Saksframlegg. Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen. Prosjektforslag for innføring av Ehandel - Værnesregionen

Transkript

1 Arkiv: 601 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Bente Bakken Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen Prosjektforslag for innføring av Ehandel - Værnesregionen Forslag til vedtak: 1. Arbeidsutvalget vedtar at prosjektforslaget for innføring av ehandel i Værnesregionen videreføres og tas opp til ny vurdering i BP3(beslutningspunkt 3, beslutte prosjektgjennomføring). 2. Arbeidsutvalget vedtar at kommunene i Værnesregionen signerer samarbeidsavtale med Difi og abonnementsavtale for bruk av ehandelsplattformen med Capgemini. 3. Arbeidsutvalget sammen med de enkelte kommuner ser på muligheten for å rekruttere en egen prosjektleder for ehandelsprosjektet. Prosjektleder søkes primært fra kommunene. 4. Arbeidsutvalget vedtar å etablere prosjektgrupper og styringsgrupper i egen kommune. Vedlegg - Prosjektforslag - Eksempel på abonnementsavtale for bruk av ehandelsplattformen - Utkast til samarbeidsavtale mot Difi Saksopplysninger Kommunene i Værnesregionen ønsker å profesjonalisere og effektivisere innkjøps- og betalingsprosessene. Arbeidet har fått tittelen innføring av ehandel i Værnesregionen. Prosjektforslaget skal danne grunnlag til vedtak om planlegging av prosjektet «Innføring av ehandel i Værnesregionen ved kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Frosta, Stjørdal og Meråker. Vedtaket (beslutningspunkt 2 iflg. Difi s prosjektveiviser) leder over til planleggingsfasen. Innkjøp begynner nå å bli synlig i kommunene og i statsforvaltningen. Det har tatt tid grunnet manglende forståelse for innkjøpsområdets strategiske betydning. Offentlig sektor fikk gjennom Stortingsmelding nr. 36 Det gode innkjøp ( ), satt

2 ehandel på agendaen. Papirbaserte og manuelle arbeidsprosesser skulle gjøres om til digitale og automatiserte prosesser. Man skulle arbeide smartere, annerledes, mer effektivt og med bedre kvalitet. Staten krevde at alle inngående fakturaer skal mottas elektronisk fra 1. juli For kommuner og fylkeskommuner er tilsvarende krav fra 1. januar ehandel er et viktig satsingsområde i både kommunene og statsforvaltningen. Ny regjeringsplattform (okt 2014) vil også være en rammebetingelse for anskaffelsesarbeidet Her påpekes det at offentlige innkjøpsprosesser skal profesjonaliseres og effektiviseres. Det skal videre legges bedre til rette for offentlige- privat innovasjonsarbeid, og bruk av konkurranse som et gjennomgående element i offentlige virksomhet. Effektive offentlige anskaffelser er også trukket fram som et viktig virkemiddel for å frigjøre mere ressurser til mer velferd og økt verdiskapning i fremlagt statsbudsjett for Beveggrunnene er flere. Store summer er involvert. Endring av maktforholdet i favør av den enkelte kommune i forhold til leverandørene skal gi muligheter for bedre betingelser over tid. Mange personer er en del av bestillings- og betalingsprosessene. Papirbaserte og manuelle arbeidsprosesser skal gjøres om til digitale og automatiserte prosesser. Man skal arbeide smartere, annerledes, mer effektivt og med bedre kvalitet. Prosjekt ehandel i Værnesregionen består av tre hovedfaser. Det er forprosjektfasen, hovedprosjektet samt gevinstrealiseringsfasen. Prosjektet er nå i forprosjektfasen. Prosjektet er kommet til beslutningspunkt 2, og arbeidsutvalget (styringsgruppen) skal ta stilling til videreføring av ehandelsarbeidet. Gitt at styringsgruppen beslutter iverksetting av ehandel i Værnesregionen vil hovedprosjektet gå gjennom flere milepæler før gevinstene kan realiseres, og ikke minst effektene dokumenteres. Figur 1 gir en enkel oversikt. «Spørsmålet er ikke om flere deler av samfunnet vil digitaliseres, men når. Derfor må vi rette blikket mot de samfunnsområdene som har det største potensialet for videre utvikling, og som står foran store omveltninger. Det blir viktig å legge til rette for digitalisering av disse på en hensiktsmessig måte» Melding nr 23 ( ) til Stortinget om Digital agenda for Norge angir hvordan regjeringen vil legge til rette for at Norge som samfunn utnytter mulighetene IKT og internett gir for verdiskaping og innovasjon. I meldingen drøftes en rekke tiltak med potensielt store nyttevirkninger for aktører i privat og offentlig sektor og for samfunnet som sådan. Mange av tiltakene vil også innebære kostnader. Disse kostnadene må vurderes opp mot gevinstene på kort og lang sikt. Gevinstene oppstår ofte andre steder enn der investeringen skjer, og gjerne noen år senere. Det kan derfor være utfordrende å estimere virkninger. Arbeidet med å effektivisere fakturaprosessen gjennom elektronisk håndtering er kommet godt i gang i store deler av offentlig sektor. Effekt av dette vil ha størst effekt når elektronisk handel (elektronisk ordrehåndtering) er implementert. Det er iverksatt et arbeid med å legge grunnlag for innføring av elektronisk handel i samarbeid med Værnesregionen, Innherred samkommune, Invest, Kystgruppen, Midtre-Namdal samkommune, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag og Nord-Trøndelag fylkeskommune. Dette er selvstendige prosjekter med lokalt eierskap og eget gjennomføringsansvar. Arbeidet så langt er koordinert igjennom prosjekt «Innovativ handling bedre offentlige anskaffelser» som eies av Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, KS og fylkeskommunen.

