PROSJEKTSTYRING I ØRLAND KOMMUNE. Retningslinjer for gjennomføring av prosjekter

Transkript

1 PROSJEKTSTYRING I ØRLAND KOMMUNE Retningslinjer for gjennomføring av prosjekter

2 2

3 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning Rollene i Prosjektprosessen Eierrollen 2.2 Prosjektansvarlig 2.3 Prosjektleder 3.0 Dokumentene i Prosjektprosessen Prosjektkort 3.2 Prosjektplan 3.3 Statusrapport 3.4 Sluttrapport Vedlegg 1. Mal prosjektkort Mal prosjektplan Mal statusrapportering Mal sluttrapportering Eksempel prosjektkort 19 3

4 1. INNLEDNING I Ørland kommune er det til en hver tid mange arbeidsoppgaver og saker til behandling. I noen sammenhenger blir det laget utredninger av saker. Dette er gjerne mindre omfattende utfordringer som blir belyst fra forskjellige sider, gjerne med ett eller flere enkle alternativer og en konklusjon/anbefaling til slutt. Andre saker er mer komplekse og omfattende der en må finne ut mer om utfordringer og muligheter samt hvordan en kan jobbe fram mot et bestemt resultat eller mål. Slike oppgaver skal organiseres som prosjekter. Dette kan være utviklings- og omstillingsoppgaver, strategisk planlegging, innføring av nye verktøy eller arbeidsprosesser og større utbyggingsoppgaver. I et prosjekt blir arbeidet utført etter en bestemt prosess med utgangspunkt i klare mål og rammer. Prosjektprosesser er en metode som skal sikre framdrift og klare ansvarsforhold. Dersom en gjennom prosessen finner ut at en ikke ønsker å gå videre i prosjektet, er det beslutningspunkter underveis der en avgjør om en skal gå videre med prosjektet. I starten av hver fase blir det utarbeidet en prosjektplan som omtaler arbeidsoppgaver og andre rammer som skal gjelde. Her står også omtalt ansvarsforhold. Underveis utarbeides statusrapporter som redegjør for framdrift og måloppnåelse. Etter gjennomført prosjekt utarbeider prosjektleder en sluttrapport som omtaler arbeidet som er gjort vurdert opp mot de forutsetninger prosjektet bygget på. I kapittel 2 og 3 er de ulike rollene og de ulike dokumentene som inngår i et prosjekt beskrevet. 2. ROLLENE I PROSJEKTPROSESSEN I en prosjektprosess definerer vi 3 roller; eierrollen, prosjektansvarlig og prosjektleder. 2.1 Eierollen Prosjekter kan opprettes som følge av politiske vedtak eller føringer. Det gjør kommunestyret til eier av prosjektet. Prosjekter kan også startes opp av administrasjonen ved rådmann eller enhetsledere, og disse blir da eiere av denne typen igangsatte prosjekter. 2.2 Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig (PA) skal sikre prosjekteieres interesser og har det samlede ansvaret for prosjektgjennomføringen. Prosjektansvarlig er bestiller til prosjektleder. 2.3 Prosjektleder Prosjektleder (PL), som blir utpekt av PA for det enkelte prosjekt, skal lede prosessen i forhold til rammene som prosjekteier har satt og som er beskrevet i prosjektplanen. 4

5 3. DOKUMENTENE I PROSJEKTPROSESSEN 3.1 Prosjektkort Prosjektkort er prosjektansvarliges bestilling til prosjektleder. Her beskrives bakgrunnen for, og prosjekteiers hensikt med prosjektet. Prosjektets navn Prosjektleder Bakgrunn Hva førte til etableringen av prosjektet? (Henvisning til evt. politisk vedtak) Kritiske suksessfaktorer for Gjennomføring Mål Hvilke mål har oppdraget? Hvilken tidsramme er beregnet? Oppdragsgiver Hvem eier oppdraget? Rammebetingelser Hvilke virksomheter kommer til å bli berørt? Hva må løses for at tiltaket skal lykkes? Kort beskrivelse av innhold Hvilket bidrag (resultat) skal komme ut av prosjektet? Prosjektorganisasjon o Prosjektledelse o Deltakere o Prosjektplan o Oppstartsdato o Ferdigstillelse o Budsjett Hva er budsjett for prosjektet? Rapportering Prosjektleder foreslår tidspunkt for rapportering til rådmannen (månedlig eller annenhver måned) Mal for prosjektkort som vedlegg 1 side 12 5

6 3.2 Prosjektplan Prosjektplanen er det sentrale styringsdokumentet som prosjektleder skal utarbeide før et prosjekt starter, og som bygger på oppdragsgivers bestilling gitt i prosjektkortet. Prosjektplanen skal undertegnes av prosjektansvarlig og prosjektleder når den er ferdig og godkjent. Prosjektplanen omfatter følgende hovedpunkter og underpunkter: A. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Hvorfor er dette et prosjekt som det er verdt å satse på? Hvorfor er prosjektet satt i gang? Ligger det et administrativt eller politisk vedtak bak? Hvordan er situasjonen i dag og hva skal endres? 1.2 Mål Resultatmål er hva prosjektet (enten forstudie, forprosjekt eller hovedprosjektet) skal levere som prosjektresultat. Målene skal være: - S Spesifikt: Kort definering av framtidig ønsket situasjon. - M Målbart: Må være målbart underveis og når prosjektet er over - A Akseptert: Målet må det være aksept om hos deltakerne - R Realistisk: Målet må være mulig å oppnå. - T Tidsbestemt: Når skal målet være nådd? Det kan i enkelte prosjekt være hensiktsmessig med delmål. Et delmål er et middel for å nå hovedmålet. Delmålene kan være systematisk rangert opp mot hovedmålet. Flere delmål gir klare retningslinjer for prosjektarbeidet på veien fram til oppnåelsen av hovedmålet. Delmål kan ses sammen med milepælene i prosjektet. Mål for hovedprosjektet skal også være med under mål for forstudie og for forprosjektet. Hovedmålet med prosjektet skal settes opp først. 1.3 Rammer Hva er kostnaden for å nå målet og når skal målet for prosjektet være oppnådd? Er det andre rammer for prosjektet? Eks. hvem som omfattes av prosjektet. B. Omfang og avgrensing 2.1 Definisjon av oppgaver i prosjektet Prosjektkortet definerer hvordan prosjektet skal organiseres, hvilke oppgaver prosjektet skal løse, til hvilken kostnad og tid. Beskriv sluttproduktene som skal komme ut av den aktuelle prosjektfasen og som utledes av målene. Angi kvalitet på produkter, evt. kompetansekrav, krav til medvirkning, informasjonskrav etc. 2.2 Avgrensing Beskriv hvilke oppgaver prosjektet ikke skal utføre. Dette kan være viktig for å holde fokus på aktiviteter som er viktig for å nå målene innenfor de tilgjengelige ressursrammene. 6

