1. Strategisk forankring. Saupstad Nærmiljøutvalg + Bomiljøpotten (utredes som del av dette) Anbefalt igangsatt av programledelsen, dato: 1.Mai 2014.

Transkript

1 Prosjekt 04/14 Saupstad nærmiljøutvalg OPPSTART:

2 Prosjektnavn: Saupstad Nærmiljøutvalg + Bomiljøpotten (utredes som del av dette) Anbefalt igangsatt av programledelsen, dato: 1.Mai Prosjekt nr: 04/14 01/14 Kvalifisert for igangsetting, tilsagn om økonomisk støtte på kr er gitt av Husbanken for bruk i Innledning, dette dokument inneholder følgende punkter: 1. Strategisk forankring. 2. Tilknytning til hovedprosjekt. 3. Mål for prosjektet. 4. Styring og organisering. 5. Lønnsomhetsvurdering. 6. Økonomisk ramme/finansiering. 7. Prosjektplan 8. Fremdriftsplan for prosjektet med leveranser. 1. Strategisk forankring Områdeløft Saupstad-Kolstad er statens og Trondheim kommunes felles satsing i denne bydelen. Dokumentet Områdeprogram for Saupstad-Kolstad er førende for alle tiltak og planer i bydelen de neste årene. Prosjektet «Saupstad Nærmiljøutvalg» har en klar forankring i målene som er fastlagt i programmet. Prosjektet vil bidra til måloppnåelse spesielt i forhold til to av hovedmålene: I 2020 er Saupstad-Kolstad en bydel som fremmer livskvalitet og helse. I 2020 er Saupstad-Kolstad en inkluderende bydel med gode møteplasser og muligheter til deltakelse. Prosjektet Saupstad Nærmiljøutvalg vurderes slik at det har nødvendig forankring i områdeprogrammets strategiske hovedgrep. Prosjektet vil ha spesiell fokus på følgende strategiske hovedgrep: Helhetlig og tverrfaglig fokus. Lokalt forankret innsats. Fokus på ressurser og muligheter. Fokus på kompetanseutvikling og læring. Prosjektet har også en klar forankring i sentrale prinsipper fastlagt i områdeprogrammet: Prosjektets ressurser brukes ikke til å dekke løpende driftsutgifter, eller løse kommunale oppgaver som er pålagt ved lov. Prosjektet har en realistisk plan for gevinstrealisering og videreføring etter prosjektperiodens slutt. Prosjektet har en gjennomarbeidet prosjektplan og gjennomføres i tråd med anerkjent prosjektmetodikk. 2

3 2. Tilknytning til programmet Prosjektet Saupstad Nærmiljøutvalg anses av programledelsen som et prosjekt som bidrar til områdeløft Saupstad-Kolstads hovedmål. Områdesatsingens kartlegging av bydelen viser at det mangler gode arenaer og møteplasser. Status Saupstad-Kolstad, En beskrivelse av bydelen fra 2012 peker på enkelte utfordringer knyttet til frivillig lag-og organisasjonsliv i bydelen. Fravær av minoritetsnettverk kan nevnes. Flere informanter fra kartleggingen etterlyste spesielt en koordinerende enhet som i tillegg bør bidra til å dra utviklingen i en felles retning. Områdeløft Saupstad-Kolstad skal bidra til å styrke lokalsamfunnsbyggingen, og et initiativ til å etablere et felles Nærmiljøutvalg skal bygge på de mange ressurser som finnes i bydelen/området. Det å knytte et Nærmiljøutvalg til frivillighetssentralen for området, vil kunne øke mulighet for videreføring etter programslutt. Det er ønskelig å knytte prosjekt 04/14 til deler av Prosjekt 01/14: Bomiljøpotten. Formålet med prosjekt 01/14 er å etablere en egen bomiljøpott som kan støtte opp om ulike bomiljøtiltak som er initiert av beboerne selv. Potten skal stimulere innbyggerne og borettslagene til å iverksette nye bomiljøtiltak som kan gjennomføres raskt. MERK: Denne støtteordningen må vurderes i sammenheng med den nærmiljøpotten som allerede finnes i tilknytning til frivillighetssentralen (les: Lokalfondsmidlene). 3. Mål for prosjektet Hensikten med å formulere mål er å presisere hva man vil oppnå, og i etterkant å kunne kontrollere i hvilken grad en har greid det. Målene uttrykker en ønsket tilstand eller resultat, ikke aktiviteter, prosesser, metoder eller arbeidsoppgaver. Gode, gjennomtenkte og vel forankrede målformuleringer er en forutsetning for et vellykket prosjekt. A. Hovedmål. Prosjektets formål er å etablere et nærmiljøutvalg som arena for utveksling av informasjon, erfaring og ideer og hvor prosjekter og aktiviteter kan drøftes, koordineres og støttes. B. Effektmål. Effektmålene gir utrykk for hvorfor prosjektet gjennomføres; dette kan for eksempel beskrive den virkningen/effekten tiltakene skal ha for brukerne eller beboerne. Effektmålene er avledet av, og bygger opp under, hovedmålet. De er realistisk oppnåelig innen en fastsatt tidsramme. Saupstad Nærmiljøutvalg er etablert som et representativt utvalg som dekker det meste av frivillig innsats i området. Saupstad Nærmiljøutvalg er preget av åpenhet for nye ideer, og at man tenker samarbeid rundt tiltak i området. Saupstad Nærmiljøutvalg er et viktig utvalg for områdeutvikling, og er en viktig høringsinstans for Trondheim kommune og andre aktuelle utviklingsaktører. Saupstad Nærmiljøutvalg vurderer søknader og yter økonomisk støtte til ulike trivsels-og aktivitetsstimulerende tiltak i nærmiljøet, og bidrar til områdeløftet. Saupstad Nærmiljøutvalg er i 2015 et viktig utvalg som er godt kjent i befolkningen på Saupstad. 3