3 I dette arbeidet er også Direktoratet for IKT og forvaltning (Difi) en sentral støttespiller. Forutsetning for støtte, kompetanse og økonomi er at prosjektveiviseren for ehandel følges. Figur 1: Forprosjekt, hovedprosjekt og gevinstrealisering. Det er gjennomført møte i anbudsnemda og det kom frem grunner for og i mot innføring av ehandel. Anbudsnemda var enige om at ehandel var ønsket, men det hersket noe usikkerhet til budsjett og planer for Arbeidsutvalget har tidligere valgt å godkjenne budsjettforslaget til Værnesregionen innkjøp hvor årlig abonnementskostnad til ehandelsplatformen ligger inne. Arbeidsutvalget har også godkjent VARIT sitt investeringsbudsjett hvor det er satt av for fullintegrering av ehandel mot Visma. På bakgrunn av dette anbefaler Værnesregionen innkjøp å signere abonnementsavtale mot Capgemini og samarbeidsavtale mot Difi. Difi gir også prosjektstøtte til prosjektet i Nord-Trøndelag i form av til regionene nord for Steinkjer samt NTFK, og til regionene sør for Steinkjer. Utbetalingen vil være ved signering, og når man har nådd milepælene som Difi setter i avtalen, og senest 15. november For Værnesregionen vil dette være 2 x For å få støtte fra Difi forutsettes samarbeid mot prosjekt Innovativ Handling og at man følger prosjektveiviseren for ehandelsprosjekter fra Difi. Prosjekt Innovativ Handling som eies av Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, KS og fylkeskommunen, koordinerer nå et mulig samarbeidsprosjekt for innføring av ehandel i Nord- Trøndelag, samt Malvik, Selbu og Tydal i Sør-Trøndelag. Difi kan også stille med mye bistand ut Difi vil også poengtere at kommunene selv må stille med egne ressurser for å få til et vellykket prosjekt, og anbefaler at man avsetter egen ressursperson til dette i en 100 % stilling i prosjektperioden. I henhold til abonnementsavtalen for bruk av ehandelsplattformen med Capgemini punkt 9. Varighet og oppsigelse kan abonnenten si opp abonnementsavtalen med 30 dagers skriftlig varsel til operatøren. (Abonnementsavtalen; vedlegg 2). Dette vil si at man ikke har noen risiko med å signere abonnementsavtalen før BP3, beslutte prosjektgjennomføring. I henhold til forslag til avtale mot Difi kan man ikke se noen stor risiko ved å signere avtalen mot Difi. (utkast samarbeidsavtale; vedlegg 3). Grovt kostnadsanslag ved innføring av ehandel med Capgemini sin eorder løsning som ikke er integrert mot Visma.

