Innføring av e-handel i Halden kommune

Transkript

1 Innføring av e-handel i Halden kommune E-handel Brukersamling DIFI 04. November 2015 Svein Andersen Innkjøpsrådgiver / Systemansvarlig Halden kommune

2 Fakta Halden kommune Fjord og festningsbyen innbyggere 2350 ansatte Varer og tjenester for Kr Ca 70 rammeavtaler / kontrakter 3 årsverk innkjøpsavdelingen

3 Reisens start.

4 BAKTEPPE: Norges største akkumulerte underskudd ROBEK-kommune Konkurs? Stor politisk uro Nesten total utskiftning av ledelse Stor omstilling av organisasjonen bestillere

5 Anskaffelsesstrategi , November 2012 Prosjektstart Mars 2013 Ressurser Organisering Styringsgruppe Prosjekteier Prosjektgruppe Difi Prosjektveiviseren.no

6 Fokusområder:

7 Kort om prosjektet: Full-integrert Visma Enterprise E-handelsplattformen 4 interne enheter og 4 leverandører som piloter Forutsetninger: Prosjektleder på plass senest Aug 2013 Tilstrekkelig med ressurser Enhetsleder lager rutiner og definerer bestiller Avsette midler til prosjekt og drift Konseptfasen og Planleggingsfasen Utrullingsplan

8 Mål: Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Virksomhetsmål Profesjonelle innkjøp, bedre tjenester og forankring i 100% av alle innkjøp skal foretas gjennom innkjøpssystemet organisasjonen Effektmål Riktigere og mere effektive Færre og mere kompetente Resultatmål innkjøp Oppnå både kvalitative og kvantitative gevinster bestillere 5 prosent besparelse på det totale innkjøpsvolumet. Mål Mål Resultatindikator Gevinst Riktigere og mere effektive innkjøp Maksimum 50 bestillere Resultatmål Oppnå både kvalitative og kvantitative gevinster 48 mill.kr. i løpet av 5 år

9 Utrulling

10 «Go Live» jf tidsplan

11 Avvik og utfordringer:

12 Status: Prosjekt «Innføring av e-handel i Halden kommune» avsluttet og overført til linje Antall bestillere er nå ca. 97 Hele organisasjonen er nå i drift med ehandel Volum i 2014 Kr med 837 ordrer Utvikling 2015 (pr. September): Kr for Januar med 1784 ordre

13 Status: Antall leverandør i innkjøpssystemet: Katalog:6 Formular:4 Ekstern nettbutikk:2 Kontroll og oppfølgning: Konsekvenser ved å ikke benytte e-handel Vedtatt av RLG 17 rutiner utarbeidet og implementert i HIKS (Halden kommunes internkontroll-system) Elektronisk overvåkning av utgående xml-filer som feiler Innkjøpsavdelingen har supportansvar Utarbeidelse av brukerveiledninger

14 Evaluering av prosjektet: Suksessfaktorer - Forankring i den administrative og politiske ledelsen - Prosjektet er gjennomført i regi av innkjøpsavdelingen - Helhetlig kontroll, fokuset har vært på tidsfrister, gjennomføring og oppfølging. Usikkerhet Organisasjonen har økonomiske og organisasjonsmessige utfordringer som bidrar til ekstra utfordringer i gjennomføring av prosjektet. Innkjøpsavdelingen har vært fleksibel og dynamisk i gjennomføringen. Fokuset har også vært på en praktisk og løsningsorientert tilnærming.