4 C. Delmål for prosjektet: Innen november 2014 er et første Nærmiljøutvalg nedsatt for området. I løpet av 2014 er det utarbeidet en modell og retningslinjer for nærmiljøutvalgets funksjon og rolle. I løpet av 2014 er Nærmiljøutvalgets rolle opp mot prosjekt 01/14: Bomiljøpotten avklart med klare retningslinjer. D. Resultatmål for prosjektet: Resultatmålene er prosjektets konkrete leveranser. De angis her med konkrete indikatorer, måltall og egenskaper som skal være oppnådd når prosjektet er avsluttet. Resultatmålene er knyttet til kvalitet, kostnad og tid, eventuelt supplert med andre relevante parametere. Det er innen gjennomført et lokalt kartleggingsarbeid, som danner grunnlag for å kunne forslå en sammensetning av et første nærmiljøutvalg for området. Det er innen utarbeidet statutter for nærmiljøutvalget, og det sørges for at samarbeidsutvalget reflekterer den befolkning som bor i området. Det er innen etablert et første nærmiljøutvalg, og det er sørget for at dette er mest mulig representativt for befolkningen. Nærmiljøutvalgets rolle og funksjon er innen forstått og kommunisert ut i bydelen. Nærmiljøutvalget har faste og jevnlige møtetider. Nærmiljøutvalget har innen utviklet samarbeidet med både frivillige og offentlige aktører i området. 4. Formell forankring Trondheim Kommunale Kulturskole eier prosjektet. Prosjektet har nødvendig forankring hos prosjekteier, men også hos sentrale samarbeidspartnere og deltakere som for eksempel Huseby skole og Kulturenheten. Prosjektleder rapporterer til prosjekteier. Det er prosjekteier som også eier resultatene fra prosjektet, med mindre noe annet blir avtalt. Prosjektet er med denne avtalen kvalifisert inn i Områdeprogram for Saupstad-Kolstad. Det betyr at prosjektet : Kan trekke på programmets faglige og økonomiske ressurser. Kan trekke på programmets informasjonsressurser- og kanaler. Blir en del av et nettverk med prosjekter som arbeider mot samme mål. Blir en del av arbeidsfellesskap med jevnlig kontakt, samarbeid, dialog. Underlegges felles koordinering og kvalitetssikring. Er forpliktet til å delta i områdeløftets prosjektlederforum og eventuelle ressursgrupper. Er forpliktet til også å bruke områdeløftets logo i all markedsføring og informasjon. Er forpliktet til å informere om sin tilknytning til Områdeløft Saupstad-Kolstad i all markedsføring og informasjon. Prosjektleder er forpliktet til å levere skriftlig rapport til programledelsen halvveis i prosjektet og ved prosjektets slutt. Rapportene skal inneholde regnskap og ellers ha fokus på måloppnåelse, strategiske grep og leveranser. Prosjektleder rapporterer også om eventuelle avvik fra prosjektplanen, prosjektets framdrift, og om arbeidet har blitt organisert slik det opprinnelig ble beskrevet. 4

