Revisjon av standarder for faktura og kreditnota

Transkript

1 Revisjon av standarder for faktura og kreditnota

2 1 Sammendrag Innledning Kort intro til elektronisk handel Elektronisk faktura - Slik fungerer formidlingen Elektronisk handelsprosess Om Difi sitt standardiseringsarbeid Utredningsmetodikk Anbefalte eller obligatoriske krav Behov Dagens situasjon Behovene i ny versjon er: Avgrensninger Kartlegging Andre standarder Internasjonalt Nasjonalt Evaluering av de ulike formatene Alternative sammensetninger Valg Økonomiske og administrative konsekvenser ved å endre EHF fra versjon 1.6 til Kostnader Gevinster Definisjoner Appendiks A - Evaluering av identifiserte format Evaluering av EHF som standard Konklusjon Evaluering av e2b som standard Konklusjon Evaluering av Edifact som standard Konklusjon av 27

3 1 Sammendrag Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har fått meldinger om endringsønsker og krav som påvirker Elektronisk handelsformat (EHF). Endringene gjør at EHF må endres fra versjon 1.6 til 2.0. Endringene gjør at de som benytter EHF må tilpasse seg den nye versjonen. EHF er den valgte standarden i offentlig virksomhet for utveksling av handlesdokumenter. EHF er kompatibel med det anbefalt format i EU CEN BII. EHF 1.6 benyttes av offentlig sektor i Norge i dag. Endringene i EHF fra 1.6 til 2.0 krever liten til moderat endring hos de forskjellige aktørene som benytter formatet. Endringene vil gi gevinster ved mindre feil og misforståelser, bedre og ensrettet bruk av formatet, bedre og raskere kontroll rutiner og mer fleksibilitet hos utsteder og mottaker. Oppgradering fra EHF standarden versjon 1 til versjon 2 anbefales av Difi. 2 Innledning Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har ansvar for å forvalte innholdet i Forskrift om ITstandarder i forvaltningen og Referansekatalogen for anbefalte og obligatoriske IT-standarder i offentlig sektor. Offentlige virksomheter skal kunne motta faktura og kreditnota på standardformatet EHF (Elektronisk handelsformat). Elektronisk faktura er en faktura i et strukturert dataformat som overføres elektronisk fra selger til kjøper og som kan importeres i kjøpers økonomisystem og behandles maskinelt. Målet med EHF er å legge til rette for en effektiv innføring og utbredelse av elektronisk faktura og kreditnota. Standarden EHF er forankret i Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning. I rundskriv P-11/2011 av fra FAD er det under punkt 2.6 gitt følgende pålegg til statsetater: I avtaler som blir inngått etter 1. juli 2012 skal statlige virksomheter kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). EHF er en norsk oversettelse og tilpasning av CEN BII CWA 16073:2010 og PEPPOL BIS. 2.1 Kort intro til elektronisk handel Elektronisk faktura - Slik fungerer formidlingen Et aksesspunkt er en formidler av elektroniske dokumenter, og kan sammenlignes med et elektronisk postkontor. Utstedere og mottakere av elektroniske fakturaer må selv inngå avtale med aksesspunktene, og tilgjengelige aksesspunkter finner du under "Aksesspunkter" Små leverandører kan benytte fakturaportaler som er knyttet til et aksesspunkt, tilgjengelige fakturaportaler finner du under "Fakturaportal leverandører" 3 av 27

4 1. Leverandøren sender elektronisk faktura på EHF til aksesspunkt, som leverandøren har avtale med. 2. Aksesspunktet slår opp i adresseregisteret over fakturamottakere og finner mottakers adresse 3. Aksesspunktet sender faktura til mottaker eller mottakers aksesspunkt 4. Kjøper mottar EHF fakturaen Elektronisk handelsprosess. Den elektroniske handelsprosessen starter med katalog forsendelse fra leverandør til kjøper. Kjøper sender en ordre til leverandør. Leverandør sender en ordrebekreftelse til kjøper. Leverandør genererer så en pakkseddel til kjøper for varene/tjenestene som er bestilt. Kjøper kontrollerer pakkseddel mot mottatte varer/tjenester. Leverandør sender faktura som mottaker kontrollerer mot ordrebekreftelsen og mottatte varer/pakkseddel og betaler fakturaen. Ved avvik må det sendes kreditnota og ny faktura. Leverandøren kan sende purring ved manglende betaling av kjøper. Figur: Handelsprosessen 4 av 27

5 2.2 Om Difi sitt standardiseringsarbeid Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning setter krav til hvilke standarder som er obligatorisk å benytte i forvaltningen. Referansekatalog for IT-standarder i offentlig sektor inneholder ikke bare obligatoriske krav, men også anbefalte krav til bruk av standarder. Det er ofte lurt å se anbefalinger og obligatoriske krav i sammenheng når man skal lage nye løsninger, og det anbefales derfor å benytte referansekatalogen som kilde. Referansekatalogen skal også oppsummere krav om bruk av obligatoriske IT-standarder fra alle generelle lover og forskrifter, slik at offentlige virksomheter kan finne én oversikt ett sted. Foreløpig er ikke denne oversikten total, men det jobbes med å komme dit. Den beste oversikten over gjeldende krav til bruk av IT standarder, veiledning om hvordan ta dem i bruk og nye områder som vurderes standardisert finnes på Standardiseringsportalen. Difi er fagorganet som utarbeider det faglige grunnlaget for hvilke standarder som bør være anbefalte og obligatoriske i offentlig sektor. Difi vedtar hvilke standarder som skal være anbefalte og regjeringen vedtar hvilke standarder som skal være obligatoriske. Standardiseringsrådet er et bredt sammensatt råd, bestående av medlemmer fra ulike offentlige virksomheter. Rådet leverer forslag til Difi om justeringer i forskrift/referansekatalog. Justeringene kan være forslag til nytt innhold eller justering av eksisterende innhold i forskrift/referansekatalog. Alle utredninger Difi gjør på standardiseringsområdet, går gjennom rådet for å sikre en faglig kvalitet, bred støtte for vurderingene og relevans i forhold til det virksomhetene har behov for. Et godt fungerende Standardiseringsråd er en forutsetning for at Difi skal kunne gjennomføre det fagansvaret de har på standardiseringsområdet. Det er Difi som etter samråd med Standardiseringsrådet leverer utredede og hørte forslag til nye versjoner av Forskrift om IT-standarder i forvaltningen til FAD, for beslutning i regjeringen. Når det gjelder forslag til revisjon av anvendelsesområder, kan de komme via forslagsskjema på nettet, som hvem som helst kan fylle ut og sende inn. I tillegg har Difi en årlig gjennomgang av eksisterende krav for å se på behovet for revisjon. I en revisjonsgjennomgang vurderes følgende: Har det kommet nye versjoner av standardene som bør vurderes? Har det kommet nye standarder på anvendelsesområdene som bør vurderes? Har det kommet ny teknologi på områdene som fører til behov for alternative standarder? Er det endrede behov i offentlige virksomheter, som får følger for gjeldende anbefalinger? På bakgrunn av revisjonsvurderingen kan mindre justeringer anbefales direkte fordi justeringene er små og uten økonomiske følger for berørte offentlige virksomheter. På noen områder kreves derimot større vurderinger igangsatt, og da blir det åpnet nye saker for vurdering av disse endringene. Det må vurderes for hvert enkelt revisjonsbehov om behovene er så viktige at de skal prioriteres utredet uavhengig av andre forslag om nytt innhold, eller om de skal vurderes på lik linje som de andre forslagene i prioriteringsprosessen. Revisjonsbehov knyttet til nytt innhold blir behandlet i et eget prioriteringsnotat. Mindre viktige revisjonsforslag fra denne utredningen vil gå inn i den prioriteringsprosessen. Det er derimot helt avgjørende å holde referansekatalogen og Forskrift om IT-standarder i offentlig sektor oppdatert, og nødvendige justeringer for å få til dette får derfor høyest prioritet. 5 av 27

6 2.2.1 Utredningsmetodikk Alle forslag som kommer inn vurderes etter følgende prosessmodell, avhengig om man velger å gå videre med forslaget eller ikke. Forslag Prioritering Utredning Behandling Beslutning Forvaltning Når et anvendelsesområde skal utredes i henhold til overordnet prosesskisse går man gjennom syv steg, som vist i figuren under. Stegene er behov, avgrense, kartlegge, evaluere, alternativer, valg og konsekvensvurdering. Utredningen gjennomføres av Standardiseringsrådets sekretariat, men deler av utredningen kan også settes ut til underleverandører. Noen ganger vil foreløpige vurderinger høres i en to ukers periode mellom fasene, for å få tilbakemeldinger så tidlig i prosessen som mulig. Denne rapporten er utformet i tråd med de underliggende fasene i utredningsprosessen. Behov Behov er å definere de behov offentlig sektor har på et anvendelsesområde. Avgrense Avgrense er å få oversikt over anvendelsesområdet, og presisere hva utredningen skal dekke/ ikke dekke. Kartlegge Kartlegge er å få oversikt over hva som finnes av relevante standarder på anvendelsesområdet og deres knytning mot andre standarder og anvendelsesområder. Evaluere Evaluere er å finne ut om standarden er egnet som en forvaltningsstandard. Alternativer Alternativer er å vurdere forskjellige sammensetninger av standarder som kan anbefales på anvendelsesområdet. Valg Valg er å velge et spesifikt alternativ og begrunne valget. Konsekvensvurdere Konsekvensvurdere er å beregne de kvalitative og kvantitative effektene i offentlig sektor av å gjennomføre valget som er tatt over Anbefalte eller obligatoriske krav Når det er funnet frem til hvilken standard(er) som er best egnet for å være en forvaltningsstandard på et spesifikt anvendelsesområde, skal det vurderes om standarden(e) skal være anbefalte eller obligatoriske å følge for offentlige virksomheter, og de som kommuniserer med offentlig sektor. Følgende kriterier benyttes for å vurdere om en standard skal være anbefalt eller obligatorisk: En standard bør være obligatorisk, hvis pålegg om bruk av standarden er nødvendig for å tilfredsstille norske lover, regler eller politiske målsetninger En standard bør være obligatorisk, hvis det gir klare økonomiske, kvalitetsmessige eller sikkerhetsmessige fordeler at offentlig sektor konverterer til standarden samtidig og/eller på en koordinert måte 6 av 27

7 En standard trenger ikke være obligatorisk hvis offentlige virksomheter tar dem i bruk av seg selv eller fordi de støttes i de fleste produkter Rask endring innen området kan tilsi at standardene på dette området bør være anbefalt fremfor obligatorisk. 3 Behov 3.1 Dagens situasjon. Regjeringen har en klar strategi om å digitalisere offentlig sektor, for å gjøre sektoren mer brukervennlig og mer effektiv. Det å ta i bruk et elektronisk handelsformat er et viktig ledd i digitaliseringen av offentlig sektor. Det går mange handelsdokumenter på papir i dag mellom offentlige virksomheter og deres leverandører. Det å flytte disse dokumentene over på et elektronisk format, vil gjøre prosessene mer brukervennlige og effektive. Leverandørene kan med elektronisk faktura benytte de fagsystemer de har og sende faktura automatisk gjennom disse. På samme måte vil offentlige ansatte få inn fakturaene elektronisk i økonomisystemene og slippe den manuelle håndtering. Offentlig virksomheter har i økende grad begynt å benytte Elektronisk handelsformat (EHF) for sine fakturaer. Dette er med på å realisere Regjeringens Digitaliseringsrundskriv om elektronisk samhandel mellom det offentlige og private. I tillegg er det behov for å digitalisere de resterende del-prosessene, for å få til en hel-elektronisk handelsprosess. Disse behovene håndteres separat i andre utredninger. Det har kommet meldinger til Difi om at EHF formatet trenger tilpasninger for å tilfredsstille aktørenes behov. For at standarden skal kunne benyttes med minst mulig feil og misforståelser trengs det en bedre forklaring på enkelte felt. Tilpasninger for nye krav fra standard formatene trengs. Elektronisk handelsformat (EHF) er en standard for utveksling av handelsdokumentene faktura og kreditnota. Dette er en viktig del-prosess i gjennomføring av en handel. Offentlig sektor har behov for å ha et elektronisk format som fungerer i samhandling med europa og resten av verden. EHF format for faktura, kreditnota er basert på formatene CEN BII og PEPPOL BIS som EHF er kompatible med. 3.2 Behovene i ny versjon er: Elektronisk handelsformat for faktura, kreditnota og purring har behov for endringer og tilpasninger knyttet til innkommende ønsker og krav fra formatene PEPPOL BIS og CEN BII som EHF er kompatible med. Følgende revisjonsbehov ønskes gjennomført: Identifikasjon av underversjon i ELMA. o Endring av CustomizationID til urn: Dette gjøres fordi nytt EHF versjonsnummer må inn for gjenkjenning av riktig versjon som benyttes. Standardisert angivelse av EndpointID o Fra <cbc:endpointid> 9908: </cbc:EndpointID> o Til <cbc:endpointid schemeid= NO:ORGNR > </cbc:EndpointID> 7 av 27

8 Dette gjøres fordi det reduserer misforståelser om bruken av feltet. Fullt samsvar med Bokføringsforskriften o Navn på «juridisk enhet» er påkrevet Dette gjøres fordi det er et krav i Bokføringsforskriften. Fjerne inkonsistens mellom faktura og kreditnota. Dette gjøres fordi det forenkler EHF faktura og kreditnota da disse blir tilnærmet like. Det medfører mindre arbeid hos aktørene. Støtte for fakturering av privatpersoner (B2C) Dette gjøres fordi formatet da kan tilbys for forsendelser til privatpersoner. Oppgradering til BII2 og «PEPPOL BIS 2.0» o Vil også innebære oppgradering til UBL 2.1 Dette gjøres fordi EHF må være kompatibelt med EU formatene. 4 Avgrensninger Endringene gjelder for: - Alle offentlige virksomheter. Endringen gjelder kun for handelsdokumentene faktura, kreditnota. For ordre, ordrebekreftelse, katalog pakkseddel, pakkseddel gjelder egne dokumenter. Det sees ikke på formater og standarder som kun kan benyttes av enkelte programmer. 5 Kartlegging Endring fra versjon 1.6 til 2.0 av EHF er en endring som er av mindre art enn det å velge et helt nytt format eller standard. I kartleggingen sees det på hvilke andre formater og standarder som er mest brukt i Norge i dag. Endringen i EHF versjon vil normalt ikke påvirke formatene. Mappinger mellom formatene kan påvirkes. 5.1 Andre standarder Internasjonalt Standarder formater som benyttes internasjonalt for elektronisk faktura: 1. ISO 2. Edifact ISO er brukt spesielt innenfor banksektoren. ISO er ellers lite benyttet. Edifakt er en standard som mest er brukt mellom private aktører dagligvarehandelen. Edifakt benyttes lite utenfor dette området da formatet er stort/tungt og krever god dialog mellom leverandør og kjøper Nasjonalt De mest brukte formatene som brukes for elektronisk faktura er til statlige virksomheter i dag er: 1. PEPPOL BIS 2. e2b 8 av 27

9 3. ERP system-formater 4. Leverandør og mottaker standarder 5. CII cross industry invoice. PEPPOL BIS er kompatible med EHF. EHF må likevel lages da den tilfredsstiller Regnskapsloven i Norge. e2b er et innarbeidet format i Norge. Ulempen med dette formatet er at det kun er et norsk format. Formatet dekker kun betalingen av handelsprosessen og ikke hele handelsprosessen fra behov til betaling. Formatet utvikles ikke videre. ERP systemer og deres formater dette sees det ikke på da disse formater er spesifikke i forhold til den enkelte programpakke levert av ERP leverandøren. Leverandør og mottaker formatene sees det ikke på da de er laget for de enkelte virksomhetene og uten helhetlig handelsprosess. CII cross industry invoice er en standard under utvikling av UN/CFACT. Denne standarden er ikke utbredt i Europa. 6 Evaluering av de ulike formatene Endring fra versjon 1.6 til 2.0 av EHF er en endring som er av mindre art enn det å velge et helt nytt format eller standard. Den videre evalueringen er av generell art. Styrker og svakheter om e2b, Edifact og EHF. Spørsmål og svar se vedlegg. Oppsummering fra spørsmålene: e2b e2b har en god utbredelse blant aktører i det norske markedet innenfor elektronisk faktura. e2b er ikke kompatibel med resten av EU. e2b er et format som kun har med faktura og ingen av de øvrige handelsdokumentene. e2b kommer ikke til å bli vedlikeholdt etter 2013 da aktørene heller velger å benytte EHF. e2b er vedlikeholdt av private aktører. Nesten alle ERP leverandører har tilpasset seg formatet. Mange offentlige virksomheter og private leverandører har tilpasset seg formatet. Konklusjon: e2b er ikke egnet som forvaltningsstandard da den mangler flere av handelsprosess formatene. For kun faktura vil den kunne være egnet som forvaltningsstandard. Edifact Edifact er en standard som mest er brukt mellom private aktører dagligvarehandelen. Edifact benyttes lite utenfor dette området da formatet er stort/tungt og krever god dialog mellom leverandør og kjøper. Edifact er et gammelt system som krever mye av de som skal drifte og vedlikeholde formatet. Edifact har god utbredelse i EU. Edifact er ikke kompatibelt med andre standarder i EU. Edifact er vedlikeholdt av private aktører. Få ERP leverandører har tilpasset seg formatet. 9 av 27

