Difi kurs 4.september Implementering, statistikk og analyse

Transkript

1 Difi kurs 4.september 2018 Implementering, statistikk og analyse

2 Om Universitet i Oslo Norges eldste institusjon for forskning og høyere utdanning Ca ansatte og studenter UiO har 8 fakultet, 3 museum og flere senter Et stort antall leveringsadresser Sentralisert innkjøpsfunksjon > kr, dag til dag kjøp foregår ute på de lokale enhetene

3 Dokumenter for Styring

4 Rammeverk og rutiner UiO har siden 2010 hatt konkrete rutiner for avtaleimplementering og -oppfølging Dokumentert i «Slik Jobber Vi» Benytter også Difi sin veileder for kontraktsoppfølging Legger prinsippene om vesentlighet og risiko til grunn i oppfølgingen av avtaleporteføljen

5 Rammeverk og rutiner Inneholder identifiserte inputs til implementering og oppfølgingsarbeidet maler og sjekklister for møter med brukere og leverandør sjekklister for kommunikasjon rundt nye avtaler og ved endringer i eksisterende avtaler

6 Statistikk og analyse Digitalisering av prosessen er nøkkel til suksess og gir: Strukturerte data Mulighet til å hente ut og sammenstille data på tvers av systemer Varegrupper og bruk av UNSPSC kodeverket EHF-faktura og fakturakvalitet Ved UiO blir papirfakturaer makulert E-faktura implementeringsguide med obligatoriske krav for UiO Grunnlag for gode analyser legges allerede i konkurransegrunnlaget, bl.a. via krav til prisreguleringer, krav til fakturaformat og kvalitet og prisskjema

7 Eksempler statistikk for leder 8

8 Eksempel statistikk for avtaleforvalter

9 KPI er ved UiO Faktiske besparelser, akkumulert Andel bruk av bestillingsløsningen Avtaledekning (kjøp knyttet til leverandør med avtale) Andel fakturaer knyttet til Contract Matching Antall påbegynte konkurranser med miljøkrav Antall påbegynte konkurranser hvor det er stilt etiske krav (utover ILO-konvensjoner) Antall rammeavtaler Kjøp per portefølje og kategori

10 Rapportering av KPIer Innkjøpsanalyse og KPI-oversikt oversendes ledelsen 1 gang per år Rapporter finnes tilgjengelig i rapportverktøy for løpende oppfølging av bl.a. omsetning/antall bestillinger/antall fakturaer per avtale kjøp utenfor avtale andel bruk av bestillingssystemet andel bruk av avtaler kjøp per portefølje og kategori andel fakturer som behandles automatisk priskontroll KGV/KAS system ivaretar statistikk for avtaler med miljø- og etikk-krav, m.m

11 Implementering av avtale 1. Oppdatere avtalekatalog Beskrivelse av hva avtalen omfatter, betingelser, varighet, leverandør(er), kontaktpunkt, bestillingsrutiner og annen relevant informasjon for brukerne 2. Oppdatere bestillingssystem Registrere avtale og leverandør Kontrollere og laste inn katalog

12 Implementering av avtale forts. 3. Bestemme målgruppe og informasjonsbehov og sende informasjon om avtalen gjennom egnet kanal/media Alternativer ved UiO: Største brukergrupper (epost-lister) Superbrukerforum (epost-liste og møteforum) Epost til alle brukere av bestillingssystemet Infomøter for brukermiljøene med eller uten leverandør(er) Web-sider (mulighet for å abonnere på nyheter) Oppfølgingsmøter med ledergruppene på alle enheter Leverandørinfo-møter 4. Følge opp at ny avtale tas i bruk Informere i flere runder eller andre kanaler/målgrupper om nødvendig

13 Avtalelojalitet Hvordan følge opp at avtalen tas i bruk Antall bestillinger/fakturaer mot avtaleleverandør vs tidligere/andre leverandører Hvordan sikre lojalitet Kontinuerlig informasjon Kan besparelser eller andre fordeler synliggjøres? Følge opp bruk/tilbakemelding Støtteapparat for å håndtere tilbakemeldinger fra brukerne Observere kjøpsmønster (hva kjøpes av ny leverandør, kommet til produkter som ikke var spesifisert i konkurransen, bør kjernesortimentet justeres, er det tegn på at brukerne misforstår hva avtalen omfatter osv.)

14 Omsetning eks. mva x1000 Avtalelojalitet: eksempel ved bytte av gassleverandør 2500 Endret kjøpsmønster ved bytte av gassleverandør Jan-Mai 2016 Juni - Sept 2016 Okt - Des 2016 Jan - April 2017 Aksetittel Tidligere leverandør (AGA) Ny leverandør (Praxair) 11. april

15 Kostnadsbesparelser Metode avhenger av hvilken informasjon som er tilgjengelig Beregninger basert på; Avtale med fast rabatt Gammel avtalepris vs. ny avtalepris Markedspris vs. ny avtalepris Veiledende pris vs. ny avtalepris Oppnådd prisreduksjon gjennom forhandling Vektet pris basert på innkomne tilbud i forhold til valgt tilbud for avtale

16 Kostnadsbesparelser Eksempel beregning av besparelser på kontorrekvisita avtale Forutsetning: avtaleleverandør i inneværende periode er samme som i forrige avtaleperiode Beregning: (Gammel avtalepris Ny pris) * Volum Identifiser produkter som er like i inneværende periode som i forrige avtaleperiode Identifiser forbruk/omsetning per artikkel i eksisterende avtaleperiode og for tilsvarende artikler i forrige periode Husk å indeksregulere kostnad! Hva kan en gjøre når det blir ny avtaleleverandør?

17 Kostnadsbesparelser eksempel beregning av besparelser på avtale for overtidsmat Avtalen gir en fast rabatt på alle varer Finn ut hvor mye som er kjøpt fra leverandøren Trekk rabatten fra omsetningen Finn først omsetning uten MVA Beregn rabatt på omsetning uten MVA Legg til MVA for å få totalt beløp spart

18 Kostnadsbesparelser oppfølging/beregning Start med avtalene hvor datagrunnlag er enkelt tilgjengelig Følg opp avtaler som er strategisk viktige for dere Viktig å kommunisere besparelser til resten av foretaket Gir bedre lojalitet Bedre lojalitet gir bedre forhandlingsgrunnlag i neste runde Hvem sitter igjen med gevinsten?

19 Priskontroll Kontroller: Pris på avtale vs. pris i katalog Pris på bestilling vs. pris fakturert Prisutvikling Ureglementerte gebyrer Metode avhenger av systemstøtten Stikkprøver Rapport som viser f.eks. avvik mellom fakturert pris vs. avtalt pris eller prisutvikling Suksesskriterier: Krever bruk av bestillingssystem God fakturakvalitet fra leverandør Tilgang på analyseverktøy Fokuser på avtaler hvor det er mistanke om avvik og omsetningen er høy

20 Priskontroll - eksempel Priskontroll av fakturaer fra byggefirma: Avdekket at de har regulert timepriser fra 1. januar 2017 som først kan justeres per 1. juni 2018 Benyttet feil prisrater på montør og ingeniør over lengre tid Priskontroll av fakturaer fra firma innen løsninger telekom og elektro Avdekket avvik på timepriser fra tilbake fra 2016 Avdekket feil timerate og feilaktig fakturering av servicebil

21 God oppfølging gir resultater 143 mill. kr. Totalt spart de siste 6 år På oppfølging av avtaler og bedre rammeavtaler