Styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing

Transkript

1 Nye Asker kommune Styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing Fellesnemnda, 25 November 2016

2 Innhold 1. Mandat for arbeidet 2. Overordnet framdrift og faseinndeling 3. Prinsipper for organisering 4. Forslag til organisering 5. Mål og suksesskriterier 6. Risikoanalyse

3 Prosjektgruppens mandat Asker, Hurum og Røyken skal utarbeide et overordnet administrativt styringsdokument for sammenslåingsprosessen Dokumentet skal inneholde tre hovedelementer: Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for sammenslåingsprosessen Utkast til prosjektplan (mandater, mål, beskrivelse av hoved/delprosjekter, fremdrift/faser, milepæler/ beslutningspunkter og avhengigheter mm) Forslag til prosjektorganisering (politisk/administrativ) Styringsdokumentet skal utarbeides i et samarbeid mellom prosjektgruppen (en representant fra hver av de tre kommunene) og ekstern leverandør (Deloitte og Telemarksforsking)

4 Hvor er vi nå? Metodikken tar utgangspunkt i prosjektveiviseren fra Difi

5 Faseinndeling Fase 1: Planlegging Fram til kongelig resolusjon høsten 2017 Fase 2: Gjennomføring del 1 Fra kongelig resolusjon til sommeren 2018 Fase 3: Gjennomføring del 2 Produksjons- og leveransefase for programmet, sommeren 2018 sommeren 2019 Fase 4: Avslutning Overgangen fra tre kommuner til en høsten

6 Viktige milepæler Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Ansette rådmann for nye Asker M1 Utrede og vedta politisk struktur for nye Asker M2 Utrede og vedta administrativ struktur for nye Asker M3 Ansette toppledergruppe nye Asker M4 Etablere programorganisasjon M5 Detaljplanlegging i det enkelte delprosjekt i.h.t mandat og avhengigheter M6 Gjennomføring av det enkelte delprosjekt i.h.t mandat og avhengigheter M7 Siste forberedelser til sammenslåing M8

7 Prinsipper for organisering Overordnede prinsipper for politisk og administrativ programorganisering Lovgrunnlag Programstyring Mandat Hovedavtalen Prinsipper for politisk programorganisering Fellesnemda som politisk organ PSU Arbeidsutvalg Sammensetning av arbeidsutvalgene Rapporterer til fellesnemda, men må samordne sine oppgaver med programmet for øvrig

8 Prinsipper for organisering Prinsipper for administrativ programorganisering Delprosjekt og arbeidsgrupper Rapporterer til programleder Sammensetning av prosjektgruppene Prosjektlederkompetanse -frikjøp Involvering av de ansattes representanter - frikjøp

9 Overordnet organisering Kommunestyrene Programeier Fellesnemnda Politisk programstyringsnivå, inkludert arbeidsutvalg Felles gruppelederforum PSU Programledelse Rådmann Administrativt programstyringsnivå Programkoordinering Koordinator, kommunikasjons- og støttefunksjoner, Sekretariatsfunksjoner, mm. Administrative delprosjekt Politiske arbeidsutvalg Innstillingsrett Arbeidsgrupper Høring/koordinering Støtte

10 Organisering politiske arbeidsutvalg Fellesnemnda Programledelse Programkoordinering Utvalgene rapporterer til fellesnemnda, men må koordinere sin aktivitet med de øvrige aktivitetene i programmet. P1 Politisk organisering P2 Visjon, symboler og felles kultur P3 Forberedelse kommunevalg 2019 P4 Implementering av FNs bærekraftmål

11 Organisering samstyrte delprosjekt Fellesnemnda Programledelse Programkoordinering Delprosjektene organiseres med nært samspill mellom politisk og administrativt nivå. Delprosjektene rapporterer til programleder, men må koordinere sin aktivitet med de øvrige aktivitetene i programmet. A/P 1 Samfunnsutvikling og samferdsel A/P 2 Arbeidsgiverpolitikk A/P 3 Eierskap og IKS Arbeidsgrupper

12 Organisering administrative delprosjekt Fellesnemnda Programledelse Delprosjektene rapporterer til programleder, men må koordinere sin aktivitet med de øvrige aktivitetene i programmet Programkoordinering A1 Samfunnsutvikling og planarbeid A2 Organisering og tjenesteutvikling A3 Kommunikasjon A4 Digitalisering A5 Styring, økonomi, anskaffelser A6 Eiendom Arbeidsgrupper

13 Samlet oversikt over fremdriften i de politiske utvalgene pr november 2016

14 Samlet oversikt over fremdriften i samstyrte delprosjekt pr november 2016

15 Samlet oversikt over fremdriften i de administrative delprosjektenepr november 2016

16 Risiko- og sårbarhetsanalyse DEFINERE OVERORDNET MÅLSETTING Avklare effektmål og resultatmål for sammenslåingsprosessen. 1 DEFINERE SUKSESSKRITERIER Identifisere kritiske suksessfaktorer for å oppnå effekt- og resultatmålene. 2 3 IDENTIFISERE OG ANALYSERE RISIKOER SOM PÅVIRKER SUKSESSKRITERIENE a.) Identifisere hendelser som kan påvirke de kritiske suksessfaktorene og måloppnåelsen. b.) Prioritere de identifiserte risikoene etter sannsynlighet og konsekvens. DEFINERE TILTAK Identifisere tiltak for å redusere risikoene som er vurdert i steg 3. Fokus er på de mest vesentlige risikoene. I hvilken grad tiltak er nødvendig å implementere, avhenger av hvor kritiske de identifiserte risikoene er (sannsynlighet x konsekvens) 4 16

17 Mål og suksesskriterier

18 Meget liten Liten Sannsynlighet Moderat Stor Svært stor Risikoer i risikoklasse høy og middels Følgende risikoer er vurdert å ha høy og middels risiko. Grafisk fremstilling av risiko for alle vurderte hendelser Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens Uklar ansvarsfordeling innad i prosjektorganisasjonen - grensesnitt mellom delprosjektene 2. Mangel på ressurser til å opprettholde god drift i de tre kommunene i sammenslåingsprosessen 3. Utydelig styring og ledelse i prosjektet 4. Mangel på riktig og tilstrekkelig kompetanse i prosjektet 5. Tap av nøkkelpersonell i perioden fram til Manglende involvering av ansatte 7. Uavklarte roller mellom administrasjon og folkevalgte i prosjektorganiseringen 8. Manglende felles identitet og kultur for nye Asker 9. Misnøye knyttet til harmonisering av vilkår for ansatte og felles pensjonsordning 10. Driftsforstyrrelser knyttet til datasystemer 11. Usikkerheter om fremdriften i prosjektet 12. Press fra media 13. Manglende eller for sene avklaringer når det gjelder interkommunale selskaper (IKS) 14. Uenighet rundt lokalisering av arbeidsplasser 15. Politiske omkamper 16. Forventingsgap mellom politikk og administrasjon

19 Meget liten Liten Sannsynlighet Moderat Stor Svært stor Risikoer i risikoklasse middels Følgende risikoer er vurdert å ha middels risiko. Grafisk fremstilling av risiko for alle vurderte hendelser Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens Manglende oversikt over prosjektets kostnader 18. Klarer ikke etablere "neste praksis" - en praksis som er bedre enn summen av de tre kommunenes eksisterende praksis 19. Motstand mot endring i administasjonen (mellomledere) 20. Ulike arbeidsmetoder og kultur i de tre kommunene 21. Svak politisk forankring 22. Manglende kapasitet hos leverandører av digitale tjenester 23. Klarer ikke synliggjøre gevinster underveis 24. Lite koordinert planprosess og strategiutvikling i prosjektperioden 25. Fellesnemnda har status som interimnemd fram til kongelig resolusjon. 26. Misnøye i forbindelse med etablering av ny ledergruppe 27. Motstand mot endring blant innbyggerne 28. Uklare forventninger til de tre kommunenes bidrag inn i prosjektet 29. Statisk og lite oppdatert styringsdokument 30. Tap av kommunenes samarbeidspartnere

20 Meget liten Liten Sannsynlighet Moderat Stor Svært stor Risikoer i risikoklasse lav Følgende risikoer er vurdert å ha lav risiko. Grafisk fremstilling av risiko for alle vurderte hendelser 31. Usikkerhet rundt offentlig oppgavefordeling (fylke/kommune) Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens