For å høste må man så. For å få avkastning må man investere

Transkript

1 For å høste må man så. For å få avkastning må man investere Brukerkonferansen 8. oktober 2013 Prosjektleder Torbjørn Bjørklund

2 Agenda Kommunene på Hovedfokus i prosjekt e-handel Suksessfaktorer Kost/nyttevurderinger er en viktig del av forprosjektfasen

3 En region i betydelig vekst selv om det er forskjeller mellom kommunene Innbyggere per 1/ (SSB) Hurdal Gjerdrum Nannestad Nes Eidsvoll Ullensaker Samlet

4 Innkjøp er stort i alle kommunene! "#$%#&$ %' &( &) "* * +, ', ' &-. /- & () **#+, #-+-./01#23,.415## 6**78) 9# : ; 15<) 5.*, 15## ' #$ # =) /%/0%(/00- (>( 3) "( 7217 %&#$ #! "#$ #! "#$%&'() *(#+, - &%- "#+*&. %*#$%- "((((((((((((((((((((((( /00- (%/00(#(1222(3") +- "! " #$%&'( )*+#, - #. *+#&)! " #$%&'*/ 0&, #&)*/., - #. *+#&) 7 8 9'''' 1'234' ''''''': 1; ' (6"#$%&. %*#$%- "() *(#+, - &%- "#+*&. %*#$%- " : ; <(((( 8(927(219 Kommunene kjøper på årsbasis varer og tjenester for om lag 2,3 milliarder kroner. 1,2 mrd. kroner gjelder anskaffelse av blant annet leveranser tjenesteproduksjon, strukturelle investeringer og innsatsfaktorer til egen tjenesteproduksjon. Et betydelig antall leverandører er involvert.

5 Hovedfokus fra høsten 2012 og ut Forprosjekt For å høste må man så. For å få avkastning må man investere Etablere e- handelsløsningen Sikre at tekniske løsninger fungerer, nødvendige organisatoriske tiltak er iverksatt, forvaltningsorganisasjon er etablert og teknisk driftsorganisasjon fungerer Øke volumet i bruken av e- handelsløsningen Profesjonalisere innkjøpsområdet

6 Kommunene på skal være dyk ge innen offentlige anskaffelser. Anskaffelser skal ha en god forankring i ledelsen, og alle innkjøp i kommunene skal gå gjennom ehandelssystemet. I løpet av 3 år skal 100% av alle bes llingene skje via ehandel og 95% av inngående fakturaer skal være efaktura. Organisasjon Økonomi Brukere Samfunn Ak v og systema sk involvering av ledelse, ansa e og fagforeninger Redusere enhetsprisene minimum med 5% ved nye kontraktsinngåelser Frigjøre interne ressurser l andre prioriterte oppgaver Styrke næringslivet forutsigbare anskaffelsesordninger Forbedre kvaliteten i anskaffelsesprosessene basert på beste praksis Redusere prosesskostnadene kny et l bes llinger Synliggjør at lover og regler e erleves Alle nye avtaler skal ha krav om bruk av elektronisk faktura iht. standarden Elektronisk handelsformat Redusere prosesskostnadene kny et l inngående fakturabehandling Redusere antall leverandører i leverandørskontro Forbedre produkt og tjenestekategorienes relevans Redusere ukurans og feil i anskaffelser og lagerhold Øke avtaledekningen fra 60% l 85% innen 3 år Øke leverandørlojaliteten l inngå e avtaler l 100% innen 3 år Øke kontraktslojaliteten l inngå e avtaler l 100% innen 3 år Øke produktlojaliteten l inngå e avtaler l 100% innen 3 år Andel elektroniske inngående fakturaer skal minimum være 95 prosent i løpet av 3 år Oppnå en stabil teknisk løsning med opp d på minimum 98% i normal arbeids den

7 Suksessfaktorer for e-handel De tre viktigste suksessfaktorene er: Reell vilje hos hver enkelt rådmann og rådmannsteam til profesjonalisere innkjøpsområdet Synliggjøre kostnader og gevinster ved profesjonalisering av innkjøpsområdet Alle kommunens innkjøp skal gjennomføres i e- handelssystemet med krav om e-faktura fra leverandørene

8 Suksessfaktorer for e-handel (forts.) Øvrige suksessfaktorer i implementeringsarbeidet er: Gjennomføre et raskt og effektivt implementeringsløp Involvere og forankre implementeringen av e- handelssystemet innad i kommunene Tilpasse antall bestillere til ny situasjon Koble rollene som bestiller og produktansvarlig sammen i kommunene Tilpasse opplæring til behovene til bestillerne Sikre nødvendig støtte/support til bestillerne Avdekke muligheter for ekstern finansiering av deler av implementeringsarbeidet

9 Gevinster ved e-handel Mer effektive arbeidsprosesser innad i kommunene o enkel o forutsigbar o strukturert Bedre økonomisk kontroll over alle enhetenes forbruk o tidligere oppdatert o sporbarhet o likviditetsoversikt Overholdelse av anskaffelsesregelverket Gunstige avtaler med leverandørmarkedet o sikre avtalte betingelser

10 Gevinster Er e-handel økonomisk fornuftig for oss? Bedre produktpriser Investeringer Prosessgevinster Prosjektkostnader Årlige driftskostnader Investeringer og kostnader

11 Grunnlag for å beregne gevinstene Bedre produkt/tjenestepriser (0-10%) Reduserte prosesskostnader knyttet til bestillinger Reduserte prosesskostnader knyttet til fakturabehandling (kr per faktura) Lavere lagerkostnader

12 Kost/nyttevurderingen er viktig! Prosjektperiode Full skala drift Nytte Bedre betingelser og sortimentstyring - NOK NOK Prosessgevinster bestillinger Prosessgevinster fakturabehandling NOK Sum nytte NOK - NOK - NOK Kost Kostnader NOK NOK NOK Sum kost NOK NOK NOK Sum netto nytte -NOK NOK NOK Akkumulert netto nytte -NOK NOK NOK

13 Vedtak i alle kommunestyrene 1 Kommunene på skal bruke e-handelssystemet for alle innkjøp. 2 e-handelssystemet skal dekke hele innkjøps- og betalingsprosessen i kommunene fra behov til betaling. 3 Innkjøps- og betalingsprosessen skal være integrert og elektronisk. 4 For å få anledning til levere produkter og eller tjenester til kommunene skal leverandørene benytte e-faktura som faktureringsform. 5 Arbeidet med å innføre e-handelssystemet i kommunene organiseres som et fellesprosjekt og seks kommunevise prosjekter. 6 Fellesprosjektet og de seks kommunevise prosjektene har ikke bare ansvaret for innføre et system for alle innkjøp, men også ansvaret for å avdekke og dokumentere de faktiske gevinstene som følge av praktisk bruk av e-handelssystemet.

14 Vi former framtidens innkjøp på Øvre Romerike nå! Torbjørn Bjørklund Partner Bedriftskompetanse as Prosjektleder e-handel Tor Kjærstad Leder ØRIK Sentral prosjektgruppe Liv Skjervheim Leistad Regnskapsfaglig forum (RFF) Nes Sentral prosjektgruppe / prosjektleder kommune Hilde Margrethe Aasen Regnskapsfaglig forum (RFF) Nannestad Sentral prosjektgruppe / prosjektleder kommune Lars Vegard Kjærstad Innkjøper for Gjerdrum, Nannestad og Hurdal Sentral prosjektgruppe / prosjektleder kommune Yvonne Rydningen Innkjøper Ullensaker Sentral prosjektgruppe / prosjektleder kommune Michael Mørneby Innkjøper/enhetsleder Eidsvoll Sentral prosjektgruppe / prosjektleder kommune Sven Birkenes Prosjektleder DGI Ressursperson Grethe Findahl Prosjektleder Agresso Delprosjektleder e-handel Head of Account Management Brikt Olav Grendar Norway Ressursperson tor.kjaerstad@orik.no liv.skjervheim.leistad@nes-ak.kommune.no hilde.margrethe.aasen@nannestad.kommune.no lars.vegard.kjaerstad@nannestad.kommune.no yvonne.rydningen@ullensaker.kommune.no michael.morneby@eidsvoll.kommune.no sven.birkenes@dgi.no grethe.findahl@unit4.com brikt.grendar@capgemini.com

15

16