15 Evaluering av prosjektet: Utfordring med tekniske løsninger fra leverandør av ehandel modul. Systemet er nå levert. Utfordringer med å få kataloger og leverandører på plattformen. Tekniske utfordringer - «voksesmerter» hos leverandør og ikke god nok kvalitetssikring av installasjonen fra systemleverandør Å definere og få organisasjonen på plass mhp bestillere, godkjenner og opplæring har tatt mer tid og ressurser enn hva det var planlagt for i prosjektet Om styringsgruppen var klar over hvor krevende en innføring av et elektronisk innkjøpssystem, med de organisatoriske endringer dette medfører, er vi også usikre på Ulike kulturer og subkulturer i organisasjonen har bidratt til utfordringene

16 Gevinster e-handel «Er vi på rett spor - fremover?»

17 * Mål i prosjektet «Innføring av e-handel i Halden kommune» Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Virksomhetsmål Profesjonelle innkjøp, bedre tjenester og forankring i 100% av alle innkjøp skal foretas gjennom innkjøpssystemet organisasjonen Effektmål Riktigere og mere effektive Færre og mere kompetente Resultatmål innkjøp Oppnå både kvalitative og kvantitative gevinster bestillere 5 prosent besparelse på det totale innkjøpsvolumet. Mål Mål Resultatindikator Gevinst Riktigere og mere effektive innkjøp Maksimum 50 bestillere Resultatmål Oppnå både kvalitative og kvantitative gevinster 48 mill.kr. i løpet av 5 år Økonomiske hovedtall / kvalitative gevinster År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Prosjektutgifter Bruttogevinster Nettogevinster Kvalitative gevinster Færre bestillere, riktigere innkjøp. Redusert fakturahåndtering Smalere produktsortiment Redusert lekkasje fra rammeavtaler 100% av alle anskaffelser skal foretas gjennom ehandel

18 * Eksempel 1: Sykehjem - I dag Avd 1: Ole bestiller medisiner Lise bestiller bleier Kari bestiller møbler Nils bestiller med.forbruksmateriell Avd 2: Lene bestiller kontormateriell Anne bestiller medisiner Tor bestiller bleier Mari bestiller møbler Per bestiller med.forbruksmateriell Anett bestiller kontormateriell Bestillingsmetoder: Telefon Fax Epost Nettshop Møte med oppsøkende selger

19 * Eksempel 1: Sykehjem i nær fremtid Avd 1: Behovshaver 1 Behovshaver 2 Behovshaver 3 Behovshaver 4 Bestiller e-handel

20 * Eksempel 1: Sykehjem Gevinster Kommunikasjonsmetode, Behovshaver Bestiller: Epost Bestillingsmetode: Visma Enterprise e-handel Gevinster: Redusert tidsbruk på fagpersonell Mere tid til pasienter Bedre kvalitet på tjenestene Profesjonalisering av bestiller og innkjøp Redusert tidsbruk på fakturabehandling Økt avtalelojalitet Riktigere innkjøp Sporbarhet og bedre kontroll på alle innkjøp Gir gode data til bruk for nye avtaler bedre priser

21 * Eksempel 1: Teknisk I dag Brødrene Dahl: 2014 ca. 6,8 mill. Kr. 411 fakturaer Tidsbruk fakturabehandling: Ca 10 minutter pr faktura 10 min x 411 fakturaer: 68,5 timer Kostnader fakturabehandling: 68,5 timer x 350 kr./t: kr Renter / Gebyrer: kr. 1259

22 * Eksempel 1: Teknisk I nær fremtid Fakturabehandling: Alle bestillinger generert gjennom Visma Enterprise e-handel Fakturaer matcher automatisk mot ordre elektronisk

23 * Eksempel 1: Teknisk Gevinster Kommunikasjonsmetode, Behovshaver Bestiller: Epost Bestillingsmetode: Visma Enterprise e-handel Gevinster: Redusert tidsbruk på fagpersonell Mere tid til prosjektering / planlegging / drift Bedre kvalitet på tjenestene Profesjonalisering av bestiller og innkjøp Redusert tidsbruk på fakturabehandling Økt avtalelojalitet Riktigere innkjøp Sporbarhet og bedre kontroll på alle innkjøp Gir gode data til bruk for nye avtaler bedre priser

24 * Erfaringer fra andre:

25 * Veien videre.. «It s no use saying: We are doing our best. You have got to succeed in doing what is necessary.» Sir Winston Churchill.