7 C. Organisering 3.1 Ansvar - Hvem er prosjektansvarlig? - Hvem er prosjektleder? - Skal det være og hvem er prosjektgruppe - Hvem eier prosjektet? - Skal prosjektet ha styringsgruppe? - Skal prosjektet ha referansegruppe? Samarbeid Er det noen andre som det skal samarbeides med i prosjektet? D. Beslutninger, oppfølging og milepæler 4.1 Beslutningspunkt Prosjektansvarlig eier beslutningspunktene. Det skal alltid være beslutningspunkt ved prosjektstart og prosjektslutt. Ved prosjektstart skal prosjektplanen signeres av PA og PL. Det kan også være aktuelt med andre tidfestede punkt der det skal tas formelle beslutninger underveis i prosjektgjennomføringen. Det kan for eksempel være ved en evaluering. En beslutning kan være at prosjektet er ute av kurs og må korrigeres, eller at prosjektet ikke blir iht. forventningene og må avsluttes. Det kan også tas ad hoc beslutninger i løpet av prosjektet, for eksempler ved uforutsette endringer i rammer. Slike hendelser er vanskelig å tidfeste i en prosjektplan. Beslutningspunkt skal i prosjektplanen være navngitt, datert, definert hvem som skal delta, begrunnet og hva som kan være utslagsgivende for en beslutning. 4.2 Oppfølging Hvor ofte skal prosjektleder legge fram statusrapporter? Skal prosjektet evalueres i andre former underveis? Skal det informeres om framdrift til administrasjon eller politikere? Hvor ofte skal det være møte mellom prosjektansvarlig og prosjektleder? Hvor ofte skal det være styringsgruppemøte? 4.3 Milepæler Dette er en tidfestet hendelse i prosjektet. Det kan for eksempel være oppnåelse av et resultat eller at en evaluering er fullført. En milepæl kan også være et delmål. Milepælene i prosjektet skal være motiverende og skal vise framdrift. Milepælen kan også være grunnlag for å iverksette korrigerende tiltak dersom en ikke når milepælen som forventet. E. Risikoanalyse og kvalitetssikring 5.1 Kritiske risikofaktorer Dette er en tenkt hendelse som kan skje i prosjektet. Hendelsen kan føre til at prosjektet ikke når målene. Det er viktig før prosjektstart å ha tenkt gjennom ulike situasjoner som kan hindre eller redusere mulighetene for å nå målene i prosjektet. Det er mange risikofaktorer som skal analyseres. De mest kritiske skal ha plass i prosjektplanen. Ved å gjøre risikoanalysen, blir en observant på risikofaktorer. Det kan bidra til at faktoren ikke inntreffer. 7

8 5.2 Kvalitetssikring De risikofaktorene som det ikke finnes mottiltak for skal overføres fra 5.1 til 5.2. Det kan være de risikofaktorene med høyest poengsum (tommelfingerregel over 10). Dette er kritiske risikofaktorer som du ikke kan gjøre noe med i prosjektet, dvs. det er utenforliggende hendelser. Utviklingen må overvåkes, de må drøftes mer, og det må vurderes alternative handlinger. Hvordan kan vi redusere virkningen dersom en slik risikofaktor inntreffer? Vi må planlegge for dette for å sikre at risikofaktoren ikke er til hinder for muligheten til å nå målene med prosjektet. F. Økonomi I budsjettet skal de totale kostnadene i prosjektet beregnes og spesifiseres på delkostnadsnivå. Angi også hvordan prosjektet finansieres. G. Kontrakter og avtaler Alle avtaler og / eller kontrakter som er inngått for å gjennomføre prosjektet skal beskrives her. Dette vil være: Arbeidsavtaler om ressursbruk av egne ansatte og innenfor hvilken tidsramme ressursene må være tilgjengelig Kontrakter med eventuelle eksterne leverandører eller andre. Mal for Prosjektplan som vedlegg 2 side 13 8

9 3.3 Statusrapport Statusrapport beskriver eventuelle avvik ift prosjektplanen og med forslag til avvikshåndtering. Størrelsen på prosjektet avgjør omfanget og hyppigheten på statusrapporteringen, men normalt legges følgende skjema til grunn for rapporteringen: Prosjektnavn Prosjektleder Statusrapport rapport nr periode fra dato til dato neste rapporteringsdato Prosjektlederes vurdering av Overordnet status Vurderingskriterier: alt går etter planen noe avvik ift planlagt betydelig avvik ift planlagt Framdrift Økonomi Annet Prosjektleders kommentar til prosjektets status. Tiltak for å rette opp evt rapporterte avvik beskrives her. Risiko Risikovurdering (L=lav, M=middels, H=høy) Risikoutvikling (Sy=synkende, U=uendret, St=stigende) Prosjektleders kommentar til prosjektets totale risiko og risikoutvikling Kommende periode Viktige aktiviteter, avklaringer og beslutninger i kommende periode Mal for Statusrapport som vedlegg 3 side 17 9

