PROSESSPLAN. for SØR-VARANGER KOMMUNE BOLIGSOSIAL HANDLINGSPLAN. Juni 2007

Transkript

1 SØRVARANGER KOMMUNE PROSESSPLAN for BOLIGSOSIAL HANDLINGSPLAN Juni Prosessplan vedtatt av: SørVaranger formannskap den 18.juni Prosessplan sist endret den: Endringer:

2 INNHOLD: BAKGRUNN OG PROBLEMSTILLING 3 MÅL 3 FORMÅL 3 RESULTATMÅL 3 INTERESSENTER 4 ORGANISERING AV ARBEIDET 5 ROLLEBESKRIVELSE 7 PROSESSDESIGN 8 FRAMDRIFT/TIDSPLAN 12 RESSURSBEHOV OG FINANSIERING 14 KRITISKE SUKSESSFAKTORER 15 Side 2 av 15

3 BAKGRUNN OG PROBLEMSTILLING: SørVaranger kommune har for noen få år siden utarbeidet boligsosial handlingsplan (BSH). Denne gir et utmerket grunnlag og utgangspunkt for å vurdere om BSH er et nyttig redskap som bidrar til å løse kommunens utfordringer innen deler av det boligsosiale arbeid. Eksisterende BSH og erfaringene fra bruken av den, er nyttig beslutningsinformasjon for utforming av kommunens videre arbeid innenfor dette feltet. Boligforvaltningen i SørVaranger er fordelt på SørVaranger kommune, Stiftelsen Bolig bygg og SørVaranger Boligbyggelag, i tillegg til en rekke private aktører i boligmarkedet. I dag er det innbyggere i SørVaranger som ikke klarer å skaffe seg tilfredsstillende bolig i ordinært marked, blant annet fordi boligprisene har steget mye. Det gjør at etablering kan bli vanskelig for mange og at kortsiktige og dyre løsninger kan bli valgt. SørVaranger kommune skal være en aktiv aktør i det boligsosiale arbeidet for å oppnå målsettingen om å være et godt sted å bo. MÅL: FORMÅL: TILRETTELEGGE FOR VIDEREUTVIKLING AV DET BOLIGSOSIALE ARBEIDET I SØRVARANGER KOMMUNE, SLIK AT KOMMUNEN ER ET GODT STED Å BO I FOR ALLE INNBYGGERNE Boliger er viktig for kommunens innbyggere og det er særlig viktig i livsfaser der en har behov for å komme seg ut av en vanskelig livssituasjon. RESULTATMÅL: ARBEIDE VIDERE MED OG VIDEREUTVIKLE DEN BOLIGSOSIALE HANDLINGSPLAN I SØRVARANGER KOMMUNE SLIK AT PLANEN ER KLAR TIL POLITISK BEHANDLING VÅREN Det er den eksisterende boligsosiale handlingsplan (BSH) som skal rulleres og det er et uttrykt mål at planen skal utarbeides i samhandling med aktører og gjennomføres som prosess og prosjektarbeid. Planen skal være en omforent plan som skal danne grunnlag for felles forståelse innenfor feltet, både politisk og administrativt. Den skal være et aktivt styringsdokument som skal brukes videre i relevante planleggingsog beslutningsprosesser i SørVaranger kommune. Side 3 av 15

4 Det skal utarbeides et planhieraki som viser hvordan BSH er en del av kommunens øvrige planverk og hvordan det boligsosiale arbeidet skal linkes mellom eksisterende og fremtidige planverk. Prosessplanen skal være et virkemiddel for å styre prosessen i arbeidet med BSH. INTERESSENTER: Kartlegging av interessenter er gjort tidlig i prosessen for å sikre involvering og gi aktørene opplevelsen av faktisk deltakelse. Det er viktig å ha med aktører som skal ta beslutninger, ha operativt ansvar, oppfølging, brukere og de som har spesiell kunnskap. Et eget hjelpeskjema og interessentanalyse er gode redskap i arbeidet med å finne frem til aktørene som skal inviteres til idedugnad. Følgende aktører er aktuelle i arbeidet med BSH i SørVaranger: Kommunestyret TFF Pårørende Formannskap FDV Departement Komiteer Plan/utvikling Nærmiljø Rådmann NAV Kriminalomsorg Lederteam Husbanken Lokalsamfunn Virksomhetsledere Interesseorganisasjoner Fastlege Institusjoner Brukere Politi Ergoterapi Boligstiftelse Saksbehandler startlån Barnevern Boligbyggelag Helseforetak Fysioterapi Boligutleiere Psykiatri Næringsliv Rusomsorg Fylkesmann Inntaksteam Flyktning Side 4 av 15

5 ORGANISERING AV ARBEIDET: I prosessen rundt BSH er det viktig å sette den formelle organiseringen ved hjelp av organisasjonskart og rollebeskrivelser. Dette vil si noe om fordeling av myndighet, ansvar og arbeidsoppgaver. Det viser både prosjektets interne oppbygging og forholdet mellom prosjektet og basisorganisasjonen. Videre viser det forholdet mellom politikk, basisadministrasjon, prosjektadministrasjon og eksterne aktører som næringsliv, lokalsamfunn og eksterne myndigheter. Side 5 av 15

6 Oppdragsgiver/eier: mmunestyre Styringsgruppe/ styringsnivå: Formannskapet Intern referansegruppe: Plan Økonomi Teknisk Sosial Politikere Prosjektansvarlig/ koordinator: Rådmannnen Prosjektleder: Intern/ekstern Operativ prosjektgruppe: Boligtildeler Teknisk Sosial Økonomi Ekstern referansegruppe: Husbanken Kommuner Organisasjoner Fylkesmannen Brukere Pårørende Naboer Næringsliv ROLLEBESKRIVELSE: Side 6 av 15

7 Styringsgruppe (SG): Består av formannskapet. godkjenner prosessplan vedtar sluttresultatet ansvar for å bidra til at nødvendige ressurser stilles til disposisjon sikrer at sluttproduktet blir fulgt opp Prosjektansvarlig (PA): Består av rådmann/kommunalsjef har det totale prosjektansvaret utnevner prosjektleder er økonomisk ansvarlig på overordnet nivå inspirator og veileder tildele tilstrekkelige ressurser overordnet ansvar for framdrift og resultat Prosjektleder (PL): Rekrutteres gjennom dertil egnet rekrutteringsprosess utarbeider prosessplan, målsettinger, organisering, tidsplan, ressursbehov osv oppnevner prosjektgruppe og referansegruppe daglig styring og drift av prosjektet, dvs ikke prinsippielle beslutinger påse at prosjektet følger prosjektplanen informerer PA Side 7 av 15

8 produserer styringsinformasjon har daglig økonomisk ansvar, kontroll og rapportering Prosjektgruppe (PG): skal være aktive deltakere fra fagmiljøene og interesseorganisasjon utfører konkrete arbeidsoppgaver i samarbeid med PL Referansegruppe (RG): skal være ressurseiere, brukere, pårørende, naboer, næringsliv ressurspersoner som kan bidra faglig med råd og veiledning ingen beslutningsmyndighet PROSESSDESIGN: I arbeidet med prosessplanen må det vektlegges å bruke metoder og arbeidsformer som medfører forankring og eierforhold til prosessen allerede i oppstarten. I prosessplanleggingen må medvirkning, samarbeid og forankring være helt sentralt i arbeidet. Metoden med prosessdesign på tidslinje er brukt i forkant av fremstillingen i tabellen nedenfor. Endringer av aktiviteter vil få betydning for rekkefølgen i tabellen. Av tabellen fremgår ikke at en del av aktivitetene går/kan gå parallelt i prosessen, det må prosjektleder synliggjøre i prosjektorganiseringen og detaljplanlegging av prosjektet. RESULTATMÅL HVA? DELMÅL HVORDAN? Hvem Når Ressurser Side 8 av 15

9 1 Skape felles forståelse for hvor vi er og hvor vi vil med Innføring i arbeids 2 prosessledere, 23. mai boligsosial handlingsplan (BSH) metoder rådmann, øksjef, Arbeide med prosessplan og prosessdesign Arbeidsmøte h/sos sjef 2 Skape eierskap til planarbeidet Sikre politisk Rådmann Siste forankring Formannskap uke i Info møte juni 3 Godkjenne prosessplan Fremme prosessplan til Rådmann Siste politisk behandling Formannskap uke i Politisk vedtak juni Oppnevne SG 4 Ha fokus på arbeidet med BSH Forberede ansettelse av PA August prosjektleder (PL) Utlysning av stilling og ansettelse Septem 5 MILEPÆL PROSJEKTLEDER ANSATT Skal gjennomføre PL ber prosessplanen 6 Sørge for å oppfylle formalkrav i planprosess Varsle om oppstart av PL Sept planarbeid Plan/utvikling Annonsering Side 9 av 15

10 7 Synliggjøre planprosesssen Legge prosessplanen på PL Sept SVKs hjemmeside 8 Finansiering til utarbeidelse av BSH Søke ekstern finansiering PA Sept fra Husbanken m flere PL Arbeidsmøte 9 Sikre dialog og aktiv deltakelse Oppnevne PG, RG Innkalle til møte og legge opp arbeidsfordeling PA SG PL 10 Informasjon og PA, lokalmedia PL, PG Informasjon SG Pressemelding 11 MILEPÆL ETTER FORSTUDIE OG KLARGJØRING Prosessamtale PA, PL Sept I hele prosessen Nov Side 10 av 15

11 12 Ta utgangspunkt i dagens BSH i det videre arbeidet Ideverksted med kreativ PA, PL, PG, SG, RG Okt Se på det som er gjort innefor det boligsosiale arbeidet problemløsning. Det vi både hensyn til styrke og svakheter ser i dag, i fremtiden og hva vil gjøre i fremtiden. Invitere deltakere i henhold til interessentanalysen 13 Bearbeide materiale fra ideverksted Utarbeide rapport fra PL, PG Okt verkstedet 14 Gjennomgang av rapport fra verkstedet Møte RG PL, PG Okt Møte SG 15 Innhente erfaringer fra sammenlignbare kommuner Kontakte andre PL, PG Nov kommuner 16 Systematisere kartleggingsmateriale Bruke Mind Manager i PL, PG Nov sorteringen av materiale 17 Gjennomgang av kartleggingsmateriale Møte RG PL, PG Des Møte SG Side 11 av 15

12 18 MILEPÆL ETTER KARTLEGGING OG BEARBEIDING Prosessamtale PA, PL Febr 19 Arbeide med utkast til BSH Utkast til BSH legges frem til godkjenning og klar for høring Politisk vedtak Formannskap Mars 20 Høringsuttalelser innhentes Gjennomgang og PL Mars bearbeiding av PG høringsuttalelser 21 Legge frem BSH med forslag til endringer etter Gruppearbeid PA, SG, PL, PG, RG April høringsrunden 22 BSH klar med høringsuttalelser innarbeidet Klargjøring av BSH PL, PG April 23 Lage sak til politisk behandling Saksfremlegg PL, PG Mai 24 Fremme sak til politisk behandling BSH vedtas politisk Rådmann Formannskap Kommunestyret Juni Side 12 av 15

13 Prosessamtale, PA, PL Juni Totalsum kr 25 MILEPÆL VEDTAK BSH evaluering FRAMDRIFT / TIDSPLAN: Faseinndeling av prosjektet er gunstig for det sikrer at planprosessen regelmessig blir evaluert. Måloppnåelse, ressursbruk og nytteverdi blir vurdert i forhold til prosessens opprinnelige ide. Faseinndelingen innebærer at det ved overgang til hver fase skal fattes vedtak om prosjektets videre drift, prosjektplaner rulleres og spisses i forhold til oppdragsgivers målsetting. Dette sikrer nær dialog mellom operativ og strategisk styring i prosjektarbeidet. Faseinndeling sikrer at forhold som ikke er realiserbare avsluttes tidlig i planprosessen. Faseinndeling av planprosess Boligsosialhandlingsplan Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Vurdering av problemet, ideen, nytteverdi, utforming av mandat, (Beslutte oppstart) Videreutvikling av mandat, målformuleringer, situasjonsanalyse, løsningsmuligheter, ressursbehov, organisering, interessentanalyse prosessdesign (Beslutte om videreføring) Videreutvikling av prosessplan: målsettinger aktiviteter i detalj organisering gjennomføring av aktiviteter ressursbehov og bruk ideen settes i drift (Sluttevaluering) Side 13 av 15

14 RESSURSBEHOV OG FINANSIERING: Tabellen nedenfor viser hvilken metode som kan brukes for å budsjettere kostnadene i kolonnen ressurser i tabellen under prosessdesign over. Vi anser det ikke nødvendig å spesifisere nærmere hvordan en beregner budsjetterte beløp. Aktivitet: Kostnadsart: Beløp Tidsrom Merknad: Fremme prosessplan til behandling Reise: Materiell: Lønn: Forpleining: Møterom: Annet: Sum utgifter Finansiering: Vår Lønn PL belastes prosjektet i eget prosjektregnskap Finansieres av SVK drift Side 14 av 15

15 KRITISKE SUKSESSFAKTORER: De kritiske suksessfaktorene (KSF) er forhold planprosessen/ må lykkes med for at målsettingene skal nås. Det i planprosessen iverksettes tiltak som reduserer risikoen for at faktorene slår negativt ut. Dette er kvalitetssikring av de kritiske suksessfaktorer, og vil fokuseres gjennom hele planprosessen. Hvis vi unngår at disse slår negativt ut, antar vi at sjansen for suksess økes. Identifisering av forhold som kan ha betydning for gjennomføring av planprosessen: 1. Forankring hos alle deltakere i prosessen, også sluttbruker, må gis anledning til å få eierskapsfølelse til målsettingene, prosessen og planen. 2. Klarhet i mandatet og i målsetningene, planprosessens hensikt må være forstått og erkjent av alle aktører. 3. Organisering av planprosessen, entydig organisering som er kjent av alle, ansvar og myndighet følger ad. Aktørene må kjenne sine roller. 4. Planprosessen er riktig bemannet, dvs de riktige personer, funksjoner, antall, kompetanse osv. Side 15 av 15