A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap

Transkript

1 Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: Navn på initiativ: Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap A3.8 Budsjetteringssystem Randi Bentsen Nina Hauge, prosjektleder Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap og Randi Bentsen, leveranseansvarlig A3.8 Budsjetteringssystem Leveranse Bakgrunnen for initiativet: Nye skal ha et budsjetteringssystem. Ingen av kommunene har avtale som kan videreføres i ) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 God økonomistyring, effektiv og digital budsjettprosess. 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Nye skal ha et effektivt budsjetteringssystem. Det er ønskelig med en avtaleperiode på tre år. 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? Gjennomført anskaffelse etter regelverket om offentlige anskaffelser (FOA) Avtale med systemleverandør Ferdig oppsatt budsjetteringssystem 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda

2 2.2 Tidsrammer Viktige datoer Senest dato for oppstart: Begrunnelse: Senest dato for avslutning: Begrunnelse: Systemet skal brukes i budsjettarbeidet for nye Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Beskrivelse av Behandlet initiativ i prosjektrådet Beskrivelse av Behandlet initiativ i programledelsen Beskrivelse av Godkjent av prosjekteier Beskrivelse av Evaluering av dagens løsning Januar / februar 2019 Beskrivelse av Ferdig oppsatt budsjetteringssystem Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: Finansiering: Kommentar: Ikke kostnader utover intern tidsbruk i selve anskaffelsesprosessen. Anslår at systemet vil koste rundt 1,3 millioner. Alle kostnader knytta til budsjetteringssystemet vil i sin helhet dekkes av. 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja Nei x

3 Kommentar til svaret: Anser det ikke nødvendig å utarbeide ROSanalyse for dette initiativet.

4 4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? dets leveranser? Avhengigheter ajourholdes i portalen og vil kunne endres underveis i arbeidet med leveransen. Pr er følgende avhengigheter registrert:

5 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. Interessentanalyse er utarbeidet i portalen. Den vil bli ajourholdt underveis i prosjektet ved behov. Pr gjelder dette: 6) Organisering og roller 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Leveranseansvarlig Økonomirådgiver, 50 timer Randi Bentsen Leveransedeltaker Økonomirådgiver, 50 timer Anne Dorthea Skjebstad Leveransedeltaker Innkjøpsrådgiver, 30 timer Kristine Knutsen Leveransedeltaler Regnskapssjef, 10 timer Arne-Henrik Lukashaugen Leveransedeltaker IT-rådgiver, 5 timer Dagfinn Øksendal Leveransedeltaker Controller, Søgne 50 timer Gro Heidi Øigarden Leveransedeltaker Tillitsvalgt 10 timer Øyvind Stenvik Andersen Songdalen velger å ikke delta inn i dette arbeidet. 6.2 Tillitsvalgte Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Kommentar til svaret: Ja x Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Nei Øyvind Stenvik Andersen er med inn i arbeidet som plasstillitsvalgt. Verneombud velger å ikke delta inn i dette arbeidet.

6 6.2 Brukere Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Skal det involveres brukere i arbeidet? Ja Nei x Kommentar til svaret: Ikke aktuelt.