Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Internrevisjon av kontraktstyring og leverandøroppfølging

Transkript

1 Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Internrevisjon av kontraktstyring og leverandøroppfølging Oppfølging av anbefalte tiltak/svar fra revidert enhet

2 Oppsummering Det er utarbeidet prosedyrer tilknyttet anskaffelsesprosessen for noen år tilbake. Disse er godt dokumentert og tilgjengelig for alle, men er ikke vedlikeholdt og kommunisert godt nok ut i organisasjonen. Vår gjennomgang viser at HDO har gode prosesser for å gjennomføre anskaffelser, men mangler prosedyrer og systemer for å gjennomføre og dokumentere en effektiv kontraktstyring og leverandøroppfølging. Det er også svakheter knyttet til internkontrollen ved mottak av varer og tjenester, samt kontroll av riktig pris i forbindelse med fakturakontrollen.

3 Organisering anbefaling (tiltak)/svar fra revidert enhet Vi anbefaler å avklare ansvarsområder for de som er involvert i anskaffelser, herunder kategoristyring og leverandøroppfølging. Formalisering av roller, ansvar og oppgaver vil bidra til å øke kvaliteten på kontraktstyringen og leverandøroppfølgingen, samt bidra til en kostnadseffektiv forvaltning basert på HDOs mål, strategier og behov. Anbefaler at dette ligger under Innkjøpssjefen sitt hovedansvar som i dag, men det forutsetter at denne rollen blir en 100% rolle. For noen områder vil det være aktuelt at andre i HDO som er «nærmere» leverandøren har ansvaret for kontrakt- og leverandøroppfølging. Dette kan f.eks. være innenfor spesialområder som radio og telefoni.

4 Kategoristyring anbefaling (tiltak)/svar fra revidert enhet Det er god praksis for anskaffelser å etablere kategoristyring av leverandører basert på felles metodikk. Vi anbefaler at HDO etablerer en plan for implementering av kategoristyring. Det er vanlig at en slik plan starter med å analysere forbruk som grunnlag for etablering av kategoriene. Neste steg er å analysere leverandørmarkedene, utarbeide kategoristrategier og handlingsplaner. Hver kategori bør ha en dedikert kategoriansvarlig for gjennomføring av anskaffelser, løpende og periodisk oppfølging, kostnadskontroll og eventuell utløsning av opsjoner. Hvor mye tid tar det å innføre kategoristyring? Difi Veileder for kostnadsbesparelser ved anskaffelser Veilederen med Excel verktøy er ferdig utviklet. Veilederen er laget gjennom et fellesarbeid med Difi og Deloitte. Veilederen med tilhørende verktøy kan lastes ned fra «anskaffelser.no». Benytte ekstern konsulentbistand sammen med HDO ressurser i dette arbeidet.

5 Kritiske leverandører anbefaling (tiltak)/svar fra revidert enhet Utarbeide en metodikk basert på en predefinert scoring modell for å klassifisere alle leverandører for å sikre tilfredsstillende oppfølging av virksomhetskritiske leverandører. Her bør det kjøres en eller flere analyser for å oppnå dette. Dette kan være analyser av typen leverandørmarkedsanalyse, innkjøpsanalyse, porteføljeanalyse og/eller ABC analyse. Lage detaljerte planer for å utarbeide metodikk og gjennomføring av analyser.

