Bilag 1 Kravspesifikasjon

Transkript

1 Bilag 1 Kravspesifikasjon Kundens krav til Bistanden beskrives her Om Politiets IKT-tjenester I 2014 ble Politiets IKT-tjenester (PIT) etablert som en egen organisatorisk enhet underlagt Politidirektoratet. PIT hatt stort fokus på å utvikle seg som den totalleverandøren av IKT som politiet trenger både i dag og fremover. En av de første aktivitetene som ble gjennomført som ny organisasjon var å tydeliggjøre hvor PIT skal og hvem vi er til for. Høsten 2014 etablerte vi vår fremtidsvisjon «En profesjonell og fremtidsrettet totalleverandør av IKT, med høyeste brukertilfredshet i offentlig sektor». Gjennom hele 2015 har vi jobbet med å profesjonalisere virksomheten, gjennom arbeid med styringsmodell, sourcingstrategi mv. I første halvår gjennomførte vi et stort omorganiseringsløp hvor vi endret organisasjonsstrukturen, til en struktur som bedre understøtter måten vi ønsker å jobbe på. Vi etablerte en organisasjonsstruktur med basis i en Plan-Build-Run modell. Parallelt med dette arbeidet har vi ønsket å standardisere hvordan vi jobber. PIT har derfor hatt stort fokus på å styrke prosessene vi jobber etter og

2 å gjøre PIT til en prosessorientert virksomhet, og sentrale prosesser har startet implementering. Ansvaret som totalleverandør av IKT til etaten er noe vi for tiden rigger oss for å ta i enda større grad. Politidirektøren besluttet i 2015 at lokal IKT i politidistriktene og særorganene (IT, samband og telefoni) skal overføres til PIT. I skrivende stund står vi midt oppe i overføringen av første av tre puljer. I september 2016 skal alt ansvar og lokalt IKT personell i politidistriktene, samt Samband, organisatorisk være overført til PIT. Dette setter nye premisser for ledelse og styring i PIT. Organisatorisk vil lokale medarbeidere og ledere tilhøre vår bruker- og kundeservice avdeling, men flere avdelinger (Drift og Tjenesteforvaltning særdeles) vil ha fagansvar for arbeid som skjer lokalt. I tillegg utvider vi også vår Bruker- og kundeservice til døgnkontinuerlig brukerservice, noe som stiller nye krav til ledelse av medarbeidere i turnus. Organisasjonen består nå av totalt 9 toppledere (direktør, ass. direktør, adm.sjef, økonomisjef, og en direktør for hver avdeling). I hver avdeling er det seksjonssjefer, antallet varierer i hver avdeling avhengig av antall seksjoner, se organisasjonskartet. I tillegg kommer 10 lokale ledere underlagt seksjon regional IKT når disse er på plass høsten PIT er med andre ord en relativt ny organisasjon, i fortsatt stor omstilling, og med ny ledelse. Skal vi lykkes med å gjøre PIT til en profesjonell og fremtidsrettet leverandør, er vi avhengig av en godt forankret kultur hos alle ledere som utøves enhetlig fra alle. Behov På bakgrunn av det ovennevnte er det behov for bistand til å utvikle våre ledere; i tråd med ønsket kultur og med ferdigheter som gjør dem i stand til å lede virksomheten mot målene vi har satt oss. Visjon, mål og strategi ligger klart, og i løpet av høsten 2016 vil vi også ha beskrevet ønskede kulturelle kjennetegn og verdier. Dagens verdier er fastsatt av Politidirektoratet og gjelder politiet som helhet. Våre fire grunnleggende verdier er Modig, Helhetsorientert, Respekt og Tett på. Disse utgjør stolpene i etatens medarbeiderskap og i løpet av 2016 skal disse operasjonaliseres. Operasjonaliseringen av lederplattformen gjenstår i PIT, og vil være en naturlig del av det videre arbeidet, hvor vi anser at lederutvikling i tråd med ønsket kultur, verdier og strategiske målsettinger vil være en avgjørende faktor for vår suksess. Forutsetninger for gjennomføringen Følgende forutsetninger for gjennomføringen legges til grunn: A. Tilbyder kjenner til og har satt seg inn i de lederprinsipper og relevante avtaler som gjelder for offentlig sektor.

3 B. Tilbyder skal kunne presentere et rammeverk som viser helheten i støtte til lederutviklingen, tilpasset vår virksomhet som en totalleverandør av IKT i en etat som har en samfunnskritisk funksjon(24/7). C. Tilbyder skal videre skissere et opplegg for støtte til lederutvikling som ivaretar lederutvikling utover avtaleperiode, for både nye (rekruttert i oppdragsperioden) og etablerte ledere. D. Tilbyder skal legge frem en sluttrapport etter endt andre år, som sammen med kundens vurderinger av faktisk oppnådde resultater, skal danne grunnlag for hvorvidt PIT skal benytte seg av kontraktens opsjon. Formål støtte til lederutvikling Hovedformålet med støtte til lederutvikling er å etablere og implementere hensiktsmessig, enhetlig ledelse som understøtter PITs virksomhetsstrategi og ønsket kultur. I tillegg vil strategisk rådgivning til ledelsen stå sentralt. Om behovet for bistand PIT ønsker et tilbud hvor følgende 5 elementer er med i løsningsforslaget. 1. Etablere PITs lederplattform (herunder metode for å identifisere og beskrive lederkompetanse og adferd som er påkrevd) 2. Utvikle lederkompetanse som setter PITs ledere i stand til å lede i tråd med lederplattform (herunder verktøy og metode om hvordan medarbeidernes holdninger, adferd og motivasjon kan påvirkes og endres) 3. Utvikling av PITs medarbeiderplattform (metode for fasilitering og støtte til lederne i operasjonaliseringen) 4. Utvikle toppledergruppen og sentrale ledergrupper i organisasjon som effektive team 5. Bygge "ett PIT" som inkluderer effektiv fjernledelse og ledelse av turnusmedarbeidere I gjennomføringen av "programmet" ser vi for oss at fagkompetanse hos sentrale bidragsytere i Organisasjonsstaben/HR styrkes. PIT er en organisasjon i omstilling og hvor organisatoriske endringer og stort arbeidspress, gjør at bistanden til lederutviklingen, både i innhold og omfang må kunne tilpasses til virksomhetens oppgaver og samfunnsoppdrag. Det vil kunne innebære at PIT vil måtte vurdere i hvilken grad én eller flere av de 5 elementene må nedprioriteres. Vi ber også om at løsningsforslaget fra leverandøren beskriver, hvordan det er mulig å ta høyde for at ulike ledergrupper i PIT, vil ha behov for ulik støtte til lederutvikling avhengig av nivå på lederkompetanse. Hovedleveranser i arbeidet: Selve gjennomføringen av støtte til lederutvikling, slik den er beskrevet over, vil naturligvis være den gjennomgående hovedleveransen i arbeidet. For å sikre at gjennomføringen bidrar til ønsket effekt i organisasjonen må leverandøren beskrive følgende i løsningsforslaget:

4 1. Overordnet plan som beskriver rammeverk, planlagt tilnærming og estimert ressursbruk fra leverandør brutt ned på de fem elementene i løsningsforslaget og/hvis avhengigheter i løsningene 2. Beskrivelse av verktøy/metode: - Etablere lederplattform for PIT (i samarbeid med linja) med kompetanse i tråd med etablerte prinsipper - Utvikling av lederkompetanse med individuelt tilpassede handlingsplaner for ledere, gjennom perioden på 2 år - Utvikling av PITs medarbeiderplattform (i samarbeid med linja) - Effektive ledergrupper 3. Evalueringskriterier til måling av resultatoppnåelse på de fem elementene i løsningsforslaget Rapporter: 1. Delrapport - måling av effekt ift ønsket måloppnåelse etter 1 år både på individ- og gruppenivå, inkl skriftlig evaluering av gjennomføringen, samt identifiserte tiltak/satsningsområder i det videre arbeidet 2. Sluttrapport: a. Beskrivelse av gjennomføring rammeverk, tilnærming og delresultater b. Måling og evaluering måloppnåelse c. Faglig vurdering av ledelse i PIT og anbefalinger til videre utvikling d. Kompetanseoverføringsnotat beskrivelse av hovedaktiviteter gjennomført for å sikre faglig kompetanseoverføring til sentrale støttefunksjoner i linja e. Beskrive modell for "PITs lederprogram" ut over 2018, herunder en beskrivelse av hva leverandør og markedet kan tilby av kompetansemoduler i denne modellen og/eller identifisere eksterne kurs og kompetanseområder utover leverandørens portefølje.

5