KSI Trondheim 10. mai 2017 «fra bestiller til strategisk aktør»

Transkript

1 KSI Trondheim 10. mai 2017 «fra bestiller til strategisk aktør» Innkjøpssjef (Bodø/SIIS) Øystein Nilsen

2 Saltenkommunene kartutsnitt (SIIS)

3 Kartutsnitt Utvidet SIIS, LOVI, HALD

4 Tilbakeblikk - status og praktisering av innkjøp Innkjøp har vært med på en lang «reise» for sin plass og status i organisasjonen Ulik praksis, anbudskultur og oppfatning innen anskaffelser/ anbud Lover, regler og måter å jobbe med anskaffelser ble endret etter 1994 (EØS) sterkere lovregulering Teknisk sektor hadde kompetanse og tradisjon med anbudsarbeid Det var ikke vanlig med egen innkjøpstjeneste i kommunen Innkjøpsordningen ble av noen oppfattet som «trussel» mot etablert praksis (privilegier) Teknisk sektor og innkjøp - jobbet litt hver for seg

5 Tilbakeblikk (fortsetter) Bestiller praksis var «ofte» påvirket og.. Påvirket av Personlige relasjoner mellom selger og kjøper Personlig fordeler, eks. gaver, rabatter Bestillingskultur «slik har vi alltid gjort det» Slektsforhold, politikk, administrasjon Tjenestekjøp/ varekjøp (variabel kompetanse hos bestiller) Leverandøren var ofte premissgiver i bestillingen Monopol? Ulike måter å bestille Telefonbestilling Personlig oppmøte Skriftlig Avrop (faste leveringstider) Direkte bestilling hos leverandør «hodetjenester» Hastekjøp «her og nå»

6 Tilbakeblikk (fortsetter) Anbud og organisert innkjøp en «flaskehals» Tankemønster fra «ikke faglige» i organisasjonen: Anbud et nødvendig «onde» Kan vi unngå anbud? Vi ønsker en bestemt leverandør Vi ønsker et bestemt fabrikat Anbudsprosesser forsinker framdrift («flaskehals») Innkjøp «trussel»

7 Dagens situasjon - fokus profesjonalisering Profesjonalisering: Ikke bare regelverk Kompetanse Kvalitet Marked Metode Kategoristyring Digitalisering av prosesser Organisering viktig Rolle og mandat lederforankret (alle nivå) Delta tidlig og i hele prosessen

8 Forsetter Dagens situasjon - fokus effektivisering Andre effektiviseringstiltak - digitalisering Standardisering (ulike standarder) Ulike modeller og maler (regneark/ evalueringsmodeller) for mer effektive anbudsprosesser Transaksjonseffektivisering E-faktura e-handel Elektronisk konkurranseverktøy KGV Elektroniske møter (sparer tid å miljø) «Bakteppe» -Strategi og innkjøpsveileder

9 Strategis aktør: Organisering, rolleavklaring og mandat Forankring/organisering Rådmennene styringsgruppe for SIIS Innkjøp - forankring på rådmannsnivå/ledere Brukernivå hos bestillere kommunisert og forankret i kommunen Krav til innkjøpere lojalitet til inngåtte avtaler og systematisk bruk av etablerte avtaler Innkjøpskoordinatorer i kommunen - viktig rolle: Representerer kommunen i innkjøpsspørsmål Tar ut ressurser til fag-gruppe / bestiller-kompetanse Formidler innkjøpsfaglige interesser i samspill mellom ledelse i tett dialog mellom rådmenn og leder Er kommunens representant i innkjøpsforum Mandat - roller og organisering: Faste autoriserte innkjøpere i kommunene Fast anbudspersonell Etablert lokal markedsplass

10 Strategisk aktør: SIIS-modellen i praksis Stordrift (en felles avtale for alle kommunene) Region avtaler Kommunevise avtaler Under nasjonal terkelverdi (under 1,1/ 6,3 MILL) Parallelle avtaler og mini-konkurranser ofte kombinert med beløpsgrense Leverandørdatabasen (kommune og regionkonkurranser) noen forutsetninger: Anbudspersonellet må bruke KGV-portalen Personell med kompetanse Små og store bedrifter like-behandles, like muligheter, enkelt å være med å konkurrere

11 Endringer i kjøpepraksis med e-handel Elektroniske varekataloger: Nasjonal markedsplass lokale varekataloger (mindre bedrifter - skreddersøm) Punch out EHF-format Sikre lojalitet, oversikt, lønnsomhet og kontraktbetingelser Konsekvenser for kommunene ved å ikke bruke bestiller løsningen Fordyrende innkjøp lovbrudd, «anarki» Avtalepartner og kommunen taper penger

12 Kommunen strategisk aktør - hva må være på plass? Anskaffelsesstrategi - viktig for å nå mål Ledelsen med politikerne bør bruke offentlige anskaffelser for å oppnå mål i egen organisasjon strategisk administrativt med politisk forankring Strategiske innkjøp krever annen tilnærming og kompetanse i organisasjonen Prosesskompetanse, prosjektleder, juridisk, utviklerkompetanse, og relasjons kompetanse(på tvers av fagmiljøene) Anbud- og innkjøpsadferd, ikke bare for at «vi må gjennomføre anbud» sikre likebehandling og gode konkurranseforhold i et marked. Riktige og lønnsomme innkjøp Bruke innkjøpsmakten (behov og volum) på en konstruktiv måte for oppnå bedre kvalitet og pris på varer og tjenester Samfunnsansvar og innovasjon i kommunens anbudskultur (eks. miljø, etisk handel, lærlinger/ fagbrev) viktig med politisk forankring. Knytte næringsutvikling og anskaffelser sammen (markedsdialog markedsforståelse) «drive hverandre» (kjøper/selger)

13 «Nasjonalt program» - strategisk innovativ aktør? Innovativ og fremtidsrettet innkjøpssamarbeid som i samspill med leverandørmarkedet synliggjør regionens vekst og utviklingsmuligheter for lokale, nasjonale- og internasjonale aktører (kommunesamarbeid viktig) Bidra til å øke kompetansen i kommunene og lokalt næringsliv innen (innovative offentlige anskaffelser - dialogkonferanser) gjensidig kompetanseutvikling Kommunene utfordres til å beskrive behovene (ikke detaljspesifikk) markedet utfordres til å tilby innovative løsninger For å sikre en god forankring og kompetanseheving i kommunen utfordres alle sektorer

14 Strategiske virkemidler Innkjøpsstrategi Deltager i «nasjonalt program for innovative anskaffelser» (styremedlem) Deltar i prosjekt «inkluderende kommuner» (vekstbedrifter) Reglement/ veileder for innkjøp Sterkere fokus på kontraktforvaltning og dermed økt utbytte av kontraktene

15 SIIS har lagt til rette for digitalisering Nettportal for alle leverandører - en inngang (Ajour) Alle rammeavtaler/ kontrakter legges inn i innkjøpsportalen, dvs. en plass Digitaliserte anbudsprosesser Nasjonal oppmerksomhet: 2016: Publiserte Kommunal Rapport at Bodø kommune legger 6 av 10 kroner av sine innkjøp igjen lokalt. Norge totalt er 4 av 10 kroner.

16 Difis anskaffelseskonferanse 2014/ 2016 SIIS-prosjektet har vært tuftet på å være aktivt med i utviklingen på å ta i bruk styre og digitalisere arbeidsprosessene innenfor fagområdet innkjøp 2014 nominert for god styring 2016 nominert for digitalisering

17 Effekter ved innkjøpssamarbeid i SIIS-LOVI-HALD Stordriftsfordeler betydelig besparelser Lokalt næringsliv ivaretas ved å sikre lokale konkurranser Kommunene full kontroll over egne anskaffelser Tilgang til innkjøpsportal med fullelektronisk godkjent e- handelsløsning og konkurranseverktøy (KGV) Del av et innovativt Innkjøpsfaglig miljø med høy kompetanse (kommune-nettverk) Innovativ strategisk aktør

18 Hvordan sikre/ oppnå resultater? Å etablere felles ordninger og systemer krever Noen viktig punkter: Riktig organisering og oppfølging av ledergruppa med tydelig rolleavklaring og mandat Innkjøp en del av ledergruppa Topplederne må være gode forbilder, målorientert og endringsvillig, med tydelig ledelse Felles forståelse, strategi og aktivitetsplan(er) om hvordan innkjøpsordningen skal fungere Avsette tilstrekkelig ressurser

19 Takk for meg