10 3.4 Sluttrapport I prosjektprosessen er dette et administrativt dokument. Oppbyggingen av rapporten skal følge dette oppsettet: 1. Sammendrag Kort oppsummering av bakgrunnen for prosjektet. Deretter et sammendrag av hvordan prosjektet er gjennomført. Fokus på følgende; er hovedaktivitetene gjennomført etter planen og ble noe forandret ift forutsetningene. 2. Målrealisering Hva var målene for prosjektet og er resultatmålene nådd? 3. Oppsummering av prosjektarbeidet Har det vært avvik fra planlagt organisering (evt hvorfor og konsekvenser)? 4. Kostnader og rammer Ble prosjektet gjennomført innenfor budsjettrammene? Legg ved regnskap - det redegjøres for evt avvik ift forutsetningene. Sluttrapport skal undertegnes av prosjektleder og prosjektansvarlig før eventuell politisk behandling. Mal for Sluttrapport som vedlegg 4 side 18 10

11 VEDLEGG 11

12 Mal prosjektkort Prosjektets navn Prosjektleder Bakgrunn Hva førte til etableringen av prosjektet? (Henvisning til evt. politisk vedtak) Kritiske suksessfaktorer for gjennomføring Mål Hvilke mål har oppdraget? Hvilken tidsramme er beregnet? Oppdragsgiver Hvem eier oppdraget? Rammebetingelser Hvilke virksomheter kommer til å bli berørt? Hva må løses for at tiltaket skal lykkes? Kort beskrivelse av innhold Hvilket bidrag (resultat) skal komme ut av prosjektet? Prosjektorganisasjon o o o o o Prosjektledelse Deltakere Prosjektplan Oppstartsdato Ferdigstillelse Budsjett Hva er budsjett for prosjektet? Rapportering Prosjektleder foreslår tidspunkt for rapportering til rådmannen (månedlig eller annenhver måned) Dato / sign. prosjektansvarlig: 12

13 Mal prosjektplan Prosjektnavn: navn PROSJEKTPLAN 13

14 1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn 1.2 Mål (hovedmål og evt delmål) 1.3 Rammer 2. OMFANG OG AVGRENSING 2.1 Oppgaveomfang 2.2 Avgrensing 3. Organisering 3.1 Prosjektledelse (-deltakere) 3.2 Evt andre roller (styringsgruppe, referansegruppe) 14

15 3.3 Organisasjonskart Prosjekteier navn Prosjektansvarlig navn Styringsgruppe navn Prosjektleder navn Referansegruppe navn Prosjektgruppe navn 4. BESLUTNINGSPUNKT, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkt Et beslutningspunkt er en definert, overordnet og obligatorisk aktivitet i prosjektet. Beslutningspunkt skal behandles som møter. Prosjektansvarlig skal innkalle evt Styringsgruppe og har ansvar for saksliste og tilfredsstillende saksgrunnlag for beslutninger som skal fattes i tillegg til møteledelse. Det skrives referat fra møtene. Prosjektleder er ansvarlig for å iverksette vedtak som fattes. Beslutningspkt nr Dato: Navn på deltakere: Hva skal besluttes: Dokumentasjon: 4.2 Oppfølging 4.3 Milepæler 15

16 5. RISIKOANALYSE OG RISIKOVURDERING 5.1 Risikoanalyse Risikofaktor S K RF Tiltak 5.2 Kvalitetssikring Nr Kritiske risikofaktorer - KRF Hvordan håndtere situasjonen hvis KRF inntreffer 6. ØKONOMI 6.1 Budsjett 7.KONTRAKTER OG AVTALER Dato: prosjektleder prosjektansvarlig 16

17 Mal statusrapportering Prosjektnavn Prosjektleder Statusrapport rapport nr periode fra dato til dato neste rapporteringsdato Prosjektlederes vurdering av Overordnet status Vurderingskriterier: alt går etter planen noe avvik ift planlagt betydelig avvik ift planlagt Framdrift Økonomi Annet Prosjektleders kommentar til prosjektets status. Tiltak for å rette opp evt rapporterte avvik beskrives her. Risiko Risikovurdering (L=lav, M=middels, H=høy) Risikoutvikling (Sy=synkende, U=uendret, St=stigende) Prosjektleders kommentar til prosjektets totale risiko og risikoutvikling Kommende periode Viktige aktiviteter, avklaringer og beslutninger i kommende periode 17

18 Mal sluttrapportering Prosjektets navn Prosjektleder Sammendrag Målrealisering Oppsummering av prosjektarbeidet Kostnader og rammer Dato: prosjektleder Dato: prosjektansvarlig 18

19 PROSJEKTKORT Dette dokumentet er bestillingen fra rådmannen til prosjektansvarlig og mandatet for oppdraget. Ørland kommune ønsker å fokusere på prosjekt som arbeidsmetode og rådmannens oppdrag til lederne blir derfor utformet gjennom prosjektkort. Ansvarlig: Eirik Refseth Prosjektnavn Bakgrunn Hva førte til etablering av oppdraget? (Vis også til politiske vedtak hvis det foreligger) Kritiske suksessfaktorer for gjennomføring Mål Hvilke mål har oppdraget? Hvilken tidsramme er beregnet? Oppdragsgiver Hvem eier oppdraget? Rammebetingelser Hvilke virksomheter kommer til å bli berørt? Felles mottak for rådhuset og kultursenteret Ny administrativ organisasjonsmodell vedtatt i kommunestyret den i sak 34/2009 pkt 4: "Rådmann gis i oppdrag å nedsette en arbeidsgruppe til å utrede felles mottak for rådhus og kultursenter. Arbeidsgruppens konklusjoner legges frem for kommunestyret for endelig behandling." Man må være konkret i forhold til hva man skal gjennomføre. Skape trygghet og felles forståelse i forhold til endringene. Etablere et felles mottak for rådhuset og kultursenteret Delmål: 1. Heve kvaliteten på servicetilbudet for innbyggerne og brukere gjennom felles satsing på informasjonsarbeidet 2. Utvikle et godt tjenestesamarbeid der det er hensiktsmessig 3. Beskrive en hensiktsmessig samarbeidsmodell som tydeliggjør lederfunksjon, organisering, arbeidstid og arbeidsoppgaver for den enkelte Kommunestyret Info og servicetorget og Ørland Kultursenter 19

20 Hva må løses for at tiltaket skal lykkes? Kort beskrivelse av innhold Hvilket bidrag (resultat) skal komme ut av prosjektet? Arbeidsgruppa må bli enige om et felles mottak og hvor det fysisk skal plasseres Bedre kvalitet på informasjon til innbyggerne i Ørland kommune Prosjektorganisasjon Prosjektledelse Styringsgruppe: Gunn Røstad, Jarle Krangsås og Dagfinn Aune Prosjektleder: Eirik Refseth Deltakere Deltakere i arbeidsgruppa: Ansatte i kultursenteret og ansatte ve info - og servicesenteret Prosjektplan På bakgrunn av prosjektkortet utarbeider prosjektleder en prosjektplan som beskriver organisering og framdrift i prosjektet. Prosjektplanen oversendes rådmannen så snart den foreligger. Oppstartsdato! Ferdigstillelse Det forutsettes at rådmannen legger fram en sak for kommunestyret i januar Budsjett Hva er budsjett for prosjektet? Rapportering Prosjektleder foreslår tidspunkt for rapportering til rådmannen (månedlig eller annenhver mnd) Det foreligger ikke budsjett for prosjektet og arbeidet må derfor søkes realisert innenfor virksomhetenes tildelte budsjettrammer Månedlig rapportering til styringsgruppa Brekstad Gunn Røstad Rådmann 20