringsdata/analyser Kollegakontroll

6 Innkjøpers jobb nr. Forebygge Avdekke Korrigere feil og mangler - i arbeidet med optimal behovsdekning til markedets beste pris og beskrevet kvalitet

7 Forebygge Risiko- og sårbarhetsanalyser innenfor Elektronisk systemstøtte Prosessen fra Behov til betaling Anskaffelsesprosessen Kunnskapsbygging Difi, Kluge Advokatkontor, SAS International, Anbud 365 Intern opplæring - Superbrukerforum og Innkjøpsforum 8 ansatte gjennom 60-studiepoengs utdanning offentlige ansk. Pålagt bruk av systemstøtte

8 Avdekke Oppfølging av ledere 30 min. møter med samtlige kjøpende enheter 2 x pr år Fakturakontroll Tertialvis kontroll av fakturaer over Dokumentasjon som rapporteres til samtlige ledere Innkjøpsanalyse Årlig innkjøpsanalyse Løpende kontroll av avtalt pris mot fakturert pris, avtaledekning, avtalelojalitet, bruk av riktige avtaler

9 Korrigere Iverksette korrigerende tiltak etter ROS-analyser Tilby bistand til enheter for forbedringer etter merknader i fakturakontrollen Videreutvikle og oppdatere maler, kontrakter mm Forsyne ledere/ledelsen med relevante rapporter og analyser om forbruk/forbruksmønster, feilkjøp og feil tilknytning i forhold til eksisterende rammeavtaler mm

10 E-verktøy for kunnskapsledelse Konkurransegjennomføringsverktøy, KGV, Tend Sign Kontraktsadminsitrasjonsverktøy KAS, Tend Sign Contract Matching, Basware, CM E-handelsløsning for dag-til dagkjøp, Basware, PM Verktøy for innkjøpsanalyse, SAS-innkjøpsanalyse Verktøy for rapportering, Tableau Digitaliseringen som verktøy for en stadig mer effektiv prosess for kunnskapsledelse

11 Kunnskap - en bevisst forståelse I anskaffelsesfaglig sammenheng skal kunnskap bidra til å gi optimale bærekraftige innkjøp Kunnskapen skal hindre at vi handler mot bedre vitende Mestring av kunnskap vises gjennom nyskapende bruk bl. a. bedre data, bedre analyser og bedre adferd Kunnskapsledelse er å lede prosessen for å skape, generere, systematisere, dele, bruke og optimalisere kunnskaps- og informasjonsflyten i organisasjonen

12 Innkjøpsanalyse gir ny kunnskap Kunnskap om forbruk og forbruksmønster Kunnskap om forbedringsområder Utføre priskontroll fakturert pris mot avtalt pris Måle avtalelojalitet kjøpende enheters bruk av rammeavtaler Øke avtaledekning Kjøpende enheters bruk av eksisterende avtaler ved nye kjøp, etablere nye avtaler Effektivisere og kvalitetssikre etablering av nye avtaler bruk av kjøpsstatistikk, forbruk ned på vare-linjenivå ved bruk av UNSPSC-koder for å forberede nye konkurranser og for å standardisere varesortimentet

13 Kunnskap - en driver for endring 1. Dokumentere hvorfor endring er nødvendig gjennom en effektiv internkontroll, forebygge, avdekke og korrigere 2. Identifisere forbedringsområdene ROS-analyser 3. Skaffe tilveie tilstrekkelig styringsinformasjon Tidligere økonomirapporter er erstattet av Tableau Anskaffet verktøy for innkjøpsanalyse, SAS-innkjøpsanalyse 4. Sette mål for standardisering og andre ønskede resultater 5. Involvere ledere og ansatte i endringsprosessen 6. Gi innkjøperne tid og rom til å øke innkjøpskompetansen

14 Endret adferd gir resultater 182 mill. kr. Totalt spart de siste 6 år Hvorav 39 millioner i effektivisering i seksjon for innkjøp i reduksjon av faste stillinger og bortfall av konsulentkjøp og 143 millioner besparelser på bedre rammeavtaler

15