Prosjektveiviser Ehandel Endring og endringsledelse v/petter Vinje,

Transkript

1 Prosjektveiviser Ehandel Endring og endringsledelse v/petter Vinje,

2 Endring og Endringsledelse Endring vil si de forandringer i rammevilkår, mål, strategier, planer, prosesser, organisering, kultur kompetanse, teknologi etc. som vil skje som følge av Ehandel. Endringsledelse er den metoden vi bruker for å få til ønsket endring.

3 Endring starter nesten alltid med en situasjon ønske om endring Nå situasjon +/- Ønsket situasjon Endring starter som regel alltid med en situasjon man ønsker å gjøre noe med

4 Hva skaper motivasjon for endring Motivasjon = Situasjon + Komplikasjon For at vellykket endring skal skje må misnøye med nå-situasjon > enn toleransen for den. Endring som krever støtte av ledelsen MÅ være interessant for ledelsen bidra til å nå et mål, løse et problem, gi en forbedring, skape noe nytt. Ta derfor alltid utgangspunkt i virksomhetens situasjon og sammenhengen med problem/endringsmulighet.

5 Når vi arbeider med endring trenger vi en metode for eksempel denne 1. Erkjenne og forstå behov for endring 5. Følge opp og sikre varig endring 2. Analyse og endringscase Interessenter 4. Implementere endringsplan 3. Lage endringsplan Dato

6 Hvorfor Ehandel er et endringsprosjekt

7 Konsept Planlegge Gjennomføre og avslutte Realisere Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Forberede presentasjon av e- handel for ledelsen. Gjennomføre presentasjon Få godkjenning for analysefasen. Forstudie Gjennomføre e-handel analyse. Presentere analyse og anbefalinger. Få godkjenning for prosjektoppstart. Forprosjekt Utarbeide prosjektmandat Få godkjenning for prosjektmandat Design og utvikling Detaljplanlegge. Anskaffe, tilpasse og teste tekniske og organisatoriske løsninger. Implementering og overlevering Implementere - teknisk og organisatorisk løsning. Overlevere Måle og rapportere Vedlikeholde og forbedre Avslutte Videreutvikle Endringsledelse Endringsledelse Endringsledelse Endringsledelse Forstå situasjon man er i og hvordan ehandel kan endre denne. Forstå hva som må endres i egen organisasjonen og hvordan man skal få det til. Planlegge, implementere og sikre at alle forstår, kan, vil og har mulighet for å bidra til endring. Tiltak for å sikre varig endring og videre utvikling.

8 Råd # 1 Du kan ikke løse et problem med den samme tenkningen som skapte problemet! Endring handler om å endre tanker, ideer!

9 Råd # 2 Et godt planlagt prosjekt er din beste forsikring som prosjektleder fordi du vil fremstå som kompetent, har oversikt, har kontroll, er i forkant, og fortjener tillit din viktigste kapital. Se på planleggingen som den viktigste fasen i prosjektet kommunisere, forankre, få støtte, bidra til modning. Hver time brukt på god planlegging, er mange timer spart på problemløsning i etterkant. Oslo 11/12/08

10 Råd # 3 Selv om ikke alle forstår og husker det som blir presentert så er det likevel sagt og dokumentert. Viktig å flytte ansvaret til mottakeren. Lett å skylde på prosjektleder for manglende informasjon. Oslo 11/12/08

11 Caset er tilpasset presentasjonen CASE Oslo 11/12/08

12 Situasjon - Ehandel analysen gjennomført og presentert Interessenter og rammevilkår Anskaffelser og praksis Kontekst E-handelsløsning Endrings- og utviklingsbehov Organisasjon Mål Forstå hva som må endres i egen organisasjonen og hvordan man skal få det til. Oslo 11/12/08

13 Interessenter HVORFOR: Uten støtte fra interessenter kan prosjektet bli problemfylt og havarere. HVORDAN: Startet med Difi sin oversikt og tilpasset denne 11 interessenter identifisert Noen er blitt intervjuet. ERFARINGER: Difi sin liste fungerte bra som et utgangspunkt lett å glemme grupper. Faren er at man kopierer! Interessenter representerer ulike perspektiver økonomi, HR, drift og vil søke ivareta disse. Som er naturlig. Viktig å starte interessentarbeidet så tidlig som mulig og vite hvor interessentene står FØR det blir presentert. Interessentlisten er viktig grunnlag for kommunikasjonsplan.

