Oslo universitetssykehus HF

Transkript

1 Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 28. oktober 2015 Saksbehandler: Vedlegg: Viseadministrerende direktør finans og økonomi Handlingsplan med tiltak for lukking av avvik ved gjennomføring av byggeprosjekter SAK 72/2015 ORIENTERING OM REVISJON AV BYGGEPROSJEKTER OG OPPFØLGING Forslag til vedtak Styret tar redegjørelsen til orientering. Oslo, den 20. oktober 2015 Bjørn Erikstein

2 Oslo universitetssykehus HF styresak 72/2015 Side 2 av 5 Sammendrag Oslo universitetssykehus HF har gjennomført en revisjon av byggeprosjekter. Styret har tidligere vedtatt plan for interne revisjoner i , (styresak 28/2014 og 30/2015) der byggeprosjekter/eiendomsområdet inngår i planen. Oslo universitetssykehus HF gav foretakets eksterne revisor PricewaterhouseCoopers AS (PwC) oppdraget med å gjennomføre revisjonen. Revisjonen ble gjennomført i perioden januar mai, og rapport ble overlevert 8. juni Styret ble gitt en kort orientering om hovedkonklusjon i styremøte 25. juni (sak 49/2015). Hovedkonklusjon i rapporten fra PwC var at det er mangelfull styring og kontroll i de undersøkte byggeprosjektene. Etter en nærmere gjennomgang av funnene og samtaler med de enkelte prosjektlederne er bildet mer nyansert enn det som ble beskrevet i rapporten og etterfølgende medieoppslag. Den etterfølgende interne gjennomgangen har vist at det i mange tilfeller finnes relevante årsaksforklaringer på de aktuelle funnene, og at det likevel ikke har vært regel- eller rutinebrudd i det omfang eller av den karakter som først antatt. Oslo universitetssykehus HF erkjenner likevel at rapporten har funnet vesentlige svakheter og mangler i byggeprosjektene, og at det i flere tilfeller ikke har vært tilstrekkelig styring og kontroll. Dette har i mange tilfeller sin årsak i hasteprosesser og endringer i prosjektene underveis, men også som påpekt i rapporten, manglende eller sviktende rutiner, rollefordeling og ansvarsfordeling. Oslo universitetssykehus HF tar disse funnene alvorlig og har vedtatt en handlingsplan for å forbedre de aktuelle områdene. Da rapporten kom ble det satt i gang strakstiltak der det ble vurdert å være nødvendig. Videre har sykehuset arbeidet med vurdering og plan for tiltak for å rette opp de avvik som er funnet. Tiltakene i handlingsplanen er knyttet til både struktur, rutiner, ledelse og opplæring og en del av tiltakene er allerede satt i gang. Tiltakene er prioritert etter alvorlighetsgrad samt antatt effekt over tid. Overordnet er de beskrevet i denne saken og i vedlagte handlingsplan. Det er etter PwC sin anbefaling også gjort en etterfølgende relasjonsanalyse, en statistisk analyse av prosjektledernes innkjøp fra de enkelte leverandører samt en nærmere gjennomgang av to konkrete prosjekter. Analysene vil bli nærmere gjennomgått for å avstemme fakta. Det er ikke gjort konkrete funn i disse som krever andre tiltak eller ytterligere oppfølgning ut over den allerede vedtatte handlingsplanen. Administrerende direktørs vurdering Oslo universitetssykehus HF forvalter en betydelig og mangeartet eiendomsmasse. Vedlikehold og oppgradering er en løpende oppgave. Byggeprosjektene omfatter både rehabilitering og nybygg. Det er viktig at omverdenen har tillit til at sykehuset fyller rollen som en profesjonell byggherre. Eiendomsområdet og byggeprosjekter har vært vurdert å ha risikoelementer i forhold til måloppnåelse, etterlevelse av lov- og regelverk og sikker styringsinformasjon. Derfor har området inngått som del av internkontrollaktivitetene på flere plan og overordnet som del av plan for interne revisjoner Som ledd i dette arbeidet gav administrerende direktør PwC i oppdrag å gjennomføre en revisjon av byggeprosjektene for å undersøke i hvilken grad byggeprosjektene innen Oslo

3 Oslo universitetssykehus HF styresak 72/2015 Side 3 av 5 universitetssykehus HF gjennomføres på en hensiktsmessig måte. Dette vil si i forhold til målrettet drift, pålitelig rapportering og etterlevelse av lover og retningslinjer/veiledere. Revisjonen viste funn som indikerer at oppgavene med styring, ledelse og gjennomføring av byggeprosjektene ikke er godt nok håndtert og at det er risiko for manglende prosedyre- og regeletterlevelse. Revisjonen viste også svakheter på bevissthet og holdning til formalia og dokumentasjonsskrav. Oslo universitetssykehus HF tar funnene alvorlig og understreker at lover og regler skal følges og vil følge opp etterlevelsen av dette. Sykehuset har før revisjonen ble gjennomført arbeidet systematisk med å etablere felles retningslinjer og standarder for å sikre en god måte å gjennomføre prosjektene på, men man er ikke ferdig og deler av arbeidet er ikke implementert. Det har også vært arbeidet med å tilrettelegge systemer og IKT verktøy for å sikre bedret rapportering og oppfølging. Det har også pågått et arbeid for å etablere bedre strukturer og rutiner, og visse feil og mangler var allerede rettet opp før revisjon var ferdigstilt. Revisjonen viser at sykehuset fortsatt må arbeide mer fokusert på tiltak om oppgavene for å imøtekomme svakhetene som ble avdekket. For å følge opp revisjonen har det vært arbeidet grundig med en tiltaksplan som har i seg PwC rapportens anbefalinger og som også har i seg oppfølging og vurdering av effekten av tiltakene. Med de tiltak som allerede er igangsatt og de tiltak som planlegges gjennomført, er administrerende direktør av den oppfatning at det er igangsatt et arbeid som vil lede til at sykehuset håndterer og forvalter byggeprosjektene på en god og trygg måte. Faktadel Revisjonen har fokusert på vurderinger av roller, ansvar og oppgaver, fullmakter og habilitet, kompetanse og kapasitet, eksterne lover og regler, interne retningslinjer og prosedyrer, gjennomføring og etterlevelse, skjema/verktøy og it-systemstøtte. Det er også fokusert på formalisering og kvalitetssikring innen prosjektoppstart, prosjektgjennomføring, anskaffelser, rapporter og prosjektavslutning. Observasjoner og vurderinger har vært basert på risikoworkshop, gjennomgang av dokumentasjon, intervjuer samt utvalgt testing av etterlevelse av lovkrav og interne prosedyrer knyttet til anskaffelser, bestillingsrutiner og dokumentasjon. Hovedrapporten funn PWC`s hovedkonklusjon er at det er mangelfull styring og kontroll i byggeprosjektene. Det ble funnet eksempler på brudd på eksterne og/ eller interne regelverk, retningslinjer knyttet til gjennomføring av prosjektene. Avdekkede svakheter og mangler berører: Organisering av oppgavene, retningslinjer og prosedyrer for prosjektgjennomføring Støttesystemer for god prosessgjennomføring gjeldene systemer for prosjektstyring og dokumenthåndtering må videreutvikles Implementering og etterlevelse av rutiner i alle prosjektets faser Oppfølging og kontroll knyttet til prosessene Innkjøp og anskaffelser

4 Oslo universitetssykehus HF styresak 72/2015 Side 4 av 5 PwC mener at det er behov for å styrke en del prosesser for å sikre bedre styring og kontroll. Dette gjelder blant annet følgende forhold: Roller og ansvar Tydeliggjøring av krav, retningslinjer og prosedyrer Større grad av formalisering knyttet til godkjenninger, forankring og felles forståelse Bedre dokumentasjon av utførte oppgaver og spesielt ved ferdigstillelse og lukking av prosjekter. Området innkjøp eller anskaffelser har vekket størst oppmerksomhet. Her er det funnet indikasjoner på at en ikke alltid forholder seg til inngåtte avtaler. Det er avvik fra interne prosedyrer og lovbrudd som gjelder feil bruk av rammeavtaler, manglende bruk av minikonkurranser, samt ulovlige direkte kjøp. Gjennomgang internt av hovedrapporten Som del av oppfølgingen av rapporten ble det gjort nærmere undersøkelse der en gjennomgikk grunnlaget for konklusjonene som gjaldt bestillinger og innkjøp. Formålet var å forstå det underliggende fakta bak avvikene for bedre å vurdere tiltak, og hva det var som ikke fungerte og hvorfor. Den interne gjennomgangen har vist et mer sammensatt bilde av de faktiske forhold. Avvikene kan ikke gjennomgående ses på som lovbrudd, men er i hovedsak et resultat av manglende dokumentasjon og / eller manglende etterlevelse av interne prosedyrer. I noen tilfeller skyldes avvikene også ikke gode nok rutiner eller gode nok elektroniske systemer. Et forhold som fikk stor oppmerksomhet i rapporten og etterfølgende medieoppslag var at det av de 300 testede innkjøpene ble 168 karakterisert som ulovlige direkte kjøp. Nærmere gjennomgang viste imidlertid at dette ikke medførte riktighet. En etterfølgende gjennomgang av grunnlagsmaterialet viste at for flere av de 168 kjøpene var kjøpene på beløp under terskelverdien på kroner. Kjøp for beløp under terskelverdi, vil i utgangspunktet ikke isolert sett være ulovlige direktekjøp, slik det er definert i Forskrift om offentlige anskaffelser, og revisjonen hadde heller ikke sett på virksomhetens samlede kjøp fra den enkelte leverandør i perioden. Det har også vært mange tilfeller av at det har manglet protokoller som har forklart en del av de såkalte direktekjøpene. Den etterfølgende gjennomgangen har imidlertid vist at det i mange tilfeller har dreid seg om lovlige suppleringskjøp til tidligere inngåtte kontrakter. Den etterfølgende gjennomgangen har også vist at en del av de 168 innkjøpene heller ikke skulle vært tatt med i testmaterialet, da det for eksempel har dreid seg om avgift til Plan og bygningsetaten, og derfor etter sin art ikke er kjøp som skal revideres i henhold til anbudsreglene. Videre undersøkelser Rapporten fra PwC gav likevel alt i alt et alvorlig budskap om forholdene og indirekte om potensiale for risiko. Siden metodikken i revisjon er basert på et

5 Oslo universitetssykehus HF styresak 72/2015 Side 5 av 5 utvalg og stikkprøvekontroller, valgte sykehusets ledelse, etter anbefaling fra PwC, å avstemme inntrykket og risikobildet ytterligere ved å beslutte at enkelte forhold skulle undersøkes nærmere. Det har derfor blitt gjennomført en kryssjekk og relasjonsanalyse mellom ansatte og innleid personell og leverandører til Oslo universitetssykehus HF, samt en statistisk analyse av prosjektlederes innkjøp fra de enkelte leverandører. I tillegg ble ytterligere to prosjekter gjenstand for en nærmere grundigere undersøkelse. Formålet var å få innspill til sykehuset sitt arbeid med å videreutvikle og forbedre internkontroll med byggeprosjektene samt redusere risiko for misligheter. Resultatet av disse undersøkelsene avdekket ingen ytterligere alvorlig kritikkverdige eller problematiske forhold som ikke allerede framgår av konklusjonene i hovedrevisjonen av byggeprosjektene. Analysene vil bli gjennomgått og avstemt og oppfølgingspunktene forøvrig faller innenfor den karakter/beskrivelse som allerede framgår av hovedrapporten. Arbeid med oppfølging Revisjonen avdekket svakheter i gjennomføring av byggeprosjektene. Oslo universitetssykehus HF følger opp revisjonens funn og anbefalinger med målrettet arbeidsinnsats og har vedtatt både kortsiktige og langsiktige tiltak. Disse fremgår av vedlagte handlingsplan og omfatter organisering og ledelse, forbedring av rutiner og kontroll samt tiltak som skal gi økt opplæring. Det er allerede gjennomført en rekke strakstiltak for å lukke de umiddelbare avvikene som kunne iverksettes. Stikkprøvekontroller i etterkant viser at disse virker. Det er også slik at en del avvik skyldes mangler lengre tilbake i tid som allerede er lukket i deler av organisasjonen, uten at dette fremkommer i rapporten. Mange av avvikene vil kunne lukkes med enklere strukturelle grep som går på organisering og rutiner og det å forholde seg til rutiner. Dette er forventet å gi stor effekt. Andre tiltak vil kreve større innsats både økonomisk og innen ledelse. Eksempler på dette er økt bemanning og /eller investeringer knyttet til IKTsystemer eller løsninger som i større grad understøtter kontroll og oppfølging av prosjektene. Prioriteringer i handlingsplanen er satt i forhold til alvorlighetsgrad og forventet effekt. Realiseringen av innhold og fremdrift i handlingsplanen vil følges opp av ledelsen i Oslo sykehusservice med rapportering til viseadministrerende direktør økonomi og finans. Det skal rapporteres jevnlig på fremdrift i forhold til oppsatt plan. I tillegg vil planen inngå i sykehusets øvrige styringssystem for interne revisjoner og oppfølging.