PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER BRUKERKONFERANSEN

Transkript

1 Planleggning Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER BRUKERKONFERANSEN Rådgiver Per Inge Bjørnevik, Stavanger kommune Senior rådgiver Petter Vinje, Difi Direktoratet for forvaltning og IKT

2 HVA? Det gode innkjøp Planleggning Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning En systematisk serie med gjensidig avhengige aktiviteter som er rettet mot å oppnå ett eller flere mål

3 HVORFOR? En organisasjon er bare så effektiv som dens prosesser. Kontroll kan kun oppnås gjennom prosesskontroll Mål og resultater kan kun nås gjennom prosesser Hvorfor? Gode medarbeidere kan ikke kompensere for dårlige prosesser

4 HVORDAN? Rekvirent Bohov m/ godkjenning Fyll ut e- rekvisisasjons skjema Forklar behov Leverandør opprettet Opprett leverandør (Leverandørvedlikehold) (Leverandørvedlikehold) Til kontroll Bestilling Bestiller / Systemrekvirent Rekvisisjon Forstå behovet Til kontroll Ok? Kreves konkurransegjennomføri ng Nei Konkurransegjennomføring Klargjør behov Velg Enhet Velg leverandør Fritekst Velg avropsmetod e Punch Out Ny leverandør? Katalog Finn Leverandør Finn produkt Fyll ut fritekstbestilling Finn produkt Gjør kontering (inkl MVA) Send handlevogn til bestiller for kontroll Systemrekvirent Rolle? Bestiller Send handlekurv til godkjenning Plankjøp Finn produkt Gjør kontering (inkl MVA) Send bestilling Bestilling sendt Godkjenner Bestilling avslått Avslå bestilling Nei Kontroller Handlekurv Godkjent? Ja > ,- Send Bestilling Sjekk protokoll eller kontrakt nummer Bestilling sendt Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

5 Så langt har Fokus på pilotering 16 virksomheter deltatt på opplæring 10 virksomheter gjennomført kartlegging 4 virksomheter deltatt i enkel benchmarking Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

6 Noen erfaringer så langt Tilnærmingen er riktig. Et klarere forståelse for situasjonen og fokus på hva man må/kan gjøre med den. Ofte stor variasjon. Visualiseringen gjør det enklere å kommunisere. Enklere å ta tak i problemer, forbedringsmuligheter. At prosessene er de samme på tvers av virksomheter og sektorer. Samarbeid og harmonisering kan gi store gevinster. Nærmere oppfyllelsen av de fire betingelsene FORSTÅ KUNNE VILLE og HA MULIGHET TIL Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

7 Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

8 Brukerforum i e-handel 18.September 2012 Prosessorientering noen brukererfaringer Rådgiver Per Inge Bjørnevik SK-regnskap

9 Sverd i fjell

10 Status e-handel Oppstart revitaliseringer bestillere i ehandel leverandøravtaler 8 ekataloger Potensiale 3.mrd kr. 24 mill. over Ehandelsplattformen Mindre enn 1%

11 E-handel, organisering av drift Systemeier, SK - regnskap v/daglig leder Driftsgruppe SK regnskap, Innkjøp, IT, Brukerrepresentanter Erfaringsgruppe (Opplæring, support og veiledning) fra SK- Regnskap og Innkjøp Brukerrepresentanter KBU Brukerrepresentanter BMU Brukerrepresentanter Oppvekst - Levekår Brukerrepresentanter Økonomi m/flere

12 Prosessorientering - opplæring Metode Tiltak Kartlegg Analyse Tegne

13 Kartlegg prosessen Tittel Hovedprosess Behov til implementering Behov Markedsvurdering Utarbeide Kravspesifikasjon Oppsjon Utarbeide Konkurransegrunnlag Avtaleoppfølging Kunngjøring Implementering Evaluering Avtaleinngåelse Tittel Hovedprosess Bestilling til betaling Bestilling Ordrebekreftelse Varemottak Fakturamottak Betaling

14 Prosess- og rollebeskrivelser!

15 A Tegne prosesser Rekvirent/ Behovshaver Behov med godkjenning 1 Melde behov Behovsmelding Rutine må utarbeides Ekstern nettbutikk Behovsmelding 2 Åpne Visma Enterprise 3 Velg E-handel 3A Bestillingsmåte? Katalogkjøp/ spesifiser artikkel (Fritekst) 4 Velg ny handelkurv 5 Produktsøk 6 Produktvalg JA JA Bestilling i E-handel Bestiller 14 Korrigere bestilling? 13 Send handlekurv til godkjenning Nei Avslutt bestilling 12 Endre virksomhet/ avdeling, leveringsadresse, antall, varelinjer etc 11 Ved behov legg inn notat til godkjenner og/eller leverandør JA 10 Korriger kontering NEI 9 Riktig kontering? NEI Flere varer? NEI 8 Legg i handlekurv 7 Rett produkt og rett prisnivå JA Godkjenner 15 Mottar melding på mail. 16 Åpne E-Handel i Visma enterprise 19 Beskriv i notat årsak til retur Nei 17 Godkjenn handlekurv? JA 18 Send bestilling Mottatt på e-handelsplattformen

16 Tegne prosesser (forts.)

17 Analyse IT Varemottak Konterer, attesterer, anviser Innkjøp Bestiller

18 Analyse

19 Ark analyse

20 Tiltak Styrke forankring og fokus i ledelsen Opplæring av bestillere og ledere Øke forståelsen for hele prosessen Vurdere bestiller-rollen? Åpne for andre bestillingsmåter

21 Fra bestilling til betaling Utarbeid flytskjema PROSESSREALISERING - NYTTEEFFEKT OG FREMDRIFT? Rolleidentifisering Rollebeskrivelse Idè RLT Gjennomføring tegning av flytdiagrammer Ark analyse Analyse (Rådmannens lederteam) Realisering Definer basseng og roller Definert roller? Ja Liten Detaljgrad Ja? Detaljerte flytskjema for hele prosessen. Dratt lærdom? Avdekket mangel i rutiner, svakhet i rutiner, nærmere beskrivelse av aktivitet eller funksjon. Detaljert og god oversikt over informasjonsd og arbeidsflyt, prosessflyt. Forstå Sammen med Dele omsetningen ehandels analyse inn i kategorier Nei tjene som del av etter kostra arter, grunnlagsdate ved Godkjenning!!! Stor Nei en med valg av strategi under utarbeidelse av presentasjons planen overfor ledelsen. Nei ARK analysen opp mot de enkelte Ja beskriver aktiviteten kategorier. i trinnene. Avdekker feil, svakheter og risiki. Ja Foreslår tiltak. Er det Er varig Nei es Anvendes? Kompetanseklarere, kunnskap,ferdighet, metode. fordelt på områder og leverandører ved hjelp av tall fra regnskapssystemet. Knytte dette opp mot eksisterende avtaler. Vurdere bruk av forskjellige avropsmetoder (bestillinmgsmetoder) Idè og anlyse forankres i et forstudie og forprosjekt. Nei Nei Nei Ja Forstår RLT endringene som må til i egen org. og hvordan få det til? forståelse for hva type prosjekt e-handel er? Tilpasning av tekniske og organisatoriske løsninger. Sikre at alle forstår, kan og vil bidra til endringen. Måle Rapportere Vedlikeholde Forbedre endring og utvikling sikret? Ta kontakt med en EHOS kommune! Nei Kan dette brukes? Ja d Presentasjon for ledelsen Ja Videreutvikle

22 Prosess harmonisering Stavanger Tønsberg Fredrikstad

23 Ett grunnlag for gode prosesser! Å komme sammen er begynnelsen. Å holde sammen er framgang. Å arbeide sammen er suksess. Henry Ford

24 Videre arbeid Inngå avtale med 3 konsulentselskaper for å sikre kompetanse og kapasitet. Utarbeide en prosessveiviser for de som ønsker å prosessorientere seg. Utvide og markedsføre tilbud om opplæring. Bistå virksomheter, samarbeid, nettverk i prosessarbeid. Starte utvikling av et prosessbibliotek for anskaffelser: Finne oversikt over alle anskaffelsesprosesser og dokumentasjon om disse. Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

25 Fremtiden er prosess! Velkommen med på laget! Takk for oppmerksomheten! Per Inge og Petter Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT