EHF som kilde til styringsinformasjon. Jostein Engen Seniorrådgiver

Transkript

1 EHF som kilde til styringsinformasjon Jostein Engen Seniorrådgiver

2 Hva er styringsinformasjon? Data fra anskaffelser som er etterspurt fra departementer, direktorater og etatseiere, samt data som er etterspurt og forankret internt i virksomhetsstyringen. Data som gir beslutningsgrunnlag rapporteringsgrunnlag sammenligningsgrunnlag

3 Krav til styringsinformasjon Nyttig styringsinformasjon Statistikk fra anskaffelser er betydningsfull for styringen. Korrekt styringsinformasjon Informasjonsgrunnlaget som er fremskaffet er mest mulig detaljert og korrekt. Informasjonen prosesseres på en mest mulig automatisert og standardisert måte. Rettidig styringsinformasjon Styringsinformasjonen er oppdatert og tilgjengeliggjøres for ledere tidsnok for relevant beslutningstaking. Suksesskriteriet = god datakvalitet!

4 Bruk av standardformater For å kunne gjenbruke data automatisk på tvers av løsninger og virksomheter må det innføres og brukes standard formater EHF (elektronisk handelsformat). Standardiserte meldinger må inneholde relevant og entydig definert informasjon. EHF vil gi detaljert informasjon på linjenivå i alle relevante meldingstyper. EHF-meldinger vil for anskaffelser være den beste kilden for utarbeidelse av detaljert statistikk og styringsinformasjon.

5 EHF som kilde til styringsinformasjon Dagens innhenting av styringsinformasjon medfører til dels tunge manuelle rutiner og enkeltanalyser som er preget av mange forbehold og mye usikkerhet. Data fra EHF gir mer detaljert informasjon og formater utarbeides fortløpende for alle steg av anskaffelsesprosessen. EHF Anskaffelsesdokument Vise interesse Forespørselskatalog EHF ESPD v1.0 EHF Tilbudskatalog EHF Tilbudsinnlevering EHF Katalog Ordre Pakkseddel Order Agreement PunchOut EHF Faktura Kreditnota Purring Under arbeid I produksjon Under arbeid Under arbeid I produksjon I produksjon

6 EHF faktura EHF faktura er i dag obligatorisk for statlig sektor. Stor utbredelse også i kommunal sektor. All fakturainformasjon finnes på varelinjenivå. Analyser kan gjøres i fakturabehandlingsverktøy, økonomisystem eller i BI-verktøy. Styringsinformasjon fra EHF faktura er tilgjengelig nå for de fleste virksomheter!

7 Hva er nytten av styringsdata? Styringsdata er grunnlaget for styring og kontroll av anskaffelsesfunksjonen. Jo mer detaljert data, jo bedre mulighet for å få korrekt og detaljert styringsinformasjon. Offentlige virksomheter bør selv eie detaljert forbruksstatistikk og ikke være avhengig av leverandørene å få tilgang til dette. Hvorfor trenger vi statistikk? Virksomhet for styring, kontroll og gevinstrealisering. Benchmarking for sammenligning på tvers av virksomheter. Sektor for aggregert omsetning for sektorer. Samfunn for aggregert bruk av samfunnets ressurser.

8 Styringsparametere KPI-er For å nyttiggjøre data for styring trenger vi mål for ulike områder: Prosess Digitalisering Effektivisering Bærekraft Ulike EHF-meldinger vil gi nødvendig informasjon!

9 Kategoristyring bruk av styringsinformasjon Styringsinformasjon er grunnleggende for en vellykket innføring av kategoristyring i virksomheten!

10 Kategoristyring Spendanalyser er kjernen i kategoriarbeid og vil gi vesentlig mer informasjonstilgang når man får statistikk på linjenivå.

11 Gevinstrealisering I arbeidet med gevinstrealisering og kontinuerlig forbedring trenger man detaljert styringsinformasjon fra anskaffelsesprosessen! IDENTIFISERE GEVINSTPOTENSIAL FOR ANSKAFFELSEN Vurderinger og valg i den enkelte anskaffelse for å identifisere gevinstpotensial for anskaffelsen. TILRETTELEGGE GEVINSTER Konkurransen gjennomføres og etter kontraktsignering dokumenteres de konkrete gevinstene som kan realiseres ved å implementere og følge opp kontrakten. REALISERE GEVINSTER Kontrakten implementeres og følges opp i kontraktsperioden. De tilrettelagte gevinstene realiseres i kontraktsperioden.

12