«Prosjektløftet» innføring av UiOs prosjektrammeverk

Transkript

1 Allmøte 9. mars 2017 «Prosjektløftet» innføring av UiOs prosjektrammeverk Seksjonsleder Liv-Marit Davidsen

2 UiOs prosjektrammeverk Rammeverket benyttes til å styre prosjekter gjennom tydelig definerte roller og ansvar, og gjennom fem definerte faser med beslutningspunkter som markerer overgangen fra en fase til den neste. Fem maler for prosjektstyringsdokumentasjon Prosjektmandat Prosjektbeskrivelse Styringsdokument Sluttrapport Gevinstrealiseringsplan Fasene og malene er obligatoriske, men kan tilpasses prosjektets omfang (store prosjekt kan ha behov for mer styringsdokumentasjon). UiOs rammeverk legger ingen føringer på valg av verktøy for prosjektarbeidet og enhetene kan selv tilpasse og utvikle dette til å passe deres virksomhet (for eksempel smidige metoder)

3 Konseptutvikling: Idé, behov, målstruktur Roller og ansvar, interessenter Styringsunderlag Milepel- og aktivitetsplan m. risikovurdering Plan for gevinster Gjennomføring i en eller flere faser. Rapportering på framdrift, veivalg, uforutsette hendelser Overlevering Sluttrapport Evaluering, læringspunkter Gevinstrealisering Prosjektmandat og prosjektbeskrivelse Styringsdokument Styringsdokument Gevinstrealiseringsplan oppdatert Støtte linjen i gjennomføring Vedlikehold Evaluering FORANKRING INVOLVERING INVOLVERING FORANKRING IMPLEMENTERING Forankringsarbeid. Kontinuerlig evaluering av prosjektet. 4

4 Prosjektdeltakere Liv-Marit Davidsen, SIS, prosjektleder Karine Fluge Ulleberg, MLM Monica Stamnes, WEB Sandra Nilsen, WEB Prosjektgruppen vil bli trekke på andre ressurser etter hvert som vi ser behovet for det. Prosjekteier: Lill R. Mardal UiOs prosjektstøttekontor bidrar inn i prosessen

5 Resultatmål (det prosjektet skal levere) Prosjektleder- og prosjekteierkurs Tilpasse, utvikle og forbedre verktøy Skisse til lokal prosjektstøttefunksjon/prosjektoppfølging

6 Effektmål (langsiktige, positive gevinster) Gjennom opplæring og kursing øke kompetansen om prosjektmetodikk. Øke forståelsen for skillet mellom prosjekt og linjeaktivitet og samspillet mellom dem. Innføring av UiOs prosjektrammeverk skal styrke organisasjonen på roller, prosesser, beslutningspunkter og styring når det gjelder USITs prosjekter eller prosjekter som USIT deltar i

7 Fremdriftsplan prosjektrammeverk vår 2017 Januar Februar Mars April Mai Juni Oppstartsaktiviteter Team: Fordeling ressurser Spesifisering arbeidsoppgaver Forberede læringsløp: Prosjektlederkurs Prosjekteierkurs ledergrupper Prosjektmedarbeiderkurs Rammeverk/malverk (Beta-prosjekt): Forberede og planlegge aktiviteter Etablere Beta-nettsted PE-kurs for SG PL-kurs: Modul 1 Planlegge OU-løp Prosjekteierkurs: Seksjonsledere Bygge ut Beta-prosjekt: Prosjektsted med generiske maler PL-kurs: Modul 2 PL-kurs Modul 3 Utsjekk av Betaprosjekt: Med relevante prosjektledere Prosjeltdeltakerkurs: Ansatte USIT PL-kurs: Modul 4 Kursevaluering Forankring av Betaprosjekt I USITs linjeorg. Gjennomføre OU-løp Fase 2: Planlegge 8 Fase 3: Gjennomføre

8 Fremdriftsplan prosjektrammeverk høst 2017 August Prosjeltdeltakerkurs: Ansatte USIT September Oktober November Desember Evaluering av Betaprosjekt Nødvendige justeringer Gjennomføre OU-løp Sluttrapport Sluttmilepæl: Godkjent sluttrapport. Godkjent skisse til lokalt prosjektstøttekontor Fase 3 9 Gjennomføre Fase 4: Avslutte Fase 5 Realisere

9 10 Prosjektlederopplæring Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Begreper, faser, roller og ansvar i prosjekter Verktøykasse for bruk i prosjekter Instrumentell og relasjonell atferd i prosjekter Oppsummering, arbeid med egne case 15. og 16. februar 22. mars 2. og 3. mai 31. mai Introduksjon til prosjekt som arbeidsform Prosjektrammverk for administrative prosjekter ved UiO Caseoppgave Roller og ansvar Den «trøblete» oppstarten Prosjektets ulike faser Introduksjon til gevinstrealisering Prosjektbeskrivelsen, styringsdokument og referat Ressursavtaler Eks. på verktøy for tids- og aktivitetsplanlegging Sparring og kollegaveiledning om reelle case Case om gevinstplanlegging Kort om prosessog møteledelse Samarbeid i team Håndtering av personlig forskjellighet Prosessledelse Møteledelse Verktøy og teknikker Regi for oppstartworkshop i Prosjektgruppa Erfaringsutveksling prosjekteiere og prosjektledere Oppsummering prinsipper og faser Kollegaveiledning Befeste læring Etablering av nettverk Avrunding Pedagogikk Bruk av case Sammenkopling av modulens innhold og egne pågående prosjekter Refleksjon og erfaringsdeling Veksling mellom foredrag, gruppeoppgaver og plenumsdiskusjoner.