14 Rammevilkår HVORFOR: Et prosjekt vil alltid måtte forholde seg til begrensninger og muligheter. Og havarerer hvis man ikke gjør det. HVORDAN: Gjennomgang av styrende dokumenter. Teknologi. Andre prosjekter. Kultur. Mennesker og ressurser. ERFARINGER: Viktig å se på faktorer som styrende dokumentasjon, revisjonsanmerkninger, andre prosjekter, kompetanse og ressurser, kultur for endring. Det er viktig å kunne vise til omtale av Ehandel i styrende dokumentasjon som må inkludere regjeringens politikk. Det som står om Ehandel i styrende dokumentasjon og anskaffelses strategier er ofte veldig generelt - lite kraft og støtte. Poenget med presentasjonen er få ledelsen til å forplikte seg til prinsipper og mål som kan gjøre strategien konkret! Kultur er det viktigste hinder eller mulighet avhenger av hvor langt man er kommet. I dette tilfelle har man lite erfaring med felles løsninger, kultur for det.

15 Anskaffelser og praksis HVORFOR: Tallene er den beste indikator på hvordan man ivaretar anskaffelser. Grunnlag for: mål, endringsbehov, måling og rapportering. HVORDAN: Brukte Difi sine verktøy. Én person innhentet data. ERFARINGER: Man trenger ikke vite alle tall! Finn nøkkeltallene. Alle tall forteller en historie om virksomhetens praksis(prosesser). Vis tallene og fortell HISTORIEN (prosesskartene) på en måte som gjør det mulig for ALLE å forstå. Oslo 11/12/08

16 Tallene - nøkkeltall Innkjøpsrelaterte kostnader* ,-* Antall leverandører 2653 antall unike leverandører Varegruppe C har 122 unike leverandører. Kontorrekvisita: 40 unike leverandører Ant. Fakt. Gjsnt. pr. leverandør og verdi. Gjennomsnittlig omsetning pr leverandør , , ,- Leverandør fordeling 12% av leverandørene (323) står for 85% av volumet. 80% av leverandørene (2039) leverer til kun én enhet. Leverandører med rammeavtaler 130 leverandører som representerer 50 millioner Avtalelojalitet Reskontroanalyser avslører lekkasjer. Vanskelig å kvantifisere verdien av lekkasjene, men reduksjon vil medføre gevinster. Oslo 11/12/08

17 Tallene - anskaffelser - antall unike leverandører pr konto Konto Antall unike leverandører i perioden A 23 B 22 Datautstyr 25 Diverse mindre inventar 44 C 122 Arbeidsklær og verneutstyr 25 D 25 Kontorrekvisita 40 Trykkingsutgifter, innbinding 67 Krevende å følge opp Forenkling og besparelser å hente ved å redusere antall leverandører og sortiment

18 Historien bak tallene hva vi må endre!!

19 Ehandel løsning Agresso løsning er valgt..

20 Endrings- og utviklingsbehov - hovedtrekk Dimensjon Interessenter og rammevilkår Organisering og Ledelse Strategi og policy Endrings-/utviklingsbehov Prosjektet bør allerede nå tilrettelegge for ny organisering og tilføres tilstrekkelig ressurser. Prosjektleder bør få ledelsesansvar for Ehandel. Prosjektleder må få støtte av en bestiller, superbruker organisasjon. Dersom dette viser seg å ikke være tilstrekkelig med tanke på ny organisasjon må det tilføres ressurser. Ehandel bør innføres som prinsipp og hovedstrategi for utvikling av innkjøp. Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører IKT Anskaffelsesprosessen e Oslo 11/12/08 Det må avsettes nødvendige ressurser til opplæring. Spesielt viktig er det å gi bestillere og superbrukere nødvendig opplæring og motivasjon. Antall leverandører og sortiment må reduseres. Avtaledekning må økes. Betingelser forbedres. Det bør lages en plan for leverandørutvikling. Vi får ett integrert system. Bestillings- til betalingsprosessen må defineres og standardiseres. Rutiner, rollebeskrivelser og opplæring baseres på prosesser som vedlikeholdes og forbedres av Ehandel ansvarlig. Måling og rapportering Det må etableres rutiner for måling og rapportering. For eksempel månedsrapport på fremdrift og resultater. Samt årsrapport som strategigrunnlag. Ehandel ansvarlig har ansvar for å adressere avvik og drive forbedringsarbeid/utvikling.

21 Viktig forståelse Funksjon Funksjon Funksjon Bestilling til betaling Resultat

22 Eksempel på gevinst God organisering Planlegging Konkurranse Bestilling Varemottak Betaling Oppfølgning Koordinerte og riktigere bestillinger Færre leveranser Færre fakturaer Økt avtalelojalitet Bedre betingelser Færre lever Riktig data gir høy match % God måling Redusert behov for returtransport Red. antall Kreditnota Mindre vedlikehold av leverandør register Med det antall leverandører og bestillinger som virksomheten har, vil dette kunne gi reduserte prosesskostnader på anslagsvis kr. 1.9 millioner. Legger man til gevinsten ved å kunne måle og bruke data i anbudskonkurransene vil man få ytterligere store besparelser i pris for varer og tjenester.

23 Endringskultur Det store spørsmålet Kan og Vil vi endre oss? 2. Vil, men kan ikke endre seg. 4. Kan og vil endre seg. 1. Verken kan eller vil endre seg. 3. Kan, men vil ikke endre seg. Endringsmulighet

24 FORSLAG TIL MÅL OG STRATEGI

25 Mål for Ehandel En tilnærming til Ehandel som er «prinsipielt og pragmatisk». E-handel skal sikre «Det gode innkjøp» Mål Rett produkt, pris, tid og betingelser. Rett faktura Med minst mulig bruk av ressurser I henhold til lov og regler. Utnyttelsesgrad 100% Brukertilfredshet > 90% Riktig produkt og prosess dette målet vil det ta tid å nå, vil konkretiseres etter hvert. Miljø & Samfunnsansvar 100% Ressursbruk så lavt som mulig (ihht budsjett)

26 Mål operasjonalisering Overordnede mål er alltid vanskelig å nå, hvis de ikke brytes ned på enheter. Mål er brutt ned på enhetsnivå

27 Plan Oslo 11/12/08

28 Prosessdefinisjon eks annen virksomhet

29 ARK-analysen kilden til kunnskap og kontroll annen virksomhet ID Aktivitet Risiko Kompetanse Trinn Input Beskrivelse Output Verktøy, dokumentasjon som benyttes Feil og risiko Tiltak Kunnskaper Ferdigheter Metode 1 Kontrollere om det finnes rammeavtale for e-handel Oslo 11/12/08 Behov Kontrollere avtaleoversikt a) E-katalog b) Rammeavtale med fritekst c) Rammeavtale Avklaring Intranett, se område innkjøp og anskaffelser Brukerne sjekker ikke på kommunens intraweb om det er avtale, og kjøper derfor utenfor avtale. Risiko for at e- handel ikke blir benyttet. Også risiko for at avtaler og kataloger ikke er oppdatert Utarbeide rutinebeskriv else for oppdatering av kataloger. Innføre avtaleverktøy Opplæring Politikk/sanksj oner Holdningsend ring Forbedre synliggjøring av området innkjøp og anskaffelser på forsiden av intraweb siden. Sertifisering av bestiller. Vurdere antall bestillere. Kunnskap om at rammeavtale r og e- handel er obligatorisk på de avtaler som kommunen har inngått. Kunnskap om offentlig anskaffelser og fullmakter i inneværende stilling. Opplæring i bruk av anskaffelsesve rktøy. Element i opplæring av bestillere og ledere.

