Hvordan få innsikt i virksomhetens anskaffelser? Ulike metoder og selvevaluering Mona Stormo Andersen 10.mars 2016

Transkript

1 Hvordan få innsikt i virksomhetens anskaffelser? Ulike metoder og selvevaluering Mona Stormo Andersen 10.mars 2016

2 Hva er innsikt? Kunnskap basert på erfaring Analyse er å bruke fakta for å ta valg med en viss grad av sikkerhet om at konsekvensene vil være positive for virksomheten Hjelpemiddel kan være analytiske rammeverk Analysen skal Gi et realistisk bilde av nåsituasjonen Sette mål eller forutsi fremtiden på bakgrunn av historiske fakta

3 Hvorfor? Knappe ressurser Prioritere de viktigste tingene Spisse innsatsen Dokumentere grunnlag for strategi, årsplan etc Forankring få aksept for kommende tiltak og for å gjøre minst mulig!!! Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

4 Innsiktsprosessen Samle data Analysere internt Analysere eksternt SWOT Sammenstille Prioritere Intervjuer Spørreundersøkelse Dokumentlesing

5 Ekstern analyse Rammebetingelser vi må tilpasse oss Hvilke faktorer påvirker innkjøp og våre tjenester? Hvilke av disse vil være viktige i årene som kommer? Forsterker de enkelte faktorene hverandre? Hvilke muligheter og begrensninger ligger i eksterne rammebetingelser?

6 Intern analyse For å forstå interne forhold som påvirker anskaffelsesprosessen Hvilke ressurser har vi tilgjengelige? Ressursanalyse: Immaterielle og materielle Hvordan skal vi anvende ressursene? Aktivitetsanalyse Hjelpe oss til å definere handlingsalternativ Mens eksternanalyse gir oss svar på hva som er mulig å gjøre (dvs. handlingsrommet), gir internanalysen oss svaret på hva vi kan gjøre (dvs. strategiske kapasitet)

7 Analytiske rammeverk for innkjøp Eksternt Internt Markedsanalyse Verdikjede analyse Spendanalyse Porteføljeanalyse (Kraljic) Interessent analyse Behovsanalyse Kostnadsanalyse Aktivitetsanalyse (prosess) Leverandøranalyse

8 Konkrete ting vi vil vite: Internt Hvem følger opp våre leverandører? Foreligger rutiner og maler? Er brukerne inne i anskaffelsen evt når? Når bistår innkjøpsavdelingen? Vet vi at vi er inne i de anskaffelsene vi bør være inne i? Eksternt Hvilke markeder er strategisk viktig for oss? Hvor i verdikjeden er vi en interessant kunde? Hvem er våre leverandører? Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

9 SWOT oppsummerer innsikt Intern fokus Styrker Gode forståelse av framtidige volumer Kan endre spek. til generiske ekvivalenter God forståelse av kategorien, leverandører og markedet Villighet hos interessehavere til å fremme endring Svakheter Vi har latt leverandørene få unødvendig mye makt Leverandørforholdene våre gir noen leverandører for mange fordeler Overspesifisering reduserer valgmuligheter Ekstern fokus Muligheter Aggregering av hele kategorien gir makt Flere nye leverandører på veien inn i kategorimarkedet Kan kjøpe fra nye markeder Kan optimere leveransekjeden PPCA indikerer vi betaler 30% for mye Kategoristyringskurs - Politiet Trusler En sentral leverandør betrakter oss som «utnyttbar» En leverandør kan forsvinne før vi er klare til å finne ny Endring av tollregler kan ekskludere viktige leverandørmarkeder

10 Summeoppgave Administrasjonsavdelingen skal kjøpe et arkivsystem. Hvordan ser innkjøpsprosessen ut i deres virksomhet? Foreligger rutiner og maler? Innkjøpsverktøy? Benyttes de av hele virksomheten? Er prosessen standardisert? Når bistår innkjøpsavdelingen? Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

11 Vurdering av innkjøpsprosessen Prosesser Aktiviteter Styrker Svakheter Planlegging Gjennomføring Oppfølging

12 Verdikjeden knyttet til mål- og resultatstyring Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

13 Selvevalueringsverktøy

14 Selvevalueringsverktøy for anskaffelsesarbeid Hva: Et utviklingsverktøy som benyttes internt for å evaluere og forbedre anskaffelsesarbeidet. Verktøyet består av 9 dimensjoner og tema for evaluering. Hvorfor: Verktøyet skal bidra til effektiv utnyttelse av ressursene i innkjøpsarbeidet og at man tar hensyn til samfunnsansvar og Lov og forskrift til offentlige anskaffelser. 14

15 Når er det behov for selvevaluering? 1. Grunnlag for strategi eller virksomhetsplan 2. Få aksept for tiltak som måtte komme - sikre involvering fra berørte parter 3. Gjøre minst mulig - effektiv ressursbruk 4. Overholde lover og regler (herunder Lov og forskrift om offentlige anskaffelser)

16 9 temaer for selvevaluering Anskaffelsesmodell

17 Media Regelverk Gode anskaffelser Budsjett Samfunnet Politikk Næringslivet Direktoratet for forvaltning og IKT

18 Gode anskaffelser Direktoratet for forvaltning og IKT

19 Gode anskaffelser Direktoratet for forvaltning og IKT

20 Gode anskaffelser Direktoratet for forvaltning og IKT

21 Gode anskaffelser Direktoratet for forvaltning og IKT

22 Gode anskaffelser (1) Gode anskaffelser beskriver hvilke resultater for anskaffelser vi mener offentlige virksomheter bør arbeide for å oppnå. Vi har valgt å dele inn resultatene etter medarbeiderresultater, bruker- og borgerresultater, samfunnsresultater og nøkkelresultater. Nøkkelresultater Nøkkelresultater i virksomheten sett i forhold til formål og handlingsplaner. Både resultater relatert til interessentenes behov og krav, for eksempel knyttet til kvalitet og produktivitet (eksterne resultater) og resultater relatert til ledelsens egne målsettinger for driften, for eksempel knyttet til økonomi og arbeidsprosesser (interne resultater). Anskaffelsene skal bidra til at virksomheten oppnår overordnede produksjonsmål. Anskaffelsene skal bidra til at virksomheten oppnår effektiv og god kvalitet på tjeneste/ produktlevering. Innkjøpsavdelingen skal sikre god etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Innkjøpsavdelingen sikre at revisjoner ikke har anmerkninger til virksomhetens anskaffelser. Innkjøpsavdelingen skal ha god oversikt over virksomhetens forbruk og fremtidige behov. Innkjøperne skal sikre kontinuerlig forbedring av og innsparing (tid/penger) gjennom å inngå gode avtaler med samarbeidspartnere, partnerskap og/ eller leverandører. vurdere effektiv ressursbruk i anskaffelsesprosessene. innføre nye løsninger. inkludere de totale kostnadene knyttet til produktets eller tjenestens livssyklus, ikke bare innkjøpsprisen. Medarbeiderresultater I hvilken grad virksomheten når sine ønskede resultater med hensyn til å tilfredsstille medarbeiderne i innkjøpsavdelingens behov. Innkjøpsavdelingen skal ha medarbeidere som trives, er engasjerte, motiverte og har tilstrekkelig juridisk, økonomisk, teknisk og merkantil kunnskap og kompetanse Direktoratet for forvaltning og IKT

23 Gode anskaffelser (2) Samfunnsresultater Innvirkningen virksomhetens anskaffelser har på samfunnet. Anskaffelsene skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet. Innkjøperne skal sikre at virksomheten kjøper produkter og tjenester som gir minst mulig miljøbelastning og som understøtter norsk miljøpolitikk (mindre ressursbruk, mindre energibruk, mindre avfall og mindre bruk av helse- og miljøskadelige kjemikalier). Innkjøperne skal sikre at virksomheten kjøper produkter og tjenester hvor grunnleggende menneskerettigheter og arbeidsvilkår er blitt ivaretatt under produksjonen. Innkjøperne skal sikre at samfunnet har tillitt til at virksomhetens anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte med et fornuftig pengebruk. Bruker- og borgerresultater I hvilken grad virksomheten oppnår de ønskede resultater for anskaffelser med hensyn til å tilfredsstille brukere og borgere. Med brukere og borgere menes det her personer (for eksempel klienter, elever, pasienter), private bedrifter, andre offentlige etater og organisasjoner som mottar en ytelse direkte fra virksomheten. Med brukere menes også ansatte (interne brukere) i virksomheten som benytter seg av innkjøpsavdelingen. Innkjøpsavdelingen skal være nyttige og serviceinnstilte mot virksomhetens interne brukere. Innkjøperne skal sikre at flere små og mellomstore bedrifter er i stand til å levere tilbud i offentlige konkurranser. Innkjøperne skal bidra til et mer lønnsomt og omstillingsdyktig næringsliv. Innkjøperne skal sikre at virksomheten effektivt kan levere produkter og tjenester av god kvalitet. Innkjøperne skal være oppdatert på og ha god dialog med relevante leverandørmarkeder. Anskaffelsene skal tilfredsstille behovet til eksterne brukerne. Eksempel på presentasjon Anskaffelser skal bidra til at virksomheten når sine overordnede mål og gir økt verdiskapning i samfunnet. Dette gjøres gjennom anskaffelser som gir minst mulig miljøbelastning, tar sosialt ansvar, involverer brukere og leverandører og inkluderer de totale kostnadene til produktets eller tjenestens livssyklus. Anskaffelsene skal være nyttig for brukere og sikre at virksomheten effektivt kan levere gode produkter og tjenester til borgerne Direktoratet for forvaltning og IKT

