Prosjektplan Samordning av arkiv delprosjekt felles arkivdepot

Transkript

1 Prosjektplan Samordning av arkiv delprosjekt felles arkivdepot Programleder: Ulla Nordgarden Prosjektleder: Kari Helene Kristiansen Godkjent dato: Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 1

2 ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som krever godkjenning fra prosjekteier, skal prosjektlederen oppdatere endringsloggen. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt.] Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Revidert budsjett Kakris DISTRIBUSJONSLOGG [For å sikre at alle relevante interessenter har mottatt siste versjon av styringsdokumentet, må distribusjonsloggen oppdateres i tråd med versjonshåndteringen.] Versjon distribuert Dato Navn Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 2

3 Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Prosjektets mål og mandat kommunikasjon med Berørte aktører Rammebetingelser Prosjektets leveranser Prosjektets avhengigheter og forutsetninger Organisering Fremdriftsplan ROS analyse Budsjett Rapportering Vedlegg... 8 Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 3

4 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Gjennom forskrift til arkivloven er kommunene pålagt å ha ordninger som ivaretar arkivdepot for eldre og avslutta arkiver. Hensikten med en slik bestemmelse er å sikre at kommunene bevarer sine arkiver og gjør disse tilgjengelig for ettertiden. Kravet gjelder både for papirarkiver og digitale arkiver. Drammen, Nedre Eiker og Svelvik har i dag ulike løsninger og plasseringer for sine arkivdepot. Drammen har etablert eget arkivdepot gjennom byarkivet, Nedre Eiker kjøper tjenester for arkivdepot gjennom Forvaltningsenteret AS på Notodden, mens Svelvik gjennom sitt medeierskap i det interkommunale selskapet IKA Kongsberg har sitt arkivdepot på Kongsberg. Det er besluttet på felles møte mellom rådmennene og prosjektrådmannen 19. april at arkivdepot for Nye Drammen skal bygge på Drammen kommune sin nåværende løsning. Det betyr at byarkivet som kommunal arkivinstitusjon skal være arkivdepot for de tre nåværende kommunene og Nye Drammen. Dette prosjektet handler derfor om å etablere felles arkivdepot, flytting av arkiver fra Notodden og Kongsberg til Drammen, og hvilke økonomiske konsekvenser dette får. 2. PROSJEKTETS MÅL OG MANDAT Prosjektets mål er å få etablert et felles arkivdepot i Drammen for de tre kommunene Drammen, Nedre Eiker og Svelvik. Arkivdepot for Nedre Eiker og Svelvik er i dag oppbevart på hhv Notodden og Kongsberg. Arkivmaterialet skal flyttes til Drammen sitt arkivdepot i Hauges gate 3-7 i løpet av 2018 og 2019, og vil da bli betjent av ansatte i byarkivet. Arkivmaterialet som skal flyttes har følgende omfang: Svelvik kommune/ika Kongsberg: ca. 200 hyllemeter. Nedre Eiker kommune/forvaltningsenteret, Notodden: ca.1050 hyllemeter. Arkivmaterialet består av papirbasert arkivmateriale samt to elektroniske databaser med arkivverdig informasjon. Mandat Prosjektets mandat er å gjennomføre tiltak som er nødvendig for å kunne flytte arkivmateriale til Drammen, samt gjennomføre tiltak for å kunne betjene arkivmaterialet på en faglig god måte. Dette innebærer blant annet oppsigelse av avtaler for arkivdepot i Nedre Eiker og Svelvik, inngåelse av avtaler om forsvarlig flytting og transport samt rekruttering av rett kompetanse. 3. KOMMUNIKASJON MED BERØRTE AKTØRER Berørte aktører Mål med kommunikasjonen Budskap Rådmennene Forankre beslutning Informasjon om beslutning, konsekvenser, økonomi og ansvar Kommunestyret i Svelvik Beslutte utmelding IKA Informasjon om beslutning, konsekvenser, Kommunikasjonsfor m Prosjektplan og budsjett Politisk saksfremlegg Når? / Ved milepæl? medio september Kommunestyr emøte 18.9 Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 4 Ansvarlig Prosjektlede r Svelvik

5 økonomi og ansvar Nye Drammen Forankre beslutning Informasjon om beslutning Arkivansatte i kommunene Informasjon Konsekvenser av endret ansvar IKA Kongsberg Informere om uttredelse av selskapet Oppsigelse Forvaltningsenter Informere om et oppsigelse av avtale Personvernombud Informasjon Konsekvenser av endret ansvar Prosjektet kommuniserer via formell statusrapportering E-post samt muntlig gjennom felles personalseminar høsten 2018 og våren E-post på bakgrunn av kommunestyrevedtak Når prosjektplan er godkjent Ved godkjent prosjektplan, underveis ved fysisk flytting og etter flytting er fullført Etter kommunestyre møte 18.9 Prosjektlede r Prosjektlede r Svelvik Oppsigelse E-post Innen 1.10 Nedre Eiker E-post Når prosjektplan er godkjent Prosjektlede r Tillitsvalgt Informasjon om ansettelse i arkivdepot Invitere til samarbeid om ansettelse E-post Når prosjektplan er godkjent Byarkivar 4. RAMMEBETINGELSER Før flytting av arkivmateriale i Svelvik sitt arkivdepot må det foreligge en politisk beslutning om utmelding fra IKA Kongsberg. Etter utmelding vil selskapsavtalen med IKA allikevel løpe frem til Tidsvinduet for flytting av arkivmateriale er perioden mai november, noe som gjenspeiles i prosjektplanen. Bakgrunnen er praktiske vanskeligheter med å flytte og transportere arkiver i vinterhalvåret. Det forutsettes at byarkivet (Drammen kommune) kan øke sin bemanning med en (fast) stilling knyttet til arkivdepot, og med helårsvirkning for Dette er nødvendig for å kunne betjene arkivmaterialet, både internt mot Nedre Eiker og Svelvik samt ut mot publikum. Finansiering av stillingen gjøres ved å omdisponere de midlene som Nedre Eiker har brukt på kjøp av tjenester fra Forvaltningsenteret, basert på regnskapstall fra 2017 (0.623 mill). Formelt er det Nedre Eiker og Svelvik som inngår avtale om flytting og transport av arkivmaterialet. Anskaffelse av flytte- og transporttjenester forutsettes gjort i hht rammeavtaler, og er kvalitetssikret av innkjøpsavdelingen i Drammen kommune. Kostnader for flytting av arkivmateriale for Nedre Eiker og Svelvik fremgår av budsjett, og blir fakturert hhv. i 2018 og Dette er kostnader som må betales de respektive kommuner. 5. PROSJEKTETS LEVERANSER Budsjett Saksfremlegg for politisk behandling i Svelvik kommune samt administrativ oppfølging av politisk vedtak Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 5

6 Beslutningsgrunnlag for administrativ oppfølging i Nedre Eiker kommune Plan for gjennomføring av flytting Inngå avtaler om fysisk flytting og transport av arkivene Mottak, utpakking og registrering av arkivmaterialet i byarkivet Rekruttering og ansettelse av en medarbeider (fast stilling) til arkivdepot 6. PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER Kort beskrivelse av avhengighet Ledelsesmessig og økonomisk forankring av prosjektet. Politisk beslutning i Svelvik om utmelding av IKA Kongsberg Administrativ beslutning i Nedre Eiker om oppsigelse av avtale med Forvaltningsenteret på Notodden Håndtering av avhengighet Det må gjennomføres nødvendige budsjettmessige justeringer. Innmelding av politisk sak og oppfølging av denne Nedre Eiker sier opp sin avtale med Forvaltningsenteret. 7. ORGANISERING Rolle Programleder Prosjektleder Medarbeider Representant fra Nedre Eiker Representant fra Svelvik Kontaktpersoner Navn Ulla Nordgarden Kari Helene Kristiansen Nytilsatt medarbeider i arkivdepot, Kim Asplin, Torjus Moland, Nina Vikøren, Tom Oddby (alle fra byarkivet) Heidi Helgesen, Jan Tore Skjørshammer og Cathrina de Lange Ranveig Hushovd Torleif Lind - IKA Kongsberg, John Olsen - Forvaltningsenteret 8. FREMDRIFTSPLAN Detaljert fremdriftsplan utarbeides i separat mal og oppdateres fortløpende. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 6

7 9. ROS ANALYSE Prosjektet utarbeider en ROS-analyse som oppdateres fortløpende i separat mal for alle aktiviteter tilknyttet arkivområdet. S: Sannsynlighet K: Konsekvens 10. BUDSJETT Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 7

8 Som vist i notat som lå til grunn for beslutningen om felles arkivdepot i Drammen, så er det en betydelig besparelse knyttet til engangskostnader for å etablere et slikt arkivdepot i Drammen vs. Kongsberg. Oppdaterte budsjettall viser en besparelse på 4.6 mill, og da er det også hensyntatt at Svelvik må betale til IKA Kongsberg kroner ved utmelding. Estimatet for frikjøp av husleiekontrakter i Drammen er for øvrig et moderat (lavt) anslag. Mht drift av felles arkivdepot i Drammen så blir det en årlig besparelse på 0.4 mill sammenlignet med dagens driftsutgifter for arkivdepot i Notodden og Kongsberg. Dette forutsetter som tidligere nevnt at bemanningen i byarkivet styrkes med en stilling. 11. RAPPORTERING Prosjektet rapporterer til en av følgende: Prosjektorganisasjonen (ukentlig på felles rapporteringsmal samt mal for ROS-analyse) Fellesnemnda (etter nærmere avtale) 12. VEDLEGG Vedlegg 1 Vurdering av veivalg og tidsplan for arkivdepot Nye Drammen (Prosjektrådmannen) Vedlegg 2 Vurdering av felles arkivdepot for Nye Drammen kommune 18/ (Drammen) Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 8