4 Kostnad Årlig abonnementsavgift Capgemini Ca Bistand/opplæring Ca Prosjektleder Ca % usikkerhetsmargin Ca Ca Prosjektlederstøtte fra Difi Ca Totalkostnad Ca Kostnaden skal deles på alle 6 kommunene. Årlig abonnementskostnad mot Capgemini ligger inne i budsjettet til Værnesregionen innkjøp. Grovt kostnadsanslag ved innføring av ehandel med Visma sin ehandelsløsning som er integrert inklusive mobil godkjenning av bestillinger (handlevogner) og faktura. Kostnad Årlig abonnementsavgift Capgemini Ca Investeringskostnad Visma ehandel Ca Årlig vedlikeholdskostnad Visma ehandel og Ca mobil godkjenning Bistand/opplæring Ca Prosjektleder Ca % usikkerhetsmargin Ca Ca Prosjektlederstøtte fra Difi Ca Totalkostnad Ca Kostnaden skal deles på alle 6 kommunene. Årlig abonnementskostnad mot Capgemini ligger inne i budsjettet til Værnesregionen innkjøp og VARIT har budsjettert med for investeringskostnad mot Visma ehandel. Kostnader ved prosjektleder er ført opp sett ut i fra et helhetsbilde og innhentede erfaringer fra andre prosjekter der et av de viktigste suksesskriteriene er å ha egen prosjektleder. Det finnes ulike alternativer for å rekruttere prosjektleder: - Intern ressurs i kommunene - Nyrekruttering - Internt i Værnesregionen (dette anbefales ikke på grunn av at ressursene i VR innkjøp må benyttes til oppbygging av portefølje) Ved signering av avtale i 2013 dekker DIFI tilknytningsavgift, integrasjonskostnad (EHF) og leverandøraktivering som beskrevet i prosjektmandatet. Kommune Tilknytningsavgift Integrasjonskostnad(EHF) Leverandøraktivering: Årlig kostnad: Stjørdal Malvik Selbu Tydal Meråker

5 Frosta Total * * * *Total støtte fra DIFI: ved signering av avtale mot ehandelsplatformen før 31/ Etter 31/ faller midlene til støtte fra DIFI bort. Ved å ikke gå videre vil man på et senere tidspunkt få et økt finansieringsbehov på ARBEIDSUTVALGETS VURDERINGER Foreliggende prosjekt gir grunnlag for en nødvendig modernisering av innkjøpsfunksjonen i Værnesregionen som vil gi bedre kvalitet og effektivitet i innkjøpsarbeidet. Gjennom ehandel vil vi få et bedre verktøy for oppfølging av avtalene med leverandørene enn det vi har i dag, noe som vil gi bedre kontroll med priser og betingelser. Det at leverandørene kan legge til grunn en høyere avtalelojalitet vil også kunne gi bedre priser enn i dag. Videre vil dagens manuelle håndtering av fakturaer bli erstattet av elektronisk flyt, noe som vil gi reduksjon i prosesskostnadene. KONKLUSJON Arbeidsutvalget vedtar at Værnesregionen innkjøp viderefører arbeidet med sikte på innføring av ehandel, og tar opp saken til ny behandling i BP3 Beslutte prosjektgjennomføring.