Prosjektplan A5 Anskaffelser

Transkript

1 Prosjektplan A5 Anskaffelser Programleder: Prosjektleder: Morten Deol Godkjent dato: Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 1

2 ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som krever godkjenning fra prosjekteier, skal prosjektlederen oppdatere endringsloggen. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt.] Versjon Dato Endring Produsent Godkjent 1 Første utgave Morten Deol Kjell-Erik Haukland Morten Deol satt som prosjektleder. -Oppdatert fremdriftsplan med fem nye punkter. Noen av disse må besluttes av Prosjektrådmann. - ROS analyse utarbeidet og vedlagt prosjektplanen. Morten Deol DISTRIBUSJONSLOGG [For å sikre at alle relevante interessenter har mottatt siste versjon av styringsdokumentet, må distribusjonsloggen oppdateres i tråd med versjonshåndteringen.] Versjon distribuert Dato Navn Morten Deol, Kjell Erik Haukland, Therese Bekkevold, Ulla Nordgarden, Erik Brun-Pedersen. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 2

3 Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Prosjektets mål og mandat Mandat kommunikasjon med Berørte aktører Rammebetingelser Strategi for gjennomføring Prosjektets leveranser Prosjektets avhengigheter og forutsetninger Organisering Fremdriftsplan ROS - analyse Rapportering... 7 Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 3

4 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Ved sammenslåingen av de tre Drammen, Svelvik og Nedre Eiker i 2020 vil det være en rekke avtaler har inngått som overlapper hverandre, behovet faller bort, eller det kan være behov for å inngå nye avtaler for å tilpasse avtalene. Sammenslåingen i seg selv vil også medføre økt andel av anskaffelser som omfattes av regelverket for offentlige anskaffelser. Det er derfor viktig at fagmiljøet i de tre kartlegger omfanget av dette arbeidet, gjennomføre de tiltak som anses som hensiktsmessig for å ivareta etterlevelse av regelverket for offentlig anskaffelser, samt tilrettelegge for en felles anskaffelsesfunksjon. Prosjektets styringsdokument (dette dokumentet) beskriver en overordnet plan for prosjektets gjennomføring, 2. PROSJEKTETS MÅL OG MANDAT Prosjektets mål er å tilrettelegge for en felles anskaffelsesfunksjon, slik at overgang til Nye Drammen foregår på en smidig og effektiv måte, samt redusere antall overlappende avtaler og øke andelen av felles avtaler Mandat Prosjektets mandat er å kartlegge dagens innkjøpsfunksjon i de tre, identifisere forskjellene og gjennomføre tiltak for å samordne anskaffelsesfunksjonen i de tre. Tiltakene som iverksettes vil i all hovedsak være anbefalinger fra nasjonale myndigheter, råd fra andre kommunereformprosesser og Kommuneadvokatens anbefalinger gitt i notat fra «Handlingsrom for endring av kontrakter i lys av kommunesammenslåingen». Oppsummert innebærer dette blant annet: Kartlegging av avtaleportefølje Kartlegge digitale systemer Kartlegge anskaffelsesfunksjonen Felles anskaffelser Felles kontraktsforvaltning Ta høyde for kommunesammenslåing ved nye kunngjøringer og kontrakter Formelt innkjøpssamarbeid mellom Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 4

5 3. KOMMUNIKASJON MED BERØRTE AKTØRER Gjennom organiseringen av prosjektet, blir berørte aktører trukket inn i gjennomføringen. Berørte aktører Innkjøpsenhetene i alle kommuner Bestillerenhetene i Toppledelsen i de tre Mål med kommunikasjo nen Arbeide med felles målsetninger. Gjennomføre inngått samarbeidsavtale. Skape godt samarbeidsklima og felles arbeidskultur Tilrettelegge for samarbeid om anskaffelser på tvers av Budskap Vi er fremtidige kollegaer Anskaffelser er et fagområde som også må samkjøres på et egnet tidspunkt Kommunikasj onsform Møter, e-post, telefon. e-post, telefon, møter Når? / Ved milepæl? Jevnlig Ansvarlig Innkjøpsans varlige i Innkjøpsans varlige i Beslutningsstøtte Møter, e-post, Ved behov Innkjøpsans varlige i Prosjektrådmann Beslutningsstøtte Møter, e-post, Ved behov Innkjøpsans varlige i 4. RAMMEBETINGELSER Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser. Dagens organisering av anskaffelsesfunksjonen i de tre. Eksisterende avtaler inngått med leverandører. Ta hensyn til sensitive tema innenfor de tekniske fagområdene. Hvordan deres tjenester skal produseres i Nye Drammen (anskaffe eller egenprodusert) må trolig besluttes politisk. 5. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING Overordnet strategi for gjennomføringen er jevnlig kontakt mellom innkjøpsenehetene i tilknytning til prosjektgjennomføringen og den daglige driften, samt tilnærme oss en arbeidsmetodikk som er lik for de tre innkjøpsenhetene Prosjektets leveranser Komplett avtaleoversikt ved sammenslåing En vesentlig andel av inngåtte avtaler også kan benyttes av Nye Drammen Bruk av like IKT systemer Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 5

6 6. PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER Kort beskrivelse av avhengighet Felles ressursbruk i innkjøpsfunksjonene Formelt innkjøpssamarbeid Lik plattform for gjennomføring av digitale anskaffelser KGV/KAV Anskaffelse av nytt innkjøpssystem (ehandel) er nødvendig grunnet avtale som utløper våren Systemet er integrert med et økonomisystemet. For å tilrettelegge for at flest mulig avtaler kan benyttes etter , så bør organisering av s diverse selskaper (AS r, IKS r, 27 osv) besluttes. IKT- anskaffelser har egne retningslinjer gitt av porteføljestyret som berører dstab, D- IKT og innkjøpsenhetene Nok tilgjengelige ressurser til å gjennomføre prosjektet, håndtere økt omfang av anskaffeler grunnet kommunereformarbeidet, samt opprettholde normal tjenesteproduksjon. Håndtering av avhengighet Godkjent av prosjektrådmann Signert samarbeidsavtale mellom Utløst opsjon for Svelvik og Nedre Eiker for å benytte samme system som Drammen Utlysning av nytt innkjøpssystem settes på vent intill valg av økonomisystem for Nye Drammen besluttes Avventer avklaringer fra prosjektrådmann. Inntil videre gjelder prosjektet de tre basisorganisasjonene og tilhørende kommunale foretak. Rutiner følges Drammen kommune undersøker handlingsrommet for rekruttering. 7. ORGANISERING Rolle Medarbeiderrepresentant Prosjektleder Medarbeiderrepresentant Representant fra prosjektrådmann Navn Innkjøpsansvarlig Svelvik, Therese Bekkevold Innkjøpssjef Drammen, Morten Deol Innkjøpsansvarlig Nedre Eiker, Kjell-Erik Haukland Ulla Nordgarden Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 6

7 8. FREMDRIFTSPLAN 9. ROS - ANALYSE Prosjektets ROS-analyse er utarbeidet og vedlagt denne prosjektplanen. 10. RAPPORTERING Prosjektet rapporterer til: Prosjektorganisasjonen hvert kvartal. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 7

8 Vedlegg 1 ROS-analyse Nr Risiko I felles anskaffelsesprosesser er det uavklarte forhold i tilknytning til roller og ansvar generelt og erstatningsansvar spesielt Vanskeligheter i å fordele og identifiserer omfanget til alle overlappende avtaler. Dette er særskilt viktig på varer og tjenesteavtaler som ikke har en geografisk tilknytning. Dette kan medføre brudd på anskaffelsesregelverket Overlappende avtaler medfører risiko for dårligere og forskjellig kvalitet/betingelser mm i tjenesteleveransene. Uforholdsmessig mange konkurranser som må gjennomføres rundt samme tidspunkt, som kan medføre brudd på anskaffelsesregelverket Diverse tema innenfor de forskjellige fagområder, f.eks hvordan tjenester skal produseres i Nye Drammen må trolig besluttes politisk før felles anskaffelser kan gjennomføres. Dette kan medføre dårligere tid til å gjennomføre anskaffelser i tide og økt risiko for overlappende avtaler. Manglende felles bestillingssystemer/rutiner, som kan medføre manglende leveranser. Manglende sporbarhet til arkiverte anskaffelsesdokumenter og manglende integrasjon mellom KGV/KAV og nytt Sak og arkiv system. Kan medføre mer ressurskrevende anskaffelsesprosesser, samt brudd på anskaffelsesregelverket Manglende informasjon om endringer som følge av en gradvis mer felles anskaffelsesfunksjon og avtaleforvaltning til relevante interessenter (Ansatte, leverandører, bestillere, samarbeidspartnere, ledelsen og politikere). Dette kan medføre dårligere anskaffelsesprosesser. Sannsynlighet Konsekvens Risikoreduserende tiltak Prioritet 2 4 Inngå tilslutningserklæringer Gjennomføre i størst mulig grad av felles anskaffelser. Analyserer avtaleporteføljene og utarbeide prioritetsliste over hvilke avtaler/konkurranser som anses som kritiske å håndtere. 5 5 Gjennomføre i størst mulig grad av felles anskaffelser. Analyserer avtaleporteføljene og utarbeide prioritetsliste over hvilke avtaler/konkurranser som anses som kritiske å håndtere. 5 5 Gjennomføre i størst mulig grad av felles anskaffelser. Analyserer avtaleporteføljene og utarbeide prioritetsliste over hvilke avtaler/konkurranser som anses som kritiske å håndtere og hvilke evt. nye områder som kan fremkomme. Inngå felles rammeavtale på anskaffelsestjenester for å kunne kjøpe økt kapasitet. 3 5 Belyse behovet for god nok tid til å gjennomføre anskaffelser og implementere avtaler overfor politikerne. 2 5 Så raskt så mulig igangsette tiltak for å få på plass felles bestillingssystemer når beslutning rundt felles økonomisystem foreligger 2 5 Belyse problemstillingen overfor prosjektet MinSak, og bli forsikret at denne risikoen er planlagt håndtert. 1 2 Utsending av nyhetsbrev til alle ansatte om innkjøpssamarbeidet og hva dette medfører for alle (Ansvarlig anskaffelser og avtaleforvaltning kan være ansatt i en annen kommune. Invitere hverandre i hverandre). Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal

9 Vurdere samarbeidet med BTV innkjøp. Manglende plan og ressurser for å ivareta behovet for gjennomføring av flere anskaffelser som følge av en evt. uttredelse av BTV samarbeidet. Dette kan medføre brudd på anskaffelsesregelverket. Manglende felles organisering av anskaffelsesfunksjon. Dette kan medføre forvirring rundt roller og ansvar. Kan medføre brudd på anskaffelsesregelverket. Manglende felles anskaffelse strategi og innkjøpshåndbok. Kan medføre manglende overordnet styring /utvikling av anskaffelsesfunksjonen, ivaretakelse av administrative og politiske vedtak, samt brudd på anskaffelsesregelverket. 3 5 Forventningsavklaring med BTV. Sende internt beslutningsgrunnlag til prosjektrådmann. 1 3 Utarbeide forslag til felles organisering av anskaffelsesfunksjon til prosjektrådmann 3 3 Utarbeide forslag til Prosjektrådmann og beslutte felles anskaffelsesstrategi og innkjøpshåndbok Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 9