Digitale anskaffelser. EHF Standardformat

Transkript

1 Digitale anskaffelser Standardformat

2 Hvorfor er det lurt å standardisere Gjenbruk av data i hele den digitale anskaffelsesprosessen både for leverandør og oppdragsgiver. Gjennom elektroniske standardprosesser og formater fjerne de manuelle stegene for å sikre kvalitet og redusere kostnader. Formater kan hjelpe oppdragsgivere og leverandører å etterleve lovpålagte krav på en enklere måte. Bygge ned grenseoverskridende barrierer ved å implementere Europeiske/Globale standarder i Norge. Leverandører kan bli mer synlig nasjonalt og internasjonalt på en kostnadseffektiv måte

3 Elektronisk innlevering Oppdragsgiver System Gjennomgang av: Forespørsels og tilbudskatalog. Egenerklæring Konvolutt SML Mottakerregister ELMA Tilbyder Leverandører System Aksesspunkt Aksesspunkt Innleveringsprosessen vil bestå av: Tilbydere (leverandører) og oppdragsgivere Tjenesteleverandører PEPPOL basert meldingsutveksling (aksesspunkter og adresseregister ELMA Konkurransedokumenter (lesbart format og maskinlesbart format)

4 Forespørselskatalog Tilbudskatalog Forespørselskatalog Tilbudskatalog KATALOGER I KONKURRANSEGJENNOMFØRINGSFASEN

5 Hva er en katalog En katalog er en liste over de varer og tjenester man tilbyr med et sett av egenskaper beskrevet En katalog er et standard format der varen eller tjenestens egenskaper plasseres i spesielle felter i en spesiell rekkefølge for at maskiner automatisk skal kunne lese disse inn (UBL xml). En katalog består av hodeinformasjon og linje informasjon som har til hensikt blant annet å: Identifisere oppdragsgiver og tilbyder Identifisere katalogen i henhold til en spesiell avtale eller kontrakt Identifisere tidsperioden denne katalogen er valid Fortelle om dette er en ny katlog eller en katalog som erstatter en annen. Beskrive egenskaper ved varen eller tjenesten Dokumentere egenskaper ved varen eller tjenesten Beskrive antall relatert til pris Direktoratet for forvaltning og IKT

6 Gjenbruk av innhold i de ulike faser Oppdragsgiver Tilbyder Forespørselskatalog Tilbudskatalog Katalog Direktoratet for forvaltning og IKT

7 European Single Procurement Document (ESPD) Egenerklæring tilbyder EGENERKLÆRING I KONKURRANSEGJENNOMFØRINGSFASEN

8 European Single Procurement Document (ESPD) Offentlig Innkjøpdirektiv 2014/24/EC (Artikkel 59) introduserer et nytt konsept kalt European Single Procurement Document (ESPD) ESPD er et egenerklæringsskjema som benyttes som et foreløpig bevis i en anskaffelsesprosedyre. Det vil si at skjemaet er en formell erklæring fra tilbyder (leverandør) for: at aktuelle grunnlag for utelukkelse ikke gjelder at de aktuelle kvalifikasjonskrav er oppfylt og at tilbyder vil gi tilgang til den informasjon som kreves av oppdragsgiver. By indicating this information, the economic operator agrees that the contracting authority may retrieve the relevant documentation subject to the national rules implementing Direktoratet for forvaltning og IKT

9 European Single Procurement Document (ESPD) Egenærklæringsskjema (ESPD) kan virke noe omfattende og at forenklingseffekten i første fase ikke blir så stor. Skjema er en foreløpig versjon og vil revideres basert på innspill fra enkeltland i EU. Difi og mange land i Europa jobber nå sammen med EU kommisjonen, via standardiseringsorganisasjonen CEN, med å gjøre innholdet maskinlesbart for at tjenestetilbydere kan fullautomatisere skjemaet. Direktoratet for forvaltning og IKT

