Rapport fra e-handelsprosjektet for. Hadelandskommunene. «Status planleggings- og gjennomføringsfasen»

Transkript

1 Rapport fra e-handelsprosjektet for Hadelandskommunene «Status planleggings- og gjennomføringsfasen»

2 INNHOLD Innhold... 2 Sammendrag... 3 Bakgrunnsinformasjon Interessenter og rammevilkår Anskaffelser og praksis E-handelsløsning Endrings- og utviklingsbehov Kost/nytte vurdering Hovedkonklusjoner og anbefalinger Vedlegg... 17

3 SAMMENDRAG En kort oppsummering ikke mer enn én side - av de viktigste funnene, spørsmålene og anbefalingene. Gjerne knyttet til de fire områdene interessenter, e-handel, valg av løsning, organisering Denne rapporten gjelder som styringsdokumentasjon for gjennomføring av felles e-handelsprosjekt i kommunene på Hadeland. Rapporten dokumenterer i hovedsak analyser og arbeid som er gjennomført med e- handelsprosjektet så langt, den oppsummerer funn og gevinster prosjektgruppen ser ved innføring av e-handel og gir en plan for videre gjennomføring av prosjektet frem til avslutning og overføring til driftsorganisasjonen. I kapittel 1 er det sett på interessenter og rammevilkår. I en enkel spørreundersøkelse blant virksomhetene svarer de fleste at de er positive til e-handel og at de tror det vil bidra til forenkling av innkjøp til kommunen. Svarene gir også nyttige innspill ift hvilke vare/tjenester den enkelte virksomhet har behov for, og dagens organisering av innkjøp i den enkelte virksomhet. Svarene bekrefter også prosjektgruppens oppfatning av at opplæring av brukere og innholdet i e-handelsløsningen er viktig for at målene med e-handel skal nås. I kapittel 2 er det gjort analyse av anskaffelser og praksis hvor det er sett på forbruk i 2012 og 2013 på kostraartnivå, avtaledekning, fullmakter, lojalitet og prosesser. Gjennom standardisering av sortiment og bevisst kjøp av prefererte produkter(anbudsprodukter) har kostnaden til bl.a kjøp av medisinsk forbruksmateriell gått vesentlig ned fra 2012 til Avtaledekningen er økende i tråd med planen i felles anskaffelsesstrategi for kommunene, det er per i dag et relativt stort antall fullmakter knyttet til innkjøp og lojaliteten til inngåtte rammeavtaler er høy. Det er avslutningsvis skissert hvordan dagens innkjøpsprosess ser ut og hvordan dette skal bli i fremtiden ved bruk av e-handel. I kapittel 3 om e-handelsløsning er det konkludert med at «Visma e-handel» velges som innkjøpssystem for integrasjon mot e-handelsplattformen(ibx) og dagens ERP-løsning fra Visma. Kapittel 4 omhandler endrings- og utviklingsbehov i driftsorganisasjonen. I dette arbeidet er det foreløpig ikke konkludert fordeling av oppgavene i driftsorganisasjonen. Dette vil bli nærmere avklart i forkant av overlevering til driftsorganisasjonen. Avklaringen omfatter bl.a fordeling av oppgavene på de ulike rollene i ansvarsmatrisen i vedlegg E og hvem som skal ha de ulike rollene. I kapittel 5 er det synliggjort økonomiske og kvalitative gevinster som prosjektgruppen mener det er mulig å realisere over noe tid gjennom fokus på helheten i innkjøpsprosessen og bruk av e-handel som verktøy for å støtte gjennomføringen av denne. E-handel skal gi enklere, bedre og sikrere innkjøp for kommunene. Som vedlegg til kapittelet følger også en gevinstplan. 3

4 BAKGRUNNSINFORMASJON Informasjon om analysen og rapporten. Bakgrunn for rapporten: Prosjektforslag godkjent i rådmannsmøte 3 desember I prosjektforslaget ble det besluttet prosjektplanlegging og gjennomføring: Prosjektforslaget skal detaljeres videre i en planleggingsfase. Det gis samtidig fullmakt til å iverksette anskaffelse og inngåelse av nødvendige avtaler i 2013 med operatør av e-handelsplattformen og leverandør av innkjøpssystem. Avtalene signeres av den enkelte kommune. E-handelsanalyse gjennomføres i nødvendig utstrekning. Analysen består av fire analyseområder: Interessenter og rammevilkår Anskaffelser og praksis IKT/e-handelsløsning Endrings- og utviklingsbehov Analysen skal resultere i styringsdokumentasjon for prosjektgjennomføringen. Oppdragsgiver for rapporten er rådmennene i Gran og Lunner kommuner. Jevnaker kommune har deltatt i prosjektet frem til og med godkjent prosjektforslag men har i ettertid måtte trekke seg pga kapasitetsmessige utfordringer. Rapporten skal som besluttet i prosjektforslaget gi styringsdokumentasjon for gjennomføring av prosjektet. Herunder skal rapporten bl.a bidra til å dokumentere arbeidet med e-handelsprosjektet, gi en plan for gjennomføring, og oppsummere funn og gevinster prosjektgruppen ser ved innføring av e- handel. Arbeidet med analysen og rapporten er utført av Gran og Lunners representanter i felles e- handelsprosjekt o o o Steinar Elnes, Gran kommune Kirsti Nesbakken, Lunner kommune Morten Gausen, Gran kommune Rapporten er utarbeidet ila 2014 med grunnlag i metodikk og maler fra DIFIs prosjektstyringsverktøy på herunder fasene om planlegging og gjennomføring. Prosjektet har valgt å utvide rapport fra e-handelsanalysen til også være tilstrekkelig som styringsdokumentasjon for planleggingsfasen og beslutningspunkt 3 (BP3) i prosjektveiviseren. Argumentet for dette er at de tekniske løsninger allerede er besluttet anskaffet i prosjektforslaget og installasjon er iferd med å ferdigstilles (okt 2014). E-handelsanalysen tar videre utgangspunkt i regnskapsdata fra 2012 og 2013 og nåsituasjon for øvrige innkjøpsdata som fullmakter, avtaler m.v.

