Elektronisk handelsformat (EHF) for fakturering

Transkript

1 EHF Hvem, hva, hvorfor Elektronisk handelsformat (EHF) for fakturering

2 AGENDA 1. EHF bakgrunn 2. Kommunikasjon og format 3. Customer Case - «Bilfinger» 4. Spørsmål 2

3 Statlige foretak krever EHF fakutra

4 4

5 Edifact++ e2b finvoice SveFaktura Hva er så unikt med EHF? 5

6 Fire ting: Europeisk samhandling Validering av format Transport av meldinger Sentralt adresseregister 6

7 Europeisk samhandling EHF er basert på europeisk arbeid CEN WS/BII Peppol BIS EHF 7

8 Før aksesspunkt 1:1 1:1 Kommunikasjon 1:1 Tilpasning av format Leverandør Kunde 8

9 Etter aksesspunkt PEPPOL Aksesspunkt infrastruktur Leverandør Standardisert format Standardisert levering Kunde 9

10 Sentralt adresseregister ELMA Kan min kunde motta EHF faktura? Kunde kan ta imot EHF faktura. Leverandør 10

11 11 Tall fra DIFI Formidabel vekst

12 Modent marked Fra skreddersøm til hyllevare Fra faktura Statlige til ehandel virksomheter Krever EHF 12

13 Hvordan EVRY løste EHF-«problemet» for Bilfinger Business case Bilfinger

14 Bilfinger Industry Services Ledende industribedrift innen multidisiplin-tjenester som: o Isolasjon, brannsikring, interiørdesign/arkitektur, stillas-tjenester, habitat og overflate, ingeniørtjenester Bilfinger Industrial Services har ca ansatte i Skandinavia. Bilfinger sender ca faktura pr mnd i 2014 o Bilfinger har kunder både innenfor private og offentlige. o Mer enn 250 av ca er kunder mottar elektronisk faktura. 14

15 Utfordringen EHF XML ERP-systemer CEN BII EDIFACT PEPPOL BIS ec Trade IDOC E2B SAP PRINT SAP ISO Print Vedlegg Faktura 15

16 Hva var problemet? Bilfingers bakgrunn DIFIs krav om EHF-format for elektronisk fakturering mot offentlige Bilfinger tvunget til å levere på dette formatet o Benyttet standard SAP-funksjonalitet for utskrift av faktura o Trussel à Miste fakturering/kunder, høye drifts og utviklingskostnader Bilfinger tok kontakt med EVRY for å be om råd o MÅL: Finne en løsning for imøtekomme krav om EHF fakturering. o Bilfinger hadde hatt en del henvendelser fra kunder som ønsket faktura på og andre elektroniske formater. 16

17 Hvordan løste EVRY problemet? EVRYs vurdering av løsninger 1. Utvikle EHF-løsning i SAP for Bilfinger o Tidkrevende og kan bli dyrt å lage og vedlikeholde ift. fremtidige faktureringskrav 2. Flytte funksjonalitet ut i en ekstern meldingssentral. o En sentral som kunne utføre omforming og sending av faktura fra Bilfingers eksisterende SAP-løsning til kundens mottakersystem. Valgte sistnevnte løsning ved å benytte ectrade EDI med aksesspunkt integrasjon o Pengebesparende (NOK 350,- per mnd per org.nr + NOK 1,- per sendt/mottatt faktura) o Minimale utviklingskostnader, bruke eksisterende oppsett i SAP i mest mulig grad. o Fleksibilitet: Lett å tilpasse seg nye (EHF) krav, nye kunder og utvide løsningen til andre formater. 17

18 Hvordan løste EVRY problemet? Løsningsbeskrivelse Valgte en løsning basert på ec Trade som meldingssentral o Jobben besto i å mappe, ectrade hadde oversatt EHF-formatet fra SAP format tidligere o ec Trade gjør nødvendige omforminger og steg for å sende faktura elektronisk fra Bilfingers eksisterende SAP-løsning til kundens mottakersystem Beholdt standard SAP-funksjonalitet for utskrift av faktura o Billing outputà IDOC à xml Tre måter å sende på avhengig av kundens krav og behov 1. å få faktura som vedlegg til en e-post 2. Aksesspunkt å hente faktura via en generell sentral for faktura 3. B2B å motta faktura direkte inn i eget ordresystem 18

19 Hvordan løste EVRY problemet? Løsningsbeskrivelse Master data, Eget skjermbilde for kunder o Kundens master data, angi om og hvordan kunden skal motta efaktura. - Kan motta efaktura, kontroll felt for enkelt å skru av og på elektronisk fakturering for kunden. - Ulike formater pr kunde styres i eget skjermbilde: , Aksesspunkt eller B2B) - Kundens adresse: , EHF adresse, eller andre typer f.eks. GLN - Fakturavedlegg som zip eller pdf Overvåkning av efaktura bruker standard SAP overvåkning av IDOC. ectrade sender til avtalt adresse hvis faktura ikke kan leveres. o En faktura som ikke kan leveres, rettes og sendes på nytt. Vedlegg til efaktura. o Faktura fra Bilfinger skal kunne ivareta ulike dokumentasjonskrav for en faktura. o Bilfinger legger denne dokumentasjonen som vedlegg til salgsdokumentene. o Vedleggene følger med efaktura, hele veien ut til kunde (pdf eller zip) o En pdf kopi av fakturaprint legges ved efaktura til kunde. 19

20 Hva var resultatet? Faktura ut Faktura inn SAP IDOC ec Trade ec Trade IDOC SAP 20

21 Hva var resultatet? Umiddelbar nytte av løsning Svefakt ble det første kundeformatet i produksjon. o ec Trade à mappet mot SVEFAKT i tillegg til EHF o Sendes via kundens meldingssentral i Sverige. (Basware og Pagero innenfor ectrade s samtrafikkavtale uten noe ekstra kostnad / utvikling) Bilfinger i Sverige o Ny kunde på svefakt format til kunden Fortum, «plug and play» i drift uten inngrep fra support Høsten Fordeler med en elektronisk fakturaløsning som er «plug and play» o Færre purringer med efaktura o Mindre printing o Sikker levering, Bilfinger opplever færre tilfeller der faktura blir «borte», for kunder som mottar efaktura. o Mindre arbeid med kundene som mottar efaktura. 21

22 Oppsummering EHF o Modent marked o Fra skreddersøm til hyllevare o Fra fokus på kun faktura til fokus på hele handelen (ehandel) Muligheter o Fleksibel løsning som støtter alle typer meldingsformat - Nye krav og kunder - Løsning til å vokse med o Spar penger og tid o Lave oppstart- og drift- kostnader Spørsmål? 22

23