10:15 Difi: - hva er elektronisk faktura - hvorfor elektronisk faktura - offentlige krav - EU krav - elektronisk handel

Transkript

1 Agenda - elektronisk faktura og e-handel 10:00 Bodø kommune ønsker velkommen 10:15 Difi: - hva er elektronisk faktura - hvorfor elektronisk faktura - offentlige krav - EU krav - elektronisk handel 11:15 Leverandør forteller hvor enkelt det var å komme i gang 11:30 Lunsj 12:15 Kunde som benytter EHF, erfaringer 12:30 Difi: - hvordan komme i gang med elektronisk faktura - spørsmål 14:00 Slutt

2 Nasjonal løsning for Elektronisk faktura Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Jens Aabol, seniorrådgiver elektronisk faktura, Difi

3 Regjeringen Regjeringen Solberg KMD - Kommunal- og moderniseringsdepartementet Jan Tore Sanner Difi - Direktoratet for forvaltning og IKT

4 Difi utviklar offentleg sektor. Vi bidreg spesielt der det offentlege står ovanfor store og tverrgåande utfordringar. Difor er digitalisering av offentleg sektor og betre offentlege anskaffingar sentrale område i åra som kjem. Leikanger: Avdeling for IT drift og utvikling Avdeling for Digital forvaltning Oslo: Avdeling for offentlige anskaffelser Avdeling for ledelse og organisering Avdeling for Digital forvaltning Administrasjonsavdelingen

5 Hvilken rolle har Difi Tilrettelegger For offentlig benyttelse PEPPOLmyndighet Godkjenne aksesspunkt EHF formatene System leverandører ELMA

6 Agenda Historien elektronisk faktura Lover og regler krav EHF formatene ELMA registeret Aksesspunkt Transport infrastruktur Gevinster

7 Hvorfor

8 Presset fra offentlig sektor vil øke Ny regjering jakter på tidstyvene i offentlig sektor Regjeringen leter etter tiltak som kan gi de større økonomisk handlingsrom Digitalt førstevalg Effektivisering gjennom bruk av digitale løsninger Offentlige virksomheter skal kreve elektronisk faktura fra sine leverandører

9 Historien KLIKK KRØLL KAST EHF = Elektronisk Ny 1 juli «Det = gode kreve innkjøp» Kommunene DFØ validator, handelsformat endrer ny reglementet ELMA mottak av EHF for Fokuserte på hele kommer verdikjeden AGFA økonomistyring 1. rapporten: juli = kunne i motta Staten EHF Difi startet e-faktura prosjektet EHF Rundskriv 2.0 krev EHF 1,1 milliard over 10 år Stortingsmelding 36 ( )

10 Leverandør Kjøper «Det gode innkjøp» - handelsprosessen Før avtaleinngåelse Etter avtaleinngåelse Identifiser behovet Forberede konkurranse grunnlag Utlysing Evaluering Kontrakts inngåelse Ordre plassering Mottak Kontrakts styring/ betaling Kontroll Laste inn dokumenter Doffin Anbudskatalog Katalog Bestilling og ordre bekreftelse Pakk seddel Faktura og kreditnota Purring Hente konkurransegrunnlag Salg og markedsføring Tilbud Kontrakts inngåelse Ordre mottak Vare og tjeneste håndtering Faktura kontroll Oppfølging

11 Fakturamottak Motta Åpne Skanne Verifisere Arkivere Distribuere Godkjenne Kontere

12 Forenkling Motta Åpne Skanne Verifisere Arkivere Distribuere Godkjenne Kontere

13 Krav

14 Krav elektronisk faktura Krav fra I avtaler som inngås etter skal statlige virksomheter kreve at deres leverandører av varer å tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentene i henhold til standard format.

15 Kommunene kommer Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning: 10. Krav til elektronisk faktura og kreditnota 12. Overgangsregler: 10 gjelder for fylkeskommunene og kommunene fra 1. januar 2015

16 EU aktiviteter EU direktivet Directive of the European Parliament and of the Council on electronic invoicing in public procurement (2013/0213 (COD)) e-sens CEF (Connecting Europe Facility) OpenPEPPOL 2013->

17 EHF (elektronisk handelsformat) EHF: Elektronisk handelsformat

18 EHF veiledere Faktura Kreditnota Purring Katalog Ordre Pakkseddel EHF: Elektronisk handelsformat

19 BII vs. PEPPOL BIS vs. EHF EHF er basert på Europeisk arbeid i regi av BII og PEPPOL/OpenPEPPOL CEN BII Europeiske krav PEPPOL BIS En tilpassing av BII Grensekryssende faktura EHF En tilpassing av PEPPOL BIS Tilrettelagt for norsk lovverk EHF: Elektronisk handelsformat

20 EHF faktura Innholdet i en EHF faktura er tilpasset norsk lovgivning (bokføringsloven) og krav fra offentlig sektor Informasjonselement BII PEPPOL BIS Bokføringslov Offentlig krav Leverandørens org.nummer Kjøpers org.nummer Valgfritt felt Ingen begrensning i ID systemer Valgfritt felt Ingen begrensning i ID systemer Norsk org.nummer en av mange ID systemer Norsk org.nummer en av mange ID systemer Obligatorisk bruk av Norsk org.nummer Obligatorisk Kjøpers referanse (Deres ref) Valgfritt felt Valgfritt felt Obligatorisk Kontonr. (Bank/IBAN) Valgfritt felt Valgfritt felt Obligatorisk KID nr. (Betalingsreferanse) Valgfritt felt Valgfritt felt Anbefalt EHF: Elektronisk handelsformat

21 Trygt å bruke få feil 99,5% riktige EHF EHF: Elektronisk handelsformat

22 Transport (infrastruktur)

23 Transport - infrastruktur Leverandør SML Kjøper EHF Mottakerregister ELMA EHF Aksesspunkt A Aksesspunkt B

24 Bruken av elektronisk faktura

25 Transaksjonsvolumet følger EHF EHF: Elektronisk handelsformat

26 Prognose 2014 Basert på siste 4 måneder EHF Prognose pr. måned jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 EHF: Elektronisk handelsformat

27 ELMA (informasjon om mottaker) ELMA: Elektronisk mottaker adresseregister

28 ELMA Mottaker av faktura ber sitt aksesspunkt (økonomisystem) om å bli lagt inn i ELMA. I ELMA ligger det informasjon om: mottakers aksesspunkt adresse mottakers dokumenter som han kan motta. ELMA: Elektronisk mottaker adresseregister

29 Se: ELMA: Elektronisk mottaker adresseregister

30 ELMA vokser ELMA ELMA: Elektronisk mottaker adresseregister

31 180 ELMA Norske kommuner ELMA % 95% 80 81% % % 0 Under A B C D Over E innbyggere Kategori innbyggere Kategori innbyggere Kategori innbyggere Kategori innbyggere Kategori Kommuner Aktive kommuner ELMA: Elektronisk mottaker adresseregister

32 Kommuner i ELMA ELMA 23% Kommuner som ikke er i ELMA og ikke bruker EHF 77% Kommuner som er i ELMA og bruker EHF ELMA: Elektronisk mottaker adresseregister

33 Fakturaer i EHF

34 Fordeling offentlig og privat i ELMA Offentlige i ELMA 11% 14% Private bedrifter i ELMA 89% ELMA: Elektronisk mottaker adresseregister

35 Krev EHF EHF: Elektronisk handelsformat

36 Krav til elektronisk faktura Informere leverandører via Send ut informasjon Oppdatere nettsider Informere leverandører om: Organisasjonsnummer Bestillerreferanse («deres ref.»)

37 Informasjonsbrev til leverandører

38 DFØ informasjon på

39

40 Difi informasjon på

41 Krav til elektronisk faktura Krav til elektronisk faktura i alle kjøp, avtaler og kontrakter Reforhandle/drøfteløpende avtaler om levering av elektronisk faktura Gjelder også kjøp fra små leverandører

42 Alle kan

43 Forutsetting for elektronisk faktura Økonomisystem Må kunne motta, sende og behandle fakturaer elektronisk, i Elektronisk handelsformat (EHF) Aksesspunkt Inngå avtale med et aksesspunkt DFØ anbudsdokumenter ligger tilgjengelig

44 Økonomisystemer tilpasset EHF EHF: Elektronisk handelsformat

45 Web-fakturaportaler med EHF EHF: Elektronisk handelsformat

46 Hvorfor benytter ikke alle EHF? EHF: Elektronisk handelsformat

47 Krever offentlige elektronisk faktura 64% Ja, hver gang Ja, som oftest I blant Nei, sjeldent Nei, aldri

48 Blir du etterspurt elektronisk faktura? 89% Ja, som oftest I blant Nei, sjeldent Nei, aldri

49 Hindring 93% Glemmer å etterspørre Ikke innarbeidet rutine De har ikke EHF Annet

50 Ledelsesfokus hos offentlige 56% Ja Nei Vet ikke

51 Erfaring tilsier: Jeg har elektronisk faktura EHF men jeg krever det ikke. EHF: Elektronisk handelsformat

52 Gevinster Film

53 Hvorfor elektronisk faktura miljø Spar tid penger

54 Fordeler for deg! Alle leverandører kan produsere EHF Standardisering gir enklere og rimeligere løsninger EHF: Elektronisk handelsformat

55 Oppsummering

56 Kjøper Elektronisk handel Leverandør Katalog Ordre Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura

57 Oppsummering Krev elektronisk faktura med EHF EHF formater Aksesspunkt - transport infrastruktur EHF: Elektronisk handelsformat Aksesspunkt: Elektronisk postkontor transport av EHF faktura til mottaker

58 Nyttige adresser Kontakt Difi på: eller Adresser: EHF diskusjon på LinkedIn

59

60 Takk for oppmerksomheten.