5 5. Styring og organisering Følgende punkter skal konkretiseres i en prosjektplan for prosjektet. Prosjektets eier er styret ved Saupstad Frivilligsentral og prosjektleder er Camilla Gerhardsen. Prosjektleder rapporterer tertialvis både til prosjekteier og til programledelsen Saupstad- Kolstad. Prosjektleder avklarer med prosjekteier hvordan prosjektet skal samhandle med andre samarbeidspartnere i prosjektperioden, og samarbeider tett med programledelsen Saupstad- Kolstad underveis. 6. Lønnsomhetsvurdering Støtte til dette prosjektet som del av en større programinnsats, anses å være økonomisk lønnsomt pga synergieffekter. At prosjektet inngår i en større helhet vurderes slik at mulighet for måloppnåelse er større enn om prosjektet hadde stått alene. Prosjektets begrunnelse ligger i et uttrykt ønske om å bidra til overordnede mål for Områdeløft Saupstad-Kolstad, der befolkningen skal gis økt mulighet for deltakelse i utvikling av eget lokalmiljø. Hvordan prosjektet og tiltakene skal videreføres etter prosjektperioden, skal skisseres i en prosjektbeskrivelse for videreføring av prosjektet påfølgende år. Det er søkt om og gitt tilsagn om tilsvarende beløp kr for videreføring av prosjektet i Videreføring av prosjektet av avhengig av resultater første år. 7. Økonomisk ramme/finansiering Økonomisk ramme: Prosjektavtalen omfatter et prosjekt som er kvalifisert under områdeløft Saupstad-Kolstad. Det dras nytte av de økonomiske rammene for program Områdeløft Saupstad-Kolstad og av samarbeid med øvrige aktører i programmet, under utvikling av tiltak. Programmets finansiering av dette prosjektet knytter seg konkret til gjennomføring av prosjektets resultatmål for 2014(pkt 3, over): Finansiering: Områdeløft Saupstad-Kolstad yter et tilskudd på til sammen kr til gjennomføring av dette prosjektet i Avhengig av prosjektets resultater, er det aktuelt å finansiere videreføring av prosjektet med tilsvarende beløp i Midlene overføres i første omgang prosjekteier for Formelle sider ved tilskuddet konkretiseres i et eget kvalifiseringsbrev. 8. Prosjektplan. Det skal være utarbeidet en prosjektplan i samråd med programledelsen i løpet av juni 2014, der følgende bør utdypes: Prosjekteiers og områdeløftets forventninger. Utløsende faktor (hvorfor er prosjektet igangsatt, bakgrunn, hva er problemet?). Føringer (fra tilsagnsbrev, andre planer, prosjekteier eller andre). Budsjett, rammer og ressurser. Mål og målgruppe. Avgrensninger. Organisering. 5

6 Framdriftsplan/milepælplan (med eventuell faseinndeling). Kritiske suksessfaktorer, og evt. risikovurdering. Interessenter og evt. interessentanalyse. Kommunikasjon og informasjon. Prosjektnedbrytning. Gevinstrealisering (implementering i varig drift etter prosjektets slutt). 9. Fremdriftsplan med leveranser. Tidsaksen: - Startpunkt mai Det kreves at prosjektleder deltar i faglig forum, der programkoordinator følger opp de ulike prosjektene under Områdeløft Saupstad-Kolstad. - Rapport etter halvårig drift skal være levert innen utgangen av oktober Prosjektgruppe skal etableres for prosjektet og kan være det samme som Nærmiljøutvalget, og en bred sammensetning av prosjektaktører skal gjenspeiles i utforming av nærmiljøutvalget og i ulike forslag til tiltak. - Krav til prosess/gjennomføring av prosjektet skal følges i henhold til denne prosjektavtale. - Sluttpunkt Des Kompetansebehov defineres: Lokalkunnskap og organisasjonskunnskap er viktig for å lykkes med dette prosjektet. Milepælsplan med oversikt over hva som skal leveres til hvem, på hvilket tidspunkt presiseres ytterligere i prosjektplanen. Prosjektavtalen revideres dato: 1. mai Signert, dato: Hilde Våbenø Markussen Programleder Områdeløft Saupstad Marita Hoel Fossen Styreleder Saupstad Frivilligsentral 6