30 Strategi for utrulling I første omgang Katalog Webshop / punchout Fritekst

31 Rolle og ansvarskart Oslo 11/12/08

32 Risiko Risiko Beskrivelse Konsekvens Sannsynlighet For få avtaler tilgjengelig Innkjøpsseksjonen har ikke kapasitet til å inngå Medium Medium og gjøre tilgjengelig tilstrekkelig antall rammeavtaler til å møte reelt behov (vil ikke nå mål for utnyttelse Motstand hos brukeren Behovshavere/bestillere benytter ikke løsningen Høy Medium selv om aktuelle varer/tjenester er gjort tilgjengelig Manglende støtte fra ledelsen Ledelsen ikke i tilstrekkelig grad følger opp brudd på rutinen om at e-handel skal benyttes Høy Medium Det er ikke tilstrekkelig support/drifts ressurser IKT Feil produkter blir prioritert tilgjengelig i løsningen Manglende tid til kompetanseheving i organisasjonen Mangel på tilstrekkelig support/e-handel ressurser vil medføre utilstrekkelig fremdrift, måloppnåelse og mulighet for å gi god support til brukere Systemet er ikke fleksibelt nok til møte organisasjonens fremtidige behov Brukere har ikke tilgang til leverandørene de ønsker og trenger; motstanden mot løsningen kan øke Manglende eller feil bruk, økt frustrasjon og motstand i organisasjonen Høy Medium/Lav Høy Høy Medium/Høy Medium/Lav Medium/Lav Medium/Høy Oslo 11/12/08

33 Motstand vil det ALLTID være Ingen fasit Vær proaktiv og langsiktig Vær prinsipiell og pragmatisk Jo bedre grunnarbeid, desto mer tåler huset. Lurt å pilotere før man implementerer, men sørg for å ha en plan for resten. Sørg for støtte i politikk og retningslinjer vedtatt av ledelsen Fokus på roller, ikke person Etabler support med kort responstid Loggfør henvendelser og lær av det som skjer Innfør kontinuerlig forbedring..vis at man mener alvor

34 PRESENTASJON OG PLANLEGGING

35 Presentasjon Be om presentasjons IKKE beslutningsmøte Be om minst 45 minutter Lag forslag til Ehandel plan da kan presentasjon gjøres kortere og all viktig informasjon gis. Ta med Difi hvis mulig.

36 Analyser og beslutning danner grunnlag for følgende planer Prosjektplan implementering av ehandel Kommunikasjonsplan Opplæringsplan Motstandsplan hva slags motstand/hindre som kan oppstå, hva man skal gjøre, og hvem som har ansvaret Plan for oppfølgning og rapportering

37 Status pr. april 2012 Org Påmeldt Avtale Oppsett Klart til drift Startet I bruk Obligatorisk 100% Kommune Kommune Kommune Dette er et eksempel på hvordan Ole Henrik Fjeld i BTV viser fremdrift i et prosjekt. Når man viser en slik presentasjon i serie, får man et godt bilde av fremdrift. Denne er også viktig for å kommunisere hva som må skje FØR man får resultater.

38 Status pr. juni 2012 Org Påmeldt Avtale Oppsett Klart til drift Startet I bruk Obligatorisk 100% Kommune Kommune Kommune Dette er et eksempel på hvordan Ole Henrik Fjeld i BTV viser fremdrift i et prosjekt.

39 Takk for oppmerksomheten lykke til Spørsmål? Ring Petter,