24 Finn virksomhetens modenhet! Nivået kjennetegnes av uforutsigbare, dårlig kontrollerte og reaktive handlinger. Tiltak er ikke planlagt eller gjennomført. Kriterium X Nivået Nivået kjennetegnes av kjennetegnes av noe definerte, men definerte og lite kontrollerte kontrollerte handlinger og handlinger. Tiltak er virksomheten planlagt og følger minimum gjennomført. lovkrav. Tiltak er planlagt. Nivået kjennetegnes av proaktive, tydelig definerte og kontrollerte handlinger. Tiltak er planlagt, gjennomført, vurdert og justert/ forbedret (vi har lært). Nivået kjennetegnes av proaktive, tydelig definerte, målte og kontrollerte handlinger. Alt hva vi gjør innenfor dette emnet planlegges, gjennomføres, vurderes og justeres systematisk, og vi lærer av andres praksis og arbeider hele tiden med løpende forbedring. Eksempler på dokumentasjon Valg av nivå og poenggivning skal i størst mulig grad være basert på dokumenterbar informasjon og i minst mulig grad på synsing. I dette feltet vil Difi komme med eksempler på dokumentasjon som kan brukes i vurderingen av poeng for dette kriteriet. 1-5 poeng 6-10 poeng poeng poeng poeng Poengsum Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

25 Konkludere modenhet Mulig å konkludere med poeng for hvert tema Totalsum for alle 9 temaer må legges sammen for å få totalbilde Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

26 Lavt modenhetsnivå (0-1) Mangler tydelig innkjøpsfunksjon med tydelige roller og tilstrekkelig kompetanse Har mangelfull oversikt over eksisterende avtaler, mangler retningslinjer og maler Kan ha godkjent en anskaffelsesstrategi uten at den er implementert i virksomheten Mangler mål og styringsparametere på innkjøp Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

27 Middels modenhetsnivå (2) Anskaffelsesstrategi som ivaretar virksomhetens overordnede mål Har definert en innkjøpsfunksjon med klare roller og ansvar Gjennomfører årlig innkjøpsanalyse som synliggjør aktiviteter for kostnadsbesparelser Toppledelsen mottar jevnlig rapporter på måloppnåelse Stiller konkrete krav til kompetanse eller formell erfaring hos innkjøpsmedarbeidere Tverrfaglig team ved strategisk viktige anskaffelser Brukerne involveres noe Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

28 Høyt modenhetsnivå (3-4) Innkjøpsfunksjonen er representert i ledergruppen og har fullmakt til å foreslå strategiske valg Realiserer gevinster og utnytter stordriftsfordeler på tvers av organisasjonen Resultater etterspørres og rapporteres regelmessig Har identifisert risiko og følger opp disse med en tiltaksplan Motiverte medarbeidere og kultur for å gjennomføre gode anskaffelser Innkjøpslederen er tidlig inne i planleggingen av nye anskaffelser Brukerne involveres systematisk i anskaffelser Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

29 Oppgave Gå sammen i grupper på 4 Gruppa får utdelt et tema (levandørmarked,organisering, styring og lederskap) Ta utg pkt i virksomheten til en av dere Gå gjennom hvert nivå for å høre om status i den utvalgte virksomheten Konkluder modenhet, fra nivå 0-4. Begrunn svaret Hva må til for å oppnå høyere modenhet? Hvem bør være representert i gruppa hvis du skal gjøre øvelsen i din virksomhet? Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

30 Begrunnelse hva må til for å oppnå høyere modenhet? 1. Hvilken modenhet oppnådde virksomheten? skriv her 2. Skriv ned tiltak som må til for å oppnå høyere modenhet (skriv i tabell nedenfor) Tema Modenhet(0-4) Merknader Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

31 Tips for gjennomføring Kommunisere hensikt Workshop Representanter for hele innkjøpsfunksjonen Dokumentasjon Gå gjennom temaene Forberede seg - lese dokumentet og bestemme seg for modenhet før gruppa møtes God tid til diskusjoner - forankring Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

32 Forberedelse til neste gang - gjennomfør selvevaluering Inviter berørte parter i innkjøpsprosessen til et arbeidsmøte for å gjennomføre selvevaluering Benytt selvevalueringsverktøyet til Difi Gjennomføring av arbeidsmøte: Be deltakerne gjøre seg opp en formening om modenhet på sitt område be dem hente frem dokumentasjon for deres påstand Presenter anskaffelsesmodellen Drøft tema for tema Konkluder modenhetsnivå for hvert tema Presenter erfaringer på neste kursdag Direktoratet for forvaltning og IKT

33 Selvevaluering av innkjøpsfunksjonen 1. Hvilket modenhetsnivå er virksomheten på mht offentlige anskaffelser? skriv her 2. Skriv ned modenhetsnivå for hvert tema (9 temaer). Tema Modenhet (0-4) Merknader Lederskap Organisering Styring Medarbeidere Systemer og teknologi Samarbeidspartnere Anskaffelsesprosesser Nøkkelresultater Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

34