Handlingsplan. Vedlegg til kommunens anskaffelsesstrategi for perioden

Transkript

1 Handlingsplan Vedlegg til kommunens anskaffelsesstrategi for perioden

2 Handlingsplan- organisering og fullmakter 1 1. Opprette et permanent innkjøpsforum Kostnad dekkes av den enkelte enhet/effekten er vanskelig å anslå i kroner 2. Opprette en gruppe med faglig kompetanse på innkjøp 2 Ved behovsfasen 1. Kost- nytte analyser må utarbeides 2. Sjekklister skal benyttes ved behov 3. Mål skal settes før anskaffelsen 3 1. Rapportere inn behov til innkjøpstjenesten eller annen faglig enhet på områder hvor vi ikke har avtaler. 2. Alle IT anbud skal sentraliseres og IT skal delta. 3. Koordinering ved inngåelse av rammeavtaler (Enheter med samme behov må delta i behovsfasen) 4. Sørge for å inngå avtaler på nye områder 4 1. Opprett en faggruppe/ innkjøpsgruppe sentralt eller pr. enhet som kvalitetssikrer og godkjenner at anbud/prosesser er korrekt. 2. Kvalitetssikrer (sertifisert innkjøper) 3. Felles sjekkliste utarbeides for anskaffelse (varer, tjenester og prosjekt) 4. Felles plattform og maler på anskaffelser 5 Kun en instans skal ha myndighet til å autorisere brukere i DOFFIN 6 Vurdere å kunngjøre anskaffelser under kr ,-(anskaffelser over kr ) Lag rutiner for dette Etablering av et felles verktøy minimal kostnad/ effekten kan bli stor Bør styrke en enhet med ressurser/stor effekt Kvaliteten på det som anskaffes blir bedre Minimal kostnad/stor effekt Behov for ekstra ressurser/effekten er kontroll Behov for ekstra ressurser/ effekten er eventuelt bedre konkurranse og bedre priser Noen sentrale enheter må delta og møtes 1 gang pr. kvartal Representanter fra de sentrale innkjøpsmiljøene må delta og møtes 1 gang pr. måned. Viktig å utarbeide metodikk og maler for dette i behovsfasen. Det er viktig å få opprettet rutiner og retningslinjer for dette. Informasjon om dette må systematiseres. Utarbeidelse av plan og metodeverk. Viktig å plassere ansvar for å gjennomføre og følge opp arbeidet. Disse gruppene skal bestå av en eller flere sertifiserte innkjøpere og godkjenne og kvalitetssikre anbud før godkjenning. Inntil en mer sentralisering organisering Må være sertifisert før en får autorisasjon - Innkjøpstjenesten har ansvaret Viktig at det avsettes ressurser til dette og at arbeidet blir prioritert Løpende i hele strategiperioden Løpende Løpende, årlig aktivitet Løpende Løpende

3 7 Fullmakter: et system hvor dette kan koordineres: - ehandel (muligheten ligger med beløp) -felles system ERV 8 Begrense miljøutslippene ved smartere bestillingcrossdocking Opprett en gruppe som ser på levering av varer fra et sentralt lager (logistikk, miljø)- Egen politisk sak Minimal kostnad/bedre kontroll Minimal netto kostnad/ effekten vil være stor på miljø. Må innhente nye fullmakter fra alle enheter. Dette må ses i forhold til implementering og fullintegrasjon mot e-faktura Handlingsplan- kompetanse 1 1. Innkjøpere gjennomgår opplæring som sertifiserer vedkommende til å foreta anbud. Alternativt kan innkjøpere testes for å kartlegge kompetansenivå for på den måten avklare om det er behov for å gjennomgå sertifisering. 3 dagers kurs à kr eksterne aktører, reise, forberedelser, sertifikater stipulert til sammen kr ,-/kompetanseheving Ordne et eget sertifiseringsprogram for Trondheim kommune slik som Oslo og KSI. Vi bør ikke legge nivået for lavt på sertifiseringen I løpet av Utarbeide felles opplæringsplan for Trondheim kommune som er tilpasset kommunens behov. Minimal kostnad/høyt kompetansenivå 2 1. Pliktig deltakelse i opplæring og kompetanse utvikling 2. De sentrale innkjøpsenhetene kartlegger behov og utpeker personer som skal gjennomgå kompetanseheving og sertifisering Kostnadene dekkes av den enkelte enhet/ effekten er kompetanseheving på innkjøp Forpliktende deltakelse må være en forutsetning Enhetene oppretter en kompetansegruppe som skal bistå ved internt behov

