PROSESSPLAN. for UTVIKLING Et utviklingsprosjekt i helse- og omsorg - Hattfjelldal kommune

Transkript

1 Hattfjelldal kommune PROSESSPLAN for UTVIKLING Et utviklingsprosjekt i helse- og omsorg - Prosessplan vedtatt av: Prosessplan sist endret den: Endringene foretatt av:

2 INNHOLD Bakgrunn og problemstilling... 3 Mål for UTVIKLINGSPROSJEKTET:... 3 Forutsetninger... 4 Noen grunnleggende føringer i prosjektet:... 4 Interessenter... 4 Organisering av arbeidet... 5 Rollebeskrivelser... 5 Oppdragsgiver:... 5 Styringsgruppe:... 5 Prosjektleder:... 5 Prosjektgruppe:... 6 :... 6 Arbeidsplan Framdrift / tidsplan... 8 Kritiske suksessfaktorer... 8 Budsjett... 8 Side 2 av 8

3 BAKGRUNN OG PROBLEMSTILLING På kommunestyrets møte den i sak nr.: 037/18 Omstilling 2018 organisatoriske endringer vedtok de følgende endringer for avdeling for Helse- og omsorg: - Endring i organisasjonsstruktur: Enhet for miljøterapitjenester utgår som egen enhet og oppgavene fordeles på enhet for institusjonstjenester og enhet for hjemmebaserte tjenester. Enhet for sosial- og barneverntjenester utgår som egen enhet og legges i stab til kommunalsjefen. - 80% stilling som enhetsleder for miljøterapitjenesten inndras - 30% stilling knyttet til dagtilbud for brukere i rus/psykiatri inndras - 60% stilling som tjenestekoordinator i miljøterapitjenesten omgjøres til 40% stilling som saksbehandler i kommunalsjefens stab og 20% stilling knyttet til habilitering/rehabilitering - 40% stilling som jordmor reduseres til 20% stilling som jordmor - 40% stilling som folkehelsekoordinator reduseres til 20% stilling som folkehelsekoordinator - 280% stillingsressurs som helsesekretær reduseres til 230% stillingsressurs som helsesekretær - 130% stillingsressurs som helsesøster/skolehelsetjenesten reduseres til 120% stillingsressurs som helsesøster/skolehelsetjenesten - 150% stillingsressurs som kokk holdes vakant inntil evalueringen med av kjøp av middag fra Vefsn storkjøkken er gjort - Utrede muligheten for å omhjemle 7 av 18 institusjonsplasser til heldøgsbemannede omsorgsboliger - Utrede nedleggelse/reduksjon i vaskeri I tillegg er det behov for en gjennomgang av organisering av helse og omsorgstjenestene i kommunen, for å se på mer hensiktsmessige måter å organisere tjenestene og oppgavene på. MÅL FOR UTVIKLINGSPROSJEKTET: Levere kvalitativt gode og forsvarlige tjenester innenfor tildelt ressursramme. Formål: Utnytte tilgjengelige ressurser på en mest mulig hensiktsmessig måte til fordel for brukerne av tjenestene. Resultatmål: Effektiv drift med god arbeidsflyt i tjenesten både innad i den enkelte enhet og på tvers av enheter. Økt antall heltidsstillinger Tydeliggjøring av strukturer, rutiner og arbeidsoppgaver for den enkelte medarbeider Implementere ny struktur for den operative og daglige ledelsen av arbeidsoppgaver Styrke det tverrfaglige arbeidet på tvers av enhetene, til det beste for brukerne og for best mulig forsvarlig og effektiv drift. God ressurs- og økonomistyring VI-følelse i helse- og omsorgssektoren. Prosessmål: 1. Implementere endringene fra Omstilling Sikre god ledelse i ny organisering av enhetene. 3. Sikre god samhandling med arbeidstakerorganisasjoner og verneombud. Side 3 av 8

4 4. Sikre god samhandling mellom enhetene. 5. Utvikle en kultur for tverrfaglig samarbeid, endring og innovasjon. FORUTSETNINGER Aktiv og konstruktiv deltagelse fra arbeidstakerorganisasjoner og verneombud. Økonomisk handlingsrom for å gjennomføre prosessen. Tilgang på nødvendig ekstern bistand og kompetanse. Jobbgaranti alle vil være garantert arbeid minimum tilsvarende samme stillingsstørrelse som en har før prosessen starter. Imidlertid vil det for noen bli endringer i arbeids- og ansvarsområde. Endringer i arbeidsoppgaver hovedtariffavtalen kapittel og kapittel NOEN GRUNNLEGGENDE FØRINGER I PROSJEKTET: INTERESSENTER Vil bli sterkt påvirket av prosessen Medspillere Berørte ansatte Arbeidstakerorganisasjonene Tjenestemottakere Motstandere Berørte ansatte Arbeidstakerorganisasjonene. Tjenestemottakere Blir ikke direkte/særlig berørt Pårørende Andre avdelinger/enheter Lag og foreninger Pårørende Lag og foreninger Hensikten med interessentanalysen er å bevisstgjøre deltagere på hvordan man skal forholde seg til berørte parter i omstillingen. Side 4 av 8

5 ORGANISERING AV ARBEIDET Oppdragsgiver/eier: Rådmann Styringsgruppe/styringsnivå: Rådmann, kommunalsjef og HTV NSF Prosjektleder Personalrådgiver Ekstern ressurs Referansegruppe alle tillitsvalgte Prosjektgruppe Kommunalsjef, personalrådgiver, enhetsledere + PTV Fagforbundet og Delta + VO hj.tj. opprettes av prosjektgruppen og består av ansatte. ROLLEBESKRIVELSER Oppdragsgiver: Rådmannen etablerer prosjektet og setter rammer for arbeidet. Styringsgruppe: Består av følgende; Rådmann, kommunalsjef og HTV for NSF (utpekt av arbeidstakerorganisasjonene selv). Deres oppgave skal være å ta nødvendige beslutninger underveis i arbeidet. Styringsgruppa er prosjektlederens nærmeste overordnede organ og er styrende part i selve utviklingsarbeidet/prosjektarbeidet. Styringsgruppen: skal sørge for at mandat og mål er klart før prosjektet detaljplanlegges og igangsettes skal sørge for at det gis nødvendig ressurser til arbeidet skal behandle større endringer i prosjektets framdrift skal ta (eller godkjenne) strategiske beslutninger underveis i prosessen f.eks. knyttet til milepæler. Prosjektleder: Personalrådgiver er prosjektleder og har ansvaret for å lede og gjennomføre prosessen i samsvar med vedtatte mål. Personalrådgiver foreslår medarbeidere til arbeidsgrupper. Prosjektleder skal fordele oppgaver og følge opp at de gjøres. Videre skal prosjektleder Side 5 av 8

6 legge til rette for at medarbeiderne gjør jobben sin (krav, nødvendig støtte, kontakt med basisorganisasjonen vedr ressursavtaler og arbeidsbetingelser) Har det operative og daglige ansvaret som innebærer å lede prosjektgruppen, arrangere nødvendige møter, seminarer, verksteder og idédugnader. Sørge for referater, holde kontakt med sentrale aktører og orientere om viktige saker som dukker opp og motivere til innsats. Tar initiativet til å ta tak i problemer eller muligheter som dukker opp som kan innebære endring av prosjektet store strategiske endringer legges fram for styringsgruppa, f.eks. knyttet til milepæler. Rapporterer til styringsgruppa og bidra til å skape god kontakt med denne Sørger for god informasjon og kommunikasjon både innad i prosjektet/prosessen og til omgivelsene Prosjektgruppe: I det daglige arbeidet er det viktig å sikre nødvendig fremdrift. Utviklingsprosesser av denne karakter skal ikke gå for fort frem, men heller ikke for sakte. Prosjektet involverer mange personer som skal ha nok informasjon og mange oppgaver skal gjennomføres i alle fasene av prosjektet. De tillitsvalgte har selv valgt sine to representanter til gruppen. Det samme gjelder verneombudene. Prosjektgruppen tar nødvendige avgjørelser underveis i prosjektet og forbereder sak frem for rådmannens videre saksforberedelse og/eller beslutning. Prosjektgruppen møtes fast etter oppsatt møteplan. : Sammensetningen av gruppene avhenger av hvilket oppdrag som skal utføres. Prosjektgruppen beslutter etter forslag fra kommunalsjefen hvem som skal sitte i arbeidsgruppen(e). Arbeidsgruppens oppdrag er ad-hoc-preget og vil som regel omfatte utredning, analyse og klargjøring av beslutningsgrunnlag. Ved behov utarbeides særskilt plan for delprosjektene som arbeidsgruppene skal gjennomføre. ARBEIDSPLAN. Faser Informasjon Aktivitet Informere alle parter om det arbeidet som må gjennomføres. Arbeidsmåte/ Arbeidsform Møter og informasjonsbrev Ansvarlig (inkl. ansvar for å innkalle andre aktører) Kommunalsjef Personalrådgiver Enhetsleder Milepæl eller tidsrom Nov-des 2018 Kartleggingsoppgaver Motivere til aktiv deltagelse Anskaffe eksterne utredninger som del av beslutningsgrunnlag. Avtale med ekstern tilbyder ift innkjøp og kontrakt. Kommunalsjef Nov -> Kartlegge status i organisasjonen og tjenestene RO (leies inn til dette arbeidet) Jan-febr.- 19 Side 6 av 8

7 Områder for samarbeid mellom enhetene og forbedringspotensialer Personell: alder, RO ProsjektgruppaS Personalrådgiver kompetanse Velferdsteknologi Kommunalsjef Analyse Sortering av data RO Februar Ferdig utarbeidet statusrapport for helse og omsorg Kompetanse- og opplæringsbehov Analysere resultatene fra statusrapport RO Mars Personalrådgiver Mai Prosjektgruppen Mars mai Tiltak/endringer Møtestruktur i Enhetsledere enhetene Felles personalmøter Kommunalsjef Plan for To-nivå her: internopplæring - Grunnpakke Enhetsledere Iverksetting av ny turnus Gjennomgang av arbeidsoppgaver og rollefordeling rett person på rett plass Oppdatering og implementering av rutiner Fremtidig organisering av HO Heltidskultur Arbeidsmiljø holdninger skikk og bruk på arbeidsplassen kultur for å gjøre hverandre god Overordnet plan for helse- og omsorgstjenestene Virksomhetsplan for HO m/enhets spesifikke tiltak - Etter kartlegging og analyse Personalrådgiver Enhetsleder institusjon / hjemmebaserte tjenester Enhetsledere utnevnes Enhetsledere utnevnes Jan-juni Juni-juli Jan-mars Jan-juni Rådmann Juni Enhetsledere Tillitsvalgte Enhetsledere Kommunalsjef 2020 Kommunalsjef 2020 Side 7 av 8

8 Iverksetting av tiltak Evaluering Det som kan iverksettes skal iverksettes Skal skje kontinuerlig Milepæler: FRAMDRIFT / TIDSPLAN Fremdriftsplan / tidsplan for utviklingsarbeidet vil i stor grad henge sammen med fremdriften/tidsplanen for i ulike delprosesser. Prosjektgruppen vil utarbeide for eget arbeid mer detaljerte arbeidsplaner for å sikre god styring i alle delprosesser. KRITISKE SUKSESSFAKTORER - Aktiv deltagelse fra alle berørte parter. - Gjennomføring av tiltak innen de frister som fastsettes. BUDSJETT Kostnader: Kostnader til gjennomføring av prosjektet Frikjøp av ansatte Kjøp av tjenester, utredning, analyse, prosessveiledning SUM 178 ekskl. mva Finansiering: Ansvar 700 SUM Side 8 av 8