Anskaffelsesstrategi. fra 0 til 100 på 12 år

Transkript

1 Anskaffelsesstrategi fra 0 til 100 på 12 år

2 DSBs visjon «Et trygt og robust samfunn der alle tar ansvar»

3 DSB har ansvar på samfunnssikkerhetsområdet innen: Nasjonal, regional og lokal sikkerhet og beredskap, brann- og elsikkerhet, industri- og næringslivssikkerhet, farlige stoffer, produkt- og forbrukersikkerhet. DSB har ansvar for Sivilforsvaret. DSB er underlagt Justis- og beredskapsdepartementet. Etablert i dagens form i 2003

4 Innkjøpsmønster: Ca. 250 millioner per år. 120 løpende kontrakter / 60 kontraktsansvarlige 2 anskaffelsesmedarbeidere 70 anskaffelser + avrop og kontraktsoppfølging Hva kjøper vi? Alt fra destruksjon eksplosiver via kaffemaskiner og krisestøtteverktøy CIM til skogbrannslukking med helikopter og tjenesteuniformer til Sivilforsvaret

5 Strategisk anskaffelsesarbeid «Har ikke tid til å tenke strategisk, har så mye å gjøre»

6 Anskaffelser og RR Ved første revisjon i 2003: «Riksrevisjonen finner det kritikkverdig at Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap ikke har fulgt gjeldende lover og regler når det gjelder anskaffelser...»

7 Historien fra 2003 til 2008 Etter kritikk fra Riksrevisjonen og uavhengig rapport om ulovligheter innen anskaffelsesområdet, starter et stort oppryddingsarbeid i DSB. Det ansettes anskaffelsesmedarbeidere Det innføres en overordnet rutine for anskaffelser Det samordnes en anskaffelsesfunksjon i DSB I 2008 gir direktøren mandat for utarbeidelse av Anskaffelsesstrategi

8 Strategi Målsetning: «Profesjonell gjennomføring av anskaffelser ut fra reelt behov, med riktig kvalitet og riktig pris.» Strategien har fokus på lovlighet, standardisering og intern kommunikasjon

9 Mål satt for (1. prioritetsmål) Gjennomføre anskaffelser lovlig Innføre rutiner for anskaffelsesprosessene Implementere standard rammeverk, maler Innføre elektronisk anskaffelsessystem (KGV) God intern kommunikasjon om strategi (2.- og 3. prioritet) Tverrfaglig samhandling Klare rollebeskrivelser internt Rutiner for kontraktsoppfølging (utarbeidelse og implementering)

10 Før ny strategi (2017) DSB ba om den vanskelige rapporten «Hva har vi ikke oppnådd?»: Måloppnåelse : Anskaffelsesfunksjonen har hatt stor fokus på profesjonalisering av prosessen for å sikre at anskaffelser gjennomføres i tråd med regelverk Tiltak knyttet til kommersielle gevinster har blitt nedprioritert i perioden

11 Før ny strategi (2017) frts Funn i prosedyrer og prosess: Anskaffelsesprosessen er lik for alle anskaffelser over NOK Anskaffelsesprosessen mangler tverrfaglighet og metodeverk for de aktivitetene i prosessen som har størst betydning for behovsdekning, pris og kvalitet på leveransene Anskaffelsesfunksjonens formelle rolle i prosessen er for snever til å sikre at funksjonen blir et reelt kompetansesenter = DSB synes å være moden for å øke fokus på kommersielle hensyn i perioden fremover.

12 Resultat av strategi : HOLDNINGSENDRING! De tilsatte i DSB vil gjøre det lovlig, (og de får hjelp). Den viktigste gevinsten av første strategiperiode var at organisasjonen var moden for mer.

13 Strategiarbeid - fra start til mål på 7 punkter 1. ROS-analyse av funn 2. Lage en «nå-analyse» og et målbilde

14 NÅ-situasjon S A N N S Y N H Ø Y Manglende kontroll med planleggingsfasen Lav brukerinvolvering Lav tverrfaglighet Manglende kontraktsoppfølging Liten kjennskap til avtaler i virksomheten Lav avtalelojalitet Stort antall anskaffelser per år per anskaffelsesressurs. Få markedsanalyser Manglende fakturakontroll L I G H E T M E D I U M L A V Desentralisert innkjøpsbeslutning Fare for manglende konkurransegjennomføring Fare for ulovlig gjennomføring av anskaffelser Manglende forankring hos ledelsen LAV MEDIUM HØY SÅRBARHET: Lovlighet Behovsdekning Økonomi Omdømme

15 Strategiarbeid - fra start til mål på 7 punkter 1. ROS-analyse av funn 2. Lage en «nå-analyse» og et målbilde 3. Sette ny målsetning 4. Lage handlingsplan 5. Sette måleparametere 6. Måle 7. Rapportere

16 Ny målsetning: «Profesjonell planlegging, gjennomføring og oppfølging av anskaffelser skal sikre DSB effektiv ressursbruk og god behovsdekning» («Profesjonell gjennomføring av anskaffelser ut fra reelt behov, med riktig kvalitet og riktig pris.»)

17 Hvordan tenker vi strategisk hver dag? Vi passer på at alle avgjørelser og arbeidsoppgaver støtter opp under de strategiske målene Vi ser til at alle nye rutiner, arbeidsoppgaver, maler, systemstøtte m.v støtter oppunder Målet Vi passer på at alle rapporter og prosjekter i perioden skal støtte Målet

18 Hvordan jobber vi på overordnet nivå?

19

20 Hvordan jobber vi fra dag til dag?

21 STATUSSKJEMA FRAMDRIFTSSKJEMA KONTRAKTSOVERSIKT STATISTIKK

22 Hvordan jobber vi med rapportering?

23

24

25 Anskaffelser og RR Ved første revisjon i 2003: «Riksrevisjonen finner det kritikkverdig at Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap ikke har fulgt gjeldende lover og regler når det gjelder anskaffelser...» Ved revisjon av regnskapet for 2013: «Anskaffelsene var veldig bra dokumentert og gjennomført tydelig og ryddig. Ikke ofte vi i Riksrevisjonen sier sånt, men jeg er imponert»

26 Takk for meg! Anne Marit Langedal Seniorrådgiver DSB/ADM/EAD