Innkjøpssamarbeidet med Bergen kommune. Bergen kirkelige fellesråd/ Akasia Havforskningsinstituttet Konkurransetilsynet

Transkript

1 Innkjøpssamarbeidet med Bergen kommune Bergen kirkelige fellesråd/ Akasia Havforskningsinstituttet Konkurransetilsynet

2 Bakgrunn: 15 offentlige virksomheter deltok i Ehandelsprosjekt Hordaland Støttet med midler fra Difi Hovedmålet i prosjektet var å bidra til implementering og drift av Ehandel hos deltakerne Prosjektperiode 1. mars februar Styringsgruppe: Ehandelsprosjekt Hordaland: Rune Hagen-prosjektleder (Innkjøpsseksjonen, Bergen kommune) Arthur Berg Reinertsen regionleder for Norhordlandskommunene i prosjektet Sivert Smedvig Os kommune Ole Rasmussen Innkjøpsseksjonen, Bergen kommune Kontaktperson Difi: Arve Sandvoll

3 Prosessen i korte trekk Avtale mellom Difi og Bergen kommune (ift prosjektlederstillingen) Avtale mellom deltakerne og Bergen kommune Avtale mellom deltakerne og Ehandelsplattformen (IBX) Prosjektplan ble utarbeidet Valg av bestillingsverktøy (eorder, Visma, Agresso/IBX) Periode med innstallering og integrasjoner (egen prosjektplan) Fellesmøter, oppfølging, kurs, samlinger Statusrapporter til Difi (3), og egne statusrapporter og planer fra deltakerne MILEPÆL sende første bestilling innen 15. november 2014 Implementering i egen organisasjon!!

4 Oppsummering: Stort engasjement og ønske om å lykkes fra alle deltakere De fleste deltakerne har fått en løsning som var ønsket før prosjektstart. 10 kommuner integrasjon med Visma, 2 kommuner bruker Agresso, men starter med eorder (fase1) Havforskningsinstituttet tekniske utfordringer knyttet til øko.system Utfordringene for hvorvidt det vil lykkes videre vil avhenge av prioriteringer Grunnlaget for at det kan lykkes er lagt! Større bevissthet rundt avtaler deltakerne er tilsluttet Implementering i organisasjonen (noen har få lite/ingen ressurser)

5 Effekter i innkjøpssamarbeidet

6 Totalt

7

8

9 Gevinster / effekter fra deltakerne Betre kontroll Auka effektiviteten ved voluminnkjøp - både for innkjøparane, einingsleiarar og for føring av rekneskap. Høgare grad av avtalelojalitet via fokus på at når ein brukar ehandel handlar ein på korrekt avtale. Kostnader til bleier og medisinsk utstyr har gått mykje ned etter overgang til ehandel! Auka fokus blant leiarane/bestillarane på dei inngåtte avtalane og dei forpliktelsane me har i høve til avtaleleverandørane, hjå dei som brukar systemet. Auka fokus på å kjøpe avtaleprodukt. Mange har sett at det er svært gode prisar på mange produkt innanfor innkjøpsavtalane i forhold til andre tilsvarande produkt. Økt bevissthet om økonomiske virkninger av innkjøp 9

10 Gevinster / effekter fra deltakerne Økt intern forståelse av verdikjeden i organisasjonen riktig innsats ett sted fører til redusert ressursbruk i et senere ledd Økt lojalitet til inngåtte avtaler jf. prisfordeler, trygge varer fra seriøse leverandører Bedret statistikkgrunnlag for senere analyser/beslutninger Vi får betre kontroll med handel av varer «på kontrakt». Vi veit når vi handlar varer utanfor kontrakt. Vi bestiller den kvaliteten og de produktene vi har avtale på Mye enklere og sikrere fakturabehandling innebærer både kvalitetsforbedring og effektivisering. Vi hadde neppe greidd å gjennomført eit slikt prosjekt til denne fristen dersom vi ikkje hadde hatt ein prosjektleiar og vore del av eit fellesprosjekt. Så, organisering på denne måten har vore svært positivt og avgjerande for å komma i gang med e-handel for vår del, som ein liten kommune! 10

11 Gevinster / effekter Bedre innkjøp prisgevinster gjennom økt lojalitet til avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler Enklere innkjøp gjennom mer effektive og enklere rutiner enklere å finne riktig vare til riktig pris på kommunens rammeavtaler godkjenning før bestilling med automatisk match mot faktura og deretter bokføring Sikrere innkjøp gjennom bedret kontroll og elektronisk sporbarhet av alle prosesser arbeidsprosessene er lagt opp for å sikre etterlevelse av regelverket både bestilling og varemottak dokumenteres 11

12 Nye kontrakter i innkjøpssamarbeidet skal inngås fra januar 2016 Mer fokus på Ehandel Forutsetning om bruk av Ehandel i kontraktsperioden Bidra med erfaring og kompetanse Etc..

13 Prognose 2015

14

15