Kategoristyring og gevinstrealisering. Heidi Rygg og Thomas Ballou

Transkript

1 Kategoristyring og gevinstrealisering Heidi Rygg og Thomas Ballou

2 Agenda Om Bærum Kategoristyring hva og hvorfor? Inndeling i kategorier Modell for realisering av gevinster Identifisere Planlegge Gjennomføre Dokumentere Analyseverktøy - Excel

3 Bærum kommune Norges 5.største kommune innbyggere årsverk ansatte 10 milliarder brutto budsjett 1,5-2,5 milliarder i årlige investeringer 200 tjenestesteder

4 Anskaffelser er sentralisert 17 ansatte med tverrfaglig kompetanse. Ekspertkompetanse på offentlige anskaffelser. Prosessansvar for alle anskaffelser med verdi over kroner eks. mva. Anskaffelsesstrategi Anskaffelsesprosess Anskaffelsesstøtte Innkjøp i 2016: 2,3 mrd. kr. ISO 9001 og 14001

5 Kategoristyring hva og hvorfor?

6 Hva er kategoristyring? Kategoristyring innebærer å dele opp innkjøpene i kategorier. Hver kategori koordineres av en kategoriansvarlig som får bedre innsikt og dermed kan utnytte markedets muligheter og oppnå reduserte kostnader. Tenke nytt. Få helhetlig innsikt i en innkjøpskategori Lete etter forbedringer. Ref. Difi.

7 3 hovedtyper gevinster 1.Mere verdi for pengene Lavere innkjøpskostnader Redusert bemanning Gevinster Reduserte utgifter til drift 2.Bedre kvalitet Færre avvik fra normal drift Bedre tjenester Effektiviseringsgevinster Kvalitetsgevinster Gevinster for andre Bedre arbeidsmiljø Økt tillitt 3.Gevinster for andre aktører

8 Inndeling i kategorier

9 Kategori Art 3-siffer Art 4-siffer

10 3 % 3 % 3 % Innkjøp på kategori = 2,2 mld. kr. 1 % 1 1 % % 1 % 1 % 1 % Eiendom og infrastruktur Profesjonelle tjenester Kontor og administrasjon 3 % Forbruksmateriell 3 % Avgifter, gebyrer, lisenser o.l. 6 % 46 % Mat Renholds- og vaskeritjenester Transporttjenester IKT Kunnskap Forsikringer og finansielle tjenester 27 % Undervisningsmateriell Apotekvarer/legemiddler og utstyr Medisinsk forbruksmateriell

11 Renholds- og vaskeritjenester Daglig renhold Vaskeritjenester Vinduspuss

12 Modell for realisering av gevinster

13 Modell for gevinstrealisering Planlegge anskaffelsen Gjennomføre konkurranse Følge opp kontrakt Identifisere gevinster Planlegge gevinstrealiseringen Gjennomføre gevinstrealiseringen Dokumentere gevinstrealiseringen

14 Identifisere gevinster Planlegge gevinstrealiseringen Gjennomføre gevinstrealiseringen Dokumentere gevinstrealiseringen

15 Innsikt og analyse er avgjørende for å finne effektiviserings-mulighetene Skaffe oss innsikt i: 1. Hvilke produkter/tjenester omfattes av kategorien 2. Hvilke kontrakter har kommunen 3. Utfordringer med dagens kontrakter 4. Leverandører - Markedsforståelse 5. Kommunens behov, forbruk 6. Avtalelojalitet 7. Kostnadsdrivere, kritiske produkter, 8. M.m. Analyser materialet: Hvilke tjenestesteder kjøper utenfor avtaler hvorfor? Er kommunen en viktig kunde i dette markedet? Forbruksanalyser, ABC-analyser, pareto tabell, etc. Interessentanalyaser

16 Identifiser potensielle gevinster - Ved hjelp av analysene Eksempler på potensielle gevinster: Pris-/kostnadsreduksjon Optimalisere antall avtaler Økt behovsdekningen Økt avtalelojalitet Standardisering av volumprodukter Samordne levering logistikk lager Tydeliggjøre roller og ansvar i kommunen Miljø, arbeidskriminalitet, sosial dumping Digitalisering M.m.m

17 Eksempel fra kjøp av renholdstjenester

18 Eksempler på innsikt og analyser av renholdstjenester Tabellen under viser kjøp av renholdstjenester i 2015 eks. mva. Renholdstjenester 2015 MNOK Daglig renhold 43,0 Andre renholdsutgifter* 11,1 SUM 54,1 Kjøp pr direktørområde: Direktørområde MNOK % av utgiftene KS Eiendom 45,5 84,1 % KS Pleie og omsorg 2,6 4,8 % KS Skole 2,3 4,2 % KS helse og sosial 2,0 3,6 % KS barne og ungdomstjenester 1,0 1,8 % KS tekniske tjenester 0,5 0,9 % KS Barnehager 0,1 0,2 % Økonomi og virksomhetsstyring 0,1 0,2 % Digitalisering og IT 0,03 0,1 % KS Plan, miljø og kultur 0,02 0,0 % Sum 54,1 100,0 % KS Eiendom kjøpte renholdstjenester for 45,5 millioner kroner i 2015, dvs. 84 % av kommunens totale utgifter til renholdstjenestene. Dette er i hovedsak renhold av kommunalt eide bygg. Utgifter til renhold av bygg som kommunen leier utgjorde dermed 12 millioner kroner, dvs. 16 % av kommunens totale utgifter til renholdstjenester. Kontrakter på kjøp av renhold på kommunale bygg: Leverandør Areal m2 Årlig verdi eks. mva Avtale inngått Lev Lev Lev Lev Lev Sum

19 Leverandøranalyse pr. innkjøpsintervall 91% % av lev % av NOK 73% 15% 8% 3% 3% 5% 2% > <

20 Identifiserte utfordringer Oppgaver og ansvar knyttet til renhold er ulikt organisert for eide bygg og for leide bygg, og ansvaret for leide bygg er fragmentert. ikke helhetlig oversikt over gjeldende kontrakter mangler oversikt over anskaffelsesbehovet risiko for kjøp av tilleggstjenester uten avtaler at etablering av renholdskontrakter for leide bygg skjer med varierende kompetanse at oppfølging av renholdskontrakter gjøres ulikt og med varierende kompetanse Markedet er preget av mange useriøse aktører som gir utfordringer i forhold til: Arbeidslivskriminalitet og sosial dumping miljø manglende kvalitet på arbeidet som utføres

21 Gevinster Direkte budsjettmessige gevinster Utnytte stordriftsfordeler på tvers av organisasjonen Ca 5 % besparelse på kjøp av tilleggstjenester ved inngåelse av rammeavtale: Anslag kr pr år. Indirekte budsjettmessige gevinster At anskaffelsene gjennomføres effektivt og profesjonelt med riktig tverrfaglig kompetanse. At kommunen betaler riktig pris for tjenesten. Fordele kontrakter på et fornuftig antall leverandører. Følge opp kontraktene på en profesjonell måte. Redusere antall leverandører. Kvalitative gevinster Effektiv organisering, styring og kontroll av oppgaver og ansvar Helhetlig oversikt over renholdsbehovet og alle renholdskontrakter. At kommunen stiller etiske og sosiale krav til leverandører i alle kontrakter. At det stilles riktige/like kvalitetskrav.

22 Identifisere gevinster Planlegge gevinstrealiseringen Gjennomføre gevinstrealiseringen Dokumentere gevinstrealiseringen

23 Utarbeid plan/strategi For å realisere gevinstene (eks. anakaffelsesstrategi, kategoristrategi) Synliggjøre forutsetninger som må oppfylles for at gevinstene skal realiseres Forventede utfordringer Når skal gevinstene realiseres? Hvordan skal gevinstene realiseres? Risikoprofil: Er det lav, middels eller høy risiko for at gevinsten ikke vil bli realisert?

24 Nullpunktsmålinger Måle effekten av tiltakene. Har vi oppnådd det vi ville? Mål tilstanden før tiltaket implementeres. Sammenlign med målinger etter at tiltaket har blitt implementert og fått virke en stund. Hensikten er å finne effekten av tiltaket.

25 Identifisere gevinster Planlegge gevinstrealiseringen Gjennomføre gevinstrealiseringen Dokumentere gevinstrealiseringen Gjennomføre tiltakene i gevinstrealiseringsplanen Måle i hvilken grad de ulike gevinstene er realisert.

26 Innkjøpsanalyser i Bærum kommune

27 Inndata Bearbeiding Utdata

28 Inndata Bearbeiding Utdata

29

30

31

32 Inndata Bearbeiding Utdata

33 Kategori Art 3-siffer Art 4-siffer

34

35 Inndata Bearbeiding Utdata

36

37

38

39

40

41

42

43 Takk for oppmerksomheten!