10 Konklusjon: Edifact er ikke egnet som forvaltningsstandard da den er komplisert å vedlikeholde og krever mye arbeid før den kan formidles mellom aktørene. Edifact er mest knyttet til aktører i dagligvarebransjen. EHF EHF er valgt som standard for elektronisk faktura for statlige virksomheter. EHF er det formatet som er i sterkest vekst i Norge. EHF er kompatibelt med formater i EU. EHF har alle dokumentene i handelsprosessen. EHF er vedlikeholdt av en offentlig instans. Nesten alle ERP leverandører har tilpasset seg formatet. De fleste statlige virksomheter og mange private leverandører har tilpasset seg formatet. Konklusjon: EHF er best egnet som forvaltningsstandard da den inneholder handelsdokument formatene. EHF vedlikeholdes av det offentlige. 7 Alternative sammensetninger Endring fra versjon 1.6 til 2.0 av EHF er en endring som er av mindre art enn det å velge et helt nytt format eller standard. Alternative sammensetninger er derfor av generell art. Fortsette med EHF versjon 1.6 EHF versjon 2.0 har fått innarbeidet forbedringer, som gjør at standarden bedre tilfredsstiller offentlig sektors behov og gir større fleksibilitet for leverandørene. Det er en kostnad forbundet med å oppgradere til en nyere versjon, og det er alltid en vurdering om når nok ny funksjonalitet har kommet til å rettferdiggjøre oppgraderingen. I tillegg er de internasjonale standardene EHF standarden baserer seg på er oppdatert, og resten av Europa er i ferd med å oppgradere til de nye versjonene. Difi mener derfor tiden er inne for å konvertere til en ny versjon av standarden. Bare e2b e2b er et format som benyttes i Norge for faktura og kreditnota. Formatet krever at leverandør og mottaker definerer bruken av del felt da formatet åpner for nye felt (Ref felt) hvor aktørene selv bestemmer innholdet. e2b har ikke hele handelsprosessen og mangler blant annet katalog og ordre. Bare EHF EHF er et format som blir stadig mer benyttet i Norge. Formatet er strikt og gir få muligheter for avvik i feltforståelsen. Ved å holde formatet strikt gjør at leverandør og mottaker vet hva som skal ligge i de forskjellige feltene og dermed forenkler utvekslingen og forståelsen av innholdet i de enkelte feltene i formatet. EHF er basert på EU formatene PEPPOL BIS og CEN BII og er kompatibelt med disse. EHF vil inneholde alle dokumentene i handelsprosessen og forholder seg til EU formatene. Bare Edifact 10 av 27

11 Edifact er et format som har blitt adoptert av varehandelen. Formatet er utbredt i både Norge og i Europa og har mulighet for alle dokumenter i hele handelsprosessen via bruken av hele EDI familien. Edifact er et format som er strikt men åpner for valgmuligheter hos aktørene noe som medfører at det må være en dialog mellom partene før dokumentene sendes. Edifact er et eldre format noe som krever mer kunnskap og vedlikehold. Alle i parallell begge kan brukes. EHF kan ha vedlegg og dette kan være e2b. e2b kan ha vedlegg og dette kan være EHF. Siden e2b ikke er en internasjonal standard men det er EHF. For å ha stabilitet vilkår så vil EHF være det beste Alle mottakere må takle alle formater. Dette blir kostbart for mottaker. Enten e2b eller EHF Alle mottakere må takle flere formater. Det blir kostbart for mottaker da han må forholde seg til flere formater. Mottaker trenger mappingsmoduler som kan omformatere flere formater til mottakers intern format, ERP leverandøren må forholde seg til flere formater noe som gjør service og vedlikehold mer kostbart som mottaker må betale for. Det krever også mer kunnskap hos mottaker side det er flere formater å forholde seg til. Feilretting blir mer krevende da det er flere mulige feilkilder/steder. Skulle vi hatt begge to eller kun en av dem? Det å ha flere formater som dekker samme behov krever mer kunnskap hos aktørene side det er flere formater å forholde seg til. Feilretting blir mer krevende da det er flere mulige feilkilder/steder. Konklusjon: Det å velge kun et format vil gi de største gevinstene for offentlig sektor. EHF tilfredsstiller kravene om åpenhet, god dokumentasjon og veiledere, offentlig forvaltning, dekker hele handelsprosessen, kompatibilitet med EU formatene og god utbredelse. EHF er per i dag det beste formatet for offentlig sektor for digitalisering av handelsprosessen. 11 av 27

12 8 Valg Valget bør være å få EHF versjon 2.0 som en standard fordi: EHF tar hele handelsprosessen. EHF er en valgt standard for offentlig sektor. EHF er basert på europeiske format/standarder. Kostbart å ha to eller flere standarder. Alle mottakere må takle alle formater. Krever med kompetanse hos mottaker, økt vedlikehold og økte kostnader på flere grensesnitt. Versjonsoppgraderingen er med på å ha EHF kompatibelt med EU formatet. Versjonsoppgraderingen utvider bruken at formatet til også å gjelde B2C. Versjonsoppgraderingen Elektronisk handelsformat (EHF) bør være obligatorisk: Standarden bør være obligatorisk fordi de økonomiske gevinstene ved kun å ha et format for alle i offentlig sektor gjør det lettere for leverandører å vite hva offentlig sektor forventer av dokumenter og formater. Kvaliteten øker med færre misforståelser og feil og bedre samhandelen mellom det offentlig og det private næringsliv. Offentlig til offentlig tjener også på dette av samme årsaker med de samme gevinstene. Regjeringens målsetting med digitaliseringsprogrammet er å få flest mulig manuelle tjenester over på en elektronisk form. Riksrevisjonens krever sporbarhet og innsyn i innkjøpsprosessen og kjøp som er gjort. EHF faktura ble obligatorisk for statlige virksomheter. Både offentlige virksomheter og private aktører rettet seg etter pålegget fra FAD. Overgangen til digital utveksling har økt kraftig. Det viste seg at både det offentlige og det private næringsliv ønsket en klar holdning fra det offentlig og at obligatorisk bruk var noe markedet satte pris på. Siden formatet er åpent, kompatibelt med EU formatene CEN BII og PEPPOL BIS, vedlikeholdes av Difi og har god dokumentasjon og veiledere samt verktøy(validator) som gjør at feil kan oppdages tidlig har gjort at markedet har vært villig til å tilpasse seg formatet. Det å benytte et format som ikke er styrt av en programvareleverandør eller aktører som har eierandeler i formatet men hvor formatet er åpent og gratis for alle gjør at formatet blir brukt. Ehandelsprosessen er stabilt i form av hva som skal ligge i prosessen. Det å ha et obligatorisk format som dekker alle områdene i handelsprosessen forenkler dialogen mellom aktørene. Obligatorisk pålegg øker innovasjonen ved at programvareleverandører tør å satse på videreutvikling av sine produkter og har penger til det siden de nå kun trenger å forholde seg til et format og at formatet er kompatibelt med EU. De slipper å bruke midler på å tilpasse seg mange formater. EHF tilfredsstiller kravene om åpenhet, god dokumentasjon og veiledere, offentlig forvaltning, dekker hele handelsprosessen, kompatibilitet med EU formatene og god utbredelse. EHF er per i dag det beste formatet for offentlig sektor for digitalisering av handelsprosessen. 12 av 27

13 9 Økonomiske og administrative konsekvenser ved å endre EHF fra versjon 1.6 til Kostnader Kostnadselementene forbundet med å gå fra 1.6 til 2.0 antas å være følgende: Difi har en kostnad forbundet med forvaltning av formatet, dokumentasjonen, veiledere og validatorverktøy for EHF. En oppgradering til ny versjon vil medføre noen kostnader for ERP-/ økonomisystemleverandørene. ERP-/ økonomisystemleverandører som har implementert EHF fra før, får en mindre kostnad for oppgradering fra versjon 1.6 til 2.0. DFØ har en fellesløsning på vegne av mange offentlige virksomheter og vil som andre leverandører få noen kostnader forbundet med oppgradering. Offentlige virksomheter som har fakturamottak via DFØ vil ikke oppleve noen ekstra kostnader utover den drifts og vedlikeholdsavtalen de har med DFØ i dag. Offentlige virksomheter som ikke benytter DFØ får denne kostnaden gjennom sin ERP-/ økonomisystemleverandør. Totalt sett anses kostnadene å være svært begrenset 9.2 Gevinster Endring fra versjon 1.6 til 2.0 av EHF er en endring som er av mindre art enn det å velge et helt nytt format eller standard. Gevinster sees kun i forhold til versjonsoppgraderingen. Nytte effekter: Mer effektiv bruk av EHF formatet som muliggjør en høyere utnyttelse av automatiske rutiner. Versjon 2.0 bidrar også til en kvalitetsheving på innhold og reduserer feilsituasjoner og medfølgende kostnader for oppfølging. Fakturautstedere kan forholde seg til kun ett format både for B2B og B2C fakturering. Dette medfører reduserte kostnader for fremtidig vedlikehold. EHF bidrar til enklere utveksling på tvers av landegrensene da EHF er foretrukket format av EU kommisjonene. EU kommisjonene planlegger å benytte CEN BII som en EN(Europeisk norm). EHF versjon 2.0 vil bidra til en raskere overgang til elektronisk faktura og kreditnota i offentlig sektor Gevinstene knyttet til en oppgradering antas å være betraktelig større enn kostnadene. Den største gevinsten er raskere overgang til og bedre kvalitet i elektronisk faktura- og kreditnotahåndtering. Det er gjennomført kost/ nytte analyser som viser at den totale nytten er enorm 1. En raskere overgang vil dermed bidra til raskere gevinstrealisering, og større besparelser. 1 Stat: Kommune: 13 av 27

14 10 Definisjoner Aktører B2B B2C CEN DFØ Difi EHF Elektronisk faktura Elektronisk handelsformat FAD Kreditnota Mapping Open PEPPOL PEPPOL Purring Leverandører, kjøper, avsender, mottaker, formidlere/aksesspunkt. Business to Business næringsvirksomheter sender til næringsvirksomheter Business to Customer næringsvirksomheter sender til privatpersoner. Fransk: Comité Européen de Normalisation. Se: European Committee for Standardization Direktoratet for økonomistyring. Direktoratet for Forvaltning og IKT Elektronisk handelsformat Faktura i et strukturert dataformat som overføres elektronisk fra fakturautsteder til fakturamottaker og som kan importeres i fakturamottakers økonomisystem og behandles maskinelt. Format for utveksling av handelsmeldinger i Norge - EHF er basert på internasjonalt standardiseringsarbeid, nærmere bestemt; CEN BII Core data modellene og en syntaks implementering basert på Universal Business Language (UBL). Formatet er obligatorisk for elektronisk fakturering i staten. Det arbeides for å utbre bruk av de samme standardformatene i hele Europa, blant annet gjennom PEPPOL-prosjektet. Fornyings- administrasjons og kirkedepartementet Et dokument som opphever hele eller deler av en faktura, som allerede er sendt. Kreditnota skal ha en tydelig henvisning til hvilken faktura den gjelder for. Konverterer et format til et annet format ved å finne samme felt i begge formatene. PEPPOL prosjektet lever videre som Open PEPPOL. Pan-European Public Procurement Online Navn på prosjekt under EU sitt program for konkurranseevne og innovasjon (CIP). Prosjektet gjennomføres i perioden 1. mai august 2012 og har som formål å stimulere økt handel over landegrensene i Europa gjennom å standardisere og forenkle elektronisk handel. Les mer på prosjektets hjemmeside PEPPOL prosjektet lever videre som Open PEPPOL. Et dokument som brukes for å minne kunden om at betaling er forsinket. 14 av 27

15 Appendiks A revisjon av standarder for faktura og kreditnota 1 Appendiks A - Evaluering av identifiserte format Dette vedlegget evaluerer de formatene som er funnet interessante å gå videre med i kapittel 5, kartlegging, i hoveddokumentet. Evalueringen skjer iht. kriterielisten i kapittel 5.2 i Standardiseringsrådets arbeidsmetodikk, som beskriver hva som skal til for å utrede en ny forvaltningsstandard. Følgende liste av formater blir evaluert i dette vedlegget: EHF e2b Edifact 1.1 Evaluering av EHF som standard Følgende kriterier skal legges til grunn i forhold til å vurdere om en standard er egnet som forvaltningsstandard ved valg av EHF: Hva er formålet med standarden Hva er hensikten ved å ta standarden i bruk? - Hensikten med å få en standard er å redusere kostnaden for offentligsektor. Offentlig sektor vil tjene på å ha et format som omfatter hele handelsprosessen. Det blir enklere for leverandører til det offentlige å vite hvilke krav offentlige virksomheter krever ved kjøp av varer og tjenester. - Å velge en standard med klare regler for hvordan formatet og standarden brukes, gjør at det blir mindre misforståelser, færre feilsituasjoner og bedre sporbarhet. - Ved å benytte EHF som standarden så vil offentlige virksomheter ha en felles standard for elektronisk utveksling av handelsdokumenter. - EHF tilfredsstiller kravene til EU sitt ønske om ett standardformat for handelsdokumenter og er kompatibelt med PEPPOL BIS og CEN BII Hvilket nedslagsfelt, bruksområde har standarden? - Standarden omfatter offentlige virksomheter og det private næringsliv som sender handelsdokumenter til det offentlige Prosessen rundt utvikling og forvaltning av standarden Har utviklingen av standarden vært en åpen prosess der alle interessenter har kunnet delta på en ikke diskriminerende måte? - Ja, siden formatet er basert på PEPPOL BIS og CEN BII så har aktørene hatt mulighet til å påvirke EHF. Difi har etablert arbeidsgrupper knyttet til den norske versjonen av CEN BII og PEPPOL BIS, som gir påvirkningsmuligheter også på de norske delene, men her er det Difi som til slutt bestemmer. 15 av 27

16 Standarden er anerkjent og vil bli vedlikeholdt av en ikke-kommersiell organisasjon. Det løpende utviklingsarbeidet foregår på basis av en beslutningsprosess som er åpen for alle interesserte parter på en ikke-diskriminerende måte (kan være konsensus drevet, basert på flertallsavgjørelser osv). - Difi vedlikeholder EHF. Ønsker og endringer blir samlet inn og forslag til endringer blir satt ut på høring før ny versjon frigis. EHF forholder seg til CEN BII og PEPPOL BIS hvor aktørene kan delta og påvirke hva som bør komme i kommende versjoner Har beslutningsprosesser i standardiseringsorganisasjonen vært slik at alle parter har hatt likeverdig og nødvendig innflytelse? - Det er nedsatt arbeidsgrupper som er med i vurderingen av standarden og som kan påvirke prosessen. Men det er Difi som beslutter hvordan standarden skal bli til slutt Er standardiseringsorganisasjonen en ikke-kommersiell organisasjon? - Difi er en ikke-kommersiell organisasjon. Arbeidsgruppene Difi har etablert for å få støtte i utviklingsprosessen er satt sammen av aktører fra både privat og offentlige virksomheter Har beslutningsprosessen vært åpen og transparent slik at alle har fått ta del i prosessen og kan se hvilket beslutningsgrunnlag som ligger bak standarden? - Alle beslutningsprosesser er åpne og standarden er lagt ut til høring Er standarden publisert og dokumentasjon er tilgjengelig enten gratis eller til en ubetydelig avgift? Er det tillatt for alle å kopiere, distribuere og bruke standarden gratis eller for en ubetydelig avgift? - EHF standarden og dokumentasjon er gratis og tilgjengelig for alle. Difi står for kostnadene Er intellektuelle rettigheter knyttet til standarden (for eksempel patenter) gjort ugjenkallelig? Er standarden tilgjengelig uten royalties? - Standarden er uten royalties Er det noen som helst forbehold knyttet til standarden som for eksempel i tilknytning til gjenbruk? - EHF kan benyttes for alle dokumenter knyttet til handelsprosessen og er kompatibelt med EU formatene PEPPOL BIS og CEN BII Hvilket nedslagsfelt har standardiseringsorganisasjonen (nasjonalt, europeisk, amerikansk, etc.)? - CEN har europeisk fokus, mens Difi sitt fokusområde er offentlig forvaltning i Norge. EHF vil være en nasjonal standard men siden den er kompatibel med EU formatene PEPPOL BIS og CEN BII så vil den kunne betegnes som europeisk Hvilket kontaktpunkt i Norge har standardiseringsorganisasjonen? - EHF benytter Difi som kontaktpunkt for standardiseringsorganisasjonen Standardens aksept og utbredelse i markedet Standardens modenhet, er den utprøvd, har den vært gjennom flere revisjoner, er den implementert i reelle løsninger? - EHF er i versjon 1 i dag og benyttes av ca.2500 virksomheter i Norge. Månedlig utveksles det ca fakturaer. EHF er den standarden som utbredes raskest i Norge i dag Er tilstøtende områder, som må benyttes for å ta i bruk standarden, også standardisert? - Områder i handelsprosessen utover elektronisk fakturering og kreditnota ved bruk av EHF er pt ikke standardisert men dette er en prosess det jobbes med slik at EHF blir kompatibelt på alle handelsdokumenter Adopsjon i markedet - hvor utbredt er standarden i tjenester, løsninger og produkter tilgjengelig i markedet? 16 av 27

17 - EHF er i versjon 1 i dag og benyttes av ca.2500 virksomheter i Norge. Månedlig utveksles det ca fakturaer. EHF er den standarden som utbredes raskest i Norge i dag Benytter de fleste samme versjon av standarden? - Pt så benytter alle aktørene versjon 1 av EHF. Det vil være en periode hvor mottaker av dokumentene fra EHF må kunne takle både versjon 1 og I hvilken grad er standarden bakover og forover kompatibel? - Ved oppgradering fra versjon 1 til 2 så vil ikke versjon 2 være kompatibel med versjon 1. Det vil være en periode hvor mottaker av dokumentene fra EHF må kunne takle både versjon 1 og Hvor mange parallelle standarder finnes det på området? Deres styrker og svakheter i forhold til hverandre? Er de dekkende, egner de seg for forskjellige anvendelsesområder? - Edifact og e2b er de formatene som er mest utbredt i Norge. Enkelte systemspesifikke formater er i bruk men disse er knyttet til spesifikke system. - Edifact er mest benyttet innenfor varehandelen. Dette er en standard som krever en del kunnskap og dialog mellom aktørene før utveksling starter. - e2b er kun laget for faktura og kreditnota. e2b er et format laget av aktører i Norge som nå ikke supporteres lengre av aktørene. e2b er ikke et strikt nok format og åpner for bruken av ekstra felt(tagger) som gjør det vanskelig for mottaker å automatisere sine systemer (e2bs bruk av ref.felter) Tilfredsstiller standarden offentlige virksomheter og deres brukeres behov? Løser standarden et problem for offentlig sektor? Har offentlig sektor behov for den funksjonaliteten standarden understøtter? - Ja, det å få en standard og ikke flere standarder gjør at offentlige virksomheter får mindre vedlikehold, innsparinger ved ikke å ha mapping/migrering mellom formaterer til internformat systemformat på eget økonomisystem, enklere anbud da det kun kreves et format og det at EHF også har alle handelsprosessdokumentene gjør at offentlige virksomheter slipper flere formater også i samhandel mellom hverandre. EHF er også kompatibelt med EU formatene. - Offentlig sektor har behov for elektronisk utveksling av handelsdokumenter for å få en kostnadsreduksjon i innkjøp og økonomioppfølgning, sporbarhet, enklere rutiner og enklere bruk ved kun et bruk av formater Har hver offentlig virksomhet behov for standarden internt, eller er dette noe som løser utfordringene ved samhandling? - Standarden bør brukes internt i offentlig sektor da de samme kravene for gevinstrealisering og kostnadsreduksjon også gjelder internt i offentlig sektor. Men skal i hovedsak benyttes mellom offentlige virksomheter og mot leverandører Har standarden nødvendige kvalitet løser den nok, er den entydig nok? - Erfaring fra EHF versjon 1 tilsier at kvaliteten er god og løser de utfordringene som finnes, men at overgangen til EHF versjon 2 vil dekke enda flere områder og gjøre kvaliteten på formatet enda bedre Legger standarden begrensninger på offentlig sektor? - Ja, standarden vil gjøre at andre formater ikke skal benyttes for handelsdokumenter i offentlig sektor. Det blir enklere, billigere og stikkere å benytte kun et format Følger standarden krav i tilknytning til universell utforming? - Formatet er i utgangspunktet laget for maskinell behandling. Feltene er strukturert på en slik måte at en applikasjon enkelt kan gjøre innholdet tilgjengelig for de som har behov for dette. Dokumentasjonen er i en hvis grad tilpasset denne normen Passer standarden inn i forhold til overordnede arkitektoniske prinsipper i offentlig sektor? - Ja, EHF passer inn i prosessene til offentlig sektor. 17 av 27

18 I hvor stor utstrekning har offentlig sektor behov for standarden? Hvor mange offentlige virksomheter benytter standarden i dag? Hvor mange vil ha behov for den i fremtiden (1-2 år og 3-5 år)? - Statlige virksomheter har i stor grad innført EHF som standard da dette er et krav fra FAD ref. rundskriv fra FAD. - Flere kommuner har begynt å benytte formatet. Utbredelsen i det private næringsliv gjør at flere leverandører vil kunne tilby formatet til det offentlige. - De fleste ERP leverandørene tilbyr i dag EHF som format. Flere av dem tilbyr EHF som foretrukket format i utveksling mot andre aktører Forutsetter standarden et visst funksjonsnivå hos brukeren? - Kunnskap for formatforståelse trengs Hvilke konsekvenser vil en anbefaling av standarden gi? I hvilken grad bidrar standarden til interoperabilitet? - Standarden gjør det enklere for alle aktører å vite at en standard blir benyttet og når alle benytter den vil innovasjon og utveksling av elektroniske data/interoperabilitet bli mer effektiv I hvilken grad vil en anbefaling av denne standarden, som forvaltningsstandard, bidra til bedre samhandling i offentlig sektor? - Endring av EHF fra versjon 1 til 2 vil gi færre feilsituasjoner og færre misforståelser. - EHF som standard bidrar til at offentlige virksomheter kun forholder seg til et format. Andre offentlige varsomheter vil da vite hvilket format de andre virksomhetene bruker. Det private næringsliv vil vite at alle offentlige virksomheter benytter samme format og vil kunne tilpasse sine systemer til dette formatet. Format vil bidra til innovasjon da aktørene enklere vil kunne satse på et bredere marked ved at samme format benyttes av hele offentlig sektor I hvilken grad vil standarden bidra til å øke kvaliteten i offentlig sektors tjenestetilbud til brukere og samarbeidsparter? - Endring av EHF fra versjon 1 til 2 vil gi færre feilsituasjoner og færre misforståelser. - EHF som standard vil bidra til økt kvalitet da alle aktørene vil ha et format å forholde seg til. Formatet er kompatibelt med EU formatene og utenlandske leverandører vil kunne forholde seg til EU formatene og ikke mange systemrelaterte formater I hvilken grad vil standarden bidra til å effektivisere offentlig sektors tjenestetilbud? - Endring av EHF fra versjon 1 til 2 vil gi færre feilsituasjoner og færre misforståelser. - EHF som standard vil bidra til enklere forvaltning av formater knyttet til handelsdokumenter. Innføring av elektronisk handelsprosess blir enklere og mer effektivt da alle benytter samme format og har samme forståelse av feltene. ERP leverandørene til offentlige virksomheter vet at samme standard blir benyttet og produktene bør bli billigere for offentlige virksomheter å anskaffe I hvilken grad vil standarden gi IT-arkitektoniske og systemtekniske konsekvenser? - Endring av EHF fra versjon 1 til 2 vil gi færre feilsituasjoner og færre misforståelser. - Bedre kjennskap til formatet vil kunne forenkle gi IT-arkitektoniske og systemtekniske konsekvenser. Dette vil gi bedre innspill til prosessene rundt formatet Hvilke økonomiske konsekvenser vil det gi og anbefale denne standarden for offentlig sektor? - De som benytter formatet vil ha en liten til moderat oppgraderingskostnad. DFØ gjør endringene for de fleste statlige virksomhetene. - De som ikke benytter EHF i dag kan få en kostnad på tilpasning til eksisterende interne systemer(erp/økonomisystemer). Flere ERP leverandører tilbyr EHF som en av sine standarder og en oppdragering av økonomisystemet vil hos mange vært tilstrekkelig. 18 av 27