10 Fremtidig løsning: Elektronisk utfylling av egenerklæringsskjema Oppdragsgiver Egenerklæring tilbyder Oppdragsgiver fyller ut skjema og setter de krav som skal gjelde for anskaffelsen Egenerklæring tilbyder Fagsystem oppbevarer skjema. Mulighet for maskinell og manuell utfylling via system Database Automatisk innhenting av bevis Tilbyders system importerer utfylte felter og presenterer de for tilbyder sammen med felter tilbyder skal fylle ut Tilbyder fyller ut feltene eller tilbyders system har forhåndsutfylt Tilbyder godkjenner eller endrer Tilbyder Egenerklæring tilbyder Egenerklæring tilbyder

11 Konvolutt KONVOLUTT I KONKURRANSEGJENNOMFØRINGSFASEN

12 Hva er en standardisert konvolutt En elektronisk konvolutt med standandardiserte felter som vi kan benytte i sending. En konvolutt skal samle ulike dokumenter som kan være kryptert. En konvolutt kan sikre innholdet ved å være kryptert. En konvolutt har en identifikasjon av mottaker og kan ha identifikasjon av avsender. Tilbyder Leverandører Direktoratet for forvaltning og IKT

13 Forespørselskatalog Tilbudskatalog Katalog Ordre og ordrebekreftelse Faktura Kreditnota ALLE DOKUMENTER ER HARMONISERT

14 Fordeler med å knytte de ulike fasene sammen Ved å benytte standarddokumenter oppnår man mulighet for gjenbruk i alle faser av anskaffelsen System til oppdragsgiver sender ut Forespørselskatalog. Systemet til Leverandør overfører relevante felter til Tilbudskatalog. Oppdragsgiver kan overføre Tilbudskatalogen fra sitt fagsystem til sitt innkjøpssystem (katalogverktøy) og kan benytte denne i avrop på avtale. Leverandør gjennbruker data fra Tilbudskatalog til Katalog i kontraktsfasen ved oppdatering Oppdragsgiver sender ordre og mottar faktura basert på samme format Direktoratet for forvaltning og IKT

15 ESPD (European Single Procurement Document) er definert av EU kommisjonen. EU kommisjonen Ordre og ordrebekreftelse frislipper nye skjema i produksjon. snart. Disse skal i løpet av 2015 tas inn i CEN BII Formatet Krav til skal faktura fungere for som statlige en egenerklæring virksomheter 2012 for leverandørene i konkurransen. Bare BII Kontraktssignering Over arbeidet. Catalogue Deretter request transaksjoner skal og definert det BII Pre-Award aggregert lages i CEN BIS/ BII siste Catalogue profilene. standarder. 7 måneder. ferdig- Prosess Målet høring og er meldinger at alle skjema skal gjøre skal vinner(e) Krav til kommunale av konkurransen virksomheter skal fremlegge 2015 dokumentasjon. BIS bruk Antall standardiseres Catalogue av mottakere komponenter request og i knyttes ELMA- og som BIS inn MinID. Pre-Award mot ordre en 873 datamodell. Catalogue ordrebekreftelse (OpenPEPPOL) Målet blir da 547 å prosjekt redusere startet antall og CEN Over BII 1 million har definert transaksjoner prosess Formater og i måneden innholdet skal i inn hele i en BII profil. Deretter skal det ledes skjema av Katalog Norge. ved å er bygge i produksjon inn regler. lages Antall BIS/ mottakere format (ELMA) og benyttes ca i elektronisk innlevering Antall Under mottakere utviklingi ELMA er 665 anskaffelsesprosessen Pre-awarding phases Post-awarding phases Forberede anskaffelse Kunngjøring Doffin Kvallifikasjon Tilbuds- Innlevering og evaluering Tildeling Kontrakt Katalog Bestilling Levering Betaling Purring Oppdragsgiver Skjema Forespørselskatalog Tilbudskonvolutt Egenerklæring ESPD Tilbudskatalog CEN BII Kontrakssignering Katalog Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura og kreditnota Purring Leverandør Salg og markedsføring Tilgang Vise interesse Tilbudsinnlevering Spørsmål og svar Signering Katalog Bestilling Leveranse Betaling Purring Direktoratet for forvaltning og IKT

16