Bruk av EHF Tilbudskatalog som en bro til kontraktsgjennomføring. Jan Mærøe Ansvarlig EHF formatene Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

Transkript

1 Bruk av Tilbudskatalog som en bro til kontraktsgjennomføring Jan Mærøe Ansvarlig formatene Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

2 Offentlige oppdragsgivere For få offentlige virksomheter benytter verktøy for å understøtte konkurransegjennomføringen Ustrukturerte formularer som PDF, Word og Excel gir ikke mulighet for elektronisk evaluering. Vanskelig å gjenbruke informasjon lagret i ustrukturerte formater Status Tilbydere/leverandører Må forholde seg til flere innleveringssystemer for hver konkurranse Må forholde seg til ulike forespørselsoppsett som medfører økt tidsbruk og økte kostnader. Dette kan medføre at færre offentlige anbud besvares. Vanskelig å gjenbruke informasjon direkte innhentet fra underleverandører Hvordan effektivisere prosessene for både kjøper og leverandør?

3 Standardiserte felleskomponenter Grunnlag for gevinster Oppdragsgiver Felles standardisert Meldingsutveksling CEF edelivery Leverandør Tjenesteleverandører Standard format BIS

4 Kan være oppdragsgiver eller leverandør basert på hvilken prosess man er i. Forsendelse av dokumenter via CEF edelivery (PEPPOL) infrastruktur Avsender Forretningsprosess Mottaker Org.nr. 1 Forberede i eget system Europeisk register over adresseregistre SML Prosessere i eget system 4 ELMA 2 3 Register over elektroniske adresser Avsenders aksesspunkt Utveksling av -dokumenter mellom aksesspunkt Org.nr. Mottakers aksesspunkt

5 Hva er et format CEN BII Workshop CEN BII CEN/TC 440 CEN/TC 434 Kort introduksjonsbeskrivelse Beskrivelse av endringer som er gjort Beskrivelse av formatet generelt Definisjoner som er relevante Prinsipper og forutsetninger Beskrivelse av sentrale informasjonselementer Beskrivelse validering Vedlegg: Meldingsstruktur Meldingstabell Kodelister UBL 2.1 Schema Schematronfiler XML eksempelfiler

6 XML: Språket som maskiner forstår Støttes av kodelister, regler og annet I hvilken periode katalogen gjelder Leverandør Oppdragsgiver Varenummer Varenavn Pris

7 Anskaffelsesprosessen skal digitaliseres Avklare Felles behov og forberede konkurransen edelivery & ELMA Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging edelivery & ELMA Vurdere behov Lage konkurranse strategi Forberede konkurranse Kunngjøring av konkurranse Spørsmål, svar og endringer Innlevering Kvalik, evaluering og tildeling Kontraktsignering og arkivering Forberede kontraktsgjennomføring Bestilling og leveranse Faktura regnskapsføring og utbetaling Kontraktsforvalt. Forespørselskatalog Tilbudskatalog Tilbudskatalog

8 Hvor finner jeg informasjon om formatene?

9 Generiske vare/tjeneste beskrivelser Statistikk- forbruk Andre datakilder Hva er vårt mål Oppdragsgiver Konkurransegrunnlagsverktøy Beskrivelse av behov Leverandør Forespørselskatalog Lagre forespørselsinformasjon Tilbudsinnlevering Generisk informasjon gjenbrukes Generisk informasjon

10 Generisk beskrivelser kan gjenbrukes i Tilbudskatalog Forespørselskatalog Tilbuds -katalog Systemleverandør legger til rette for automatisk utfylling av de felt som er felles mellom Forespørselskatalog og Tilbudskatalog. Eksempel på denne type informasjon: Informasjon om kjøper og selger Anbudsinformasjon Klassifiseringskoder UNSPSC Direktoratet for forvaltning og IKT

11 Hva er vårt mål Generiske vare/tjeneste beskrivelser Statistikk- forbruk Andre datakilder Oppdragsgiver Konkurransegrunnlagsverktøy Beskrivelse av behov Leverandør Forespørselskatalog Lagre forespørselsinformasjon Elektronisk evaluering Tilbudsinnlevering Tilbuds -katalog Annen informasjon + ESPD Tilbudskatalog Generisk informasjon Generisk informasjon Informasjon fra tilbyders ERP

12 Generiske vare/tjeneste beskrivelser fra andre system eks BIM: IFC?) Katalogprosess Oppdragsgiver Konkurransegjennomføringsfase Leverandør Konkurransegrunnlags- Verktøy Konkurranseansvarlig Forespørselskatalog Tilbudskatalog Innleveringsløsning Tilbuds dokumenter Oppdragsgiver Katalogverktøy Bestillingsverktøy Tilbudskatalog Kontraktsoppfølgingsfasen Tilbudskatalog Avtaleansvarlig Katalogverktøy Katalog Kontraktsforvaltning Eks: Byggmappa Tilbudskatalog Katalog Katalog Egne avtaler Katalog Offentlig Dokumentasjonsdatabase Samarbeidende virksomheter Samarbeidende virksomheter Samarbeidende virksomheter Direktoratet for forvaltning og IKT

13 Kontraktsoppfølging Oppdragsgiver Hold kontroll på leveransekjeder ved hjelp av Tilbudskatalog eller Katalog Katalog inneholder felter som hjelper deg Sett krav til katalogverktøy for uttrekk av informasjon Definer risiko og etabler en oppfølgingsprosess Tilbudskatalog Katalog

14 Kontraktsoppfølging Oppdragsgiver Påvirk innkjøpsadferd (miljø og sosialt ansvar) ved hjelp av Katalog og Ordre Krev merking av varer og tjenester i Katalog og Tilbudskatalog Sett krav til innkjøpsverktøy om visning og filtrering av merkede varer og tjenester Mål innkjøpsadferd ved hjelp av bestillingssystem. Sett tydelige mål til organisasjonen Tilbudskatalog Katalog Ordre og ordrebekreftelse

15 Katalogverktøy fra Difi Katalog Tilbudskatalog Direktoratet for forvaltning og IKT

16 Takk for meg Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)