4 3 1. Innkjøpere skal gjennomgå obligatorisk faglig oppdatering med jevne mellomrom Kr ,- pr. år/ oppdatere kompetansenivået. Kompetansenivået må oppdateres årlig Manglende deltakelse på obligatorisk faglig oppdatering vil føre til tap av sertifisering og rett til å foreta innkjøp 4 Opplæring av nøkkelpersonell, som ikke er innkjøpere, i regelverk og kommunale retningslinjer. Disse skal fungere som ambassadører overfor enheter i kommunen for å fremme effektive innkjøp og god lojalitet. Minimal kostnad/stor effekt for å forbedre og høyne lojaliteten. Definerer nøkkelpersonell Gjennomføre opplæring Sept Løpende, okt - nov Kontinuerlig, evaluering årlig. Handlingsplan- Miljø Integritet Sosial dumping - Kartlegging av miljøaspekter ved Krever en del ekstra Kompetanse, systematikk. Sept Mai 2010 innkjøp i alle virksomhetsområder. ressurser eller omdisponering Arbeidskrevende Enhetene skal detaljere kommunens av interne ressurser - overordnede miljøkrav innenfor egen oppgaver/ kommunen tar Kompetanse, systematikk, Sept Des virksomhet og dokumentere resultatene med dette arbeidskrevende, - Miljøkrav for alle anskaffelser skal Krever ressurser/effekt kostnadsdrivende Sept Des kontrolleres og systematiseres - En økt vektlegging på Krever ressurser/effekttildelingskriterier fra % skal eventuelt dyrere anskaffelser utredes Det skal innenfor virksomhetsnivåene årlig gjennomføres holdningsarbeid med etisk refleksjon hos alle ansatte med direkte innkjøpsansvar Oppfyllelse kontrolleres ved stikkprøver og i samarbeid med andre kontrollinstanser Minimal kostnad/effekt er positivt omdømme og reflekterte innkjøpere Krever kostnader/tar Bransjeholdning Sept Des Arbeidskrevende, men det kan også tas opp i status- driftsmøter Sept Nov.2009

5 Etisk handel og barnearbeid Reserverte kontrakter Kartlegging av markedet for etiske fremstilte produkter og prioritering av produkter hvor krav til etisk fremstilling skal være et kontraktskrav Vurdere særskilte kontraktsbestemmelser og egenerklæringer for utsatte leveranser Kartlegging av markedet for reserverte kontrakter Vanskelig å anslå kostnadene / effekt kommunen tar Vanskelig å anslå/effekt Minimal kostnad/ Kostnadskrevende Sept Des Jan Des.2010 Jan Des 2010 Universell utforming Kompetanseheving og informasjon internt og mot eksterne rådgivere. Vanskelig å anslå kostnaden/ effekt er at kommunen tar ansvar Arbeidskrevende, kostnadsdrivende Sept Des Handlingsplan- leverandørutvikling 1 1) Anskaffelser skal etter behov skal forhåndskunngjøres (DOFFIN/TED) 2) Kommunens nettside skal være en base hvor leverandører finner løpende informasjon (samlet felles side)om innkjøp som skal iverksettes. 3) Invitere til en felles informasjonsdag i hvert år, hvor Trondheim kommune orienterer markedet om hvilke varer, tjenester, samt investeringsprosjekter som skal gjennomføres inneværende år. Informasjon om års budsjett langtidsbudsjett/økonomiplan, og sannsynlige prosjekter på lengre sikt. Minimal kostnad/positiv effekt Må sette av ekstra ressurser/ effekt forberede markedet Kr ,- pr. år/effekt bedre samarbeidsrelasjoner - større konkurranse bedre priser og vilkår Hvordan bli leverandør til TK på intranettet. Noen må ansvarliggjøres Løpende

6 Handlingsplan- e-strategi 1 1. Vurdere å ta i bruk elektronisk konkurransegjennomførings verktøy (KGV). Liten kostnad/stor tidsbesparelse pluss kontroll DIFI har inngått avtale med 2 leverandør på KGV- signaliserer behov for små justeringer Kost nytte analyse på verktøyene.(mrv) 3. Kontraktshåndteringsverktøy (KAV) 2 Opptrapping av flere leverandører over e-handelsløsningen Minimal kostnad/ stor effekt ved høyere lojalitet og tidsbesparelser 3 Vurdere verktøy/støtte for minikonkurranser Minimal kostnad/ effekttidsbesparende 4 Integrasjon mellom e-handelssystem og fakturering Minimal kostnad/meget stor effekt ved kontroll at vi får korrekte priser 5 Oversikt over alle avtaler kommunen har inngått. Vurdere å ta i bruk elektronisk avtaleforvaltning og oversikt (Oversikt over alle avtaler vil da ligge på en felles plattform på kommunens intranett) Eksternt slik at leverandører er oppdatert leverandørutvikling) 6 Verktøy og metodikk tas i bruk for å vurdere kostnytte før anskaffelser. 7 Støtte for å innrapportere nye behov for varer - tjenester. 8 Det opprettes en felles mal for anskaffelsessaker i Edb Sak og Arkiv. Evalueringsmodeller/verktøy for tildeling av kontrakt Det må avsettes ressurser til å følge opp dette/effekten er større lojalitet og bedre kontroll og oversikt Vanskelig å anslå kostnaden/ effekten er stor Krever ressurser / effekt unngår brudd på regelverk Minimal kostnad/effekt felles mal med bedre kontroll Må få det forankret i ledelsen at flere anskaffelser skal foretas elektronisk Ivaretas i prosjekt i regi av regnskapstjenesten Kontinuerlig Må være ajourført til enhver tid Rådmannens fagstab Løpende Ulovlige direkte anskaffelser skjer hvis vi ikke samordner Årlig

7 Handlingsplan- regnskap og analyse 1 Kontrollaktivitet: Beregning av avtalelojalitet etter en fastsatt plan. Sept Gradvis overgang til e-faktura/ med filoverføring fra leverandører 2. Overgang til e-faktura 3. Utarbeide en gevinstkalkyle Krever en del ressurser/stor effekt ved forbedring av lojalitet Krever noen kostnader/ effekten er betydelig ordrer i e-handel /til sammen over fakturaer i kommunen Utarbeidelse av plan og metodeverk. Plassere ansvar for å gjennomføre og følge. Arbeidet er påbegynt prosjekt i regi av regnskapstjenesten samarbeid med DIFI/KS og noen kommuner Løpende analyser etter en fastsatt plan. 3 Dokumentasjon av beslutningsgrunnlaget skal arkiveres. Alt 1: Vedlegg Compello meget problematisk Alt 2: arkiveres i EDB-sak og arkiv henvisning i Compello til saksnummeret 4 Det må utarbeides god styringsinformasjon fra regnskapssystemet i forhold til innkjøp Minimal kostnad/effekt er kontroll Noe krevende/effekten vil bli optimal for personer som jobber med innkjøp Leder får et særskilt ansvar for å påse at dokumentasjonskravene etterleves. Kritisk at leder får tilstrekkelig opplæring i dette, og forståelse for at dokumentasjonskravene etterleves. Innkjøp må delta for å presiseres hva som ønskes av informasjon Løpende, med start okt - nov Kontinuerlig, evaluering årlig. Oktober 2009 April 2010