PROSJEKTPLAN for Etablering av knutepunkt og pilot

Transkript

1 PROSJEKTPLAN for Etablering av knutepunkt og pilot Kort beskrivelse av prosjektet: Som et sentralt grep i byggingen av Nye Drammen skal det etableres knutepunkt i 10 kommunedeler, hvorav en av dem som pilot med tverrfaglig ledelse. Dette er et virkemiddel for å gi innbyggerne nære/lokale tjenester, gjøre det enklere å medvirke og lettere kunne mobilisere ressurser og utvikle stedene sammen med innbyggerne. Det skal være et minimum av knutepunkt i alle kommunedeler , mens innholdet vil utvikles når ansatte kommer på plass. Piloten skal være i gang i løpet av våren Sted, dato Drammen, Prosjektansvarlig: Prosjektleder: Manuela Ramin-Osmundsen Anne Synnøve V. Horten Siri Skøien Einar Jørstad

2 1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Bakgrunnen for prosjektet er fellesnemndas ambisjon om å styrke lokaldemokratiet, gi bedre tjenester til innbyggerne, bygge en flerkjernet kommune og ta tettstedene i aktiv bruk, samt skape økt tilhørighet, bedre livskvalitet og folkehelse. Dette løses i praksis gjennom etablering av såkalte knutepunkter som er et sted hvor det er naturlig for innbyggerne å møtes, og hvor det i utgangspunktet finnes tjenestetilbud som mange etterspør. Ambisjonene ble konkretisert av fellesnemnda , i sak 11/19: 1. Innbyggere skal, så langt det er mulig og formålstjenlig, kunne motta kommunale tjenester lokalt 2. Tjenestetilbudet skal kjennetegnes ved at alle innbyggere møtes på en likeverdig måte, og med tjenester som er koordinerte og med høy grad av tverrfaglighet 3. Innbyggere og lokalsamfunn skal oppleve det lokale tjenestetilbudet som «en dør inn» mot hele kommunen 4. Kommunen, som samfunnsaktør, skal involvere seg lokalt med innbyggere i kommunedelene, lokale lag og foreninger, lokalt frivillighetsarbeid og lokalt næringsliv 5. På sikt skal det etableres lokale, fysiske knutepunkt i alle kommunedeler Den politiske plattformen har mål om å sikre: Tjenester nær innbyggerne Aktiv innbyggermedvirkning - enkelt å medvirke Attraktive lokalsamfunn - gjennom utvikling av det enkelte steds kvaliteter Dette utgjør den såkalte «Drammensmodellen» (se figur) Lokale knutepunkt skal realisere «Drammensmodellen» i praksis, og skal etableres i alle 10 kommunedeler. Lokale knutepunkt skal samlokalisere kommunale tjenester og være en arena for felles innsats og utvikling, medvirkning og ha en attraktiv møteplass. 1.2 Formål Lokale knutepunkt skal bidra til at kommunen skal lykkes bedre i sitt arbeid for og sammen med innbyggerne. 1.3 Resultatmål Det skal etableres knutepunkt med et minimum av tjenester i alle kommunedeler til Omfanget av tjenester og aktiviteter i det enkelte knutepunkt vil variere ut i fra den enkelte kommunedels lokaliteter og egenart (innbyggertall, befolkningssammensetning, behov og ønsker) Et av knutepunktene skal være pilot (se under) Innovasjon skal stå i sentrum Det skal etableres avtale om følgeforskning av knutepunktkonseptet og piloten Pilot Ett av knutepunktene skal være en pilot som innebærer utprøving av tverrfaglig ledelse. Piloten organiseres som egen virksomhet og skal rapportere direkte til direktør for arbeid og inkludering. Virksomhetslederen vil ha personalansvar for medarbeidere som jobber med utgangspunkt i knutepunktet. Medarbeiderne i knutepunktet vil likevel ha faglig tilknytning til sine egne fagmiljøer på ulike måter, som blant annet samarbeidsarenaer, dialog og deling av praksis.

3 Piloten skal ha et mest mulig komplett tjenestetilbud for at grunnlaget for utprøving av tverrfaglig ledelse skal ha verdi. Det blir lagt til grunn at piloten gjennomføres i en kommunedel med egnede lokaler, noe som blant annet innebærer størst mulig grad av samlokalisering i ett bygg, eller en klynge av bygg som ligger nær hverandre. Oppstart første halvår Resultatmål Fase 1 før sommerferien 2019: Lokalisering av alle knutepunktene (inkl pilot) er avklart. Det tas utgangspunkt i: o Politiske vedtak o Innspill fra dialogmøtene o Eksisterende samspill mellom kommune og innbyggere/frivillighet Det sikres en kobling mot det helhetlige lokaliseringsprosjektet i fht økonomiske konsekvenser og innspill til budsjett og økonomiplan Skisse til oversikt over tjenester som skal ytes i det enkelte knutepunkt fra er påbegynt. Det tas utgangspunkt i: o Tjenester nær innbyggere o Innspill fra dialogmøtene o Rapporter om organisering o «Veivalg Nye Drammen» Forankring av knutepunktkonseptet og prosessen er påbegynt Rammer for knutepunktene og roller/ansvar for de som skal jobbe der er påbegynt Det tas utgangspunkt i: o Rapporter om organisering o «Veivalg Nye Drammen» o Innspill fra dialogmøter og arbeidsverksteder (for ansatte) Med rammer menes overordnede rammer som må avklares før knutepunktene skal være i drift Disse vil bidra til å synliggjøre det enkelte knutepunkts handlingsrom og tydeliggjøre ansvar og myndighet, som for eksempel: Hva skal være likt og hva er opp til det enkelte knutepunkt å bestemme i fht utforming, innhold, driftsform osv (jf likeverdighet) Hvilke tjenester og tilbud skal gis i det enkelte knutepunkt i oppstartsfasen Hvor mange og hvem skal jobbe i det enkelte knutepunkt Hvem skal, utover piloten, ha ansvar for at knutepunktene fungerer Hvilken rolle og ansvar skal den lokale koordinatoren, innbyggertorget, virksomhetslederen i kommunedelen (50%), bibliotek/møteplass og de andre tjenestene ha i knutepunktene Hvilken rolle kan/bør innbyggere/frivilligheten få/tilbys Rammene vil gi grunnlag for følgeforskningen. Fase 2 høsten 2019: Tjenester som skal ytes i det enkelte knutepunkt fra er avklart Lokaler er klargjort for innflytting til r med ansatte for knutepunktene er etablert (to og to sammen totalt 5 prosjektgrupper) for utvikling av knutepunktene og å sikre eierskap hos de som skal jobbe der. Hvor langt dette arbeidet kommer avhenger av tilgjengelighet til ansatte. Rammer for knutepunktene og roller/ansvar for de som skal jobbe der er avklart Forankring av knutepunktkonseptet og prosessen fortsetter Digitale kommunedelsportaler er etablert for hver kommunedel, og innbyggerne har realistiske forventninger

4 1.5 Rammer og avgrensning Fremdrift/tidsramme 2019 Lokalisering av knutepunktene Avklaring av økonomiske konsekvenser Innhold og omfang av tjenester til Rammer for knutepunktene og roller/ansvar for ansatte Forankring av knutepunktkonseptet og prosessen Klargjøring av lokaler r arbeider med knutepunktene Digitale steds/kommunedelsportaler er etablert = Beslutning i styringsgruppa = Politisk orientering (eller involvering) 2020 Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan Fremdriften i prosjektet vil avhenge av i hvilken grad sentrale ansatte i knutepunktene vil være tilgjengelige i høst. Kostnader vil innarbeides i budsjett og økonomiplan, og vil også ha betydning for fremdriften i prosjektet. Virksomhetslederansvaret hos en i den enkelte kommunedel er ikke en del av prosjektet Forholdet mellom prosjektet og prosjekt «Åpent hus» Åpent Hus er et bredt spekter av forebyggende tjenester og lavterskeltjenester som er tilgjengelige for alle innbyggere i alle aldre som er i behov av støtte, veiledning og kompetanse innenfor helsefremmende og forebyggende tjenester. Det skal etableres fem Åpne hus, hvorav ett i pilot. Åpent hus vil utgjøre en sentral del av det tjenestetilbudet som skal være i de lokale knutepunktene. Det kan likevel neppe etableres 10 Åpne hus. Avdelingsstrukturen må gjenspeile en hensyntagen til tverrfaglighet og tjenester lokalt, samtidig som enkelte fagmiljøer bør holdes samlet. Dermed vil neppe alle Åpne hus bli like. Ulike tjenester vil finnes i de ulike Åpne husene, på den måten skaffes på sikt erfaring med ulike samarbeidskonstellasjoner. Kunnskapen vil benyttes i en langsiktig prosess med å utvikle konseptet Åpent hus. Tjenester vil kunne ambulere mellom «husene», enten med tilstedeværelse til faste tider, eller etter behov, eller oppsatt program for kommunedelen. Arbeidet med etableringen av Åpent hus organiseres med en egen prosjektleder som rapporterer til direktør for folkehelse, helse og miljø (Siri). Prosjektlederen for Åpent hus jobber tett med prosjektlederen for knutepunkt.

5 2. PROSJEKTORGANISERING Prosjektet organiseres i to faser: Fase 1 Prosjektorganisering Fase 2 Knutepunktorganisering Lokalisering Knutepunkt 1 Knutepunkt 2 Innhold Knutepunkt 3 Knutepunkt 8 Ansatte Knutepunkt 4 Knutepunkt 5 Knutepunkt 6 Knutepunkt 7 Knutepunkt 9 Knutepunkt 10 Prosjektorganisering fase 1: Styringsgruppe Lederteamet Prosjekteier Lag av Manuela, Einar, Siri Prosjektleder Knutepunkt Einar, Siri og Manuela utgjør et lag som koordinerer ledelsesmessig alle sider av og innhold i knutepunkt Manuela har ansvar for piloten Anne Synnøve er prosjektleder for etableringen av knutepunkt og pilot, og vil følge dette arbeidet også videre inn i Hun rapporterer i 2019 til Manuela, som har ansvar for piloten Parminder er prosjektleder for etableringen av Åpent Hus, og rapporterer til Siri Parminder og Anne Synnøve vil jobbe tett Ledere og andre ansatte vil trekkes med etter behov, og avklares fortløpende. Lokalisering av knutepunkt, tjenester i knutepunktene, rammer og roller/ansvar forankres hos tillitsvalgte. Sentrale ansatte for knutepunktene involveres i det omfang og den grad som er mulig. Virksomhetsleder for pilot, lokale koordinatorer, ansatte med ansvar for innbyggertorg/bibliotek/frivillighet anses som sentrale i oppstarten av knutepunktene. Det vil jobbes videre med organiseringen etter sommeren når mer er avklart. Et viktig element er å opprette et prosjekt om lokaldemokrati/innbyggertorg, som vil jobbe tett med de to øvrige prosjektledere.

6 3. PROSJEKTOPPFØLGING 3.1 Beslutningspunkt for styringsgruppa 17.juni: Første grunnlag for diskusjon om lokalisering av knutepunkt; Rapport med forslag til lokalisering av de 10 knutepunktene, inkl pilot. Forslagene beskrives og begrunnes. Forslag fra dialogmøter som ikke er aktuelle vil forklares, samt eksisterende samspill med frivilligheten. 19.august: Beslutning om lokalisering av knutepunkt og pilot 23.september: Innhold og omfang av tjenester; Rapport med forslag til minimumsløsning for hvilke tjenester/tilbud som vil finnes i det enkelte knutepunkt , og om det evt finnes ledige arealer utover dette (til annet/mer) 21.oktober: Rammer for knutepunktene og roller/ansvar for ansatte 4. KOMMUNIKASJON Hovedmålene for kommunikasjon i prosjektperioden er å skape forankring, trygghet og entusiasme. Prioriterte målgrupper Det nye kommunestyret Ansatte som skal ha ansvar i/for knutepunktet Ledere i Nye Drammen Innbyggere/frivilligheten (generelt) Virkemidler tilpasses underveis Mål Skape eierskap slik at knutepunktene vil prioriteres Skape eierskap og entusiasme slik at de tar ansvaret og skaper begeistring rundt utformingen og utviklingen av knutepunktene Skape trygghet og entusiasme slik at de kan formidle og fremsnakke knutepunktene videre, til ansatte og andre Skape forutsigbarhet og entusiasme slik at forventningene er reelle og de ønsker å bygge knutepunktet i samspill med kommunen Prosjektplanen kan kommuniseres internt. På sikt må prosjektet og resten av lederteamet jobbe med en omtale av helheten i de ulike elementer som utgjør drammens modellen (herunder utvikling av kommunedeler, en virksomhetsleder som koordinerer andre, forhold mellom knutepunkt, åpent hus og piloten, etc) 5. RISIKOVURDERING Risikofaktor med størst sannsynlighet og konsekvens Manglende eierskap og entusiasme hos de som skal drive/ha ansvar for knutepunktene Manglende forankring hos de folkevalgte Tilstrekkelig tid til nødvendige prosesser Manglende eierskap til knutepunktene hos innbyggere/frivilligheten Urealistiske forventninger til hva som er på plass Tiltak Kommunikasjon og inkludering, samt gi motiverende handlingsrom Skape eierskap (jf kommunikasjon) Avstemme fremdrift for de ulike knutepunktene i fht lokalisering, innhold og tilgjengelighet til sentrale ansatte Skape arenaer for at de ansatte og innbyggere/frivilligheten i kommunedelene kan samspille om oppbyggingen av knutepunktene Etablere digital kommunedelsportal for den enkelte kommunedel med relevant informasjon (jf sak 93/18)