6 Avtaleoppfølging/dokumentasjon anbefaling (tiltak)/svar fra revidert enhet Vi anbefaler å anskaffe et helhetlig avtaleoppfølgingssystem for å understøtte en effektiv forvaltning av leverandørkontrakter. Et slikt system bør være integrert med regnskapssystemet for løpende oppdatering av f.eks. forbruksdata, samt gi mulighet for oppdatering av kalenderfunksjonen i MS Outlook for leverandørmøter. Vi er opplyst om at det vurderes flere alternative elektroniske systemer for avtaleoversikt og oppfølging. Dette bør avklares innen rimelig tid for å sikre tilstrekkelig oppfølging av leverandører og kontrakter. Vi har P360 Kontraktsmodulen installert. HDO deltar i et prosjekt sammen med Helse Sør-Øst RHF og noen tilhørende HF. Det er sammen med Tieto/Software Innovation produsert en løsningsbeskrivelse for P360 Kontraktshåndtering hos Helse Sør-Øst RHF og medvirkende HF, deriblant HDO. For å ta i bruk løsningen så anbefales det at vi som Helse Sør-Øst RHF oppdaterer fra versjon 4.1 SP7 til versjon 4.1 SP9 samt konfigurerer Kontraktsmodulen i henhold til løsningsbeskrivelsen i samarbeid med Helse Sør- Øst RHF. Helse Sør-Øst RHF er allerede i gang med å oppgradere til SP9. Når dette er gjort anbefales å overføre all kontrakt informasjon fra dagens regneark til Kontraktsmodulen.

7 Års hjul for leverandøroppfølging anbefaling (tiltak)/svar fra revidert enhet Vi anbefaler at HDO lager en totaloversikt som viser alle oppfølgingsaktiviteter, samt års hjul med en detaljert møtekalender for oppfølging av virksomhetskritiske leverandører. Her kan vi bruke dagens års hjul for ledergruppen som mal slik at vi bruker samme format innenfor HDO.

8 Styrende dokumenter anbefaling (tiltak)/svar fra revidert enhet For å sikre validitet og etterlevelse bør HDO gjennomgå de dokumenterte prosedyrene, samt etablere prosesser slik at disse holdes løpende oppdatert. Vi anbefaler at retningslinjer hvor dette mangler beskrives og implementeres for å sikre at HDO oppnår de leveranser og den kvalitet som er avtalefestet med leverandører. Beskrivelsene bør blant annet inneholde krav, retningslinjer og maler knyttet til gjennomføring og dokumentering av leverandørmøter. I forbindelse med opprettelsen av HDO så etablerte vi 13 prosesser med til sammen 43 prosedyrer. Det har ikke blitt tid til å revidere disse prosedyrene blant annet i forhold til nye forskrifter om offentlige anskaffelser. Det bør gjennomføres en full gjennomgang av eksisterende prosesser og prosedyrer for å avstemme disse med nytt regelverk. I tillegg bør det i etterkant gjennomføres opplæring av sentrale personer som har roller i forbindelse med anskaffelser og innkjøp. Jeg anbefaler å benytte ekstern bistand for gjennomgangen av prosesser og prosedyrer. Intern opplæring kan gjennomføres av intern ressurs.

9 Anbefalinger/ planlagte tiltak Tema Prioritet 1-3 Anbefaling (tiltak) Svar fra revidert enhet Tidsfrist Ansvarlig Organisering 1 Avklare ansvarsområder samt formalisere roller, ansvar og oppgaver. Se nærmere beskrivelse i foil Innkjøpssjef Kategoristyring 1 Etablere kategoristyring. Se nærmere beskrivelse i foil Innkjøpssjef Kritiske leverandører 2 Utarbeide metodikk for å klassifisere alle virksomhetskritiske leverandører. Se nærmere beskrivelse i foil Innkjøpssjef Avtaleoppfølging/ dokumentasjon 1 Anskaffe et helhetlig avtaleoppfølgingssystem for å understøtte en effektiv forvaltning av leverandørkontrakter. Public 360. Oppgradere fra SP7 til SP9. Konfigurere Kontraktsmodulen. Tilpasse oss felles løsningsbeskrivelse med Helse Sør-Øst RHF. Deretter må data fra dagens løsning overføres til kontraktsmodulen Innkjøpssjef Års hjul for leverandøroppfølging 2 Etablere års hjul. Benytte samme HDO mal som i dag benyttes av ledergruppen. Års hjulet blir det siste som fullføres fordi det har avhengighet til flere av de øvrige tema Innkjøpssjef Styrende dokumenter 1 Oppdatere etablerte prosesser/prosedyrer samt etablere manglende prosesser/prosedyrer. Oppdatere 13 prosesser og 43 prosedyrer og eventuelt etablere nye i henhold til nytt regelverk Innkjøpssjef

10 Slutt