Kompetanseheving / profesjonalisering av innkjøpsfunksjonen ved UiO. Regional innkjøpskonferanse 4. desember 2013

Transkript

1 Kompetanseheving / profesjonalisering av innkjøpsfunksjonen ved UiO Regional innkjøpskonferanse 4. desember 2013

2 Universitetet i Oslo i tall Rundt studenter Rundt ansatte (årsverk) Består av 8 fakultet og 3 museer 6,6 milliarder kr i bevilgning og prosjektinntekter per år. Anskaffelser for ca. 1,8 milliarder kr pr år

3 Bakgrunn for kompetanse- og opplæringsplan for innkjøpere ved UiO Kompetanse- og opplæringsplan ble først etablert i 2009 Planen ble knyttet opp mot UiOs kompetansepolitikk for hele universitetet Bakteppet: Riksrevisjonens merknader om svakheter ved UiOs innkjøpskompetanse Ulovlige direkteanskaffelser Manglende sporbarhet Uklare roller, mange med «innkjøperhatt» Desentralisert organisasjonsmodell (innkjøpere på alle enheter gjorde alle typer innkjøp uavhengig av terskelverdi)

4 Eksempler på førende dokumenter for kompetanseplanen UiOs anskaffelsesstrategi «Slik jobber vi i Innkjøpsfunksjonen» Beskrivelse av hoved- og delprosesser, samt aktiviteter i Innkjøpsseksjonen/-funksjonen Rolle- og kompetansebeskrivelse Beskrivelse av rollene i innkjøpsfunksjonen ved UiO

5 4 hovedgrupper av kurs Teknisk kompetanse (våre systemer) Juridisk kompetanse (Lov om offentlige anskaffelser, FOA, KOFA avgjørelser og rettspraksis) Funksjonell kompetanse (interne retningslinjer, rutiner og prosesser, maler, sjekklister, forhandlingsteknikk) Grunnkompetanse (etikk og holdninger, offentlig saksbehandling, språk, presentasjonsteknikk)

6 5 mål for kompetansehevingen 1. Etablere høyest mulig kunnskapsnivå for å møte hverdagen innenfor universitetets totale anskaffelsesbehov 2. Følge opp den enkelte medarbeider kontinuerlig og sikre individuell kompetanseutvikling gjennom hensiktsmessige kurs og andre kompetansehevende tiltak

7 5 mål forts. 3. Sikre overføring av kunnskap mellom medarbeidere, miljøer og nivåer ved å skape interne og eksterne nettverk innenfor fagområdet 4. Bygge opp et faglig sterkt innkjøpsmiljø og være bidragsyter i sektoren på området 5. Skape et velfungerende innkjøpsmiljø for UiO

8 Etablering av ulike læringsarenaer Egentrening eller Learning by doing Nettverk og forum for erfaringsutveksling E-læring (gjelder system) Konferanser, seminarer og lignende Kurs (interne og eksterne)

9 Etablering av en ny rolle: Opplæringsansvarlig Formål: Sikre at medarbeiderne i Innkjøpsfunksjonen har den kompetanse som kreves for å utføre sine arbeidsoppgaver ved å utarbeide og følge opp kompetansehevende tiltak

10 Elektronisk bestillingssystem Anskaffelse av elektronisk bestillingssystem i (Basware PM) Bredt nedslagsfelt ved utrulling: «Alle» som drev med innkjøp fikk en rolle i systemet (som rekvirent eller innkjøper ) Etter hvert målrettet profesjonaliserings- og sentraliseringsarbeid av innkjøpsfunksjonen ved 3 utvalgte enheter

11 Piloter for profesjonalisering av innkjøpsfunksjonen 3 utvalgte enheter fungerte som pilotenheter og er i dag fortsatt organisert på denne måten: Kun 3-7 rekvirenter på enhetene Minimum 50% av stillingen som rekvirent Server alle ansatte på enheten etter innmelding av behov fra behovshaverne Oppretter anmodning i bestillingssystemet Kvalitetssikrer kontostreng, leverandørinformasjon m.m. 2 personer i 100% stilling som innkjøpskonsulenter i Innkjøpsseksjonen sentralt Server pilotenhetene Kvalitetssikrer anmodning og sender bestilling til leverandør

12 Ved pilotenhetene er det altså ingen innkjøpere Innkjøpskonsulentene sentralt sender bestillinger til leverandør ved dag til dag-kjøp Anskaffelsesrådgiverne sentralt utfører anskaffelser over på vegne av enhetene

13 Status UiOs innkjøpsfunksjon i dag Flere enheter ved UiO har etter hvert profesjonalisert og sentralisert sin innkjøpsfunksjon Vi skiller mellom innkjøpere for større anskaffelser og innkjøpere for dag til dag-kjøp

14 Organisering Alle anskaffelser håndteres av enheten, men rammeavtaler håndteres av innkjøpsseksjonen, med unntak av TA EA MATNAT Roller på enhet: Behovshaver Rekvirent Innkjøper Ansk.rådgiver Alle anskaffelser mellom og håndteres av enhetens innkjøpsmiljø MEDISIN OD Roller på enhet: Behovshaver Rekvirent Innkjøper Alle anskaffelser over kr håndteres av Innkjøpsseksjonen, inklusiv rammeavtaler Innkjøpsseksjonen Innkjøpskonsulent Anskaffelserådgiver Alle anskaffelser over kr håndteres av Innkjøpsseksjonen HF SV SV TF JUS JUS Roller på enhet: Behovshaver Rekvirent KHM NHM UV SA

15 Status profesjonalisering UiOs innkjøpsfunksjon har vært gjennom en enorm kompetanseheving Flere har innkjøp som hovedoppgave Områder hvor vi ser behov for kompetanseheving framover er: Prosessforståelse (fra behov til betaling) Kvalitet i bestillingssystemet Rollebasert opplæring Spesialisering innen kontraktsoppfølging

16 Opplæringsprosjekt igangsatt våren 2013 Rollebasert opplæring Inkluderer alle roller i hele økonomi- og innkjøpsfunksjonen Etablering av serviceerklæring for å tydeliggjøre ansvar og forventninger knyttet til opplæring

17 Prinsipper for anskaffelser Visjon: «UiOs anskaffelser skal kjennetegnes ved etterrettelighet, verdiskapning og profesjonalitet» Forenkling (prosessgevinst) Ensartet gjennomføring av konkurranser (profesjonalisering) Elektronisk gjennomføring av hele «B2B» prosessen

18 Innføring av Konkurransegjennomføringsverktøy/ Kontraktsadministrasjonsverkttøy Elektronisk anbudsprosess for alle kjøp over Kontraktoppfølging Innenfor rammer gitt av LOA / FOA Fremdriftsplan, også for forvaltningsfasen med varsling Produksjon av dokumentasjon Protokoll genereres underveis i prosessen Elektronisk innlevering av tilbud Evaluering av tilbud i systemet Leverandørportal og kommunikasjon gjennom denne Enhetlig gjennomføring Gir grunnlag for bedre ressursplanlegging

19 Hvordan påvirker vårt kompetansehevingsarbeid leverandørene og brukerne av våre avtaler? For leverandørene: Mer transparente prosesser Tilbud leveres elektronisk Bedre og tydeligere dialog som følge av økt bevissthet blant innkjøperne Større krav til samhandling generelt, mer krevende innkjøpere Tettere oppfølging krever tid og ressurser For brukerne: Tydeligere roller og ansvar Våre brukere forventer: gode kataloger og oppdatert priser at avtalekrav knyttet til samhandling, fakturering etc blir etterlevd oppdatering ved endringer god tilgang på support