HVA VIL DETTE BETY FOR KOMMUNENE?

Transkript

1 HVA VIL DETTE BETY FOR KOMMUNENE? 1

2 EHOS Elektronisk handel i offentlig sektor Prosjekt i Trondheim kommune (TK) Prosjektstøtte fra Difi, fordelt over 3 år. Digitalisering av hele verdikjeden: Fra bestilling av varer/tjenester (e-handel) Til betaling av varer/tjenester (e-faktura) Kommuner i samhandling Rådgivende overfor kommunene EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 2

3 Nøkkeltall pr. dato: Innkjøp pr.år E-Handel Papir E-Faktura 2 mill. nok 15% 100% 0% 220 ordrer 25% #Levid 40 stk Reduserte kostnader 10mill Antall enheter = 227 (Bevilgningssted) Antall innkjøpere på e-handel = 1300 EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 3

4 Måltall i Trondheim kommune Antall enheter = 227 (Bevilgningssted) Antall innkjøpere på e-handel = 1300 EHOS -> E-handel 15-20% 25% 50% E-Faktura 50% 80% 100% #Levid 40 stk 2000 stk 4 EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 4

5 Organisering og forutsetninger; Forankring i ledelsen Utviklet egen anskaffelsesstrategi Lojalitet hos innkjøpere Ansvarliggjøring av enhetsledere Opplæring i bruk e-handel Samhandlingsavtale med leverandørene Ordreutveksling via omforent standard EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 5

6 Plussfaktorer med e-handel Gode innkjøpsavtaler og forhandlingsgrunnlag Effektive arbeidsprosesser Forbedret logistikk og søkbarhet på ordre Smalere produktsortiment Redusert ukurans og feil ved bestilling - internkontroll Redusert antall leverandører Bedre økonomistyring i hele verdikjeden Prisreduksjon kjøp allerede oppnådd, ca. 25% Kostnadsreduksjon så langt er 10 mill pr. år EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 6

7 E-Handel status Ny e-handelsplattform fra EHP II og testing foregår i regi av DIFI. e-handel og Fakturaflyt er to systemer Ordretransaksjon kan ikke matches Kontostreng må kunne utarbeides ved bestilling GLN må inngå i ordre etter hvert EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 7

8 Fra bestilling til betaling Felt/Info: FELT/INFO Org.Nr Vår ref Deres ref Ordrenr TK.Org Art Funksjon Prosjekt Mva Beløp Beskrivende Både leverandør og Kunde Bestillers nummer og navn Arkiv-nr Bestillingsnummer Bankkonto, KID og Referanse (TK.org kode) 3 siffer (kostra) + interne 3 siffer (kostra) + interne Internt Flere satser varelinjer Varelinjer, en eller flere aggregert EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 8

9 Kommunikasjon av Felt/info Felt/Info XML XML Mottakssentral (DB-DB, FTP, MAIL) XML-fil ERP (Agresso, SAP, Visma) E-Faktura på flyt: Sentralt fakturamottak (unngås når TK.Org) Lokalt fakturamottak (Bestiller/attestasjon) Godkjennere (Kontroll, Kontering, mva, beløp,++) Anvisere (Kontroll kontering) EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 9

10 ERP - Fakturaflyt

11 Gevinstmuligheter Unngå sentral fordeling Unngå konteringspåføring Matche beløp/mva Øke omløpshastighet Miljøgevinster Behandlingskostnader - Produksjonsfaktorer EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 11

12 Tidsstudier viser: Gevinster noen tall Behandling i snitt pr. faktura, ca. 8 min/faktura Produksjonsfaktorer (lønn) = 30 kr/faktura Produksjonsfaktorer (papir/porto,++) = 25 kr/faktura EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 12

13 E-Faktura nye behov? Behov: Investering Drift p.a. Infrastruktur Tjenestekjøp Transkostnad pr. faktura kr Controlling pr. faktura - 1 kr Uklart om pris og realisering: - B2B (gjøre i samarbeid med leverandør (Store) - B2C (Små og mellomstore) - Offentlige tjenester forvaltet av Difi (Portal for små). EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 13

14 E-Faktura utfordringer: Statlige føringer og lovpålegg Intern etablering av prosjekt for overgang til e-faktura ERP-systemer ikke tilrettelagt for mottak, fakturaflyt Konkurranse aktører, kommersielle & offentlige ID og authentisering, pålogging B2B, B2C. Organisatoriske avklaringer ad. revisjonskrav/internkontroll? Valgets kvaler om når & med hvem? Kompetanse på kost/nytte i egen organisasjon? Veiledere fra det offentlige er på gang Løsning for alle? EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 14

15 Muligheter EHOS/Difi har en omforent kravspesifikasjon EHOS samarbeid mellom kommuner, rådgivende. (kommer: Ivaretar verdikjeden fra e-handel og e-faktura Løsninger etableres for alle via portaler Optiske arkiver / vedleggsoppslag hos leverandør Åpne arkitekturer blant aktørene SOA. Utveksling av betalingsløsninger (bankkort, inn-/ut-betlinger) og ikke minst store besparelser og mer interessant arbeid EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 15

16 Noen betraktninger/spørsmål: Faktura match mot ordre, slipper å ha manuell behandling av faktura. Forutsetter e-fakturaflyt i ERP. Forvaltning av felles adresseregister leverandører og kunder, premiss for suksess ved aktivisering? Avtaleforhold med ERP-leverandør, banker m.fl. Hva med varighet? Håndtering av vedlegg til faktura? E2b-format, vil disse kunne benyttes fremtidig? Norstella, meldingstjenester og grensesnitt Altinn vil komme som aksesspunkt, hva før det? EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 16

17 Hva trenger vi ikke tenke på nå? Graden av oppfølging av St.mld. 36 Visjoner utover dagens realiteter Manglende åpenhet og samhandling mellom ERP & meldingssentraler Kommunikasjonssperrer for mottak av filer fra leverandører (FTP, Mail, med mer) EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 17

18 Oppsummering: Anskaffelsesstrategi Innkjøp Regnskap Gevinstrealisering av digital fornying av verdikjeden, fra bestilling til betaling. Intern forankring - prosessutfordringer, lojalitet Investering i tid, omstilling, infrastruktur, organisasjon E-handel Ordrebestilling - felter & informasjon Samhandling med leverandører katalogoppslag ajour Meldingsutveksling av filer, formater og kanaler - åpen Mottak i ERP Fakturaflyt (fordeling, kontering, betaling) Realiteter og defacto i dag, løsning også fremover? EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 18

19 Hva gør vi nu, lille du? Spørmål? Kan usannheter bli til sannheter? Viktig å være realistisk når man går om bord,. Det er mange skjær å gå på fortsatt. Jeg har vært på mange allerede.. Takk for meg. EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 19