Program for digitale anskaffelser

Transkript

1 Program for digitale anskaffelser Gevinster og gevinstrealisering ved digitalisering hva forventes? 26. april 2018 Gunnar Wessel Thomassen Programleder Fagdirektør, Difi - ANS

2 Hva er en gevinst og for hvem? Bergensbanen åpnet et helt statsbudsjett. Landets største samferdsel- og industriprosjekt i forhold til statsbudsjettet. Flytoget i full service fra1999 investeringskostnad 10 milliarder kroner Digitale anskaffelser heldigitalisert fra 2025 investeringskostnad 91 millioner kroner (13 millioner årlig i 7 år) Program for digitale anskaffelser 2

3 En forventet samfunnsgevinst i programmet på 3,6 mia kroner Estimert samfunnsgevinst direkte relatert til digitalisering Årlig identifisert besparelse Årlig investeringsbeløp Estimert samlet samfunnsgevinst i perioden Innføre gevinstmåling Effektive prosesser 400 mill. kroner 13 mill. kroner* 1,6 mrd. kroner Økt konkurranse 440 mill. kroner 13 mill. kroner* 1,8 mrd. kroner 40% Redusert konfliktnivå 70 mill. kroner 13 mill. kroner* 280 mill. kroner 70% Sum identifiserte gevinster 3,6 mrd. kroner 30% * Inkluderer ikke den enkelte virksomhets investeringer/ressursbruk Program for digitale anskaffelser 3

4 Hvem har definisjonsmakt på begrepet gevinst? Direktoratet for økonomistyring (DFØ) veileder definerer gevinst slik: «En effekt som blir sett på som positiv av minst én interessent» og en effekt slik: «En effekt er en forandring i tilstand hos brukerne eller i samfunnet som har oppstått som følge av virksomhetens tiltak» Program for digitale anskaffelser 4

5 For programmet betyr dette en systematisk tilnærming Samfunnsmål (Politisk perspektiv) Fornye offentlig sektor Forbedre offentlig sektor Forenkle offentlig sektor KPIer KPIer KPIer Effektmål (Bruker perspektiv) Redusere transaksjonskostnader Fjerne tidstyver Muliggjøre bedre innkjøp Sikre mer lovmessige innkjøp KPIer KPIer KPIer KPIer Resultatmål (Program perspektiv) Heldigitalisere anskaffelsesprosessen Standardiserte prosesser og maler etablert Styrke den digitale modenhet Teste ny digital innovativ teknologi Tilrettelegge for realisering av gevinster Videreutvikle en felles infrastruktur KPIer KPIer KPIer KPIer KPIer KPIer Innsatsfaktorer Brukere og tjenester Mennesker og kompetanse Informasjon Prosesser Organisering Teknologi og infrastruktur Program for digitale anskaffelser 5

6 Hvilke tiltak/tjenester gir størst effekt hvor og for hvem? Samfunnsøkonomisk gevinst Politisk samfunnsperspektiv 3,6 mia kroner identifiserte besparelser Sektor effekt x.x mia NOK Privat sektor y.y mia NOK Offentlig sektor Redusere transaksjonskostnader Fjerne tidstyver Fremme produktivitet Redusere prosedyrefeil KPIer KPIer KPIer KPIer x.x. mill NOK xx mill NOK x.x mill NOK x.x mill NOK Redusere transaksjonskostnader Fjerne tidstyver Muliggjøre bedre innkjøp Sikre mer lovmessige innkjøp KPIer KPIer KPIer KPIer x.x mill NOK x.x mill NOK x.x mill NOK x.x mill NOK Program for digitale anskaffelser 6

7 De 8 prioriterte tiltakene må arbeide metodisk i tråd med gevinstrealiseringens 4 faser 1. Identifisere gevinster Identifisere potensielle gevinster og nødvendige endringer Verdsette gevinster Involvere interessenter 2. Planlegge gevinstrealisering Verifisere og forankre gevinster med interessenter Lage gevinstrealiseringsplaner Nullpunktsmåling Gevinstrealisering 4. Evaluere prosessen Evaluering av arbeidet med å realisere gevinster Lære av prosessen 3. Gjennomføre gevinstrealisering Måling og oppfølging av gevinstrealiseringsplan Program for digitale anskaffelser 7

8 Anskaffelsesgevinster gir budsjetteffekt, kvalitetseffekt og effekt for 3.part PRISSATTE GEVINSTER MED BUDSJETTEFFEKT 1 Muliggjøre bedre innkjøp 2 3 Priseffekt - med direkte budsjetteffekt ved inngåelse av nye avtaler lojalitet til avtaler Økt konkurranse og antall tilbydere Fremme produktivitet PRISSATTE GEVINSTER MED TREDJEPARTSEFFEKT Fjerne tidstyver Økt produktivitet Prosessgevinster Prosessgevinster Fjerne tidstyver Reduksjon av antall årsverk som følge av implementering av nye digitale saksbehandlingsverktøy i anskaffelsesprosessen Konsolidering av avtaler/samarbeid på tvers reduksjon av antall konkurranser Ta bort unødige ikke verdiskapende tjenester/aktiviteter Ta bort/endre ressursbruk Flere leverandører kan enklere delta i konkurranser Gjenbruk av data reduksjon av kostnader for øvrige aktører (kommuner, statsforetak, og leverandører i privat sektor) Reduksjon av antall årsverk som følge av implementering av nye digitale saksbehandlingsverktøy i anskaffelsesprosessen Konsolidering av avtaler/samarbeid på tvers reduksjon av antall konkurranser Ta bort unødige ikke verdiskapende tjenester/aktiviteter Ta bort/endre ressursbruk GEVINSTER MED KVALITETSEFFEKT Etterlevelse av regelverk, avtaler og interne retningslinjer 7 Styrket omdømme og redusert risiko for brudd på LOA/FOA Færre prosedyrefeil Bedre kontraktsoppfølging internt og eksternt 8 Bedre kunnskap om Standardiserte avtaler og konkurransedokumenter med høy faglig kvalitet leverandører og marked fremtidig prisgevinst 9 Raskere saksbehandling og enhetlig profil til markedet Styrke omdømmet 10 Profesjonalitet i hele anskaffelsesprosessen Bedre omdømme i markedet Dyktigere og flere leverandører 11 Bedre omdømme internt Økt ressursutnyttelse og Fremstår som en profesjonell økte innsparinger arbeidsgiver - rekrutteringsfremmende Program for digitale anskaffelser 8

9 Effektiv bruk av ressurser er et krav: Økonomiregelverket 1: Statlige midler skal brukes i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger, fastsatte mål og resultatkrav skal nås, og statlige midler skal brukes effektivt. Økonomiregelverket 4: Statlige virksomheter skal fastsette mål og resultatkrav, sikre at mål og resultatkrav oppnås, sikre at ressursbruken er effektiv, og sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag. I de fleste offentlige prosjekter vil det være forventninger om gevinster som skal realiseres etter at prosjektet er avsluttet. Gevinstrealisering er en metode for å planlegge og organisere i linjeorganisasjonen og i prosjektgruppen, med tanke på å følge opp og hente ut slike gevinster Program for digitale anskaffelser 9

10 Forutsetninger for programmet Difi tilrettelegger og markedet leverer Utstrakt og godt samarbeid med virksomheter og leverandører Styrke relasjoner på tvers av kompetansemiljøer Program for digitale anskaffelser 10

11