Prosjektplan A3: Kommunikasjon

Transkript

1 Prosjektplan A3: Kommunikasjon Programleder: Elisabeth Enger Prosjektleder: Odd Myklebust Godkjent dato: Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 1

2 ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som krever godkjenning fra prosjekteier, skal prosjektlederen oppdatere endringsloggen. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt.] Versjon Dato Endring Produsent Godkjent a 2/3-18 Odd b 20/03/18 Odd DISTRIBUSJONSLOGG [For å sikre at alle relevante interessenter har mottatt siste versjon av styringsdokumentet, må distribusjonsloggen oppdateres i tråd med versjonshåndteringen.] Versjon distribuert Dato Navn a 2/3-18 Ulla Nordgarden b 20/03/18 Ulla og Elisabeth Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 2

3 Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Prosjektets mål og mandat Mandat kommunikasjon med Berørte aktører Rammebetingelser... 5 Føringer og prinsipielle spørsmål, avgrensninger eller lignende Strategi for gjennomføring Prosjektets leveranser Prosjektets avhengigheter og forutsetninger Organisering Fremdriftsplan ROS - analyse Rapportering... 7 Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 3

4 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET I den politiske plattformen heter det: «Kommunene utarbeider en felles kommunikasjonsstrategi for reformarbeidet høsten Kommunene forplikter seg til å drøfte strategien med de tillitsvalgte. Følgende målgrupper skal ivaretas: Ansatte, folkevalgte, tjenestemottakere, innbyggere, lag og foreninger, næringsliv, tilflyttere og besøkende.» En kommunikasjonsstrategi er senere vedtatt av fellesnemnda. Dette er et levende dokument som oppdateres ved behov. Samtidig opplyser alle kommuner som har vært gjennom en fusjonsprosess at kommunikasjon er noe av det viktigste en foretar seg. Samtidig er kommunikasjon komplisert, både internt og eksternt, fordi de etablerte interne kommunikasjonskanalene leses av få og fordi det eksterne mediebildet er mye mer fragmentert enn for ganske få år tilbake. Derfor er kommunikasjon tatt ut som et eget prosjekt, både for bedre å kunne nå målgrupper, men også for å etablere en mer effektiv informasjonskanal der de som søker å finne informasjon, enkelt skal kunne få tilgang til den informasjonen man søker. 2. PROSJEKTETS MÅL OG MANDAT Prosjektets mål er å bedre den interne og eksterne kommunikasjonen og informasjonen fram mot sammenslåingen 1. januar Tiltakene som skal gjennomføres er en rydding og relansering av nettstedet nyedrammen.no, implementering av det interne kommunikasjonsredskapet Worplace, samt publisering av fire stk magasiner med hundre prosent distribusjon til innbyggerne i de tre kommunene Mandat Delprosjektet har følgende mandat: Bedre den interne kommunikasjonen og implementere verktøy for en ny samhandlingsarena (workplace) Bedre den eksterne informasjonen gjennom å relansere nyedrammen.no og å utgi/distribuere fire stk magasiner til alle innbyggere. 3. KOMMUNIKASJON MED BERØRTE AKTØRER [Beskriv kort hvem som blir berørt, mål med kommunikasjon mot interessenten, det mest sentrale budskapet, egnet kommunikasjonsform, viktige milepæler for kommunikasjon og hvem som er ansvarlig for å gjennomføre tiltaket.] Berørte aktører Workplace: Alle ansatte i kommunene og i kommunale selskaper Mål med kommunikasjonen Å lære å bruke workplace som samhandlingsarena, som informasjonskanal og som redskap for å utveksle tanker og ideer med kolleger. Budskap Workplace er kommunikasjon, kulturbygging og samhandling. Kommunikasj onsform e-post til alle ansatte, nyedrammen.no, Facebook og muntlige orienteringer Når? / Ved milepæl? Før sommeren Ansvarlig Frank Baklid/Odd Myklebust Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 4

5 Workplace: Ledelsen i de tre kommunene (rådmennenes ledergrupper) Workplace: De tillitsvalgte i de tre kommunene nyedrammen. No: Alle Magasin: Alle Hvordan workplace kan brukes som prosjektrådmannens informasjons- og samhandlingsverktøy med lederne. Å lære å bruke workplace som samhandlingsarena, som informasjonskanal og som redskap for å utveksle tanker og ideer med kolleger. Relansering av en nettside der informasjonen er lettere tilgjengelig, og der alle kan finne det de er ute etter. Kulturbygging i de tre kommunene, samt å nå ut med viktig informasjon til alle innbyggere Workplace er informasjon, kommunikasjon, og samhandling Workplace er kommunikasjon, kulturbygging og samhandling. Relanseringen innebærer et løft som gjør nyedrammen.no til en effektiv informasjonskan al, både internt og eksternt Magasinet skal bidra til at innbyggerne i de tre kommunene blir bedre kjent i de tre kommunene, samt at de vet litt mer om den nye kommunen Muntlig på ledermøter Gjennom den etablerte mediegruppa Nyedrammen.no, kommunale nettsider, Facebook. Alle postkasser (100 prosent distribusjon) Før sommeren Frank B/Odd M Før sommeren Odd M. Mars 2018 Odd M / Hans T Wiig Medio juni Odd M/ Lars A/ Kristin E. 4. RAMMEBETINGELSER Relansering av nettsiden vil koste noe. Beløp ennå ukjent. Hovedgrepene er imidlertid kostnadsfrie da vi benytter eksisterende mal. Workplace vil koste noe. Beløp ennå ukjent. Maqasinet Nye Drammen har et budsjett på kroner. Prisen er Kostnadsestimat på en utgivelse vil være kr som inkluderer oppsett(produksjon), trykk og distribusjon med Bring. Ved første produksjon vil det i tillegg komme en engangskostnad til utvikling av konsept/design for magasinet. som utgjør ,- kr. En suksessfaktor for alle kommunikasjonstiltakene er at de berørte fagmiljøene samarbeider tett og godt, på tvers av det som er vanlig. Det betyr at prosjektkontoret er avhengig av et konstutkivt samarbeid med digitalstaben ved Frank Baklid, multiemedeienheten ved Lars Arntzen, grafisk senter ved Kristin Evjen og tekniske bistand knuttet til nettsiden ved nettredaktør Hans T. Wiig som er vår kontaktperson mot D-ikt. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 5

6 5. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING Strategi for implementering av Workplace er å lære av Nye Asker som har vært gjennom den samme prosessen, samt anskaffe løsningen. Vi må også lage et forprosjekt og et budsjett for hva det koster. Strategi for nyedrammen.no er å etablere en best mulig samarbeidsrelasjon mellom prosjektgruppe ved Odd, mediegruppa og hele den lange rekka av folk vi er avhengige av: dvs nettredaktøren i Drammen kommune, D-ikt samt firmaet Episerver i Oslo. Strategi for Magasinet Nye Drammen er tett møtevirksomhet og oppfølgning gjennom hele produksjonsperioden som allerede har startet og som avsluttes medio mai Prosjektets leveranser Relansering av nettstedet nyedrammen.no i mars 2018 Implementering av Workplace før sommeren 2018 Utgivelse av Magasinet Nye Drammen til alle innbyggere medio juni PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER Magasinet: Her er vi avhengige av stor produksjon og korte tidsfrister. Vi har dessuten få folk å bruke. Vi er således avhengige av at de involverte produserer mye i løpet av kort tid. Nettsiden: Her er vi avhengige av å få til det som hele tiden har vært et problem, nemlig at det kommuniseres godt gjennom en altfor lang kommandolinje. Workplace: I skrivende stund er det for tidlig å si noe om dette. Kort beskrivelse av avhengighet Håndtering av avhengighet Magasinet: Høy produksjon med få ansatte Hyppige rapporteringsmøter mellom innholdsprodusenter, leder mulitmedieenhet og grafisk senter Nettsiden: Lang rapporteringsrekke (direktiver følges opp av nettredaktør som følges opp av D-ikt som følges opp av episerver) Workplace: For tidlig å si noe konkret i skrivende stund (første møte i gruppa til uka) God kommunikasjon Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 6

7 7. ORGANISERING Hvordan vi i Nye Drammen kommuniserer bedre internt og eksternt er organisert slik: Rolle Programleder Prosjektleder Ansvarlig Workplace: Ansvarlig Magasinet Nye Drammen Ansvarlig Nye Drammen Navn Elisabeth Enger Odd Myklebust Frank Baklid/Odd Myklebust Lars Arntzen/Odd Myklebust Odd Myklebust/ mediegruppa/ Hans Wig 8. FREMDRIFTSPLAN 9. ROS - ANALYSE Prosjektet utarbeider en ROS-analyse som oppdateres fortløpende. Det er utarbeidet en separat mal som skal benyttes. 10. RAPPORTERING Prosjektet rapporterer til en av følgende: Prosjektorganisasjonen (ukentlig på felles rapporteringsmal samt mal for ROS-analyse) Fellesnemnda (etter nærmere avtale) Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 7

8 Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 8