Digitalisering i kontraktsoppfølging Rolleoppfølging, avvikshåndtering og e-handel. Wenche Ludviksen Sæther Seniorrådgiver

Transkript

1 Digitalisering i kontraktsoppfølging Rolleoppfølging, avvikshåndtering og e-handel Wenche Ludviksen Sæther Seniorrådgiver

2 Digitale verktøy i kontraktsoppfølgingsfasen Kataloghåndteringsverktøy Bestillingssystem Regnskap/økonomisystem Fakturasystem Business Intelligence (BI) KAV

3 1 Infrastruktur - 4 hjørners modell Mottaker 4 Avsender 2 AP SMP ELMA AP 3 Forretning Teknisk XML PDF

4 Format for elektronisk handel Kjøper Leverandør Katalog Ordre Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Direktoratet for forvaltning og IKT

5 EHF Katalogverktøy fra Difi EHF Katalog NB: Dette er et midlertidig verktøy for leverandører til de får sine systemer til å eksportere en EHF Katalog (.xml fil) Direktoratet for forvaltning og IKT

6 Organisatoriske tilpasninger Hvilke oppgaver som må og bør utføres Hvilke roller som har hvilket ansvar i de ulike oppgavene Hvor mye ressurser hver oppgave vil kreve Hvilken kompetanse som kreves for å utføre oppgaven

7 Rollebeskrivelser

8 Rolle- og ansvarsmatrise Hvem skal ha ansvar for hva i avtaleperioden? Knytt ansvar til roller Knytt rollene til stilling/funksjon, ikke person!

9 Forankring Sørg for at beslutningen om å bruke e-handel er forankret i virksomheten fra topp til bunn Ledelsen beslutter og er tydelige på forventninger Linjeledere er lojale og tydelige med tanke på forventninger til sine medarbeidere Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen Etterspør resultater, gjerne som en egen post i fast rapportering

10 Hvem skal bestille, kontere, attestere og anvise? Hvem gjør dette i dag? Hvem skal gjøre det i fremtiden? Bestiller = kontere, attestant, varemottak, avvikshåndtering faktura Godkjenner = anviser

11 Færre og mer profesjonaliserte bestillere? Bestiller oftere, mer tidseffektiv Kjenner avtalene bedre, gjør smartere kjøp til bedre priser Bruker ofte lagrede handlelister reduserer tid ved hver bestilling Kan lagre varer ferdig kontert og attestert

12 Kartlegge leveringsadresser og -punkter Skal GLN brukes som unik identifikator?

13 Standardisering av sortiment? Fokus på varer som oppfyller krav til pris, kvalitet, miljø e.l. Færre handlevogner å lagre og vedlikeholde i systemet Færre varer gir mindre vedlikehold av lager og trenger mindre plass

14 Ordre- /fakturamatch Tenk fullintegrert løsning på sikt, også regnskapsføring og fakturahåndtering når dere planlegger og tilrettelegger Hvis ordre-/fakturamatch: også reduserte transaksjonskostnader på fakturahåndtering

15 Eksempel Faktura janaur, : Årspris Stykkpris pr måned Antall Sum Bybuss kr kr kr Regionbuss kr kr kr Lokalbuss kr kr kr Delsum vogner: kr Kr/rutekm Ant. rutekm. Sum Bybuss kr kr Regionbuss kr kr Lokalbuss kr kr Delsum ruteproduksjon: kr Fratrekk ikke kjørt Kr/rutekm. Ant. rutekm. Sum Bybuss kr kr Regionbuss kr kr Lokalbuss kr kr Fratrekk ruteproduksjon (rutekm.): kr Totalt uten mva.: kr

16

17 Sporbarhet Elektronisk arkiv hvor alle bestillinger lagres i hele avtaleperioden

18 Økt avtalelojalitet Handler hos rett leverandør kun egne avtaler og sortiment i systemet Styrer hvor det handles, sikre at avtalene brukes Bedre priser og betingelser ved ny konkurranse ved større avtalelojalitet

19 Kontraktsoppfølging Oversikt over leverandørreskontro, ledetider, leveringsdyktighet, feilfakturering mm gjør god avtaleforvaltning lettere

20 Bedre styringsinformasjon Statistikk over kjøp fra eget system Ikke prisgitt statistikk (av varierende kvalitet) fra leverandørene Oversikt over alle handelsdata på ett sted Gir grunnlag for god virksomhetsstyring

21 Kontinuerlig måling Leder Avdelingsleder Kontinuerlig forbedring er målet Legg opp rapporteringsrutiner jevnlig Fange data for gjenbruk i planleggingsfasen Avtaleansvarlig Bestillere Direktoratet for forvaltning og IKT

22 Gevinster og gevinstrealisering Tenk gevinstrealisering gjennom hele implementeringsfasen Hva vil vår virksomhet oppnå (kvantitativt og kvalitativt)?

23 Behov for å oppdatere styrende dokumenter? Økonomireglement Anskaffelsesstrategi Andre interne dokumenter, prosesser, prosedyrer, rutiner?

24 Utvikling/endring er den langsomste prosessen i en virksomhet Start tidlig forvent og tillat motstand - forklar, og forklar igjen - hold fokus

25 Kort sjekkliste: 1. Godt kartleggingsarbeid 2. Identifiser de ulike prosessene som må endres 3. Identifiser interessenter, og hvordan kommunisere 4. Synliggjør hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som følger med endringene, og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva? Definer roller 5. Knytt ansvar til roller 6. Knytt rollene til stilling/funksjon, ikke person! 7. Sørg for at forankringen er på plass, fra topp til bunn! Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i mål man får ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

26