5 1 INTERESSENTER OG RAMMEVILKÅR HVA OG HVORDAN Interessenter og rammevilkår er kartlagt ved en interessentanalyse basert på mal i prosjektveiviseren til DIFI. Analysen gir en oversikt på funksjoner og konkrete personer som har interesser knyttet til innføring av e- handel. Analysen inneholder også en kommunikasjonsplan. Det er gjennomført en innledende kartlegging/spørreundersøkelse sammen med at det ble sendt ut informasjon om prosjektet. Gran fikk svar fra 16 budsjettansvarlige mens Lunner fikk svar fra 8. FUNN Generelt Det er flere interessenter knyttet til innføring av e-handel. I korte trekk vil interesser hos ledelse, ikt, økonomi, brukerne, leverandører m.fl vurderes og ivaretas i nødvendig grad gjennom ulike strategier. Spørreundersøkelsen Generelt svarer de fleste at de er positive til e-handel og at de tror det vil bidra til forenkling av innkjøp til kommunen. Svarene gir også nyttige innspill ift hvilke vare/tjenester den enkelte virksomhet har behov for og som vil være nyttig for dem å ha tilgjengelig gjennom e-handel. Videre gir svarene oversikt på dagens organisering av innkjøp i den enkelte virksomhet. Svarene bekrefter også prosjektgruppens oppfatning av at opplæring av brukere og innholdet i e-handelsløsningen er viktig for at målene med e-handel skal nås. I vedlegg A er det gitt en kort oppsummering av svar på relevante spørsmål fra den innledende kartleggingen. I tillegg til disse svarene er det kartlagt noe ift fullmakter og tidsbruk samt faste levereringsadresser for innlegging i e-handelssystemet. Rammevilkår Det viktigste med rammevilkårene er ikke å vite alle detaljer, men om det er rammevilkår man må forholde seg til, og hvordan de vil begrense, kunne gi muligheter i prosjektet. Område Premissgiver Beskrivelse Anskaffelsstrategi Rådmann, ansvarlig for anskaffelsesfunksjon Grunnlag for iverksetting av arbeidet med e-handel Styrende dokumenter Rådmann Prosjektmandat, Godkjent prosjektforslag, Gevinstplan Politiske rammevilkår (statlige og evt lokale politiske føringer) Teknologiske rammevilkår Rådmann IKT Mål digitalisering / e-kommune, bedre, sikrere, effektive innkjøpsprosesser Integrasjonsmuligheter med eksisterende ERP-system, serverkapasitet m.m Økonomiske rammevilkår Rådmann, økonomiavd Finansiering Lover og regler Økonomi/innkjøp Bokføringsloven, LOA/FOA Organisatoriske rammevilkår Rådmann/ledelsen, fagforeninger, ansatte Forankring, mulighet for endring i innkjøpsstrukturen/fullmakter 5

6 Andre rammevilkår/roller Næringskonsulent Kjennskap til e-handel dersom de mottar eksterne henvendelser AVKLARINGSBEHOV I en interessentanalyse er det spesielt viktig å få avklaring på hvilke saker ledelsen har på agendaen og hvordan dette prosjektet støtter ledelsens prioriteringer og mål. Ledelsen er involvert gjennom møter i tilknytning til beslutningspunkter i prosessen. Prosjektforslaget ble godkjent 3 des 2013 og nødvendige avtaler med DIFI, CapGemini/IBX og Visma ble inngått innen utløpet av 1 kvartal I møter med ledelsen fremkom ønske om å gjennomføre prosjektet i tråd med prosjektforslaget. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Et e-handel prosjekt kan ikke imøtekomme alles ønsker og behov. Noen interessenter og behov er viktigere for prosjektet enn andre. Helse og omsorg har et stort innkjøpsvolum på allerede inngåtte rammeavtaler samt nye avtaler som er under arbeid. Videre vil de som følge av virksomhetens størrelse kunne ha større potensiale ift effektivisering av innkjøp enn mindre virksomheter. Dette vil også kunne understøtte behovet for økonomiske innsparinger innen helse og omsorgssektoren. Eiendomsavdelingene er tatt ut som piloter i testfasen. Disse har også et innsparingspotensiale mtp ny rammeavtale for renholdsprodukter. Videre benytter de i dag leverandøren som er valgt ut i pilotfasen. Valgt leverandør er veletablert på e-handelsplattformen og vil være enkel å komme i gang med. Det utarbeides utrullingsplan for øvrige virksomheter for gjennomføring fra og med høsten 2014 med planlagt ferdigstillelse i 2015.

7 2 ANSKAFFELSER OG PRAKSIS FUNN Forbruk For innkjøp foretatt på rammeavtaler viser analysen at forbruk (i kr) har gått ned. Årsaken til dette er både pris og volumendringer. Kostnader ved kjøp av medisinsk forbruksmateriell har gått ned med ca 0,5 mill.kr fra 2012 til 2013 og skyldes i stor grad forbedrede priser men også et bevisst fokus på å handle standard avtaleprodukter (anbudsprodukter). Det vises til vedlegg B for oversikt på forbruksutvikling innenfor den enkelte kostra-art. Avtaledekning Kommunene har per i dag flere innkjøpsområder hvor det ikke er inngått rammeavtaler. Det er ifm etablering av felles anskaffelsesstrategi for Hadelandskommunene utarbeidet en leverandør/porteføljestrategi for å øke avtaledekningen der hvor det vurderes som hensiktsmessig. Nedenfor vises dekning og behov innenfor analysens hovedkategorier av innkjøpsområder. Produksjon o Omfatter kjøp av finansielle tjenester, IKT og transportmidler. o Av dagens avtaleleverandører innenfor kategorien er ingen tilgjengelig på e- handelsplattformen (EHP) per i dag. Vurderes også som lite aktuelle for aktivering på denne med katalog. IKT og transportmidler(tjenestebiler) aktuelle for EHF-faktura samt at de kan være aktuelle som fritekstleverandører/formidling over e-handelsplattformen. (evt felles rammeavtale på IKT-hardware aktuell via EHP) Daglig drift o Mangler avtaler på diverse kontormateriell, renholdsprodukter(se også eiendomsdrift), undervisningsmateriell (nye avtaler ferdig inngått mars 2015) og det kan være behov innenfor kjøp/leie av driftsmidler (har avtale på kopimaskiner) o Av dagens avtaleleverandører innenfor kategorien er flere aktuelle for aktivering på e- handelsplattformen enten med katalog eller viderformidlet til leverandørenes egne nettbutikker (punch-out løsning), og EHF-faktura. Personell IT o o o Omfatter kjøp av konsulent og vikartjenester samt kompetanse/opplæring. Mangler avtaler på vikartjenester og advokattjenester (advokattjenester inngått høsten 2014, vikartjenester kunngjort mars 2015) Har ellers god dekning ift konsulenttjenester knyttet til BAE o Av dagens avtaleleverandører innenfor kategorien er ingen aktuelle for aktivering på e- handelsplattformen eller med automatisert ordreprosess. De er aktuelle for EHF-faktura og at bestilling registreres i innkjøpssystemet. (ordre kan gå via EHP) o Reise Lisenser omfattet av denne kategorien i analysen, ikke vurdert nærmere. Serviceavtaler/vedlikeholdsavtaler sorter i kostra-arten under samme som vaktmestertjenester. o Stort antall leverandører av lisenser og serviceavtaler, ikke vurdert som aktuelle for e- handelsplattformen. Er aktuelle for EHF-faktura og registrering av bestilling/forpliktelse i innkjøpssystemet. 7

8 o o Helserelatert o o Omfatter reise og kursutgifter samt transportutgifter til egne og leide transportmidler. Har god dekning ift rammeavtaler på kjøp/leie av tjenestebiler under 3,5 tonn, drivstoff/oljeprodukter og stasjonsprodukter. Øvrige transportmidler ikke analysert nærmere. Dagens avtaler aktuelle for EHF-faktura og registrering av bestilling i innkjøpssystemet. Kun to avtaler på drivstoff sortert i denne kategorien p.t. Disse kan ses i sammenheng med kategoriene produksjon(avtaler på tjenestebiler) og eiendomsrelatert(oljeprodukter). Omfatter kjøp av medisinsk forbruksmateriell, medikamenter og medisinsk utstyr. Har god dekning innenfor kategorien, rammeavtale på både medisinsk forbruksmateriell og medikamenter. Medisinsk utstyr handles som enkeltanskaffelser. o Dagens avtaleleverandører innenfor kategorien er aktuelle for aktivering på e- handelsplattformen enten med katalog eller viderformidlet til leverandørenes egne nettbutikker (punch-out løsning), og EHF-faktura. Eiendomsdrift o o Analysen omfatter vaktmestertjenester Energi strøm 26,4 mill.kr (har avtale) Vedlikehold bygg 71 mill.kr? (enkeltanskaffelser, kan være behov ift rammeavtale på håndverkertjenester) Materiell påkostning og nybygg 32,6 mill.kr Renholdstjenester og rekvisita/produkter Egenregi Behov for å fornye avtaler på renholdsprodukter Kartlagte avtaler gjelder i stor grad den enkelte kommune og gjelder tjenestekjøp. Alle aktuelle for EHF-faktura og registrering av bestilling i innkjøpssystemet. To felles avtaler kan være aktuelle for kommunikasjon gjennom e-handelsplattformen. Fullmakter Kommunene har i dag fullmakter for innkjøp, attestasjon og anvisning. I fullmaktsskjemaene for Gran er det varierende praksis på avkrysning for innkjøpsfullmakt men det følger av økonomireglementet at en ansatt med attestasjonsmyndighet eller anvisningsmyndighet også har innkjøpsfullmakt. Dette gjenspeiler seg i stor grad i praksis. I Lunner utstedes skriftlige fullmakter til anvisere, disse er normalt tjenesteledere og deres stedfortredere. Attestasjonsfullmakt (og innkjøpsfullmakt) følger av stillingens ansvarsområde, jf rutiner beskrevet i Lunners økonomireglement kapittel 3. I Lunner kan flere innen et tjenestested foreta innkjøp i samråd med tjenesteleder, det foreligger derfor ingen nøyaktige tall for antall innjøpsfullmakter. De fleste ansatte har fullmakt på alle driftsarter og funksjoner innenfor ansvars-/enhetsområdet fullmakten gjelder for. Noen ansatte kan ha flere fullmakter fordelt på ulike ansvar/enheter. Fullmakter knyttet til investeringsbudsjett og arter er noe mer spesifisert og avgrenset. Nedenfor er det satt inn en oversikt på antall ansatte med fullmakter for å gi et bilde av hvordan situasjonen omtrent ser ut per i dag (oversikten er basert på fullmaktsoversikter per 2013 slik at tallene kan være noe endret, det tas også forbehold om at oversiktene ikke var 100% ajourført). Innkjøp og/eller att. fullmakter Attestanter Anv. fullmakter Gran > Lunner > Anvisere

