Promotering av katalog i anskaffelsesprosessen. Jan Mærøe

Transkript

1 Promotering av katalog i anskaffelsesprosessen Jan Mærøe jam@difi.no

2 Hvorfor benytte katalog? Hvordan skal innkjøpsavdelingen sikre at inngåtte avtaler brukes i virksomheten? Hvordan kan leverandører sikre god informasjon om sine varer og tjenester i komplekse virksomheter på en effektiv måte?

3 Vare og tjenesteinformasjon finnes. Leverandører som har papirkatalog eller en webside har all den informasjonen som trengs for å gi sine kunder en god innkjøpsopplevelse. Hvorfor ikke dele informasjonen med sine kunder i kundens eget system?

4 Roller og behov i katalogprosessen Offentlig virksomhet Avtaleansvarlig Behov: Inngå avtaler, kontrollere at riktige varer og tjenester blir presentert for alle sine bestillere for derigjennom sikre besparelser og avtalelojalitet Bestiller Behov: Mest mulig effektiv arbeidsprosess i bestilling av varer og tjenester Statensinnkjøpssenter Innkjøpssamarbeid Behov: Inngå avtaler, kontrollere at riktige varer og tjenester blir presentert for alle sine kunder for derigjennom sikre besparelser og avtalelojalitet Hvordan skal alle parter oppnå det de ønsker? Hvordan skape balanse og tillit til at alle parter får den kontrollen de ønsker og kunne jobbe effektivt Produsent Behov: Tilby gode varer og tjenester som selger. Er avhengig av god informasjonsflyt da de ikke er i direkte kontakt med kunde Leverandør Behov: Tilby gode varer og tjenester som selger. Er avhengig av effektive prosesser for implementering og oppfølging av avtaler for å optimalisere gevinst

5 Hvilke effekter kan en katalog gi? Gode data gir gode beslutninger Leverandør Oppdragsgiver Grunndata Innkjøp Avtaleansvarlig Katalogverktøy Organisere sine vare- og tjenestebeskrivelser i en katalog. Etabler et automatisk uttrekk som kombinerer vareog tjenestebeskrivelse med prisavtale. Still krav til dine produsenter Målet er god kvalitet Vare og tjeneste- og beskrivelser i form av en elektronisk katalog gir god kontroll på avtalte varer og tjenester. Kvalitet i data er en betingelse for gode kjøpsbeslutninger. Mulighet for merking av miljø og sosialt ansvar

6 Hvilke effekter kan en katalog gi? Gode data gir gode beslutninger Oppdragsgiver Leverandør Bestiller Salgsbestillingssystem Avvik kundeservice Bestillingssystem reduserer tidsbruk og feil. Godkjente bestillinger senker risikoen for forpliktelser som ikke burde vært inngått. Avtale-lojalitet sikres ved at alle tar det i bruk (katalog, punchout, fritekst) Automatisk elektronisk innlesing av bestilling med leveransestatus i form av ordrebekreftelse reduserer feil og er tidsbesparende. Elektronisk pakkseddel forbereder bestiller for mottak av varer og tjenester

7 Hvilke effekter kan en katalog gi? Gode data gir gode beslutninger Leverandør Oppdragsgiver Vareplukking Tidsregistrering Varemottaker En korrekt bestilling fra bestiller medfører et sikkert plukk av varer og en god oppdragsforståelse for en konsulent. Bemanningsselskaper kan automatisere valg og varsling av riktig vikar Elektronisk varemottak sikrer riktig leveranse av både varer og konsulenttimer. Innregistrering i systemet oppdaterer bestillingen. Da er systemet klart for å motta EHF faktura.

8 Hvilke effekter kan en katalog gi? Gode data gir gode beslutninger Leverandør Oppdragsgiver Regnskap Regnskap En faktura basert på en korrekt bestilling kan sendes automatisk. Konsulenters / vikarbyrås timregistreringsystemer har mulighet til å kunne generere en EHF faktura automatisk Når en bestilling er lagt via bestillingssystem eller fakturamatch er satt opp og faktura inneholder bestillingsnummer kan faktura matches automatisk og legges til betaling hvis den stemmer. Er prosessen korrekt vil det ikke bli forsinkelse i utbetaling

9 EHF katalog skaper den etterspurte balansen EHF Katalog Inneholder felter for all informasjon leverandør har i sine systemer Sikrer en effektiv implementering og oppfølging hos oppdragsgiver. Gir trygghet for kontroll og avtalelojalitet Lar bestiller benytte ett grensesnitt for alle sine bestillinger. Gir god informasjon til alle bestillere og dermed reduserer leverandørens arbeid med informasjon til alle bestillingspunkter Reduserer feil i bestillingen som sparer leverandør for arbeid. Leverandør forholder seg bare til sin systemleverandør og slippe integrasjonsprosjekter eks. punchout

10 Hvilke andre fordeler kan implementering av katalog gi? I produksjon i løpet av 2018 Forespørselskatalog I produksjon Tilbudskatalog Koordinering i hele anskaffelsesprosessen med nye EHF katalogtyper Besparelse i form av tid ved gjenbruk av informasjon for både leverandør og oppdragsgiver EHF Katalog

11 Eksempel på bruk av enkelfelter i interne prosesser

12

13

14 Eksempel på automatisering av katalogprosessen hos leverandør

15 En effektiv katalogprosess Forespørselskatalog Bestillingssystem Tilbudskatalog Katalog Katalog

16

17 Oppgaver Hvordan skal min virksomhet sikre god kvalitet i katalogene? Hva kan jeg bruke katalogdata til i min virksomhet? Hva kan Difi bidra med for å stimulere til økt bruk av EHF katalog?

18 Innspill fra deltakere på spørsmål i oppgave: Hvordan skal min virksomhet sikre god kvalitet i katalogene? Definere internkontroll prosessen med relevante rutiner/oppgaver Tydelige krav til leverandør om å følge den elektroniske samhandlingen med god kvalitet i katalog som hjelper oppdragsgiver i sin prosess. Oppfordre leverandør til å definere sin katalogprosess for på sikt å automatisere denne. Definere informasjonsbehovet og stille krav til innhold og verifisere dette. Opplæring / informasjon Viktig at verktøystøtten har gode søkemuligheter, validering og annen funksjonalitet som støtter prosessen Hva kan jeg bruke katalogdata til i min virksomhet? Sikrer at virksomheten har riktig produkt, pris, kvalitet for å øke avtalelojalitet (kvalitetssikrig, kontrollfunksjon, sikre krav). Sikre datatilgang til planleggingsfasen ved å kombinere katalogdata med de varer og tjenester man bestiller. Bedre kontroll og overblikk over anskaffelsen (prosessen), oppfyllelse av kontrakten, tidsfrister Rapporter, statistikk og grunnlag for neste anskaffelse. Avtaleoppfølging Hva kan Difi bidra med for å stimulere til økt bruk av EHF katalog? Få frem fordeler og gevinster Utvikle og forvalte standarder, sikre systemstøtte for offentlige oppdragsgivere og leverandører Sikre at departementene lovpålegger de forskjellige EHF og transporten God informasjon om viktigheten til oppdragsgivere og deres leverandører ved eks. å gjennomføre et road show. Difi må være pådriveren for den langsiktige strategiske nytten elektroniske verktøy har. Si nei til bruk av leverandørens nettbutikk God informasjon til systemleverandører Implementere krav om katalog i SSA