19 Hvilke konkurransepolitiske konsekvenser vil det få å anbefale denne standarden for offentlig sektor? - Endring av EHF fra versjon 1 til 2 vil ikke få konkurransepolitiske konsekvenser Hvilke økonomiske konsekvenser vil det få å anbefale denne standarden for brukere av offentlige tjenester og samarbeidspartnere? - De som benytter formatet vil ha en liten til moderat oppgraderingskostnad. DFØ gjør endringene for de fleste statlige virksomhetene. - De som ikke benytter EHF i dag kan få en kostnad på tilpasning til eksisterende interne systemer(erp/økonomisystemer). Flere ERP leverandører tilbyr EHF som en av sine standarder og en oppdragering av økonomisystemet vil hos mange vært tilstrekkelig Vil det få konsekvenser for konkurransen i markedet at offentlig sektor velger denne standarden? - Ja, da andre formater ikke kan benyttes. Slik markedet har reagert i pr i dag er at de tilpasser seg EHF formatet I hvilken grad vil standarden bidra til innovasjon? - Bruken av elektronisk format og utveskling gir mulighet til bedre sammenstilling av dataene som utveksles og mulighet for nye bruksområder Hvilken miljøeffekt vil bruk av standarden gi, sett i forhold til avfall, transport, energiforbruk og økt forbruk? - Et å gjøre handelsdokumentene elektroniske gjør at bruken av papir og transporten av brev reduseres/forsvinner Konklusjon EHF v2.0 er egnet som en forvaltningsstandard. 2.0 versjonen tilfredsstiller offentlig sektors behov bedre enn den foregående 1.6 versjonen. 19 av 27

20 1.2 Evaluering av e2b som standard Følgende kriterier skal legges til grunn i forhold til å vurdere om en standard er egnet som forvaltningsstandard ved valg av e2b: Hva er formålet med standarden Hva er hensikten ved å ta standarden i bruk? - Hensikten med å få en standard er å redusere kostnaden for offentligsektor. Offentlig sektor vil tjene på å ha et format som omfatter hele handelsprosessen. Det blir enklere for leverandører til det offentlige å vite hvilke krav offentlige virksomheter krever ved kjøp av varer og tjenester. - Å velge en standard med klare regler for hvordan formatet og standarden brukes, gjør at det blir mindre misforståelser, færre feilsituasjoner og bedre sporbarhet. - Ved å benytte e2b som standarden så vil offentlige virksomheter ha en felles standard for elektronisk utveksling av kun faktura. - e2b tilfredsstiller ikke kravene til EU sitt ønske om ett standardformat for handelsdokumenter og er kompatibelt med PEPPOL BIS og CEN BII Hvilket nedslagsfelt, bruksområde har standarden? - Standarden omfatter offentlige virksomheter og det private næringsliv som sender handelsdokumenter til det offentlige. - e2b omfatter kun faktura og vil dermed ha begrenset effekt på målet om en felles standard for hele handelsprosessen Prosessen rundt utvikling og forvaltning av standarden Har utviklingen av standarden vært en åpen prosess der alle interessenter har kunnet delta på en ikke diskriminerende måte? - Tja, e2b forum er åpne for alle å komme med innspill til men det er private aktører som beslutter hva som skal ligge i formatet Standarden er anerkjent og vil bli vedlikeholdt av en ikke-kommersiell organisasjon. Det løpende utviklingsarbeidet foregår på basis av en beslutningsprosess som er åpen for alle interesserte parter på en ikke-diskriminerende måte (kan være konsensus drevet, basert på flertallsavgjørelser osv). - e2b forum har vedlikeholdt formatet. e2b forum drives av private aktører men drives som en ikke-kommersiell gruppering som ikke skal fremme sine egne produkter Har beslutningsprosesser i standardiseringsorganisasjonen vært slik at alle parter har hatt likeverdig og nødvendig innflytelse? - e2b forum har selv tatt avgjørelse på utformingen av formatet Er standardiseringsorganisasjonen en ikke-kommersiell organisasjon? - e2b forum drives av private aktører men drives som en ikke-kommersiell gruppering som ikke skal fremme sine egne produkter Har beslutningsprosessen vært åpen og transparent slik at alle har fått ta del i prosessen og kan se hvilket beslutningsgrunnlag som ligger bak standarden? - e2b forum har selv tatt avgjørelse på utformingen av formatet Er standarden publisert og dokumentasjon er tilgjengelig enten gratis eller til en ubetydelig avgift? Er det tillatt for alle å kopiere, distribuere og bruke standarden gratis eller for en ubetydelig avgift? - Ja, dokumentasjon ligger ute på 20 av 27