9 Lojalitet Analysen viser at lojaliteten til inngåtte avtaler samlet sett ligger på over 90%. Stikkprøver viser at lojaliteten på noen avtaleområder ligger under dette nivået. Prosesser Prosjektgruppa har benyttet KS-gevinstrealiseringsverktøy for å gjøre en generell prosess- og endringsanalyse for ordre og fakturahåndtering med dagens og fremtidig innkjøpsprosesser. Foreløpig endringsanalyse og mal for gevinster knyttet til prosess følger i vedlegg C. Det er herunder sett på - Nå-situasjonen for innkjøp og kontraktsoppfølging (ordre/bestilling levering betaling) - Fremtidig situasjon for innkjøp Ved innføring av e-handel flyttes konterings- og godkjenningsaktiviteter fra fakturabehandling til ordrehåndtering samtidig som en del aktiviteter automatiseres. En bestilling settes i systemet på tilsvarende måte som handel i en nettbutikk, før ordren sendes skal det legges inn kontering, attestasjon og anvisning i systemet før den går til leverandøren. Systemet kan automatisk foreslå art basert på kommunens kontoplan. Ved å gjøre dette i systemet før bestilling kan fakturabehandlingen i stor grad automatiseres når godkjent levering har skjedd. HVA OG HVORDAN Har kartlagt forbruk, avtaler, lojalitet, fullmakter og prosesser ved hjelp av verktøyene i prosjektveiviseren til Difi. Det er hentet ut data fra økonomisystemene og foretatt en overordnet analyse av disse som vi mener gir tilstrekkelige grunnlag for å komme med en anbefaling. AVKLARINGSBEHOV Prosjektet ser så langt behov for følgende avklaringer: - når og hvordan aktuelle leverandører kan aktiveres på e-handel. - hvor detaljert prosesskartleggingen behøver å være. Om det skal brukes tid på kartlegging av tidsbruk knyttet til innkjøp i alle virksomhetene/tjenestestedene(dagens- og fremtidig prosess), eller om det vil være tilstrekkelig å kartlegge noen større virksomheter, evt benytte erfaringstall fra andre kommuner dersom dette finnes. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Denne analysen skal gi grunnlag for følgende beslutninger og mål: Hvilke varer og tjenester som skal kjøpes inn over e-handel. Som også vil si noe om volumet av varer og tjenester. I tabellen nedenfor er dette omtalt for den enkelte hovedkategori, for detaljert informasjon vises det til implementeringsstrategi i vedlegg D. Volum og anbefaling for dagens avtaler innen kategoriene (2013 tall, i hele tusen, sum for alle tre kommunene) Anskaffelseskategori Sum årlig kontraktsverdi (kr i hele tusen) Sum omsetning (kr i hele tusen) Sum fakturavolum Aktuell for EHP/IS*? Aktuell for EHFfaktura*? Produksjon Mulig noen fritekstlev. Ja 9

10 Daglig drift Flere aktuelle Ja Personell Flere på IS Ja IT? Reise Evt IS Ja Helserelatert Ja Ja Eiendomsrelatert? IS, noen EHP Ja *EHP Ehandelsplattformen (IBX/CapGemini) IS Innkjøpssystem (Visma E-handel) EHF-faktura Faktura i elektronisk handelsformat Hvordan man skal gjøre det i praksis. Hvor man har fire alternative strategier: 1. Noen varer og tjenester i noen deler av organisasjonen. 2. Noen varer og tjenester i hele organisasjonen. 3. Alle varer og tjenester i deler av organisasjonen. 4. Alle varer og tjenester i hele organisasjonen. Hvilken strategi man velger vil være avhengig av blant annet: Hvor stor organisasjon man har hvor mye ressurser man har til disposisjon. Hvor moden, langt man er kommet i utviklingen. Jo lenger man er kommet i utvikling av prosesser og bruk av elektroniske systemer, desto enklere vil innføring være. Hva man har mulighet til å få til med leverandører. Strategiene kan oppsummeres i figuren nedenfor. Omfang produkter 3 Alle varer og tjenester i noen deler av virksomheten 4 Alle varer og tjenester i alle deler av virksomheten 1 Noe varer og tjenester i noen deler av virksomheten 2 Noen varer og tjenester i hele virksomhetene Omfang virksomhet Videre er det viktig at man ikke låser seg til en bestemt strategi. For eksempel er det noen som velger strategi1 for å sikre seg kontroll. Med det resultat at ledelsen og organisasjonen tror at man ikke skal bruke systemet til noe mer, som gjør det mer krevende å utvikle videre. Det neste er å si at man velger strategi 1 i en periode for ha kontroll. Så velge strategi 2 eller 3 for og bredde ut løsningen. Og til slutt strategi 4 når man er klar for å ta i bruk løsningen i så stor grad som mulig. I så tilfelle bør det lages en overordnet plan som går over flere år, eks 3. slik at organisasjonen er klar over at man er i en utvikling som vil strekke seg ut i tid men hvor det ikke er tvil om hva man skal oppnå.

11 For vår del er strategien tilnærmet lik beskrivelsen i forrige avsnitt. Starter her med varer og tjenester hvor kommunene har felles rammeavtaler og leverandører som er klare for e-handel. Videre også ta med bestilling av noen større prosjekter innenfor bygg, anlegg og eiendom for utprøving i en tidlig fase med e-handel. Fremtidig mål er å inkludere alle varer og tjenester i alle deler av kommunenes virksomheter (strategi nr 4). 11

12 3 E-HANDELSLØSNING HVA OG HVORDAN Kort beskrivelse av hvilke alternative løsninger man har vurdert og hvordan for å komme frem til anbefaling. Det finnes flere innkjøpssystemer som kan integreres mot e-handelsplattformen (bl.a Visma, Amesto, Agresso). Kommunene har fått presentert Visma E-handel og et tilbud om å knytte denne til eksisterende ERP-system som er Visma Enterprise. Integrasjon av andre e-handelsløsninger er vurdert som lite egnet pga tekniske årsaker. Praksis fra andre kommuner og anbefaling fra DIFI og systemleverandørene underbygger dette. FUNN Kommunene har per i dag Visma som ERP-system. Visma sin e-handelsmodul vil dekke kommunenes behov for innkjøpssystem og har klare fordeler mtp integrasjon mot ERP-systemet. Valg av Visma E-handel har vært kunngjort på Doffin som en intensjonskunngjøring. AVKLARINGSBEHOV Dersom man har spørsmål eller behov for avklaringer beskrives disse her. Det er foretatt følgendde avklaringer - IKT-leder i Gran og IKT i Lunner ift avtalen med Visma, særlig med tanke på krav til kommunens iktinfrastruktur og evt investeringsbehov (se ovenfor under funn). - Om Visma E-handel kan anskaffes uten konkurranse. Det er vurdert at anskaffelsen kan unntas FOA pga tekniske årsaker. Intensjonskunngjøring på Doffin er gjennomført i desember Om innføring av Visma E-handel med mobile løsninger kan medføre noe ekstrakostnader knyttet til intern ikt-infrastruktur. Dette som følge av evt tekniske behov ifm kommunikasjon gjennom brannmur til bærbare verktøy som smart-telefon og nettbrett når f.eks bestillinger skal godkjennes på disse. Mobile løsninger for rask godkjenning vurderes som svært viktig for at e-handel skal fungere tilfredsstillende og bli en effektiv og god innkjøpsløsning. Mobil løsning inkluderer også behandling av fakturaer som følger dagens saksgang for fakturabehandling. Løsningen medfører ingen vesentlige ekstrakostnader. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Visma e-handel anbefales og avtalene inngås med begrunnelse som angitt ovenfor.

13 4 ENDRINGS- OG UTVIKLINGSBEHOV HVA OG HVORDAN En beskrivelse av hvordan man har kartlagt behovene for organisatoriske tiltak. Prosjektet har foreløpig satt seg noe inn i hvilken roller og ansvar som må ivaretas sentralt i driftsfasen. Dette er gjort ved å gjennomgå malen for rolle og ansvarsmatrise som er tilgjengelig på prosjektveiviseren.no. FUNN Ansvarsmatrisen beskriver alle oppgaver som må ivaretas i driftsfasen, se vedlegg E. AVKLARINGSBEHOV Det er behov for å avklare fordeling av oppgavene på de ulike rollene i ansvarsmatrisen og hvem som skal ha de ulike rollene. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Det er foreløpig ikke konkludert hvilke endrings- og utviklingsbehov som skal gjennomføres. Prosjektgruppen anbefaler at det tas utgangspunkt ansvarsmatrisen for fordeling av driftsoppgavene. 13

14 5 KOST/NYTTE VURDERING I prosjektforslaget fra konseptfasen er det allerede redegjort en god del for kost/nytte ved innføring av e- handel. Nedenfor er det sett noe nærmere på økonomiske gevinster som kan oppnås ved blant annet bedre priser og hvordan verdien av effektivisering kan synliggjøres og realiseres. I vedlegg F følger et forslag til gevinstplan. ØKONOMISKE GEVINSTER BEDRE PRISER OG VILKÅR Herunder vil det kunne oppnås besparelser som følge av forbedrede prisvilkår og i noe grad redusert forbruk gjennom økt fokus på vurdering av behovene. Nye rammeavtaler med forbedrede vilkår samt fokus på avtalelojalitet og lojalitet til prefererte produkter(anbudsprodukter) vil kunne gi prisgevinster. Avtaler inngått på eksempelvis medisinsk forbruksmateriell og legemidler viser en kostnadsreduskjon på hhv 24% og 6% fra 2012 til Hovedsakelig følger reduksjonen av lavere priser. Ved å ta i bruk Visma e-handel(jf kapittel 3) vil det gi økt mulighet for styring og kontroll som sikrer at denne reduksjonen opprettholdes i tillegg til mulighet for å få til ytterligere noe innsparing. Nedenfor er det satt opp en oversikt på potensielle økonomiske gevinster for innkjøpskategorier/avtaleområder hvor nye rammeavtaler vil være klar for bruk primo omsetning Gevinstpotensiale med rammeavtale og e-handel KOSTRA-arter: Aktuell rammeavtale 2015 Sum Gran Andel ramme- Lunner avtale Anslått prisgevinst % Sum Gran Lunner 100 Kontormateriell Kontor- og datarekvisita % 10% Matvarer Matvarer (5 varegrupper) % 2% Annet forbruksmateriell, råvarer og tjenester Renholdsprodukter, emballasje og cateringprodukter % 10% I tillegg til disse kommer allerede oppnådde gevinster på flere av de gjeldende rammeavtalene som er inngått gjennom innkjøpssamarbeidet, jf årsrapport for innkjøpssamarbeidet 2012 og E-handel vil styrke muligheten for å opprettholde disse gevinstene og kunne hente ut evt ytterligere gevinster. To aktuelle avtaleområder for e-handel med allerede oppnådde gevinster fremgår av tabellen nedenfor omsetning Gevinstpotensiale med rammeavtale og e-handel Oppnådd KOSTRA-arter: Rammeavtale inngått Sum Gran Andel ramme- Lunner avtale gevinst ift 2012 (snitt %) Sum Gran Lunner 110 Medisinsk forbruksmateriell Medisinsk forbruksmateriell % 24% Medikamenter Legemidler og apotekvarer % 6% EFFEKTIVISERINGSGEVINST Gjennom helhetlige og automatiserte løsninger for innkjøpsprosessene i kommunene vil man også kunne oppnå gevinster som følge av reduserte prosesskostnader. Den innledende kartleggingen/spørreundersøkelsen blant virksomhetene viser at innkjøpsrollen kan være fordelt på flere ansatte og/eller utgjøre en liten andel av stillingene. I sum vil dette kunne omregnes til reduserte prosesskostnader. Foreløpig har prosjektgruppen vurdert det slik at det vil være krevende å kunne realisere effektiviseringsgevinsten ved å redusere på dagens antall stillinger. Alternativt kan man se på det som en kvalitativ gevinst hvor det frigjøres tid til å løse andre oppgaver eller ha økt fokus på kjernevirksomhet.

15 For å synliggjøre potensiale for effektiviseringsgevinst målt i kroner har prosjektet foreløpig valgt å vise til anslag i prosjektforslaget. Anslaget vil evt bli oppdatert når det er avklart i hvilken grad man skal kartlegge dagens og fremtidig ressursbruk på innkjøp, jf avklaringsbehov under punkt 2. KVALITATIVE GEVINSTER E-handel vil bidra til mer effektive innkjøp i kommunen. Herunder bl.a - styrking av den økonomiske internkontrollen Bedre dokumentasjon og full sporbarhet av innkjøp forpliktelsesregnskap - enklere og mer standardiserte innkjøp - alle rammeavtaler tilgjengelig i et felles innkjøpssystem - bedre innkjøpsdata og analysegrunnlag - bedre grunnlag for strategisk kontroll og styring på anskaffelsesområdet - bedre kontraktsoppfølging - økt avtalelojalitet og bedre sortimentsstyring - miljøgevinster gjennom mer miljøeffektiv logistikk - gevinster for leverandørene Se eventuelt også prosjektforslaget for nærmere beskrivelse av kost/nytte for kommunene. 15

16 HOVEDKONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Prosjektet starter utrulling og opplæring med Helse og omsorg samt teknisk/eiendom. Det utarbeides utrullingsplan for øvrige virksomheter for gjennomføring fra og med høsten 2014 med planlagt ferdigstillelse i Utover dette er strategien at man starter med varer og tjenester hvor kommunene har felles rammeavtaler og leverandører som er klare for e-handel. Videre også ta med bestilling av noen større prosjekter innenfor bygg, anlegg og eiendom for utprøving i en tidlig fase med e-handel. Fremtidig mål er å inkludere alle varer og tjenester i alle deler av kommunenes virksomheter. Det er foreløpig ikke konkludert hvilke endrings- og utviklingsbehov som skal gjennomføres sentralt i driftsorganisasjonen. Prosjektgruppen anbefaler at det tas utgangspunkt ansvarsmatrisen i vedlegg E for fordeling av driftsoppgavene. Innføringen av e-handel skal gi enklere, bedre og sikrere innkjøp. Disse hovedgevinstene skal kunne realiseres over noe tid gjennom de økonomiske og kvalitative gevinstene som gevinstplanen legger opp til. Prosjektgruppen anbefaler at prosjektet videreføres og gjennomføres som planlagt med de anbefalinger og konklusjoner som følger av denne rapporten med vedlegg.

17 VEDLEGG A Spørsmål og svar fra kartleggingen av interessenter B Forbruksutvikling på Kostra-art nivå C Prosessanalyse (dagens prosess og fremtidig prosess) D Implementeringsstrategi (leverandøraktivering) E Rolle og ansvarsmatrise for driftsfasen F Gevinstplan 17

18 VEDLEGG A: SPØRSMÅL OG SVAR FRA KARTLEGGINGEN AV INTERESSENTER Spørsmål og svar fra kartleggingen av interessenter. Spørsmål 1 og 2 gjaldt opplysninger om hvem og hvilken avdeling som svarte på kartleggingen. Svar på disse spørsmålene er ikke tatt med i oppsummeringen nedenfor. Spørsmål 3. Har du kjennskap til eller erfaring med elektronisk handel? (f.eks bruk av nettbutikk) De aller fleste har erfaring med bruk av nettbutikker i jobb og/eller privat. Spørsmål 4 Har tjenestestedet/virksomheten en egen innkjøpsansvarlig/innkjøper som ikke er virksomhets-/tjenesteleder? Hvis ja, hvem og hvor stor andel av sin stilling antar du at denne bruker på innkjøp? De fleste virksomhetene svarer at de ikke har en innkjøpsanvarlig og at de bruker lite ressurser på innkjøp. Spørsmål 5 Hvor mange personer har innkjøpsfullmakt for virksomheten/enheten? Dette varierer utifra virksomhetens størrelse og innkjøpsbehov. Noen virksomheter kan ha potensiale ift å begrense antall ansatte som foretar innjøp. Spørsmål 6 Elektronisk handel skal bidra til enklere, bedre og sikrere innkjøp. Hva tenker du om å kunne ta i bruk et elektronisk innkjøpssystem hvor alle innkjøp skal foretas, både avrop på rammeavtaler og enkeltanskaffelser? (kortfattet svar) Noen svar: Blir fint blir spennende om vi klarer gevinstrealiseringen Elektronisk handel vil sikre at rammeavtaler blir fulgt. Det gjøres i dag, og er et naturlig verktøy for de fleste av oss. Ved store innkjøp/avtaler ja. Ellers må vi holde alle små innkjøp utenfor ellers for mye byråkrati Det er vi positive til. Blir en enklere måte å gjøre det på. Forutsetter god opplæring. Krever opplæring i og med det er flere som skal gjøre dette men ellers så er vel det Forutsatt at systemet er brukervennlig vil jo det være en positiv overgang Forutsatt at systemet er lettfattelig, så må jo dette være riktig veg å gå. Mer eff. Greit hvis det letter hverdagen Praktisk, noen ganger behov for å se varene, kan ikke handle mat til SFO + Mat & helse elektronisk Positiv Passer kanskje ikke inn på alle områder. Har flere småleverandører, lite fleksibelt..osv. Positiv, tidssbesparende, bruker lite tid p.t etterlengtet Bra, mer oversiktlig, bedre mulighet for planlegging, tidsbesparende Usikker på hvordan dette vil fungere. Kultur har mange ulike tjenester og innkjøpene er derfor svært ulike både i forhold til leverandør og type vare. forholder oss til svært mange små leverandører og har ofte svært spesialiserte innkjøp i små kvanta. At alt skal gå gjennom et slikt innkjøpssystem virker umiddelbart som

19 byråkratiserende, både for virksomheten og for leverandørene. For øvrig kan det være mer interessant der hvor kommunen har rammeavtaler. Liten betydning pga små og få innkjøp Bra, hvis tilgjengelig det de trenger Kan være enkelt men også noe krevende i forhold til ikke å kjenne varene. Veldig bra Effektivitet Har ikke noe tro på det Dette er en forbedring. Bra! Spørsmål 7 Et innkjøpssystem vil være knyttet mot den offentlige e-handelsplattformen som er en digital markedsplass for det offentlige. Dvs at våre rammeavtaleleverandørers sortiment blir tilgjengelig via denne markedsplassen, med våre vilkår. Det vil også være mulig å rette forespørsler ifm enkeltanskaffelser gjennom dette systemet. Mener du at et slikt system vil bidra til å forbedre/lette ditt arbeid med innkjøp? Mange mener innkjøpssystemet vil kunne forbedre innkjøpsarbeidet. Noen viser til at de har lite innkjøp og vil ikke merke store endringer. Det nevnes også at man tror bevisstheten rundt rammeavtaler og oversikten på disse vil bli bedre ved et slikt system. Spørsmål 8 a. Hvilke rammeavtaler handler du fra i dag? Svarene tilsier at de flest har oversikt på gjeldende rammeavtaler men at noen har mindre kjennskap til disse, samt at noen tror at vi har rammeavtaler med leverandører vi ikke har gyldige avtaler med. Svarene viser også et behov for flere rammeavtaler og at lokale leverandører tilknyttes innkjøpssystemet (f.eks med mulighet for fritekstbestilling/formularkjøp). b. Tror du tilgang på disse rammeavtalene gjennom et innkjøpssystem og e- handelsplattformen vil være en bedre løsning enn bestillingsløsningen som benyttes av virksomheten per i dag? Her svarer de fleste ja mens noen er usikre. Det nevnes at det vil bli enklere å vite hvilke rammeavtaler kommunene har og at det vil kunne bidra til bedre kvalitetssikring. Spørsmål 9 Hvilke utfordringer og/eller behov ser du ved innføring av elektronisk handel? Noen svar: Gevinstrealisering Utfordringen kan bli at ikke alt innkjøp kan gjøres gjennom e-handel, tilganger og opplæring. Overganger til nye systemer er alltid krevende, men det går behov for bedre utstyr (PC-skjermer o.l) God opplæring og brukerstøtte er nødvendig Leveranse/lev.tid og hyppighet Viktig at dekker flest mulig av behovene, vidt spekter av tilbydere 19

20 Sortimentet vil bli begrenset. Det er vanskelig å finne laveste pris. Ingen utfordringer Økonomisk sett, så snart som mulig Klare oversikter over hvilke rammeavtaler som gjelder vil være en forbedring, at de er enkle å forholde seg til er også viktig. Å få plass rammeavtaler for alt innkjøp samt gjøre det enkelt å bruke for alle. mange små leverandører av spesialiserte varer. Byråkratisering for virksomhetene og for leverandører. Kan virke ekskluderende på små leverandører. Sjelden bruk, utfordrende ift å kunne det Vet ikke Man kan ikke kikke på nye varer, man bør ha erfaring med de varene man trenger. Slipper å bruke bil og tid på å reise på div. butikker Ser ingen utfordringer. Bare fordeler. Opplæring Elektronisk handel er ikke tilpasset konsulenttjenester God opplæring og ikke minst oppfølging i innføringsfasen er nødvendig for at dette skal fungere raskt og riktig.

21 VEDLEGG B: FORBRUKSUTVIKLING KOSTRA-ARTER Tabellen viser endring i forbruk per kostra-art i driftsregnskapet fra Fargekodene angir i hvilken grad kommunene har avtaledekning innenfor arten. Kostnadsutviklingen på arter hvor det er inngått rammeavtaler viser at det er potensiale for å kunne redusere kostnader gjennom inngåelse og bruk av rammeavtaler. Sammen med e-handel vil rammeavtaler bidra til å styrke gevinstpotensialet og forebygge ubevisste kostnadsøkninger. Endring (i 1000kr) KOSTRA-arter: Sum kr % Gran % Lunner % Jevnaker % 100 Kontormateriell % % -65-5% % 105 Undervisningsmateriell % 14 0% % 126 8% 110 Medisinsk forbruksmateriell % % % % 114 Medikamenter % % % 50 18% 115 Matvarer 971 6% % -45-1% % 120 Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer og tjenester % % % % 130 Post, banktjenester, telefon, internett/bredbånd % % % 94 4% 140 Annonse, reklame, informasjon % % % -68-9% 150 Opplæring, kurs 330 4% 10 0% % % 160 Utgifter og godtgjørelser for reiser, diett, bil m.v. som er oppgavepliktige % -8 0% % -5-1% 165 Andre oppgavepliktige godtgjørelser 205 3% -60-2% 177 7% 88 6% 170 Transport/drift av egne og leide transportmidler (herunder anleggsmaskiner og lignende) % % % % 180 Energi % % 637 8% % 185 Forsikringer og utgifter til vakthold og sikring % % % 84 5% 190 Leie av lokaler og grunn % % % % 195 Avgifter, gebyrer, lisenser o.l % % % % 200 Kjøp og finansiell leasing av driftsmidler % % % % 209 Medisinsk utstyr -3-6% % % % 210 Kjøp, leie og leasing av transportmidler % % % 220 Leie (operasjonell leasing) av driftsmidler 175 7% 89 12% % -19-2% 230 Vedlikehold, byggetjenester og nybygg % % % % 240 Serviceavtaler, reparasjoner og vaktmestertjenester % % -84-2% % 250 Materialer til vedlikehold, påkostning og nybygg % % % 27 2% 260 Renholds- og vaskeritjenester % % % 2 67% 270 Andre tjenester (som inngår i egenproduksjon) 234 1% 134 1% % % 280 Grunnerverv % % Kjøp av eksisterende bygg/anlegg Internkjøp % % -60 0% 0 SUM % % 282 0,3% % Dekkes av felles inngåtte rammeavtaler Dekkes delvis av inngåtte avtaler (felles/egne) Ikke avtaledekning per i dag, felles avtaler er under arbeid eller vurderes inngått 21

22 VEDLEGG C: PROSESSANALYSE ORDRE- OG FAKTURAHÅNDTERING (DAGENS PROSESS OG FREMTIDIG PROSESS) Prosessnavn: Hvem? Behovshaver (varemottaker ) Ordre og fakturahåndtering Gjør hva? (1) Avdekke og vurdere behov DAGENS PROSESS (NÅ-SITUASJON): (7) Varemottak Bestiller (attestant) (2) Verifisere behovet (3) Sjekke rammeavtale / innhente tilbud (4) Sende bestilling (6) Kontroll av ordrebekreftelse / oppbevares til fakturakontroll (10) Kontering/ attestering Godkjenner (anviser) (11) Anvisning Økonomi (9) Fakturamottak (12) Overføring ØS (rsk-føring)/mvakontroll (13) Remittering/ utbetaling Leverandør (5) Behandle ordre/levering (ordrebekreftelse) (8) Fakturering Manuell aktivitet Prosessnavn: Hvem? Behovshaver (varemottaker ) Ordre og fakturahåndtering Gjør hva? (1) Avdekke og vurdere behov FREMTIDIG PROSESS Bestiller (attestant) (2) Verifisere behovet (3) Vare/tj søk / Sjekk rammeavtale/ (4) Opprette anmodning/bestilling, kontering (8) Match/Kontroll av ordrebekreftelse (9) Varemottak (attestasjon) Godkjenner (anviser) (5) Godkjenne/anvise, sende bestilling Økonomi (11) Fakturamottak (match?) (12) Overføring ØS (rsk-føring)/mvakontroll (13) Remittering/ utbetaling EHP Leverandør (3) Vare/tj søk i katalog, nettbutikk (6) Formidle bestilling og ordrebekreftelse (7) Behandle ordre/levering (ordrebekreftelse) (10) Fakturering Manuell aktivitet Automatisk aktivitet

23 Prosessanalyser (under arbeid) Endringsanalyse: Prosess Endring Hva som skal gjøres på en ny måte? Gevinst Hvilket positivt resultat vil endringen skape? Strategisk mål som gevinsten bidrar til valgfritt å fylle ut Forutsetninger for at gevinsten blir realisert Ordre og fakturahåndtering Mindre tid brukt på sjekke evt rammeavtaler, finne riktige varer/tjenester og leverandører, Kvalitetssikrer behovet og valg av produkt/tjeneste gjennom at bestilling skal godkjennes Kontering skjer ved bestilling Alle bestillinger gjennom systemet skjer elektronisk(skriftlig). Mindre tid blir brukt på markedsorientering (intern/ekstern) Mindre feilbestillinger (godkjenning/anvisning på forhånd) Kvalitetssikrer kontering og gir økt kvalitet på regnskapsføring, mindre tidsbruk på korrigering av avvik Bestillinger sikres at de er juridisk riktige ift å forplikte kommunen samt oversikt på hvem som har bestilt. Gir god dokumentasjon og sporbarhet. Elektronisk ordrebekreftelse på Bedre kontrollmulighet ift å unngå alle bestillinger gjennom systemet, feilleveringer (riktig vare/tjeneste, går til rett person tid, sted/gln mv) Reelt varemottak må foretas Leveringsadresse er forhåndsdefinert (GLN) Fakturamatch mindre tidsbruk Fakturabehandling automatiseres mindre tidsbruk ved fakturamatch ved større kvalitet på kontering ifm mva kan det være aktuelt å legge opp til automatisk overføring til remittering Effektiv bruk av ressurser, forenkling Lavere kostnader Effektiv bruk av ressurser, forenkling Styrket internkontroll Tilgjengelig leverandører og sortiment i innkjøpssystemet, brukeropplæring og veiledning; faglig og teknisk brukerstøtte, herunder sentral e-handelsressurs. Klargjøre roller og sikre bruk av systemet God opplæring av bruker, og riktig oppsett av grunndata (kontoplan og brukertilgang/oppsett) At systemet blir gjort tilgjengelig og brukt Gevinstanalyse mal: Gevinst (kopieres automatisk fra endringsanalysen): Gevinsttype (velg fra listen): Mindre tid blir brukt på markedsorientering Indirekte (frigjort tid - (intern/ekstern) årsverk) Mindre feilbestillinger Direkte (økonomiske - NOK) (godkjenning/anvisning på forhånd) Kvalitetssikrer kontering og gir økt kvalitet på regnskapsføring, mindre tidsbruk på Kvalitative (f.eks. omdømme) korrigering av avvik Gevinstbudsjett (direkte - NOK, indirekte - årsverk, kvalitative - fylles ikke ut) Gevinstbetydning (for kvalitative gevinster, 1(lav) - 5 (høy)): Bestillinger sikres at de er juridisk riktige ift å forplikte kommunen samt oversikt på hvem som har bestilt. Gir god dokumentasjon og sporbarhet. Bedre kontrollmulighet ift å unngå feilleveringer (riktig vare/tjeneste, tid, sted/gln mv) Kvalitative (f.eks. omdømme) Indirekte (frigjort tid - årsverk) 23

24 VEDLEGG D: IMPLEMENTERINGSSTRATEGI (LEVERANDØRAKTIVERING) Aktive kontrakter per 1 april 2015 som er aktuelle for aktivering med katalog:

25 25 Aktive kontrakter per 1 april 2015 som kan være aktuelle for aktivering som fritekstbestilling/formularkjøp: