Styringsdokument Prosjekt Tilgangsstyringsgrupper. 19. juni 2018 initielt styringsgruppemøte

Transkript

1 Styringsdokument Prosjekt Tilgangsstyringsgrupper 19. juni 2018 initielt styringsgruppemøte

2 Mandat til ei styringsgruppe Representere prosjektets hovedinteresser Støtte prosjekteier med eieransvaret (virksomhet, bruker, leverandør) Overordnet ansvarlig for prosjektets suksess Fremskaffe ressurser og andre virkemidler for prosjektet Synlig og vedvarende støtte til prosjektleder Integrere prosjekt og funksjonelle enheter Sikre effektiv beslutningstaking Ref: UiOs prosjektrammeverk - Nøkkelroller 4

3 Bakgrunn og begrunnelse UiO har mangelfull tilgangsstyring, EIR ikkje fornøgd. Tilgangar vert tildelt med manuelle grupper, med mangelfull opprydding. Formål: Auka sikkerhet gjennom bedre tilgangsstyring Bedre brukaroppleving i sluttbrukarsystema Finansiering (SKAIT): Del 1: kr årsverk Del 2: kr årsverk 5

4 Mål og ønskede gevinster, endringsforslag Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Formål (for UiO) Sikrare tilgangsstyring Bedre brukaroppleving i sluttbrukertenester Rikt sett auto-grupper, frå roller i SAP og FS, som støtter behovene Effektmål (gevinster i «linjen») Redusert behov for manuelle grupper Enklere og raskere å få på plass god tilgangsstyring i nye tjenester Bedre kontroll og oversikt over tilgangsstyring i IT-tjenester Cerebrum bedre forberedt for nytt HRsystem Lavere kostnad og kortere leveransetid ved innføring av nye sluttbrukertjenester Mer sektorsamarbeid om tilgangsstyring Mange manuelle grupper byttes ut med automatiske Nye tjenester tar i bruk de automatiske gruppene Redusert lokal tilgangsstyring Nye rolledata fra nytt HRsystem blir raskt tilgjengelig Kostnad redusert kr per tjenestes livsløp Andre i UH-sektor fatter interesse for funksjonaliteten Resultatmål (i prosjektet) Rikt sett med automatiske grupper i Cerebrum, basert på data fra SAPUiO og FS Tjenesteeiere skal få god oversikt over tilgjengelige automatiske grupper 80% av framtidige kartlagte behov dekkes av automatiske grupper Automatiske grupper tas i 6 bruk i nye og gamle tjenester

5 Prosjektets leveranser og avgrensning Leveranser: Behovs- og mulighetskartlegging Automatiske grupper utfrå SAPUiO/FS-data Oversikt over automatiske grupper for tjenesteeiere Avgrensning: Begrensa til kva SAPUiO/FS har tilgjengeleg Utanfor skop: Nytt HR-system, nye webservices, bruk i UH-AD og Dataporten 7

6 Organisering og ansvar Styringsgruppe: Hans Kristian Fjeld (PE) Elisabeth Kolstad (ADS) Anne-Lise Lande (AF) Kristin Skar (IfI) Prosjektgruppe: Joakim Hovlandsvåg (leder), Jonas Braathen 8

7 Prosjektplanen i faser Konseptutvikling: Idé, behov, målstruktur Roller og ansvar, interessenter Styringsunderlag Milepel- og aktivitetsplan m. risikovurdering Plan for gevinster Gjennomføring i en eller flere faser. Rapportering på framdrift, veivalg, uforutsette hendelser Overlevering Sluttrapport Avsluttende evaluering, læringspunkter Gevinstrealisering Utarbeide prosjektbeskrivelse Styringsdokument Styringsdokument Gevinstrealiseringsplan oppdatert Støtte linjen i gjennomføring Vedlikehold, evaluering og justering FORANKRING INVOLVERING INVOLVERING FORANKRING IMPLEMENTERING Forankringsarbeid. Løpende evaluering av prosjektet. 9

8 Overordnet tidsplan Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Plan Behovskartlegging Mulighetskartlegging Datoar i 2019 ikkje satt endå Obs: Prosjekt vil måtte utsettast Utvikling Tilgjengeliggjøring Avslutt

9 Milepælar SG-møter Obs: Datoar er feil, då prosjektet må utsettast 1.Når gjennomføringsfasen starter. Offisielt i dag, om SG godkjenner. 2.Når oversikt over behov og muligheter er levert. Frist: 31. august. Beslutte om kartlegginga er ok. 3.Når utviklinga skal starte. Frist: Januar Godkjenning for å starte utviklinga. 4.Når automatiske grupper er utvikla og publisert. Frist: Våren Beslutte avslutting.

10 Ressursbruk Del 1: Brukt 40 av maks 475 timar Joakim og Jonas Ønsker tilgang til ressursar frå AF, IfI og ADS, for møter, intervju og seinare vurderingar. 12

11 Risiko 1.Feil i kildedata større konsekvenser 2.Feil i automatikk større konsekvenser

12 Beslutningspunkter Prosjekt og plan godkjend for gjennomføring? 16

13 Oppsummering av veien videre Oppsummer møtet og skap en felles forståelse for neste skritt i prosjektet. Påse at veivalg og beslutninger er riktig referert. Det kan også være nyttig å gjennomføre en enkel evaluering av møtet for å sjekke ut hvorvidt en har truffet med form og innhold, med tanke på læring til neste møte. Evaluering av møtet 17

14 18