-Ein tydeleg medspelar E-LÆRINGSKURS ANSKAFFELSESANSVARLIGE. Modul 2 Kjøp på og utenfor rammeavtaler Avtaleoppfølging og avviksrapportering

Transkript

1 -Ein tydeleg medspelar E-LÆRINGSKURS ANSKAFFELSESANSVARLIGE Modul 2 Kjøp på og utenfor rammeavtaler Avtaleoppfølging og avviksrapportering

2 elæringskurs for Anskaffelsesansvarlige Modul 2 I denne modulen vil du få en innføring i din rolle som anskaffelsesansvarlig, med fokus på: Kjøp på rammeavtaler Kjøp utenfor rammeavtale under NOK eks. mva. over NOK eks. mva. Avtaleoppfølging og avviksrapportering

3 Kjøp på rammeavtaler

4 Hva er en rammeavtale? En rammeavtale er en avtale med en eller flere leverandører som fastlegger priser og/eller andre leveringsvilkår for kjøp av varer og tjenester innenfor gitte produktgrupper i et avtalt tidsrom. Rammeavtaler kan være inngått for hele fylkeskommunen, for en avdeling eller gruppe av virksomheter, eller for en enkelt virksomhet/driftsenhet. Fylkeskommunale virksomheter er i noen tilfeller forpliktet til å benytte sentralt inngåtte rammeavtaler. Leveranser innenfor en rammeavtale skjer på grunnlag av avrop (bestilling) fra virksomheten.

5 Kjøp (avrop) på rammeavtaler Møre og Romsdal fylkeskommune sine egne rammeavtaler finnes her: Bestillingsrutinene som følger av den enkelte rammeavtale, skal følges. NB! Avrop på rammeavtaler er ikke beløpsbegrenset. Som anskaffelsesansvarlig vil det i det daglige være ditt ansvar å påse at din avdeling/virksomhet benytter disse rammeavtalene Anskaffelsesansvarlig skal ha oversikt over hvem i sin avdeling/virksomhet som bestiller/benytter disse avtalene

6 Kjøp (avrop) på rammeavtaler (2) Anskaffelsesansvarlig har ansvar for at avdeling / virksomhet også benytter seg av de rammeavtalene (egne og sentralt inngåtte) som er inngått særskilt for avdelingen/virksomheten Ved kjøp på eksisterende rammeavtaler skal kjøpet være innenfor avtalens rammer Er min avdeling/virksomhet en del av avtalen? Omfattes produktet eller tjenesten vi skal kjøpe av avtalen?

7 Kjøp (avrop) på rammeavtaler (3) Pr i dag gjennomføres kjøp (avrop) på rammeavtalene på følgende måte: Kjøp (avrop) via fylkeskommunens webbutikk (Visma Enterprise ehandel) Dette gjelder for et fåtall av skolene samt Fellestenesta Kjøp (avrop) via avtaleleverandørs webbutikk Bestilling på telefon/e-post

8 Kjøp utenfor rammeavtaler

9 Kjøp utenfor rammeavtale Vi deler kjøp av varer eller tjenester i 2 hoveddeler: under NOK eks. mva. over NOK eks. mva. Anskaffelsesansvarlig har ansvar for å gjennomføre alle anskaffelser under NOK ,- eks. mva. Kjøp over NOK ,- eks. mva. skal anskaffelsesansvarlig melde inn til Innkjøpsseksjonen via Innkjøpsseksjonens intranettside

10 Kjøp utenfor rammeavtale (2) Kjøp under NOK eks. mva. Anskaffelser under kr ,- skal gjennomføres av anskaffelsesansvarlig i den enkelte avdeling/virksomhet Hva er kjøpets totale verdi? (1) Det samlede beløp for hele anskaffelsen (2) Kjøpet skal ikke deles opp, da dette er å omgå regelverket (3) Kjøpet skal inkludere alle opsjoner - f. eks. tilleggskjøp, drift- og vedlikehold, delleveranser (4) Ved gjentagende kjøp skal alle enkeltkjøp summeres og inkluderes (5) Hele avtaleperioden skal legges til grunn

11 Kjøp utenfor rammeavtale (3) Prosess for kjøp under NOK Anskaffelsesansvarlig skal følge prosessen som fremgår her:

12 Kjøp utenfor rammeavtale (4) Kjøp over NOK ,- eks. mva. skal anskaffelsesansvarlig melde inn til Innkjøpsseksjonen via Innkjøpsseksjonens intranettside

13 Avtaleoppfølging og avviksrapportering

14 Avtaleoppfølging Den anskaffelsesansvarliges ansvar: 1. Oppfølging av mindre avtaler som er inngått og signert av virksomheten, herunder regelmessige kontraktsmøter. Det skal føres møtereferat. 2. Gjennomføre en evaluering av anskaffelsen før ev. prolongering av avtaler med opsjon eller at ny konkurranse blir gjennomført. 3. Kontrakter over kr ,- skal det, uavhengig av om prolongering eller ny konkurranse planlegges, gjøres en evaluering av anskaffelsen. Planlegging og eventuelt gjennomføring av slike evalueringer skjer i samråd med Juridisk avdeling, Innkjøpsseksjonen. Det skal føres møtereferat, som skal oversendes leverandør. Resultatet av evalueringen vil kunne inngå i evalueringen av leverandøren i senere konkurranser. 4. Avdelingene/virksomhetene kan søke bistand til gjennomføring av punktene 1 til 3 hos Juridisk avdeling, Innkjøpsseksjonen.

15 Avviksrapportering I forbindelse med kjøp på våre rammeavtaler og løpende kontrakter, skal det meldes avvik fra avtalevilkår ift.: pris leveringsvilkår servicevilkår etc. Alle avvik som registreres av våre brukere i forbindelse med uttak på rammeavtaler og løpende kontrakter, skal reporteres av anskaffelsesansvarlig via vårt elektroniske avviksrapporteringssystem RiskManager. Melding om avvik skal gjøres på Innkjøpsseksjonens intranettside: