OPPSUMMERING AV ERFARINGSPROSJEKTET EFAKTURA I WARMLANDSREGIONEN

Transkript

1 OPPSUMMERING AV ERFARINGSPROSJEKTET EFAKTURA I WARMLANDSREGIONEN Warmlandsregionen i Sverige har hatt en mer vellykket innføring av efaktura til bedrifter og kommuner enn i Norge. Hvorfor? Et EU-finansiert prosjekt har forsøkt å finne svaret på det spørsmålet. Prosjektet har involvert Handelskammaren i Warmland, NorStella og utvalgte kommuner som Asker, Bærum og Fredrikstad. Warmlandsprosjektet Handelskammaren i Warmland initierte et efaktura-prosjekt i Visjonen var at alle kommuner og deres leverandører i Warmlands-regionen skulle ta i bruk efaktura innen Da prosjektet startet hadde ingen av kommunene i regionen tatt i bruk efaktura. Det eneste unntaket var Karlstad kommune som hadde satt i gang et storstilt e-buinessprosjekt.utbredelsen av efaktura blant private bedrifter var også begrenset, bare 40% oppgav at de hadde en Internett-adresse. Med midler fra bla. EU og NUTEK (tilsvarende Innovasjon Norge) satte Handelskammeren i Warmland i gang sitt prosjekt. Handelskammaren er en fri og uavhengig næringslivsorganisasjon med ca. 120 bedrifter som medlemmer. 7 år etter har 12 av 16 kommuner i Warmlandsregionene tatt i bruk efaktura, 110 av leverandørene til disse kommunene sender nå efaktura til kommunene; og andelen efakturaer av den totale innkjøpsverdi utgjør mellom 20 og 54%. Dette har satt Warmlandsregieonen definitivt i lederposisjonen i forhold til andre regioner i Sverige. I Norge er det til sammenligning de færreste om noen kommuner - som har tatt i bruk efaktura. (I NOU 2007/12 nevnes det imidlertid at 25% av kommunene har tatt i bruk efaktura, men her tenker en på efaktura til innbyggerne, ikke efaktura fra leverandører av varer og til tjenester til kommunene. I samme rapport nevnes det også at ca. 50% av kommunene bruker efaktura, men da menes det scanning av inngående papirfakturaer I denne rapporten er en kun fokusert på maskinlesbare efaktura b2b). Den offentlige Markedsplassen ble etablert i 1999 og skulle være en pådriver for ebusiness i det offentlige. Men i dag går mindre enn 1,5% av alle offentlige innkjøp går gjennom denne markedsplassen, og de færreste av disse bruker efaktura. Hva er hemmeligheten bak Warmlandsregionens suksess? Undersøkelsen har vist at det i hovedsak er følgende elementer: Handelskammeren har spilt en pådriverrolle. Den rolle de har inntatt har ikke bare gått på å legge forholdene til rette for efaktura, men også gitt konkret teknologisk bistand om hvordan en kommer i gang: Handelskammeren har vært en nøytral enhet som fremmer både kommunenes og leverandørenes interesser. De har spilt på lokale krefter uten selv å diktere en løsning. De har fått kommunene i regionen til å samordne sine krav overfor felles leverandører

2 De har fokusert på gevinstpotensialet for både utsteder og mottager av efaktura. De har tatt harde fighter, spesielt med formidlingsentralene og ERP-leverandørene. De har sikret seg finansiering fra kommunene og andre til å utføre sin rolle. Situasjonen i Norge Her i landet opplever imidlertid kommunene følgende barrierer: Leverandørene sier det ikke finnes noen standard for efaktura. ERP-leverandørene krever opp til flere hundre tusen kroner i tilpasninger for å sende en efaktura i sine systemer Det finnes ikke noe absolutt pålegg fra offentlig sektor om krav til efaktura Kommunene selv innenfor et fylke er fragmentert og kan ikke ha en samlet holdning selv til felles leverandører. Disse holdningene er tildels ubegrunnet: Det finnes en norsk nasjonal standard som heter e2b, og som gratis kan lastes ned fra Den er anbefalt brukt i offentlig sektor av ehandelssekretariatet. I fremtiden vil en ny standard komme som heter UBL 2.0 som vil omfatte mer avanserte fakturaer og andre handelsmeldinger. E2b-formater er imidlertid grunnstenen i denne standarden. Å ta i bruk e2b-formatet i dag setter ikke norske kommuner tilbake i påvente av ny, internasjonal standard, tvertom. Enhver ERP-leverandør kan produsere hvilket som helst fil-format. Hvis de ikke klarer å lage en e2b-format, vil formidlingsentralene enkelt kunne konvertere hvilket som helst format fra ERP-leverandørene til e2b-formatet for en brøkdel av den pris som ERP-leverandørene krever. I disse dager foreligger en rapport fra det tverrdepartementale utvalget AGFA vurderinger og anbefalinger om elektronisk faktura i staten som anbefaler at staten går for èn standard, nemlig NESUBL (UBL 2.0) som inngående faktura til statlige enheter (men uten å angi fra hvilket tidspunkt). De sier også at staten bør dekke konvertering fra e2b-formatet til UBL. Det betyr altså at det ikke er noen grunn til å vente med å ta i bruk e2b-formatet for derved å få en myk overgang til UBL 2.0. Det som har manglet i den norske modellen er en pådriver som Handelskammeret som har legitimitet for å handle til det beste for både leverandørene (private bedrifter) og kommunene, som kan samordne kommunens felles krav, og som gir praktisk og teknisk rådgivning om hvordan efaktura skal innføres. I tillegg har en altså en akseptert standard å forholde seg til, og en plattform Den Offentlige Markedsplassen ( å foreta transaksjonene gjennom. Den offentlige markedsplassen ble etablert i 1999 og skulle i utgangspunktet være det organet som alle offentlige innkjøp skulle skje igjennom. Den skulle primært gjelde for statlige etater, men var også tilgjengelig for kommunal virksomhet. I likhet med i Sverige har kommunene selvstendighet i forhold til staten. I praksis er det imidlertid blitt slik at det er kommuner som bruker Den Offentlige Markedsplassen, og i langt mindre grad statlige etater.

3 Målet var at 20% av innkjøpsverdien skulle anskaffes gjennom elektroniske innkjøp over Den offentlige Markedsplassen innen Resultatet ble i 2003 at 0,06% av innkjøpsverdien av de offentlige innkjøpene går over denne kanalen. Gevinstpotensialet ble angitt til å utgjøre 4 20 milliarder kroner årlig. I 2005 ble målsetningen hevet til at 25 % av innkjøpsverdien skulle skje gjennom denne markedsplassen innen Per mars 2008 har omsetningen over denne markedsplassen økt til 1,46 % av innkjøpsverdien. Av 850 offentlige virksomheter, hvorav 450 er kommunale, er bare 48 enheter registrert som brukere av markedsplassen. Det finnes flere grunner til at Den Offentlige Markedsplassen ikke har nådd sine Prosjektet har ikke hatt noen god organisatorisk forankring til noen vesentlig kjøpergruppe. Gevinstpotensialet er uklart. Forretningsmodellen har ikke stimulert til deltakelse og vinn-vinn-situasjon for både kjøper og leverandør. Programmet har ikke bistått kjøpergruppen med samordning av innkjøpsvolumer. I tillegg kommer elementer som (digital) manglende innkjøpskompetanse, og kamp om økonomiske midler hvor ehandel og efaktura ikke alltid blir prioritert. Som en undersøkelse som NorStella har fått gjennomført, er det store potensielle besparelse for alle ledd i å bruke elektroniske markedsplasser. Det er imidlertid tre grunner til at disse sjelden blir realisert. Leverandørene ikke er seg bevisst hvilke gevinster de faktisk kan ta ut av denne bruken. Gevinstene er varierende etter bruk og behov det er umulig å gi generelle anvisninger på gevinstpotensiale; det avhenger av den konkrete situasjonen. Både leverandør og kjøper må få gevinster av en slik satsing. Det er på det siste punktet en kanskje har mest å hente. Markedsplasser som etableres i den hensikt å presse leverandørene på pris pr. enhet har et problem. De fleste andre markedsplasser som har brukt dette som argument har fått problemer med å få tilstrekkelig leverandører på markedsplassen. Når en i tillegg som situasjonen er for ehandelsprogrammet ikke har makt, myndighet eller vilje til å samordne kjøpergruppen og innkjøpspraksis, er muligheten for både å påvise og ta ut gevinster små. Forskjellen mellom Warmlands-initiativet og initiativet fra Norge. Det er ingen tvil om at den svenske modellen har vært mer effektiv i å få kommuner og kommunenes leverandører til å bruke efaktura, enn den norske modellen. Suksessfaktoren vak den svenske modellen ligger først og fremst i at den har vært geografisk begrenset, at Handelskammeret har påtatt seg en pådriverrolle som mellomledd mellom kommunene og deres leverandører, at denne pådriverrollen også har innbefattet hands-on support av teknisk karakter til kommunene og deres leverandører, at de har fokusert på gevinstene for både utsteder og mottager ved bruk av efaktura, og at de har søkt lokal forankring med vekt på at kommunene og leverandørene selv kommer frem til en løsning, og ikke at den pådyttes av eksperter utenfra.

4 Norge på sin side har valgt en grand design det var offentlig sektor i hele landet som var målgruppen; aktørene ble også presentert for en ferdig løsning i form av en markedsplass som en både teknologisk og prismessig måtte forholde seg til; rollen som pådriver som ehandelsekretariatet har hatt har vært mer av å få brukerne til å ta bruk denne markedsplassen, fremfor å finne frem til lokale løsninger og å tilby hands-on støtte. Tilnærmingen har også vært fra det offentliges side som stor innkjøper, mens leverandørsiden ikke er blitt godt nok ivaretatt. Den store forskjellen er derfor lokal (regional) satsing vs. landsdekkende satsing; tilby hjelp til å komme i gang lokalt vs. å presentere en landsdekkende og generisk løsning en aktiv pådriverrolle som får aksept både hos kommunene og næringslivet som en nøytral aktør vs. påvirkning fra en partsinteresse På den annen side har den svenske modellen ikke vært opptatt av standarder som pådriver for en slik prosess. Når nå Norge er opptatt av dette, har nok det forsinket prosessen, samtidig som det har lagt grunnlaget for en bedre og bredere utrulling nå ved at en benytter seg av de standardene som er utviklet i EU og FN-systemet. Erfaringene fra Sverige overført til Norge Forutsetningene for at en skal kunne gjennomføre et tilsvarende prosjekt i Norge med de samme resultater som Warmlandsregionen har oppnådd er store, ikke minst fordi Norge ikke da vil starte på bar bakke, som Warmlandsregionen gjorde: Vi har en nasjonal standard e2b som er grunnstenen i den internasjonale standarden som forventes å komme NESUBL (eller UBL 2.0 som er den rette betegnelsen). Det offentlige vil anbefale denne standarden brukt for alle leverandører til statlige etater i fremtiden. De har også foreslått å finansiere en konvertering fra e2b-formatet til UBL 2.0 (som det vil ta flere år før er endelig ferdigstilt). Allerede i dag tilbys markedet gratis krusing i e2b-formatet gjennom e2b-gruppen, og det tilbys også kurs i NESUBL (gjennom NorStella). Formatene støttes av private aktører organisert i e2b-gruppen som Orkla, ISS, Skanska, Haflsund, Staoil, etc. NorStella har sekretariatatsansvar for Formidlingsentralene (de 10 største ikkefinansielle aktører på dette området) som både har inngått en standardisert Samtrafikkavtale seg i mellom, og vil også lage et telefonregister som viser hvem som samhandler med hvem med hvilke formater, etc. NorStella har også ansvaret for å lage en Utvekslingsavtale mellom Fakturautsteder og Fakturamottager NorStella og ehandelssekretariatet deltar begge i den internasjonale utviklingen av NESUBL, sammen med de øvrige nordiske landene.

5 Det som mangler er et organ som kan ha samme pådriverrolle som Handelskammaren. Det organet som peker seg ut er NorStella, både fordi det har nedslagsfelt i både privat og offentlig sektor, har historisk tradisjon for å ha utviklet EDIFACT efaktura-standarden i Norge, er nøytral og ikke-kommersiell aktør, og har sekretariatsansvar for både e2b Forum og Samtrafikk-gruppen. NorStella kan imidlertid ikke gjøre dette alene, men må ha bistand fra så vel Kommunenes Sentralforbund (KS) som ehandelsekretariatet. Fra deres side vil KS da bidra til utbredelse av efaktura i kommunesektoren, og fra ehandelssekretariatets side vil dette bidra til økt trafikk gjennom Den Offentlige Markedsplassen. Den praktiske erfaring som Warmlandsregionen gjennom sine konsulenter har opparbeidet seg, vil også dekke den tekniske delen av den støtten som kan gis. Finansiering av et felles svensk-norsk prosjekt Det peker seg ut 4 finansieringskilder: Kommunene selv det er snakk om en abonnementsavgift med tillegg for konkrete tjenester. Innovasjon Norge - etter mønster av NUTEK i Sverige for å utvikle IT-kompetanse og bruk i SMB-markedet EUs strukturfond hvor kommuner i fylker som grenser til Sverige (Akershus, Østfold og Hedmark) er identifisert som sentrale for strukturfonds-tiltak. DIFI IKT-direktoratet - fordi de i dag finansierer ehandelsekretariatet Fornyingsdepartementet fordi de blir identifisert i AGFA-rapporten som det departementet som bør få et overordnet ansvar for innføring av efaktura i det offentlige. Statens senter for økonomistyring fordi de har ansvaret for utarbeide kravspesifikasjoner til mottakstjenestene i det offentlige. Arild Haraldsen